Financiële verordening 2023 Gemeente Diemen

Artikel 1. Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

• a.

  administratie: het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, het functioneren en het beheersen van (onderdelen van) de organisatie van de gemeente Diemen en ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd.

• b.

  financieel beheer: het uitoefenen van bestuur over en toezicht op het beheer van middelen en uitoefenen van de rechten van de gemeente.

• c.

  rechtmatigheid: het in overeenstemming zijn met geldende wet- en regelgeving, waaronder gemeentelijke verordeningen, raadsbesluiten en collegebesluiten voor zover deze collegebesluiten betrekking hebben op een noodzakelijke uitwerking van Europese, Rijks, Provinciale of door de Gemeenteraad vastgestelde regelgeving.

• d.

  doelmatigheid: het realiseren van bepaalde prestaties met een zo beperkt mogelijke inzet van middelen.

• e.

  doeltreffendheid: de mate waarin de gewenste prestaties en de beoogde maatschappelijke effecten van het beleid ook daadwerkelijkheid worden behaald.

• f.

  overheadkosten: alle kosten die samenhangen met de sturing en ondersteuning van de medewerkers in het primaire proces.

• g.

  taakveld: voorgeschreven rubriek waarop wettelijk gedefinieerde baten en/of lasten in de begroting en jaarstukken worden gebundeld en gerapporteerd.

• h.

  tolerantie: de door de Gemeenteraad bepaalde toegestane afwijking van begrote mutaties van reserves in de jaarrekening.

• i.

  misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium: een criterium van rechtmatigheid, dat betrekking heeft op het voorkomen, detecteren en corrigeren van misbruik en oneigenlijk gebruik van overheidsgelden en gemeentelijke eigendommen bij financiële beheershandelingen.

• j.

  voorwaardencriterium: een criterium van rechtmatigheid, dat betrekking heeft op de eisen die worden gesteld bij de uitvoering van de financiële beheershandelingen. De eisen/voorwaarden zijn afkomstig uit diverse wet- en regelgeving en hebben betrekking op aspecten als doelgroep, termijn, grondslag, administratieve bepalingen, normbedragen, bevoegdheden, bewijsstukken, recht, hoogte en duur.

• k.

  begrotingscriterium: een criterium van rechtmatigheid dat betrekking heeft op de grenzen van de baten en lasten in de door de raad geautoriseerde begroting van exploitatie en investeringskredieten en de hiermee samenhangende programma’s, waarbinnen de financiële beheershandelingen tot stand moeten zijn gekomen.

• l.

  rechtmatigheidsverantwoording: de rapportage van burgemeester en wethouders waarbij aangegeven wordt in welke mate de totstandkoming van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan overeenstemmen met de relevante wet- en regelgeving.

• m.

  ramp: een zwaar ongeval of een andere gebeurtenis waarbij het leven en de gezondheid van veel personen, het milieu of grote materiële belangen in ernstige mate zijn geschaad of worden bedreigd en waarbij een gecoördineerde inzet van diensten of organisaties van verschillende disciplines is vereist om de dreiging weg te nemen of de schadelijke gevolgen te beperken

• n.

  crisis: een situatie waarin een vitaal belang van de samenleving is aangetast of dreigt te worden aangetast

Artikel 2. Planning & Controlcyclus (P&C)

Vóór aanvang van een kalenderjaar biedt het college aan de Gemeenteraad ter kennisname

een overzicht aan met daarin in elk geval:

• 1.

  de data waarop het college van de jaarstukken, de kadernota, de begroting, de meerjarenraming en de tussenrapportages aanbiedt;

• 2.

  de data waarop de Gemeenteraad de jaarstukken, de kadernota, tussentijdse rapportage(s) en de begroting vaststelt.

Artikel 3. Kaders begroting en meerjarenraming

• 1.

  Het college biedt de Gemeenteraad vóór het zomerreces een kadernota aan met de beleidsmatige en financiële kaders/uitgangspunten voor het volgende begrotingsjaar en de drie daar op volgende jaren.

• 2.

  In de begroting wordt een post onvoorzien opgenomen van een bedrag per inwoner, met een maximum van 0,1% van de totale lasten van de begroting. De hoogte van het bedrag per inwoner wordt jaarlijks in de kadernota voorgesteld.

• 3.

  De Gemeenteraad stelt de kadernota vast.

Artikel 4. Inrichting begroting en jaarstukken

• 1.

  Wijzigingen in de programma- en paragrafenstructuur van de begroting worden in de kadernota ter besluitvorming voorgelegd aan de Gemeenteraad. Bij uitzondering kan dit ook in de begroting plaatsvinden.

