Het algemeen bestuur van Waterschap Limburg;
gezien het voorstel van het dagelijks bestuur inzake vaststelling geactualiseerde 'Verordening voor de commissie Begroting en Verantwoording Waterschap Limburg 2021', AB-voorstel 2024, nummer 25;
gelet op het bepaalde in artikel 77 en 78, eerste lid, van de Waterschapswet;
BESLUIT:
vast te stellen de geactualiseerde 'Verordening voor de commissie Begroting en Verantwoording Waterschap Limburg 2021', als volgt.
Artikel 1 Definities
In deze verordening wordt verstaan onder:
- a.
commissie: commissie van advies aan het dagelijks bestuur;
- b.
lid: lid van de commissie;
- c.
DB-lid: lid van het dagelijks bestuur;
- d.
burgercommissielid: lid van een commissie dat geen lid van het algemeen bestuur is en geen lid van het dagelijks bestuur is;
- e.
voorzitter: de voorzitter van de commissie;
- f.
secretaris: de secretaris van de commissie;
- g.
algemeen bestuur: het algemeen bestuur van het waterschap;
- h.
dagelijks bestuur: het dagelijks bestuur van het waterschap.
- i.
toehoorder: iedere aanwezige, niet zijnde lid, voorzitter of plaatsvervangend voorzitter van de commissie.
- j.
Rekenkamer: de onafhankelijke rekenkamer van het waterschap
Artikel 2 Adviescommissie Begroting en Verantwoording (B&V)
Het waterschap kent naast de twee vaste commissies van advies aan het dagelijks bestuur ‘commissie Waterkeringen & Bestuur en Organisatie’, afgekort: commissie WBO, en ‘commissie Watersysteem, Zuiveren en Waterketen’, afgekort: commissie WZW een ‘commissie Begroting en Verantwoording’, afgekort commissie B&V.
Artikel 3 Taak en taakvelden
De commissie B&V heeft tot taak het overleg namens het algemeen bestuur met het dagelijks bestuur, de rekenkamer en de accountant te voeren en de advisering aan het algemeen bestuur over de voorbereiding en naleving van de Verordening beleids- en verantwoordingsfunctie Waterschap Limburg en de Verordening controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van Waterschap Limburg (ex. art. 108 en 109 van de Waterschapswet) te verzorgen. Ook is de commissie belast met de advisering over het behandelproces van de planning- en controlcyclus, van onderzoeksrapportages van de rekenkamer op, tussentijdse rapportages en rapportages van de accountant.
De commissie voert haar taken uit voorafgaand aan de start van het reguliere bestuurlijke P&C-proces. De focus ligt op het adviseren ten aanzien van financieel-technische aangelegenheden, het (door)ontwikkelen van de financiële sturing van het waterschap en een overzichtelijke en transparante presentatie hiervan. Zij houdt toezicht op de uitvoering van de financiële bedrijfsvoeringskaders door het dagelijks bestuur en adviseert hierover. De commissie verzorgt de afstemming m.b.t. onderzoeken van de accountant, de doelmatigheids- en doeltreffendheidsonderzoeken en onderzoeken van het algemeen bestuur zelf. Zij neemt niet de controlerende taak van het algemeen bestuur over maar zorgt ervoor dat het algemeen bestuur die taak op financieel-technisch gebied beter vorm en inhoud kan geven.
De voorzitter of zijn plaatsvervanger vertegenwoordigt de commissie in de commissie WBO en de vergaderingen van het algemeen bestuur ter toelichting op het werk en de adviezen van de commissie, alsmede extern.
Artikel 4 Samenstelling, voordracht en benoeming
- 1.
De leden van de commissie worden benoemd door het algemeen bestuur. Iedere fractie heeft het recht één lid voor te dragen. Dit kan zowel een burgercommissielid als een lid van het algemeen bestuur zijn.
- 2.
De commissie benoemt uit haar midden de voorzitter en plaatsvervangend voorzitter.
- 3.
Het DB-lid met de portefeuille financiën, de concerncontroller en de verantwoordelijk financieel manager nemen op uitnodiging deel aan de commissie.
- 4.
Op uitnodiging van de commissie kunnen derden zoals de accountant, de rekenkamer, leden van het dagelijks bestuur en vertegenwoordigers vanuit de organisatie deelnemen aan de vergaderingen van de commissie.
Artikel 5 Zittingsduur; einde lidmaatschap
- 1.
De zittingsduur van ieder lid is gelijk aan die van het lidmaatschap van het algemeen bestuur.
- a.
Het lidmaatschap van de leden eindigt gelijktijdig met het einde van het lidmaatschap van het algemeen bestuur.
- b.
Het lidmaatschap van de leden eindigt bij opzegging door het lid dan wel bij opzegging door de voorzitter van de fractie die het lid heeft voorgedragen en eindigt in ieder geval op het moment dat een nieuw algemeen bestuur is geïnstalleerd.
Artikel 6 Secretariaat; besluitenlijst
- 1.
