| Organisatie | Lelystad |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Klokkenluidersregeling gemeente Lelystad 2024 |
| Citeertitel | Klokkenluidersregeling gemeente Lelystad 2024 |
| Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp |
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 23-05-2024 | nieuwe regeling | 14-05-2024 |
Het college van de gemeente Lelystad
Overwegende dat handhaving van het Unierecht kan worden verbeterd door doeltreffende bescherming te bieden aan melders van mogelijke misstanden;
Gelet op het gestelde in artikel 160 lid 1 van de Gemeentewet,
Gelet op het gestelde in de Richtlijn (EU) 2019/1937 van het Europees Parlement en de Raad van de Europese Unie inzake de bescherming van personen die inbreuken op het Unierecht melden,
Gelet op het gestelde in de Wet bescherming klokkenluiders,
Met instemming van de ondernemingsraad d.d. 30 april 2024;
Klokkenluidersregeling gemeente Lelystad 2024
Personen die voor een overheidsorganisatie werken (of met een dergelijke organisatie in contact staan vanwege hun werk) zijn vaak als eerste op de hoogte van misstanden die zich in die werkgerelateerde context voordoen. Door deze misstanden te melden, handelen deze personen als “klokkenluiders”. Zij spelen daarbij een sleutelrol bij het onthullen en voorkomen van misstanden en daardoor bij het beschermen van het maatschappelijk belang. Vaak echter weerhoudt vrees voor benadeling potentiële klokkenluiders ervan melding te maken van hun bezorgdheid of vermoedens. Dit is onwenselijk omdat meldingen mogelijke misstanden aan het licht kunnen brengen en zo grote maatschappelijke schade kunnen voorkomen.
Om klokkenluiders te beschermen is de Richtlijn (EU) 2019/1937 vastgesteld en daaruit volgend de Wet bescherming klokkenluiders. Hierin wordt onder andere geregeld dat klokkenluiders bescherming genieten tegen benadeling als gevolg van het melden van (een vermoeden van) een misstand.
Om bescherming op grond van de Wet bescherming klokkenluiders te genieten, moeten melders, in het licht van de omstandigheden en de informatie waarover zij ten tijde van de melding beschikken, redelijke gronden hebben om aan te nemen dat de door hen gemelde zaken op waarheid berusten. Dit vereiste is een essentiële voorzorgsmaatregel tegen kwaadwillige, lichtzinnige of oneerlijke meldingen, aangezien het ervoor zorgt dat wie opzettelijk en bewust onjuiste of misleidende informatie meldt, geen bescherming geniet. Tegelijk zorgt dit vereiste ervoor dat de bescherming niet verloren gaat als de melder te goeder trouw onjuiste informatie over een misstand heeft gemeld. Evenzo komen melders in aanmerking voor bescherming uit hoofde van de Wet bescherming klokkenluiders als zij redelijke gronden hebben om aan te nemen dat de gemelde informatie binnen het toepassingsgebied van de Richtlijn valt.
Deze klokkenluidersregeling legt uit wat je kunt doen als je denkt dat er bij de gemeente Lelystad sprake is van een misstand of een (toekomstige) inbreuk op het EU-recht en de waarborgen die je o.a. als melder hebt tegen benadeling als gevolg van het doen van een melding.
Wanneer kun je een misstand of (toekomstige) inbreuk op het EU-recht melden?
Als je vermoedt dat er sprake is van een misstand van maatschappelijk belang of als je informatie hebt over een (toekomstige) inbreuk op EU-recht door de gemeente Lelystad of een medewerker van de gemeente Lelystad. Een persoonlijk conflict op de werkvloer is geen misstand van maatschappelijk belang. Fraude is dat bijvoorbeeld wel. Schending van de AVG is een voorbeeld van een inbreuk op het EU-recht;
Als je via je werk een relatie hebt (gehad) met de gemeente Lelystad. Bijvoorbeeld omdat je bij ons werkt(e) of diensten of goederen aan ons levert of omdat je bij onze organisatie solliciteert. Ook als je niet in dienst bent (geweest) bij de gemeente Lelystad, maar wel een werkrelatie hebt gehad met ons, kun je dus melden.
Heb je twijfels of wil je advies?
Twijfel je of er wel sprake is van een misstand? Of weet je niet zeker of je iets wilt melden of waar je dat moet doen? Je kunt voor informatie en advies anoniem terecht bij het Huis voor Klokkenluiders via (www.huisvoorklokkenluiders.nl). Werk je voor of bij de gemeente Lelystad, dan kun je ook informatie en advies inwinnen bij de vertrouwenspersoon.