• 2.

  Bij de begroting worden onder elk van de programma’s het beleid, de lasten en baten weergegeven en bij de jaarstukken worden onder elk van de programma’s het gerealiseerd beleid en de gerealiseerde lasten en baten weergegeven.

• 3.

  Bij de uiteenzetting van de financiële positie in de begroting wordt van de nieuwe investeringen per investering het benodigde investeringskrediet weergegeven en voor investeringen in uitvoering het geautoriseerde investeringskrediet.

• 4.
  • a.

    Bij de uiteenzetting van de financiële positie in de Jaarstukken wordt van de lopende en nieuwe investeringen, per investering het geautoriseerde investeringskrediet en de uitputting van het investeringskrediet in het lopende boekjaar weergegeven.

  • b.

    In de jaarrekening geeft de gemeenteraad goedkeuring voor het verschuiven van restant van de investeringskredieten naar het volgende boekjaar.

• 5.

  In de paragraaf Bedrijfsvoering van zowel de begroting als de jaarstukken brengt het college de overheadkosten in beeld en licht de ontwikkeling van deze kosten toe. In de toelichting op de overheadskosten wordt ook de gehanteerde kostentoerekening gemotiveerd toegelicht door het college.

• 6.

  In de programmabegroting en programmarekening wordt een overzicht gegeven van de toedeling van lasten en baten naar taakvelden.

• 7.

  De programmabegroting richt zich op het meerjarig structureel evenwicht. In een apart overzicht worden de incidentele baten en lasten per programma afzonderlijk gespecificeerd.

Artikel 5. Autorisatie begroting, begrotingswijzigingen en investeringskredieten

• 1.

  De Gemeenteraad autoriseert met het vaststellen van de programmabegroting voor het betreffende jaar:

  • a.

    de totale lasten en de totale baten per programma;

  • b.

    de algemene dekkingsmiddelen;

  • c.

    het overzicht met overheadskosten;

  • d.

    de in het meerjaren investeringsplan opgenomen investeringskredieten van het betreffende begrotingsjaar met uitzondering van de kredieten die in de begroting zijn aangemerkt als zijnde kredieten die middels een apart voorstel door de Gemeenteraad worden geautoriseerd.

• 2.

  Bij de behandeling van de tussentijdse rapportages en incidentele raadsvoorstellen in de Gemeenteraad heeft het college de mogelijkheid om voorstellen in te brengen die betrekking hebben op het wijzigen van de geautoriseerde budgetten, investeringskredieten en het beleid.

• 3.

  Het college is bevoegd overschrijdingen van de geautoriseerde lasten en onderschrijdingen van de geautoriseerde baten te dekken uit het bedrag voor onvoorzien. De Gemeenteraad autoriseert deze wijzigingen achteraf.

• 4.

  Het college is bevoegd tot het overschrijden van geautoriseerde lasten voor openeinderegelingen, voor zover dit binnen het beleid van de betreffende openeinderegeling past. In het eerstvolgende P&C-document dient het college de Gemeenteraad te informeren over deze (te verwachten) overschrijding.

• 5.

  In geval van een crisis of ramp informeert de burgemeester de gemeenteraad schriftelijk. Uitgangspunt hierbij is dat deze informatie uiterlijk binnen 7 dagen na de uitgaven (verplichting) verstrekt wordt aan de raad. De autorisatie van het alsnog toe te kennen budget door de raad vindt plaats in de reguliere P&C-producten en/of via een aparte raadsvoordracht/-besluit.

Artikel 6. Tussentijdse rapportage

• 1.

  Het college informeert de Gemeenteraad door middel van minimaal twee tussentijdse rapportages over de realisatie van de begroting van de gemeente over afwijkingen in de realisatie van de begroting.

• 2.

  Een tussentijdse rapportage gaat minimaal in op:

  • a.

    belangrijke ontwikkelingen met of zonder financiële gevolgen;

  • b.

    beleidsarme en budgettair neutrale begrotingswijzigingen;

  • c.

    het verwachte rekeningresultaat van het desbetreffende jaar.

• 3.

  Wijziging van de indeling van deze rapportage wordt voor advies aan de audit-commissie voorgelegd

Artikel 7. Verantwoording

• 1.

  Indien de indeling van jaarstukken afwijkt van de programmabegroting wordt dit expliciet vermeld in de jaarstukken.

• 2.

  Ten opzichte van de laatst gewijzigde begroting licht het college in de jaarstukken per programma voor zowel de lasten als de baten begrotingsonder- en overschrijdingen van € 50.000 of meer toe en politiek relevante afwijkingen.