De organisatie voorziet in ambtelijke ondersteuning ten aanzien van het secretariaat van de commissie.
- 2.
Van de vergaderingen van de commissie worden besluitenlijsten opgemaakt, met daarin opgenomen een beknopte en zakelijke weergave van het besprokene en van de overwegingen die aan de adviezen ten grondslag liggen.
- 3.
Een eventueel afwijkende opvatting van een minderheid wordt afzonderlijk vermeld indien dat wordt verlangd.
- 4.
De ontwerp-besluitenlijst wordt in de eerstkomende commissievergadering ter vaststelling voorgelegd. De ontwerp-besluitenlijst wordt ter kennisneming geagendeerd voor de eerstvolgende vergadering van het algemeen bestuur via het dagelijks bestuur.
Artikel 7 Vergaderingen
- 1.
De voorzitter draagt zorg voor een goed verloop van de vergaderingen van de commissie.
- 2.
Onder de in het eerste lid bedoelde zorg wordt in ieder geval begrepen:
- a.
het voorbereiden van de agenda;
- b.
het tijdig en periodiek bijeenbrengen van de commissie;
- c.
het leiden van de vergaderingen;
- d.
het bewaken van de uitgangspunten, daaronder begrepen een niet-politieke benadering door de commissie;
- e.
het bevorderen van een heldere advisering over commissie-aangelegenheden.
- 3.
De voorzitter wordt bij de in het tweede lid genoemde werkzaamheden ondersteund door de secretaris van de commissie.
- 4.
De commissie vergadert volgens een door de commissie vastgesteld vergaderschema;
- 5.
De voorzitter kan in bijzondere gevallen met opgaaf van redenen een vergadering laten vervallen. Hij laat dit tijdig aan de leden weten.
- 6.
Indien de voorzitter het nodig oordeelt of wanneer er door ten minste drie leden van de commissie schriftelijk met opgaaf van redenen om wordt gevraagd, vergadert de commissie in afwijking van het vergaderschema. Met inachtneming van het gestelde in deze verordening, bepaalt de voorzitter na overleg met de leden dag en uur van de van het vergaderschema afwijkende vergadering.
- 7.
Het oproepen voor een vergadering geschiedt door of namens de voorzitter ten minste vijf dagen voor het tijdstip van de vergadering, bijzondere gevallen uitgezonderd. De oproepingsbrief vermeldt plaats, dag en uur van de vergadering, alsmede de agenda.
- 8.
De vergaderstukken worden voor zover mogelijk gelijktijdig met de oproepingsbrief aan de leden hoofdzakelijk digitaal toegezonden.
Artikel 10 Handhaving orde
De voorzitter zorgt voor de handhaving van de orde tijdens de vergadering. Hij kan de vergadering schorsen of verdagen indien hij dit met het oog op de handhaving van de orde wenselijk acht. Hij is bevoegd om personen die de orde verstoren, te doen verwijderen.
Artikel 11 Vergaderquorum
- 1.
De commissie mag niet overgaan tot het uitbrengen van advies indien niet ten minste de helft van het aantal zitting hebbende leden, aanwezig is.
- 2.
Ingeval bij aanvang van de vergadering het volgens het eerste lid vereiste aantal leden niet aanwezig is, doet de voorzitter mededeling van de namen van de aanwezige leden, respectievelijk als zodanig fungerende plaatsvervangende leden. De voorzitter bepaalt voorts in overeenstemming met de aanwezige leden of de vergadering wordt gesloten dan wel de beraadslagingen worden voortgezet. Ingeval de vergadering wordt gesloten, bepaalt de voorzitter dag en uur waarop de volgende vergadering zal worden gehouden. Tussen de gesloten vergadering en de eerstvolgende vergadering ligt een periode van ten minste twee maal vierentwintig uur.
- 3.
Als ingevolge het tweede lid een tweede vergadering wordt belegd, is in deze vergadering de aanwezigheid van een derde deel van het aantal zitting hebbende leden, voldoende om te adviseren over de onderwerpen die voor de eerste vergadering aan de orde waren gesteld.
Artikel 12 Openbaarheid vergaderingen
De vergaderingen zijn niet openbaar.
Artikel 13 Raadplegen deskundigen
- 1.
De commissie is bevoegd, naast waterschapspersoneel, deskundigen in vergadering te raadplegen.
- 2.
Raadpleging van één of meerdere deskundigen gebeurt niet, voor zover hieraan kosten verbonden zijn, dan na instemming van het dagelijks bestuur.
Artikel 14 Uitleg verordening
Bij twijfel over de uitleg van deze verordening en in de gevallen waarin deze verordening niet voorziet, beslist de commissie bij meerderheid.
Artikel 15 Slotbepalingen, Inwerkingtreding en citeertitel
- 1.
Deze verordening kan worden aangehaald als 'Verordening voor de commissie Begroting en Verantwoording Waterschap Limburg 2021'.
- 2.
Deze verordening treedt in werking met ingang van de eerste dag na de dag van bekendmaking.