| Organisatie | Blink |
|---|---|
| Organisatietype | Regionaal samenwerkingsorgaan |
| Officiële naam regeling | Voorschriften betreffende het beheer van de archiefbewaarplaats en het beheer van de documentaire informatie |
| Citeertitel | Besluit Informatiebeheer Gemeenschappelijke regeling reiniging Blink 2022 |
| Vastgesteld door | algemeen bestuur |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp |
Geen
Onbekend
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 16-05-2024 | nieuwe regeling | 01-06-2022 |
Het dagelijks bestuur van Gemeenschappelijke regeling reiniging Blink,
gelet op artikel 3 van de Archiefverordening Gemeenschappelijke regeling reiniging Blink 2022
besluit vast te stellen de navolgende:
Voorschriften betreffende het beheer van de archiefbewaarplaats en het beheer van de documentaire informatie.
Hoofdstuk I. Algemene bepalingen
Alle archiefbescheiden door de Gemeenschappelijke regeling reiniging Blink en de door hen ingestelde privaatrechtelijke organisaties opgemaakt of ontvangen en naar hun aard bestemd om onder de Gemeenschappelijke regeling reiniging Blink en de door hen ingestelde privaatrechtelijke organisaties te berusten;
Hoofdstuk II. De archiefbewaarplaats
De archivaris van het RHCe is verantwoordelijk voor het beheer van de naar de archiefbewaarplaats overgebrachte documentaire informatie.
Voor zover wettelijke voorschriften of voorwaarden bij de opneming in de archiefbewaarplaats gesteld zich daartegen niet verzetten, verricht de archivaris van het RHCe desgevraagd onderzoek in de door hem beheerde documentaire informatie ten behoeve van de organen van de gemeenschappelijke regeling. Hij verstrekt daaruit op hun verzoek gegevens alsmede afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen. Dit gebeurt in overleg met de voorzitter van het dagelijks bestuur.
Voor zover wettelijke voorschriften of voorwaarden bij de opneming in de archiefbewaarplaats gesteld zich daartegen niet verzetten, is de archivaris van het RHCe bevoegd ten behoeve van derden onderzoek te doen in de in de archiefbewaarplaats berustende archieven en verzamelingen. Hij verstrekt daaruit aan een ieder die zulks verzoekt afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen.
Hoofdstuk III. Verantwoordelijkheid voor de informatievoorziening
De beheerder is belast met de informatievoorziening die de Archiefwet raakt binnen de gemeenschappelijke regeling betreffende de door de gemeenschappelijke regeling uitgevoerde taken alsmede met het beheer van de documentaire informatie van de gemeenschappelijke regeling, voor zover deze niet is overgebracht naar de archiefbewaarplaats.
Hoofdstuk IV. Archiefvorming en archiefordening
Productie van documentaire informatie
De beheerder draagt er zorg voor, dat de vervaardiging van documentaire informatie op zodanige wijze en met zodanige materialen geschiedt dat haar houdbaarheid ten minste in overeenstemming is met de bij of krachtens de wet gestelde eisen.
Identificering van documentaire informatie
De beheerder draagt er zorg voor, dat uit ieder document, dan wel uit daarbij behorende informatie, blijkt wanneer het document is ontvangen of opgemaakt, wie de afzender of vervaardiger is, op welke taak het document betrekking heeft, wat de status en het ontwikkelingsstadium van het document zijn, en wanneer en aan wie een exemplaar ervan is verzonden.
Het vorige lid is niet van toepassing op documentaire informatie, die niet benodigd is in het kader van uitvoering van taken en de verantwoording daarover, of die niet in verband met enig wettelijk voorschrift wordt opgemaakt, ontvangen of bewaard, dan wel geen verband houdt met de communicatie met de burger.
Ordening en toegankelijkheid van documentaire informatie
De beheerder draagt er zorg voor, dat de onder zijn beheer staande documentaire informatie in goede, geordende en toegankelijke staat wordt gebracht en dat de ordening van de documentaire informatie geschiedt volgens een doelmatige en doeltreffende systematiek als bedoeld in artikel 18 van de Archiefregeling.
In afwijking van de Archiefregeling worden van op termijn vernietigbare digitale documenten op zijn minst de volgende gegevens vastgelegd: een beschrijving van het bestand, van het overheidsorgaan dat het heeft opgemaakt en ontvangen, het desbetreffende werkproces, begin- en einddatum en indien van toepassing de relatie met voor blijvende bewaring in aanmerking komende bestanden. Dit geldt niet voor documentaire informatie die onder artikel 13, lid 3, valt.
