Financiële verordening GR Reiniging Blink 2023

Artikel 1. Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

• -

  deelnemers: deelnemers aan de Gemeenschappelijke Regeling Reiniging Blink zijnde de gemeenten Asten, Deurne, Gemert-Bakel, Heeze-Leende, Helmond, Laarbeek, Nuenen, Someren en Son en Breugel.

• -

  directeur: de door het dagelijks bestuur aangewezen persoon die de directie over de Gemeenschappelijke Regeling Reiniging Blink voert onder goedkeuring van het Algemeen Bestuur.

• -

  administratie: het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, functioneren en beheersen van de organisatie van de gemeenschappelijke regeling en de verantwoording die daarover moet worden afgelegd.

• -

  rechtmatigheidsverantwoording: de rapportage van het dagelijks bestuur waarbij aangegeven wordt in welke mate de totstandkoming van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan overeenstemmen met de relevante wet- en regelgeving.

• -

  het BBV: het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten

Artikel 2. Vaststelling indeling begroting

• 1.

  Het algemeen bestuur stelt periodiek de indeling van de begroting vast, middels het Financieel Fundament.

Artikel 3. Inrichting begroting en jaarstukken

• 1.

  Bij de uiteenzetting van de financiële positie in de begroting wordt:

  • a.

    van de nieuwe investeringen per investering het benodigde investeringskrediet weergegeven en wordt van de lopende investeringen het geautoriseerde investeringskrediet en de raming van de uitputting van het investeringskrediet in het lopende boekjaar weergegeven, en

  • b.

    in aanvulling op het bepaalde in de artikelen 20 en artikel 21 van het BBV inzicht gegeven in de ontwikkeling van de schuldpositie als gevolg van de begroting, de meerjarenraming, de investeringen en de grondexploitatie.

• 2.

  In de jaarrekening wordt van de investeringen de uitputting van de geautoriseerde investeringskredieten en de actuele raming van de totale uitgaven en inkomsten weergegeven.

• 3.

  In het overzicht van de geraamde incidentele baten en lasten per programma worden posten vanaf € 10.000 afzonderlijk gespecificeerd.

Artikel 4. Kaders begroting en meerjarenraming

• 1.

  De begroting voor het volgende begrotingsjaar en de meerjarenraming worden opgesteld op basis van de overeengekomen taken per deelnemer.

• 2.

  De methode voor toerekening van de kosten is vastgelegd in het financieel fundament.

• 3.

  In de begroting wordt een post onvoorzien opgenomen die, conform het financieel fundament, jaarlijks wordt onderbouwd in de paragraaf Weerstandsvermogen.

Artikel 5. Autorisatie begroting en investeringskredieten

• 1.

  Het algemeen bestuur autoriseert met het vaststellen van de begroting de baten en de lasten per productgroep.

• 2.

  Bij de begrotingsbehandeling geeft het algemeen bestuur aan van welke nieuwe investeringen hij op een later tijdstip een apart voorstel voor autorisatie van het investeringskrediet wil ontvangen. De overige nieuwe investeringskredieten worden bij de begrotingsbehandeling met het vaststellen van de financiële positie geautoriseerd.

• 3.

  Het dagelijks bestuur informeert het algemeen bestuur als zij verwacht, dat de lasten van een productgroep de geautoriseerde lasten dreigen te overschrijden, de investeringsuitgaven van een investeringskrediet het geautoriseerde investeringskrediet dreigen te overschrijden, of de baten van een productgroep de geautoriseerde baten dreigen te onderschrijden. Het algemeen bestuur geeft aan of hij een voorstel wil voor het wijzigen van de geautoriseerde lasten van de productgroep, voor het wijzigen van het geautoriseerde investeringskrediet, of voor het bijstellen van het beleid. Een begrotingswijziging wordt in ieder geval opgesteld als deze leidt tot een gewijzigde bijdrage voor de deelnemers.

• 4.

