Gemeenschappelijke regeling Streekarchief Voorne-Putten

Artikel 1 Begripsbepalingen

• 1

  In deze regeling wordt verstaan onder:

  • a.

    de regeling: de gemeenschappelijke regeling Streekarchief Voorne-Putten

  • b.

    Streekarchief: de rechtspersoonlijkheid bezittende bedrijfs-voeringsorganisatie als bedoeld in artikel 3

  • c.

    gemeenten: de gemeenten Nissewaard en Voorne aan Zee

  • d.

    college: het college van burgemeester en wethouders

  • e.

    gedeputeerde staten het college van Gedeputeerde Staten van Zuid-Holland

  • f.

    de wet: de Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr)

  • g.

    archiefbewaarplaats: het door het bestuur van de gemeenschappelijke regeling aangewezen (e-)depot.

• 2

  Waar in de regeling artikelen van de Gemeentewet van overeenkomstige toepassing worden verklaard, dient in de plaats van de gemeente, de raad, het college van burgemeester en wethouders respectievelijk de burgemeester te worden gelezen: de bedrijfsvoeringsorganisatie Streekarchief Voorne-Putten, haar bestuur, respectievelijk haar voorzitter.

Artikel 2 Begripsbepaling archiefbescheiden

Onder archiefbescheiden wordt in deze regeling verstaan:

• a.

  de documenten welke in gevolge artikel 12, eerste lid, en artikel 13, eerste lid, van de Archiefwet 1995 naar het archiefbewaarplaats van het Streekarchief Voorne-Putten zijn, dienen te of zullen worden overgebracht.

• b.

  de documenten welke van het Rijk, van besturen van openbare lichamen of van bijzondere personen of instellingen in bewaring, bruikleen of ten geschenke zijn of zullen worden ontvangen.

• c.

  de verzamelingen van geschreven, getekende of gedrukte stukken en alle overige verzamelingen, welke tot toelichting op of ter aanvulling van de vorengenoemde documenten kunnen dienen.

Artikel 3 Instelling

• 1

  Er is een bedrijfsvoeringsorganisatie genaamd Streekarchief Voorne-Putten, gevestigd te Brielle, gemeente Voorne aan Zee.

• 2

  De gemeenten wijzen de archiefbewaarplaats aan als hun gemeentelijke archiefbewaar-plaats als bedoeld in artikel 31 van de Archiefwet 1995.

Artikel 4 Doel en evaluatie

• 1

  Doel van het Streekarchief is in het samenwerkingsgebied:

  • a.

    uitvoering geven aan de Archiefwet; alsmede het

  • b.

    vervullen van de functie van regionaal kennis- en informatiecentrum op het gebied van de lokale en regionale geschiedenis door het opbouwen en beheren van een zo breed mogelijke collectie (regionaal) historische bronnen en deze op een zo actief mogelijke wijze dienstbaar te maken voor het publiek.

• 2

  Elke vier jaar zal de werking van de regeling worden geëvalueerd op de in artikel 8 genoemde informatieverstrekking en verantwoordingsplicht.

Artikel 5 Taken en bevoegdheden

• 1

  Het Streekarchief heeft tot taak:

  • a.

    het beheer van de in de archiefbewaarplaats berustende documenten van de gemeenten, zoals nader omschreven in de Archiefwet 1995;

  • b.

    het toezicht op het beheer van de documenten van de gemeenten voor zover deze niet zijn overgebracht;

  • c.

    het stimuleren van de lokale en regionale geschiedbeoefening en het daartoe aanleggen, beheren en bewaren van een zo compleet mogelijke collectie bronnen op het gebied van de lokale en regionale geschiedenis;

  • d.

    het exploiteren van een archiefbewaarplaats;

  • e.

    het beheer van door andere partijen dan de gemeenten overgedragen archieven.

• 2

  In aanvulling op de taken voor alle gemeenten kan het Streekarchief, voor zover dit geen verstoring veroorzaakt van deze taken, op verzoek van één van de gemeenten ook andere adviserende, ondersteunende of uitvoerende werkzaamheden op het werkterrein van het Streekarchief, uitvoeren. De verschuldigde bijdrage voor deze plustaken wordt vastgesteld door het bestuur.