Als je aan de hiervoor genoemde eisen voldoet, dan kun je het vermoeden van een misstand intern melden binnen onze organisatie. Je kunt de melding richten aan:
per mail: klokkenluider@lelystad.nl
schriftelijk: in een witte enveloppe gericht aan:
mondeling: afspraak maken via klokkenluider@lelystad.nl
telefonisch: terugbelverzoek via klokkenluider@lelystad.nl
per mail: vertrouwenspersoon@lelystad.nl
Je mag er ook voor kiezen om een externe melding te doen bij een instantie die daarvoor aangewezen is door de overheid. Welke instanties dat zijn en hoe je dat doet, staat in deze regeling. Je mag ook eerst intern melden en daarna alsnog een externe melding doen. Bij intern melden kan de misstand het snelst worden aangepakt en dan kan de organisatie zo nodig direct maatregelen nemen om de misstand te stoppen.
Bij een strafbaar feit ben je altijd verplicht om aangifte te doen. Dit staat los van de melding.
Wat gebeurt er na de interne melding?
Na de melding ontvang je binnen zeven dagen een ontvangstbevestiging. Verder beslist de algemeen directeur (of de griffier wanneer de melding over de griffie gaat) of de melding verder onderzocht kan of moet worden. Als de melding alleen gebaseerd is op informatie die je “van horen zeggen hebt”, doet de gemeente geen onderzoek. Ook als de melding niet over een maatschappelijke misstand of over een inbreuk op het EU-recht gaat, start de gemeente geen onderzoek.
Als de algemeen directeur of de griffier besluit om onderzoek te doen, dan wordt dit uitgevoerd door onpartijdige onderzoekers. Dit kunnen interne functionarissen zijn of een extern onderzoeksbureau. Dit beslist de algemeen directeur of de griffier en daarvan krijg je bericht. Tijdens het onderzoek blijft je identiteit beschermd, tenzij je toestemming geeft om die bekend te maken. Ook de identiteit van de persoon of personen over wie de melding gaat of die daarin als getuigen worden genoemd, blijft geheim. De informatie die je geeft wordt zorgvuldig behandeld. Alleen de personen die betrokken zijn bij de melding en het onderzoek kunnen deze informatie inzien.
Nadat het onderzoek afgerond is, informeert de gemeente je over diens standpunt ten aanzien van de melding en over de stappen die ondernomen zijn of genomen gaan worden. De gemeente moet dat uiterlijk binnen drie maanden na de verzending van de ontvangstbevestiging van de melding doen. Doet de gemeente dat niet op tijd? Dan kun je een externe melding doen.
Ben je het niet eens met het standpunt van de gemeente of de stappen die genomen zijn? Dan kunt je dit aangeven. De algemeen directeur of de griffier kan dan besluiten een nieuw of aanvullend onderzoek te doen. Blijft de gemeente bij diens standpunt en zijn jullie het niet eens? Dan kun je besluiten om een externe melding te doen. Bijvoorbeeld bij het Huis voor Klokkenluiders. Ook hierover kunt je van tevoren eerst advies inwinnen als je twijfelt.
Bescherming voor melders, hun adviseurs en andere betrokkenen
Als je een melding doet volgens deze procedure, dan word je beschermd tegen benadeling door de gemeente. Ook je adviseurs of bijvoorbeeld een familielid die bij de organisatie werkt, worden beschermd tegen benadeling. Van benadeling is sprake als de organisatie vanwege de melding maatregelen neemt die nadelig zijn voor je. Denk hierbij aan ontslag, inhouden van salaris, niet voortzetting van een leverancierscontract of niet in dienst nemen.
Wanneer je denkt dat je benadeeld wordt doordat je de melding hebt gedaan, kun je de algemeen directeur, griffier of het Huis voor Klokkenluiders (www.huisvoorklokkenluiders.nl) vragen om onderzoek te doen naar de manier waarop er met je wordt omgegaan. In geval van benadeling heb je recht op juridische bijstand.
De bescherming tegen benadeling geldt soms ook als je het vermoeden van een misstand openbaar maakt. Daarmee wordt bijvoorbeeld bedoeld dat je naar de pers stapt. Maar bij openbaarmaking geldt de bescherming alleen als je aan bepaalde eisen voldoet, namelijk:
In deze gevallen is voorafgaande interne of externe melding geen voorwaarde. Wel geldt ook hierbij de voorwaarde dat je redelijke gronden moet hebben om aan te nemen dat de gemelde informatie juist is.
