| Organisatie | Blink |
|---|---|
| Organisatietype | Regionaal samenwerkingsorgaan |
| Officiële naam regeling | Verordening betreffende de zorg van het dagelijks bestuur voor de documentaire informatie, het aanwijzen van het beheer van de archiefbewaarplaats en het toezicht op het beheer van de documentaire informatie voor zover deze niet is overgebracht naar de archiefbewaarplaats |
| Citeertitel | Archiefverordening Gemeenschappelijke regeling reiniging Blink 2022 |
| Vastgesteld door | algemeen bestuur |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp |
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 16-05-2024 | nieuwe regeling | 11-05-2022 |
Het algemeen bestuur van Gemeenschappelijke regeling reiniging Blink te Helmond
gelet op artikel 40, eerste en tweede lid van de Archiefwet 1995 en artikel 40, eerste lid van de Gemeenschappelijke regeling reiniging Blink 2022
Besluit vast te stellen de navolgende:
Verordening betreffende de zorg van het dagelijks bestuur voor de documentaire informatie, het aanwijzen van het beheer van de archiefbewaarplaats en het toezicht op het beheer van de documentaire informatie voor zover deze niet is overgebracht naar de archiefbewaarplaats.
Hoofdstuk I. Algemene bepalingen
In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder:
Alle archiefbescheiden door de Gemeenschappelijke regeling reiniging Blink en de door hen ingestelde privaatrechtelijke organisaties opgemaakt of ontvangen en naar hun aard bestemd om onder de Gemeenschappelijke regeling reiniging Blink en de door hen ingestelde privaatrechtelijke organisaties te berusten;
Hoofdstuk III. De zorg van het dagelijks bestuur voor de documentaire informatie
Het dagelijks bestuur draagt zorg voor het ontwikkelen en uitvoeren van het beleid ter zake van de wettelijke taken en verantwoordelijkheden op grond van de Archiefwet 1995 en de interne regels ten behoeve van het beheer van documentaire informatie van de gemeenschappelijke regeling.
Het dagelijks bestuur stelt regels voor de uitvoering van het informatie- en archiefbeheer in een besluit informatiebeheer.
Het dagelijks bestuur draagt zorg voor de aanstelling van voldoende, deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van de documentaire informatie, ongeacht de vorm.
Het bovengenoemd lid is van toepassing wanneer de vervaardiging van documentaire informatie bestemd is voor een overheidsorgaan of andere belanghebbende, van welke documentaire informatie redelijkerwijze kan worden aangenomen dat zij voor dezen als documentaire informatie voor blijvende bewaring in aanmerking komt. Dit betreft dus documentaire informatie die is opgemaakt, ontvangen en onderhouden als bewijs en informatie door een organisatie of persoon bij het vervullen van wettelijke verplichtingen of zakelijke transacties, zoals beschreven in NEN-ISO 15489.
Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor, dat jaarlijks op de begroting voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van de kosten die aan de zorg voor de documentaire informatie zijn verbonden.
Hoofdstuk IV. Toezicht van de archivaris op het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats
De archivaris is belast met het toezicht op het bij of krachtens de wet bepaalde ten aanzien van het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.
De beheerder verstrekt aan de archivaris of aan degene die namens hem met het toezicht is belast, alle bescheiden en inlichtingen die voor een goede vervulling van de taak van de archivaris noodzakelijk zijn en verleent de nodige medewerking om inzicht te verschaffen in de ordening en toegankelijkheid van de archiefbescheiden alsmede in de opzet en werking van hulpmiddelen en systemen waarin archiefbescheiden zijn opgenomen.
De archivaris doet van zijn bevindingen bij de uitoefening van het toezicht mededeling aan de beheerder, alsmede, indien hij hiertoe aanleiding vindt, aan het dagelijks bestuur. De archivaris geeft daarbij aan welke voorzieningen naar zijn mening in het belang van een goed beheer moeten worden getroffen.
Vastgesteld in de vergadering van het algemeen bestuur van 11 mei 2022.
Mevrouw G. van den Waardenburg
Voorzitter GR reiniging Blink
De heer J. Couwenberg
Secretaris GR reiniging Blink
Deze Archiefverordening sluit aan bij de Archiefwet 1995 en het Archiefbesluit 1995, en dient door het algemeen bestuur te worden vastgesteld op grond van de in de aanhef genoemde artikelen in de Archiefwet 1995.
De Archiefverordening beschrijft in essentie twee zaken, namelijk de regeling voor de zorg, die het dagelijks bestuur draagt voor de analoge en digitale documentaire informatie en het bij of op grond van de wet bepaalde ten aanzien van het beheer van de documentaire informatie die niet is overgedragen aan de archiefbewaarplaats.
Toelichting per artikel indien nodig:
Voor zover begrippen wel in de artikelen voorkomen maar niet zijn opgenomen in de begripsbepalingen zijn deze ontleend aan de volgende wet- en regelgeving: de Archiefwet 1995, het Archiefbesluit 1995 en/of de Archiefregeling.
Dit artikel is van toepassing bij in delegatie uitgevoerde taken en/of bevoegdheden. Documentaire informatie betreffende deze uitgevoerde taken en/of bevoegdheden wordt te zijner tijd overgebracht naar de archiefbewaarplaats.
Het bedoelde beleid ter zake van de wettelijke taken en verantwoordelijkheden op grond van de Archiefwet 1995 en de interne regels ten behoeve van het beheer van documentaire informatie van de gemeenschappelijke regeling zijn opgenomen in het Besluit Informatiebeheer.
Wat voldoende en doelmatige archiefruimten zijn, is geregeld in het Archiefbesluit 1995 en in de Archiefregeling. Analoge documentaire informatie kan snel worden aangetast door vocht, schimmels en andere invloeden van buiten. Om het lange-termijnbehoud van te bewaren analoge documentaire informatie veilig te stellen worden er eisen gesteld binnen de Archiefregeling.
De taken van de beheerder worden verder uitgewerkt in het Besluit Informatiebeheer.
Het algemeen bestuur verneemt op deze manier jaarlijks wat er op het gebied van de archiefzorg, het archiefbeheer en het toezicht daarop heeft plaatsgevonden. Een jaarlijkse verslaglegging past bij het vernieuwde interbestuurlijk toezicht, waarbij een zwaarder accent wordt gelegd op de horizontale verantwoording.