• 3

  Het Streekarchief kan desgevraagd taken in het kader van de Archiefwet 1995 dan wel met betrekking tot de cultuurhistorische functie, voor derden uitoefenen; het bestuur beslist over de vraag of en in welke omvang het Streekarchief voor een derde taken gaat uitvoeren.

• 4

  De raden zullen om een zienswijze gevraagd worden voor besluiten van groot maatschappelijke belang, besluiten met belangrijke beleidswijzigingen en/of van groot financieel belang.

• 5

  Er is niet gekozen voor het openen van een mogelijkheid tot participatie als bedoeld in artikel 10 zevende lid van de wet.

Artikel 14 Directeur

• 1

  Aan het hoofd van de organisatie staat de directeur. Deze heeft de dagelijkse leiding.

• 2

  De directeur wordt door het bestuur aangesteld, geschorst en ontslagen.

• 3

  De besturen van de gemeenten wijzen de in het vorige lid vermelde directeur aan als hun gemeentearchivaris.

• 4

  De directeur is verantwoording verschuldigd aan het bestuur.

Artikel 15 Taken en bevoegdheden

• 1

  De directeur is belast met de uitvoering van de taken, als bedoeld in artikel 5 van de regeling.

• 2

  De directeur is bevoegd om binnen de kaders van de (meerjaren)begroting de organisatie zo in te richten en de bedrijfsvoering zo vorm te geven dat de in het (meerjaren)beleidsplan vastgestelde kwalitatieve en kwantitatieve doelstellingen worden gerealiseerd.

Artikel 16 Overig personeel

Het bestuur kan overig personeel aanstellen.

Artikel 17 financieel beheer

Het bestuur stelt bij besluit regels vast zoals bedoeld in artikel 212 en 213 Gemeentewet en zendt deze binnen twee weken na vaststelling aan gedeputeerde staten.

Artikel 18 Boekjaar

Het boekjaar van het Streekarchief is gelijk aan het kalenderjaar.

Artikel 19 Begroting

• 1

  Het bestuur maakt jaarlijks een ontwerpbegroting op, inclusief meerjarenraming en toelichting, voor het volgende boekjaar. Het bestuur zendt deze vóór 30 april toe aan de raden van de deelnemende gemeenten.

• 2

  De ontwerpbegroting wordt door de zorg van de besturen van de gemeenten voor een ieder ter inzage gelegd en, tegen betaling van de kosten, algemeen verkrijgbaar gesteld. Artikel 190, tweede en derde lid, van de Gemeentewet is van overeenkomstige toepassing. Bovendien wordt deze op de website van het Streekarchief gepubliceerd.

• 3

  De raden van de gemeenten kunnen bij het bestuur hun zienswijze over de ontwerpbegroting binnen twaalf weken na de datum van toezending, dat wil zeggen uiterlijk 30 juli, naar voren brengen.

• 4

  Het bestuur behandelt het ontwerp van de begroting onder bijvoeging van de zienswijzen van de raden en stelt uiterlijk op 1 september voorafgaand aan het jaar waarvoor deze geldt de begroting vast.

• 5

  Nadat deze is vastgesteld, zendt het bestuur binnen twee weken, maar in ieder geval vóór 15 september, de begroting aan gedeputeerde staten. Gelijktijdig zendt het de begroting aan de raden van de deelnemende gemeenten, die ter zake bij gedeputeerde staten hun zienswijze naar voren kunnen brengen.

• 6

  Het bepaalde in de leden 1 tot en met 5 is van overeenkomstige toepassing op besluiten tot wijziging van de begroting, met uitzondering van de in lid 5 genoemde datum. Het bepaalde in de leden 1 tot en met 4 is niet van toepassing op begrotingswijzigingen die budgetneutraal zijn.

Artikel 20 Rekening

In aanvulling op het bepaalde in de artikelen 34 en 34b van de wet:

• a.

  stelt het bestuur jaarlijks de jaarrekening in concept vast uiterlijk een week voorafgaand aan de in artikel 34 van de wet genoemde datum 30 april;

• b.

  stelt het bestuur de jaarrekening definitief vast uiterlijk een week voorafgaand aan de in artikel 34, vierde lid, van de wet genoemde datum 15 juli;

• c.

  zendt het bestuur gelijktijdig aan de toezending van de vastgestelde jaarrekening aan gedeputeerde staten de jaarrekening en alle daarbij behorende stukken aan de raden van de gemeenten.