Artikel 2 Informatie, advies en ondersteuning voor de melder
Artikel 4 Behandeling van de interne melding
Artikel 5 Uitvoeren van intern onderzoek
Artikel 6 Besluit tot extern onderzoek
Artikel 7 Standpunt van de werkgever
Artikel 8 Hoor en wederhoor ten aanzien van onderzoeksrapport en standpunt werkgever
Artikel 11 Bescherming van de melder, degene die de melder bijstaat en betrokken derden tegen benadeling
Artikel 12 Het tegengaan van benadeling en onderzoek naar benadeling
In deze regeling wordt verstaan onder:
Een interne melding kan gedaan worden door een persoon die bij de gemeente in dienst is of was. Een interne melding kan ook gedaan worden door een sollicitant en een persoon die niet bij de organisatie in dienst is of was, maar die door diens werkzaamheden wel met de gemeente in aanraking is gekomen.
Het heeft de voorkeur dat de melder diens melding intern doet. Maar de melder kan op grond van artikel 9 van deze regeling ook direct een melding doen van een vermoeden van een misstand of (toekomstige) inbreuk op het EU-recht bij een bevoegde autoriteit of de afdeling onderzoek van het Huis voor Klokkenluiders.
Mondelinge en telefonische meldingen bij de algemeen directeur worden geregistreerd door een volledige en nauwkeurige schriftelijke weergave van het gesprek. De algemeen directeur krijgt hierbij administratieve ondersteuning van een senior functionaris van P&O die bij het gesprek aanwezig is, voor verslaglegging zorgt en aan geheimhouding is gebonden over hetgeen wordt besproken. De melder krijgt de gelegenheid om de weergave van het gesprek te controleren, te corrigeren en voor akkoord te ondertekenen.
De gegevens in dit register zijn alleen toegankelijk voor functionarissen die zijn betrokken bij de afhandeling van de melding of het doen van onderzoek naar aanleiding van de melding. Meer informatie over de rechten en plichten in geval van gegevensverwerkingen kun je vinden op www.lelystad.nl/privacy.
De algemeen directeur stuurt de melder binnen zeven dagen na ontvangst een ontvangstbevestiging van de melding. De ontvangstbevestiging bevat minimaal een zakelijke beschrijving van de melding, de datum waarop deze is ontvangen en een afschrift van de melding. Tevens wordt vermeld of en zo ja wie is belast met de in lid 6 genoemde taken.
Artikel 4 Behandeling van de interne melding
De gegevens van de melding in het register worden vernietigd als zij niet langer noodzakelijk zijn. Zolang een onderzoek naar een melding loopt of als nadien een melding bij een bevoegde autoriteit is gedaan of een klacht- of gerechtelijke procedure loopt, blijven de gegevens van een melding in het register in ieder geval behouden.
De algemeen directeur beoordeelt of de afdeling onderzoek van het Huis voor Klokkenluiders of een bevoegde autoriteit of externe instantie (bijvoorbeeld de politie) van de melding van een vermoeden van een misstand op de hoogte moet worden gebracht. Als de algemeen directeur de afdeling onderzoek van het Huis voor Klokkenluiders of een bevoegde autoriteit op de hoogte stelt, stuurt deze de melder hiervan een afschrift, tenzij het onderzoeksbelang of het handhavingsbelang daardoor wordt geschaad.
Artikel 7 Standpunt van de werkgever
De algemeen directeur informeert de melder uiterlijk binnen acht weken na de verzending van de ontvangstbevestiging van de melding schriftelijk over het standpunt van de werkgever met betrekking tot het gemelde vermoeden van een misstand en tot welke stappen de melding en het onderzoek hebben geleid.
Als duidelijk is dat de werkgever het standpunt niet binnen de gestelde termijn kan worden gegeven, informeert de algemeen directeur de melder daar schriftelijk over. Daarbij wordt aangegeven binnen welke termijn de melder het standpunt tegemoet kan zien. De totale termijn voor afronding van het onderzoek bedraagt niet meer dan twaalf weken na ontvangst van de melding.
Na afronding van het interne onderzoek beoordeelt de werkgever of de afdeling onderzoek van het Huis voor Klokkenluiders of een bevoegde autoriteit van de melding, van het onderzoeksrapport en/of van het standpunt van de werkgever op de hoogte moet worden gebracht. Als de werkgever de afdeling onderzoek van het Huis voor Klokkenluiders of een bevoegde autoriteit op de hoogte stelt, ontvangt de melder hiervan een afschrift.