  Bij de behandeling van de tussentijdse rapportages door het algemeen bestuur bedoeld in artikel 6, eerste lid, doet het dagelijks bestuur voorstellen voor het wijzigen van de geautoriseerde baten en lasten, het wijzigen van de geautoriseerde investeringskredieten en het bijstellen van het beleid. In geval van investeringen met een meerjarig karakter doet het dagelijks bestuur - indien nodig - ook bij iedere begroting op grond van geactualiseerde ramingen voorstellen voor het wijzigen van de geautoriseerde investeringskredieten.

• 5.

  Voor een investering waarvan het investeringskrediet niet met het vaststellen van de begroting is geautoriseerd, legt het dagelijks bestuur voorafgaand aan het aangaan van verplichtingen een investeringsvoorstel met een voorstel voor het vaststellen van een investeringskrediet aan het algemeen bestuur. In het voorstel wordt ook uiteengezet wat het effect van de investering op de schuldpositie is.

Artikel 6. Tussentijdse rapportages

• 1.

  Het dagelijks bestuur informeert het algemeen bestuurd door middel van kwartaalrapportages over de realisatie van de begroting van het lopende boekjaar.

• 2.

  De tussentijdse rapportages bevatten in ieder geval:

  • a.

    Een toelichting , inclusief een verklaring en verantwoording van de afwijkingen, op de realisatie van BLINK als geheel;

  • b.

    Een toelichting, inclusief een verklaring en verantwoording van de afwijkingen, op de budgetvoortgang per deelnemer;

Artikel 7. Jaarstukken

• 1.

  Gelijktijdig met het aanbieden van de jaarstukken biedt het dagelijks bestuur een overzicht van de te verrekenen bedragen met de deelnemers aan het algemeen bestuur.

• 2.

  Vooruitlopend op het voorstel over de verrekening van het jaarrekeningresultaat kan het dagelijks bestuur aan het algemeen bestuur voorstellen om restantmiddelen die specifiek eenmalig voor specifieke nog niet afgeronde activiteiten beschikbaar zijn gesteld over te hevelen naar het volgende begrotingsjaar.

Artikel 8. Wensen en bedenkingen over grote onderwerpen

nvt

Artikel 9. EMU-saldo

nvt

Artikel 10. Verantwoordings- en rapportagegrens rechtmatigheidsverantwoording

• 1.

  Het algemeen bestuur stelt vast op welke wijze hij door middel van de paragraaf bedrijfsvoering van de begroting en de jaarstukken, naast de verplichte onderdelen van deze paragraaf, wil worden geïnformeerd over rechtmatigheid.

• 2.

  In de rechtmatigheidsverantwoording bij de jaarrekening rapporteert het dagelijks bestuur aan het algemeen bestuur over afwijkingen met een verantwoordingsgrens van 2% van de totale lasten van de gemeenschappelijke regeling, inclusief de dotaties aan de reserves.

• 3.

  In de paragraaf bedrijfsvoering worden de geconstateerde afwijkingen (fouten of onduidelijkheden) groter dan € 50.000 nader toegelicht.

Artikel 11. Voorwaardencriterium

• 1.

  Het voorwaardencriterium is het criterium van rechtmatigheid, dat betrekking heeft op de eisen die worden gesteld bij de uitvoering van de financiële beheershandelingen. De eisen/voorwaarden zijn afkomstig uit diverse wet- en regelgeving en hebben betrekking op aspecten als doelgroep, termijn, grondslag, administratieve bepalingen, normbedragen, bevoegdheden, bewijsstukken, recht, hoogte en duur.

• 2.

  Het dagelijks bestuur biedt het algemeen bestuur jaarlijks uiterlijk in de vergadering van december ter vaststelling een normenkader rechtmatigheid aan. Dit kader bestaat uit alle relevante (interne) wet- en regelgeving waaruit financiële beheershandelingen kunnen voortvloeien.

Artikel 12 Begrotingscriterium

• 1.

  Het begrotingscriterium is een criterium van rechtmatigheid dat betrekking heeft op de grenzen van de baten en lasten in de door het algemeen bestuur geautoriseerde begroting van exploitatie en investeringskredieten en de hiermee samenhangende programma’s, waarbinnen de financiële beheershandelingen tot stand moeten zijn gekomen;

• 2.

  De begrotingsrechtmatigheid wordt beoordeeld op het niveau waarop de begroting door het algemeen bestuur is geautoriseerd, zoals is opgenomen in artikel 5.