Artikel 21 Exploitatiesaldo

• 1

  Indien enig exploitatiejaar een batig saldo oplevert, besluit het bestuur of dit saldo:

  • -

    geheel of gedeeltelijk zal worden toegevoegd aan de reserve, doch alleen en voor zover het maximumplafond van meer dan 10% van de jaaromzet nog niet is bereikt;

  • -

    geheel of gedeeltelijk zal worden gebruikt voor extra investeringen;

  • -

    geheel of gedeeltelijk zal worden gerestitueerd aan de gemeenten op basis van de in artikel 23 genoemde verdeelsleutel;

  • -

    geheel of gedeeltelijk in mindering zal worden gebracht op de bijdragen die de gemeenten het volgende jaar zullen moeten doen.

• 2

  Onder het bepaalde in het eerste lid vallen niet de andere reserves dan het weerstandsvermogen.

• 3

  Indien enig exploitatiejaar een nadelig saldo oplevert en het weerstandsvermogen ontoereikend is om dit nadelige saldo te dekken, stelt het bestuur een plan vast dat gericht is op het afbouwen en/of dekken van het nadelig exploitatiesaldo. Het bestuur bepaalt tevens of, en zo ja tot welk bedrag, de gemeenten zullen bijdragen in het nadelig saldo. Het bedoelde plan wordt niet eerder vastgesteld dan nadat de raden van de gemeenten gedurende een termijn van twaalf weken in de gelegenheid zijn gesteld om hun mening ten aanzien van het plan naar voren te brengen.

• 4

  Wanneer het bestuur overeenkomstig het gestelde in het tweede lid een besluit heeft genomen omtrent het bijdragen door de gemeenten in het nadelig exploitatiesaldo, wordt het nadelig exploitatiesaldo door de gemeenten gedragen op basis van de in artikel 21 lid 2 genoemde verdeelsleutel.

Artikel 22 Financiering

• 1

  Besluiten tot het aangaan van geldleningen en rekening-courant-overeenkomsten alsmede tot het uitlenen van geld worden binnen twee weken na de vaststelling daarvan aan gedeputeerde staten gezonden.

• 2

  Voor het betalen van rente en aflossing van geldleningen en in rekening-courant opgenomen gelden staan de gemeenten garant voor zover ter zake door andere overheidsorganen geen garantie is verstrekt. De gemeenten nemen aan de garantie deel in de verhouding tot de bijdragen als bedoeld in artikel 21 lid 1 van deze regeling. Indien uit deze bepaling in enig jaar voor de gemeenten betalingsverplichtingen voortvloeien, worden deze aan de met de gemeenten te verrekenen bijdragen toegevoegd.

Artikel 23 Bijdragen

• 1

  De door de gemeenten verschuldigde bijdrage voor een specifiek boekjaar wordt aangeduid in de begroting van dat boekjaar.

• 2

  De deelnemende gemeenten dragen ieder de helft bij in de kosten van het Streekarchief.

Artikel 24 Toetreding

• 1

  Het bestuur van een organisatie die wenst toe te treden, richt het verzoek ter zake aan het bestuur.

• 2

  Het bestuur zendt het verzoek als bedoeld in lid 1 aan de colleges van de gemeenten onder overlegging van zijn advies omtrent de toetreding en de eventueel daaraan te verbinden voorwaarden.

• 3

  Bij toetreding van een organisatie zal het bestuur met de toe te treden organisatie overleg voeren ten aanzien van toetredingskosten.

• 4

  De toetreding gaat in op een door het bestuur te bepalen tijdstip.

Artikel 25 Uittreding

• 1

  Een gemeente kan uittreden door toezending van een daartoe strekkend aangetekend schrijven aan het bestuur waarin met inachtneming van het bepaalde in het derde lid staat vermeld per wanneer de uittreding is voorzien.

• 2

  Het bestuur zendt het in het eerste lid bedoelde schrijven in kopie aan de colleges van de overige gemeenten.

• 3

  Tenzij het bestuur een kortere termijn bepaalt, kan de uittreding niet eerder plaatsvinden dan op 31 december van het tweede kalenderjaar volgende op het jaar waarin het bestuur van het besluit tot uittreding in kennis is gesteld.

• 4

  De financiële schade die door de uittreding aan het Streekarchief is toegebracht, wordt aan de uittredende gemeente in rekening gebracht.