Artikel 8 Hoor en wederhoor ten aanzien van onderzoeksrapport en standpunt werkgever
Als de melder in reactie op het onderzoeksrapport of het standpunt van de werkgever onderbouwd aangeeft dat het vermoeden van een misstand niet daadwerkelijk of niet deugdelijk is onderzocht of dat in het onderzoeksrapport of het standpunt van de werkgever sprake is van wezenlijke onjuistheden, reageert de werkgever hierop en stelt de werkgever zo nodig een nieuw of aanvullend onderzoek in. Voor dit nieuwe of aanvullende onderzoek gelden dezelfde regels als voor het eerste onderzoek.
Als de werkgever de afdeling onderzoek van het Huis voor Klokkenluiders of een bevoegde autoriteit op de hoogte brengt of heeft gebracht over het onderzoeksrapport en/of zijn standpunt ten aanzien van de melding, stuurt de werkgever ook de reactie van de melder als bedoeld in lid 1 en 2 aan deze instantie toe. De melder ontvangt hiervan een kopie.
De melder kan ook direct een externe melding doen van een vermoeden van een misstand bij een bevoegde autoriteit. De melder hoeft dit niet te motiveren. Wel mag van de melder worden verlangd dat de melder rekening houdt met de voorkeur van de werkgever om misstanden in elk geval ook intern te melden. Ook mag van de melder worden verlangd dat deze bij een externe melding rekening houdt met het belang van de werkgever bij een zo gering mogelijke schade als gevolg van die melding.
Voor iedereen die betrokken is bij de melding van of het onderzoek naar een vermoeden van een misstand geldt een geheimhoudingsplicht. Die geheimhoudingsplicht geldt voor gegevens waarvan de betrokkenen weten dat het vertrouwelijke gegevens zijn of waarvan zij redelijkerwijs moeten vermoeden dat die gegevens vertrouwelijk zijn. De geheimhoudingsplicht geldt niet als mededeling verplicht is op grond van een wettelijk voorschrift. Vertrouwelijk zijn in elk geval:
Als de melder geen toestemming heeft gegeven diens identiteit bekend te maken, wordt alle correspondentie over de melding verstuurd aan de functionaris bij wie de melder diens melding gedaan heeft of aan degene die de melder bijstaat. Deze persoon stuurt deze correspondentie direct door aan de melder.
Als bekendmaking van de identiteit van de melder verplicht is op grond van enig wettelijk voorschrift in het kader van onderzoek door een bevoegde autoriteit of een gerechtelijke procedure, dan wordt de melder daarvan vooraf in kennis gesteld met schriftelijke opgaaf van redenen. Behalve als dit het onderzoek of de gerechtelijke procedure in gevaar zou kunnen brengen.
Artikel 11 Bescherming van de melder, degene die de melder bijstaat en betrokken derden tegen benadeling
De melder mag tijdens en na de behandeling van een melding van een vermoeden van een misstand niet worden benadeeld, onder de voorwaarde dat de melder de melding naar behoren heeft gedaan en bij de melding redelijke gronden heeft om aan te nemen dat de gemelde informatie over het vermoeden van een misstand op het moment van de melding juist is.
De melder mag tijdens en na openbaarmaking van een vermoeden van een misstand niet worden benadeeld, onder de voorwaarde dat:
de melder voorafgaand aan de openbaarmaking een interne en externe melding heeft gedaan of direct een externe melding heeft gedaan als bedoeld in deze regeling, en de melder op basis van de informatie die de melder heeft gekregen over de beoordeling en/of opvolging van de melding redelijke gronden heeft om aan te nemen dat het onderzoek onvoldoende voortgang heeft;
Artikel 12 Het tegengaan van benadeling en onderzoek naar benadeling
Als de melder vindt dat er daadwerkelijk sprake is van benadeling, kan de melder:
dat bespreken met de functionaris bij wie de melder de melding gedaan heeft. De functionaris en de melder bespreken welke maatregelen genomen kunnen worden om benadeling tegen te gaan. De functionaris maakt een verslag van deze bespreking en stuurt dit, na goedkeuring door de melder, naar de werkgever;
De melder, de persoon die voornemens is om een vermoeden van een misstand te melden, degene die de melder bijstaat of een betrokken derde heeft recht op juridische bijstand wanneer deze persoon als gevolg van de melding benadeeld wordt en aan de voorwaarden hiervoor voldoet. Dit geldt zowel tijdens als na de behandeling van de melding bij de werkgever of een bevoegde autoriteit. De juridische bijstand wordt kosteloos verleend en geldt ook voor bemiddeling via mediation. Voorwaarde hierbij is dat de melding verloopt via de afdeling advies van het Huis voor Klokkenluiders. Zij beoordelen of rechtsbijstand en/of mediation noodzakelijk is en kunnen een verwijzingsbrief geven voor gratis rechtsbijstand van een advocaat of mediator.