• 3.

  Bij investeringsprojecten wordt de begrotingsrechtmatigheid beoordeeld op het niveau van het totaal gevoteerde kredietbedrag. Een overschrijding van het jaarbudget, passend binnen het totaal bedrag van het krediet, wordt daarmee als rechtmatig beschouwd.

• 4.

  Uitgangspunt is dat iedere afwijking van de begroting als onrechtmatig wordt beschouwd. Afwijkingen worden als acceptabel aangemerkt in de volgende situaties:

  • a.

    Er is sprake van een overschrijding waarbij direct gerelateerde inkomsten de overschrijding compenseren.

  • b.

    Er is sprake van een overschrijding op een open-einde regeling.

  • c.

    De overschrijding is geautoriseerd door middel van de vaststelling van een tussentijdse rapportage.

• 5.

  Begrotingsonrechtmatigheden die passen binnen het bestaande beleid van BLINK, worden opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording (voor zover de verantwoordingsgrens voor afzonderlijke fouten of onduidelijkheden is overschreden), maar worden niet nader toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering.

Artikel 13 Misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium

• 1.

  Het misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium is het criterium van rechtmatigheid, dat betrekking heeft op het voorkomen, detecteren en corrigeren van misbruik en oneigenlijk gebruik van overheidsgelden en eigendommen van de gemeenschappelijke regeling bij financiële beheershandelingen.

• 2.

  Het dagelijks bestuur zorgt voor en legt vast de regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van regelingen en eigendommen van de gemeenschappelijke regeling.

Artikel 14. Waardering en afschrijving vaste activa

• 1.

  Immateriële en materiële vaste activa worden afgeschreven volgens de methodiek en de termijnen zoals vermeld in de Bijlage afschrijvingsbeleid bij deze verordening.

• 2.

  Het dagelijks bestuur biedt jaarlijks een meerjareninvesteringsplan aan het algemeen bestuur aan als bijlage bij de begroting, waarbij inzicht wordt verschaft in de geplande investeringen en de daarmee gepaard gaande kapitaallasten voor de komende meerjarenperiode.

• 3.

  Wanneer daar aanleiding voor is kan het dagelijks bestuur het overzicht van (afschrijivings)termijnen zoals vermeld in de bijlage afschrijvingsbeleid bij deze verordening aanvullen.

Artikel 15. Voorziening voor oninbare vorderingen

nvt

Artikel 16. Reserves en voorzieningen

• 1.

  In de beleidsbegroting, de financiële begroting, het jaarverslag en de jaarrekening vindt geen toerekening van rente over de reserves en voorzieningen aan de taakvelden plaats.

• 2.

  Wanneer het dagelijks bestuur van mening is dat een reserve of voorziening moet worden gevormd, leggen zij dit met een voorstel voor aan het dagelijks bestuur. Dit voorstel bevat in ieder geval:

  • a.

    de vorming van de voorziening of reserve;

  • b.

    de besteding van de voorziening of reserve, en

  • c.

    bij welke productgroep en taakveld het verschil tussen het geraamde saldo van baten en lasten en het gerealiseerde saldo van baten en lasten mogen worden verrekend met een daartoe in het leven geroepen reserve.

  • d.

    het specifieke doel van de reserve;

  • e.

    het bestedingsplan van de reserve;

  • f.

    de voeding van de reserve;

  • g.

    de maximale hoogte van de reserve, en

  • h.

    de maximale looptijd.

• 3.

  De reserves en voorzieningen worden jaarlijks bij zowel de begroting als de jaarrekening getoetst en de onderliggende bestedingsplannen wordt hierbij geactualiseerd.

Artikel 17. Kostprijsberekening

• 1.

  Voor het bepalen van de tarieven voor de overeengekomen dienstverlening waarmee kosten in rekening worden gebracht wordt een extracomptabel stelsel van kostentoerekening gehanteerd.

• 2.

  Bij deze kostentoerekening worden naast de directe kosten, de overheadkosten en de rente van de inzet van vreemd vermogen, reserves en voorzieningen voor de financiering van de in gebruik zijnde activa betrokken.