• 5

  Voor de vaststelling van het financiële nadeel als bedoeld in lid 4 wordt door het Streekarchief en de uittredende gemeente gezamenlijk advies gevraagd aan een onafhankelijke externe deskundige. Het advies van deze deskundige is voor partijen bindend. De kosten voor het inschakelen van de deskundige zijn voor rekening van de uittredende gemeente.

Artikel 26 Wijziging

• 1

  Het bestuur, alsmede de colleges kunnen voorstellen doen tot wijziging van de regeling.

• 2

  Een wijziging treedt in werking op de eerste dag van de maand volgend op die waarin het besluit tot wijziging door het college van de gemeente Voorne aan Zee overeenkomstig artikel 26 lid 2 van de wet is bekend gemaakt.

Artikel 27 Opheffing

• 1

  De regeling kan worden opgeheven met instemming van alle gemeenten minus één.

• 2

  Het besluit tot opheffing wordt niet genomen voordat de raden van de gemeenten gedurende 12 weken in de gelegenheid zijn gesteld om schriftelijk op de voorgestelde opheffing hun zienswijze ter kennis van het college te brengen.

• 3

  Ingeval van opheffing van de gemeenschappelijke regeling regelt het bestuur de financiële gevolgen van opheffing in een liquidatieplan. Hierbij kan van de bepalingen in de regeling worden afgeweken.

• 4

  Het liquidatieplan wordt door het bestuur, de colleges van de gemeenten gehoord, vastgesteld.

• 5

  Het liquidatieplan voorziet in de verplichtingen van de gemeenten tot deelneming in de financiële gevolgen van de opheffing.

• 6

  Het liquidatieplan voorziet in de gevolgen die de opheffing heeft voor het personeel.

• 7

  Het bestuur is belast met de uitvoering van de liquidatie.

• 8

  Het bestuur blijft ook na het tijdstip van opheffing in functie, totdat de liquidatie is voltooid.

Artikel 28 Archiefzorg

• 1

  Het bestuur draagt zorg voor de archiefbescheiden van de regeling.

• 2

  De secretaris is belast met het beheer van de archiefbescheiden van de regeling, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.

• 3

  Voor de bewaring van de over te brengen archiefbescheiden van de regeling wordt aangewezen de archiefbewaarplaats van het Streekarchief.

• 4

  In geval van opheffing van de regeling draagt het bestuur zorg voor het treffen van voorzieningen voor de archiefbescheiden.

Artikel 29 Geschillen

• 1

  Alvorens ten aanzien van een geschil, als bedoeld in artikel 28 van de wet, de beslissing van gedeputeerde staten wordt ingeroepen, wordt de zaak voorgelegd aan een geschillencommissie.

• 2

  Het bestuur benoemt deze commissie in overleg met de betrokken gemeente of gemeenten.

• 3

  De geschillencommissie onderzoekt de mogelijkheden om partijen alsnog tot overeenstemming te brengen en brengt partijen advies uit.

Artikel 30 Onvoorziene gevallen

In alle gevallen waarin deze regeling of de wet niet voorziet, beslist het bestuur.

Artikel 31 Bekendmaking en citeerwijze

• 1

  Het college van de gemeente Voorne aan Zee maakt een volledig ondertekend exemplaar van deze regeling alsmede van besluiten tot wijziging, tot uittreding van, van toetreding tot en tot opheffing van deze regeling tijdig in alle deelnemende gemeenten bekend in het door Voorne aan Zee uitgegeven Gemeenteblad.

• 2

  Het college van de gemeente Voorne aan Zee draagt zorg voor de bekendmaking van de regeling overeenkomstig artikel 26 lid 2 van de wet.

• 3

  Het bestuur draagt zorg voor de opname van de regeling in het centraal elektronisch register van gemeenschappelijke regelingen.

• 4

  Het bepaalde in het eerste, tweede en derde lid is van overeenkomstige toepassing voor de besluiten tot wijziging, opheffing toe- en uittreding.

• 5

  Deze regeling treedt in werking op de eerste dag van de maand volgend op die waarin zij bekend is gemaakt.

• 6

  De regeling wordt aangegaan voor onbepaalde tijd.

• 7

  De regeling kan worden aangehaald als gemeenschappelijke regeling Streekarchief Voorne-Putten 2024.