Hoofdstuk V. Beheer van documentaire informatie
Bewaring van documentaire informatie
De beheerder draagt er zorg voor, dat de onder zijn beheer staande documenten in goede, geordende en toegankelijke staat worden bewaard.
Beveiliging en raadpleging van documentaire informatie
De beheerder draagt zorg voor de nodige informatiebeveiliging, welke mede omvat de nodige organisatorische, procedurele en technische voorzieningen voor het tegengaan van wijziging, verwijdering, kopiëring of vernietiging van documenten die daarvoor gezien hun aard en status niet in aanmerking komen.
De beheerder laat bijhouden welke documenten uit de onder zijn beheer staande archieven worden uitgeleend en laat controle uitoefenen op de tijdige terugbezorging ervan. Uitlening van documentaire informatie aan functionarissen is slechts toegestaan na verkregen toestemming van de beheerder.
Het is verboden documentaire informatie uit informatiesystemen te verwijderen, tenzij ingevolge bij of krachtens de wet gegeven regels.
Raadpleging en uitlening van documentaire informatie, die aan enige bijzondere vorm van geheimhouding is onderworpen, is behoudens toestemming van het dagelijks bestuur slechts toegestaan aan die functionarissen, die vanuit hun functie zijn belast met de behandeling van de desbetreffende aangelegenheid.
Aldus vastgesteld in de vergadering van het Algemeen Bestuur van 1 juni 2022.
Het Algemeen Bestuur van de Gemeenschappelijke Regeling Reiniging BLINK,
Voorzitter
mw. mr. G.L.C.C. van den Waardenburg
bestuurssecretaris
dhr. drs. J.A.A. Couwenberg
Dit Besluit Informatiebeheer is gebaseerd op artikel 3 van de Archiefverordening Gemeenschappelijke regeling reiniging Blink. Met dit besluit wordt beoogd de verantwoordelijkheid voor het beheer van documentaire informatie en het in goede, geordende en toegankelijke staat brengen en bewaren van documentaire informatie te regelen. Het besluit is daarbij zowel van toepassing op digitale documentaire informatie als op papieren documentaire informatie.
Het besluit bevat bepalingen inzake de verantwoordelijkheid voor het beheer, de archiefvorming en ordening en inzake het beheer van documentaire informatie met inbegrip van e-mail. Het houdt nadrukkelijk rekening met het beheer van digitale informatiebronnen. In verband met de noodzaak de bepalingen van dit besluit te kunnen bespreken met personen, die niet werkzaam zijn in de documentaire informatievoorziening – bijvoorbeeld automatiseerders en systeembeheerders – is de terminologie van het besluit daarop aangepast. Het gebruik van het begrip ‘document’ of ‘documentaire informatie’ is daarvan een voorbeeld.
Toelichting per artikel indien nodig:
Onder e en g, documentaire informatie en informatievoorziening: definitie van deze begrippen is vooral opgenomen om ten aanzien van specifieke aspecten van digitale documentaire informatie regels te kunnen stellen.
De uitvoering van vele overheidstaken ligt vast in uiteindelijk vernietigbare documenten. Deze dienen ter verantwoording van het beleid en de democratische controle daarop, alsmede in het belang van de rechtszekerheid van de gemeenschappelijke regeling, de andere overheidsorganen en de burger gedurende de bewaartermijn in geordende en toegankelijke staat te worden gehouden. Dit geldt zowel voor de klassieke papieren documentaire informatie als voor de digitale. Het is daarom van het grootste belang dat ook uiteindelijk voor vernietiging in aanmerking komende documentaire informatie gedurende haar termijn van bewaring onder dezelfde regels valt als de voor blijvende bewaring in aanmerking komende.
Andere medewerkers dan die van de documentaire informatievoorziening zijn niet op de hoogte van de wettelijke regels omtrent het beheer van voor vernietiging in aanmerking komende documentaire informatie. Daarbij is niet altijd vooraf duidelijk welk gedeelte van de documentaire informatie voor blijvende bewaring dan wel voor vernietiging in aanmerking komt. Ook om deze reden dient deze documentaire informatie onder de werking van dit besluit te vallen.
Aangezien voor vernietiging in aanmerking komende documentaire informatie, en vooral digitale documentaire informatie, niet werkelijk aan alle eisen van de digitale duurzaamheid zoals omschreven in de Archiefregeling behoeft te beantwoorden, zijn daarvoor op de ter zake doende plaatsen in dit besluit uitzonderingen gemaakt, vooral in Artikel 16 van dit besluit.
De wet verschaft eenieder het recht van of uit documentaire informatie, die in een archiefbewaarplaats berust, afbeeldingen, afschriften, uittreksels en bewerkingen te maken of op zijn kosten te doen maken. Dit besluit regelt complementair, dat de archivaris in dit verband de nodige dienstverlening kan verrichten.