• 3.

  De tarieven worden jaarlijks bij het opstellen van de jaarrekening nagecalculeerd.

• 4.

  Met de deelnemers wordt afgerekend op basis van de daadwerkelijke realisatie, waarbij het totale resultaat volgens de afgesproken verdeelsleutel wordt verrekend.

Artikel 18. Prijzen economische activiteiten

nvt

Artikel 19. Vaststelling hoogte belastingen, rechten, heffingen en prijzen

nvt

Artikel 20. Financieringsfunctie

• 1.

  Het dagelijks bestuur vraagt jaarlijks uiterlijk in januari goedkeuring aan het dagelijks bestuur voor het aantrekken van financieringen met een looptijd langer dan één jaar

• 2.

  Voor het aantrekken van financiering wordt bij voorkeur samengewerkt met de huisbankier, de Bank Nederlandse Gemeenten; en

• 3.

  Er wordt geen gebruik gemaakt van financiële derivaten als bedoeld in artikel 1, aanhef en onder c, van de Wet financiering decentrale overheden.

Artikel 21. Lokale heffingen

nvt

Artikel 22. Weerstandsvermogen en risicobeheersing

Het dagelijks bestuur neemt in de paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing van de begroting en de jaarstukken naast de verplichte onderdelen op grond van artikel 11 van het BBV in ieder geval op:

• a.

  de wijze waarop met de geïdentificeerde risico’s en de omvang van het weerstandsvermogen wordt omgegaan;

• b.

  de wijze waarop met specifieke risico’s wordt omgegaan bij het bepalen van de omvang van het weerstandsvermogen.

Artikel 23. Onderhoud kapitaalgoederen

Het dagelijks bestuur neemt in de paragraaf onderhoud kapitaalgoederen van de begroting en de jaarstukken naast de verplichte onderdelen op grond van artikel 12 van het BBV in ieder geval op:

• -

  het gewenste onderhoudsniveau

• -

  de planning van het onderhoud

• -

  de kosten van het onderhoud en de wijze waarop deze kosten in de begroting en jaarrekening zijn verwerkt

Artikel 24. Financiering

Het dagelijks bestuur neemt in de paragraaf financiering van de begroting en de jaarstukken de verplichte onderdelen op grond van artikel 13 van het BBV op.

Artikel 25. Bedrijfsvoering

• 1.

  Het dagelijks bestuur neemt in de paragraaf bedrijfsvoering van de begroting en de jaarstukken naast de verplichte onderdelen op grond van artikel 14 van het BBV in ieder geval op:

  • a.

    de omvang, opbouw en ontwikkeling van het personeelsbestand en de loonkosten;

  • b.

    de kosten van inhuur derden;

  • c.

    de huisvestingskosten;

  • d.

    de automatiseringskosten;

  • e.

    de budgetten voor het bestuur en de accountant;

  • f.

    een toelichting op alle afwijkingen in rechtmatigheid, die in de rechtmatigheidsverantwoording zijn opgenomen, voor zover deze de rapportagegrens, zoals bedoeld in artikel 10 overschrijden en eventueel welke maatregelen worden genomen om deze afwijkingen in de toekomst te voorkomen;

  • g.

    een overzicht van en toelichting op niet-financiële onrechtmatigheden in verband met het niet naleven van bepalingen in de Wet financiering decentrale overheden en de bijbehorende ministeriële regelingen, als deze voorkomen;

  • h.

    rapportage van het veelvuldig niet naleven van normen uit de gids proportionaliteit en/of slechte documentatie of naleving hiervan, als deze voorkomen, en

  • i.

    geconstateerde fraude door eigen medewerkers, als dit voorkomt.

• 2.

  Het dagelijks bestuur stelt tenminste eenmaal in de drie jaar een nota bedrijfsvoering vast, waarin de bevindingen van het evaluatieonderzoek als bedoeld in Hoofdstuk XIV (Evaluatie) van de gemeenschappelijke regeling worden verwerkt. De nota wordt ter kennisname van het algemeen bestuur gebracht.

