Instructie voor de gemeentesecretaris 2024

Artikel 1 Algemene Taken

Behoudens de taken die aan de gemeentesecretaris (verder: de secretaris) in de Gemeentewet worden opgedragen, verricht de secretaris de volgende taken:

• 1.

  De secretaris is de hoogste ambtenaar binnen de gemeente en als zodanig belast met de leiding van de ambtelijke organisatie.

• 2.

  Als hoofd van de ambtelijke organisatie en eerste adviseur van het College van burgemeester en wethouders (verder: het college), vormt de secretaris de schakel tussen bestuur en ambtelijke organisatie en is als zodanig de eerst- en eindverantwoordelijke ten opzichte van het college.

Artikel 2 Ondersteuning van het college

• 1.

  De secretaris draagt, onverminderd de verantwoordelijkheid van de Burgemeester ter zake, zorg voor de goede voorbereiding van de vergaderingen van het college.

• Daartoe:

  • a.

    draagt de secretaris er zorg voor dat de leden van het college over alle informatie kunnen beschikken die zij behoeven om hun functie goed te kunnen uitvoeren;

  • b.

    ziet de secretaris toe op een gedegen voorbereiding van de besluiten van het college;

  • c.

    is de secretaris verantwoordelijk voor een tijdige en correcte uitvoering van de besluiten van het college;

  • d.

    draagt de secretaris zorg voor het bijhouden van een presentielijst, het vastleggen van de beslissingen van het college en het op grond van het bepaalde in artikel 60, derde lid, van de Gemeentewet namens het college openbaar maken van de besluitenlijst.

• 2.

  De secretaris oefent bovengenoemde taken waar nodig uit in samenwerking en overleg met het managementteam.

Artikel 3 Ondersteuning van de Burgemeester

• 1.

  De secretaris staat de burgemeester bij de bevordering van de eenheid van het collegebeleid ter zijde.

• 2.

  De secretaris bevordert samen met de Burgemeester een goede afstemming tussen de gemeentelijke bestuursorganen enerzijds en het ambtelijk apparaat anderzijds.

• 3.

  De secretaris is de Burgemeester behulpzaam bij de bevordering van het functioneren van het college als collegiaal bestuur.

• 4.

  De secretaris is de Burgemeester behulpzaam bij het bevorderen van de bestuurlijke integriteit van de gemeente zoals bedoeld in artikel 170, tweede lid, van de Gemeentewet.

Artikel 4 Aansturing ambtelijke organisatie

• 1.

  De secretaris heeft de eindverantwoording voor:

  • a.

    een voldoende kwaliteit van de ambtelijke advisering aan en de ondersteuning van de bestuursorganen;

  • b.

    de coördinatie van de beleidsinhoudelijke advisering van de organisatieonderdelen aan de bestuursorganen;

  • c.

    het tijdig en voldoende voorzien van de bestuursorganen van de nodige ambtelijke adviezen en ondersteuning;

  • d.

    de planning van de activiteiten en de uitvoering daarvan, met inachtneming van het ter zake vastgestelde beleid;

  • e.

    de samenhang alsmede een voldoende gecoördineerd en geïntegreerd handelen van de onderscheiden organisatieonderdelen;

  • f.

    de kwaliteit van het management en de organisatie van het ambtelijk apparaat;

  • g.

    de juridische en financiële rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gemeentelijke beleid en beheer;

  • h.

    de voorbereiding en uitvoering van de begroting evenals de verantwoording over het gevoerde beleid;

  • i.

    de tijdige implementatie van nieuwe en gewijzigde wet- en regelgeving.

• 2.

  De voorzitter van het college houdt namens het college jaarlijks een plannings-, voortgangs- en beoordelingsgesprek met de secretaris.

• 3.

  De secretaris is bestuurder in de zin van de Wet op de Ondernemingsraden. In dit kader ziet de secretaris erop toe dat besluitvorming welke onderhevig is aan een wettelijk advies- of instemmingsrecht van de ondernemingsraad, tijdig en correct wordt geïnitieerd.

Artikel 5 Leiding algemeen

• 1.

  Ter bewaking van de eenheid in de uitoefening van de aan het ambtelijk apparaat opgedragen taken voeren de secretaris, leidinggevenden en de concerncontroller regelmatig overleg.

• 2.

  De secretaris is voorzitter van het managementteam.

Artikel 6 Commissies, door college en/of Burgemeester ingesteld

De secretaris draagt zorg voor adequate ondersteuning van door het college en/of de Burgemeester ingestelde commissies, waaronder de bezwaarschiftencommissie, en ziet erop toe dat bedoelde commissies hun taak op behoorlijke wijze kunnen vervullen. In dit kader fungeert de secretaris als eerste aanspreekpunt voor de voorzitters van bedoelde commissies.

Artikel 7 Nadere regels door het college van burgemeester en wethouders

Het college kan op voordracht van de Burgemeester, nadere regels geven met betrekking tot de instructie gemeentesecretaris.

Artikel 8 Beslissing college in gevallen waarin de instructie niet voorziet

In gevallen, de uitvoering van deze instructie betreffende, waarin deze instructie niet voorziet, beslist het college, op voordracht van de Burgemeester.

Artikel 9 Slotbepalingen

• 1.

  Deze instructie treedt in werking op 1 mei 2024.

• 2.

  Met ingang van de dag van inwerkingtreding vervalt de “Instructie voor de gemeentesecretaris 2016” van 20 september 2016 .

• 3.

  Deze instructie kan worden aangehaald als “Instructie gemeentesecretaris 2024”.