Dit artikel bedoelt de juridische basis te zijn voor een bezoekersreglement voor het gebruik van de studiezaal.
Tot die bij of krachtens de wet gestelde eisen behoort de in artikel 11, tweede lid, Archiefbesluit 1995 bedoelde Archiefregeling.
De bepaling in dit artikel heeft een algemene strekking, maar is specifiek van belang voor digitale informatiesystemen, waarin selectie en vernietiging dikwijls in de systemen is ingebouwd, zonder met de wettelijke voorschriften inzake selectie en vernietiging rekening te houden.
De opstelling van de procedures wordt aan de beheerder overgelaten, omdat deze het best in staat is de relaties met de verschillende werkprocessen te leggen. Wijziging in die werkprocessen of in de technische ondersteuning daarvan door middel van informatiesystemen kan op deze wijze leiden tot snelle en eenvoudige aanpassing van de procedures.
In tegenstelling tot traditionele registratiebepalingen schrijft dit artikel niet voor hoe registratie van documenten dient plaats te vinden. Voorgeschreven wordt alleen het resultaat. Voortschrijdende technische ontwikkelingen leiden daarom niet automatisch tot de noodzaak dit artikel te wijzigen. Gezien het arbeidsintensieve karakter van registratie worden in het derde lid belangrijke uitzonderingen gemaakt op de plicht tot registratie.
De regeling vereist niet dat ook de functionarissen betrokken bij de behandeling van een zaak of werkproces worden geregistreerd. Om de behandelingen en werkprocessen te reconstrueren en aan andere wettelijke bepalingen te voldoen is dat echter wel noodzakelijk.
De opstelling van de procedures wordt aan de beheerder overgelaten, omdat deze het best in staat is de relaties met de verschillende werkprocessen te leggen. Wijziging in die werkprocessen of in de technische ondersteuning daarvan door middel van informatiesystemen kan op deze wijze leiden tot snelle en eenvoudige aanpassing van de procedures.
In tegenstelling tot traditionele ordeningsvoorschriften schrijft dit artikel geen specifieke ordeningssystematiek voor. Verandering van opvatting ten aanzien van ordeningsmethoden en de voortschrijdende technische ontwikkelingen maken dit weinig zinvol. Op grond van artikel 19 van de Archiefregeling is de vastlegging van de gebruikte ordeningssystemen vereist. De toetsing van ordeningssystemen als doelmatig en doeltreffend dient te geschieden door de toezichthouder(s).
In het eerste lid wordt gesproken van een afwijking van de archiefregeling. Van documentaire informatie, die op den duur voor vernietiging in aanmerking komt, is het wenselijk dat de documentaire informatie binnen haar termijn in goede, geordende en toegankelijke staat is. Het vastleggen van de genoemde gegevens waarborgt dit.
Tot deze bij of krachtens de wet gestelde eisen behoort de Archiefregeling.
De opstelling van de procedures wordt aan de beheerder overgelaten, omdat deze het best in staat is de relaties met de verschillende werkprocessen te leggen. Wijziging in die werkprocessen of in de technische ondersteuning daarvan door middel van informatiesystemen kan op deze wijze leiden tot snelle en eenvoudige aanpassing van de procedures.
Archiefrechtelijke regels maken verwijdering mogelijk, bijvoorbeeld ingeval vervanging, vernietiging, vervreemding of uitlening plaatsvindt. De AVG bepaalt in welke gevallen persoonsgegevens uit registraties verwijderd dienen te worden. Vervolgens dienen de archiefrechtelijke regels inzake selectie en vernietiging te worden toegepast.
Dit artikel beoogt te voorkomen, dat documentaire informatie, ten aanzien waarvan uitzonderingsgronden van de Wet openbaarheid van bestuur of van de Wet open overheid worden gehanteerd, in strijd daarmee openbaar gemaakt wordt of door ondeskundig beheer verloren gaat.
De bepaling, dat de selectie in een zo vroeg mogelijk stadium dient plaats te hebben, is van algemene strekking. De bepaling is echter specifiek van belang ten aanzien van digitale informatiesystemen. Wanneer in de conceptfase daarvan geen rekening wordt gehouden met de selectie-eisen, kan dit tot onherstelbaar verlies van informatie leiden.
Deze lijst is enerzijds noodzakelijk als onderdeel van de in artikel 8 van het Archiefbesluit 1995 bedoelde verklaring, en dient anderzijds om de toezichthouder een toetsingsinstrument te verschaffen voor het correct toepassen van de selectielijst.