Artikel 26. Verbonden partijen

Het dagelijks bestuur neemt in de paragraaf verbonden partijen van de begroting en de jaarstukken de verplichte onderdelen op grond van artikel 15 van het BBV op.

Artikel 27. Grondbeleid

nvt

Artikel 28. Administratie

De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder geval dienstbaar is voor:

• a.

  het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in de gemeenschappelijke regeling Reiniging Blink als geheel, binnen de afdelingen en in de relatie met de deelnemers;

• b.

  het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van de vaste activa, voorraden, vorderingen, schulden, contracten;

• c.

  het verschaffen van informatie over uitputting van de toegekende budgetten en investeringskredieten en voor het maken van kostencalculaties;

• d.

  het verschaffen van informatie over indicatoren met betrekking tot de productie van goederen en diensten en de maatschappelijke effecten van het beleid van de deelnemers de gemeenschappelijke regeling en de deelnemers;

• e.

  het afleggen van verantwoording door het dagelijks bestuur aan het algemeen bestuur over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving, en

• f.

  de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie, alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving.

Artikel 29. Financiële organisatie

Het dagelijks bestuur draagt in ieder geval zorg voor:

• a.

  een eenduidige indeling van de gemeenschappelijke regeling en een eenduidig toewijzing van de taken;

• b.

  een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkhéden, zodat aan de eisen van interne controle wordt voldaan en de betrouwbaarheid van de verstrekte informatie aan beleids- en beheersorganen is gewaarborgd;

• c.

  de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten;

• d.

  de interne regels voor taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening van de financieringsfunctie;

• e.

  de te maken afspraken met de afdelingen over de te leveren prestaties, de daarvoor beschikbare middelen en de wijze en frequentie van rapportage over de voortgang van de activiteiten en uitputting van middelen;

• f.

  het beleid en de interne regels voor de inkoop en de aanbesteding van goederen, werken en diensten;

• g.

  het beleid en de interne regels voor het voorkomen van fraude door het misbruik van regelingen en eigendommen, opdat aan de eisen van rechtmatigheid, controle en verantwoording wordt voldaan.

• i.

  het verzamelen en vastleggen van gegevens over de geleverde prestaties en de maatschappelijke effecten zodat de doelmatigheid en doeltreffendheid van het beleid, zoals vastgesteld door algemeen bestuur, kunnen worden getoetst.

Artikel 30. Interne controle

• 1.

  Het dagelijks bestuur draagt zorg voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen rapporteert het dagelijks bestuur daarover in de rechtmatigheidsverantwoording, zoals beschreven in artikel 25 onder f. Daarnaast informeert het dagelijks bestuur het algemeen bestuur over genomen maatregelen tot herstel van de tekortkomingen.

• 2.

  Het dagelijks bestuur zorgt voor de systematische controle van de administratie en de ontwikkeling van de bezittingen en het financieel vermogen van de gemeenschappelijke regeling met dien verstande dat de waardepapieren, de voorraden, de uitstaande leningen, de debiteurenvorderingen, de liquiditeiten, de opgenomen leningen, de kortlopende schulden en de vorderingen van crediteuren jaarlijks worden gecontroleerd en registergoederen en bedrijfsmiddelen ten minste eenmaal in 3 jaar. Bij afwijkingen in de administratie neemt het dagelijks bestuur maatregelen tot herstel van de tekortkomingen.

   

Artikel 31. Intrekking oude regeling

De “Financiële verordening Gemeenschappelijke Regeling Reiniging Blink” wordt ingetrokken.

Artikel 32. Inwerkingtreding en citeertitel

• 1.

  Deze verordening treedt in werking direct na vaststelling door het Algemeen bestuur van de gemeenschappelijke regeling Reiniging Blink, met dien verstande dat zij ook van toepassing is op de jaarrekening en het jaarverslag en bijbehorende stukken van het begrotingsjaar voorafgaand aan het jaar waarin deze verordening in werking treedt en op de begroting, jaarrekening en jaarverslag en bijbehorende stukken van het begrotingsjaar dat samenvalt met het jaar waarin deze verordening in werking treedt.

• 2.

  Deze verordening wordt aangehaald als: Financiële verordening GR Reiniging Blink 2023.