Artikel 8. EMU-saldo

Indien het collectieve aandeel van de gemeenten in het EMU-saldo, zoals bedoeld in artikel 3, zesde lid van de Wet houdbare overheidsfinanciën, is overschreden informeert het college de Gemeenteraad hierover in de begroting.

Artikel 9. Verantwoordings- en rapportagegrens rechtmatigheidsverantwoording

• 1.

  De raad stelt vast op welke wijze hij door middel van de paragraaf bedrijfsvoering van de begroting en de jaarstukken, naast de verplichte onderdelen van deze paragraaf, wil worden geïnformeerd over rechtmatigheid.

• 2.

  In de rechtmatigheidsverantwoording bij de jaarrekening rapporteren burgemeester en wethouders aan de raad over afwijkingen. De verantwoordingsgrens wordt uitgedrukt in een percentage van de totale lasten van de gemeente, inclusief de dotaties aan de reserves. Het percentage wordt jaarlijks vastgelegd in de kadernota.

• 3.
  • a.

    In de paragraaf Bedrijfsvoering worden de geconstateerde afwijkingen (fouten of onduidelijkheden) nader toegelicht.

  • b.

    De grenswaarde voor een toelichting op de geconstateerde afwijkingen (fouten of onduidelijkheden) wordt ieder jaar in de kadernota door de Gemeenteraad vastgesteld.

Artikel 10. Voorwaardencriterium

Burgemeester en wethouders bieden de raad jaarlijks, doch uiterlijk op 31 december van het desbetreffende boekjaar ter vaststelling een normenkader rechtmatigheid aan. Dit kader bestaat uit alle relevante (interne) wet- en regelgeving waaruit financiële beheershandelingen kunnen voortvloeien.

Artikel 11 Begrotingscriterium

• 1.

  De begrotingsrechtmatigheid wordt beoordeeld op het niveau van baten en lasten per programma waarop de begroting door de raad is geautoriseerd.

• 2.

  Bij investeringsprojecten wordt de begrotingsrechtmatigheid beoordeeld op het niveau van het totaal gevoteerde kredietbedrag. Een overschrijding van het jaarbudget, passend binnen het totaal bedrag van het krediet, wordt daarmee als rechtmatig beschouwd.

• 3.

  Uitgangspunt is dat iedere afwijking van de begroting als onrechtmatig wordt beschouwd. Afwijkingen worden als acceptabel aangemerkt in de volgende situaties:

  • a.

    Er is sprake van een overschrijding waarbij direct gerelateerde inkomsten de overschrijding compenseren.

  • b.

    Er is sprake van een overschrijding op een open-einde regeling.

  • c.

    De overschrijding is geautoriseerd door middel van de vaststelling van een tussentijdse rapportage .

• 4.

  Begrotingsonrechtmatigheden die passen binnen het bestaande beleid van de raad, worden opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording (voor zover de verantwoordingsgrens voor afzonderlijke fouten of onduidelijkheden is overschreden), maar worden niet nader toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering.

Artikel 12 Misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium

• 1.

  Burgemeester en wethouders zorgen voor en leggen vast de regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van gemeentelijke regelingen en eigendommen in de Nota integriteitsbeleid.

• 2.

  Uitvoering van beleid voor misbruik en oneigenlijk gebruik gebeurt conform de criteria en richtlijnen zoals vastgesteld in de nota integriteitsbeleid.

Artikel 13. Waardering en afschrijving vaste activa

• 1.

  Uitvoering van beleid voor activering, waardering en afschrijving van activa gebeurt conform de criteria en richtlijnen zoals vastgelegd in de nota Activa- en rentebeleid.

• 2.

  Het college biedt de Gemeenteraad ter behandeling en vaststelling de nota Activa- en rentebeleid, die voldoet aan wet- en regelgeving. De nota bevat tenminste regels waar regelgeving eigenheid mogelijk maakt en afschrijvingstermijnen voor investeringen.

Artikel 14. Reserves en voorzieningen

• 1.

  Voor het reserve- en voorzieningenbeleid verwijst de Gemeenteraad naar de nota reserves en voorzieningen.

• 2.

  Iedere raadsperiode wordt de nota reserves en voorzieningen vastgesteld door de Gemeenteraad.

• 3.

  De nota reserves en voorzieningen bevat in ieder geval:

  • a.

    het onderscheid in soorten reserves en voorzieningen;

  • b.

    de volgende uitgangspunten per reserve en voorziening:

    • •

      het doel en de soort reserve/voorziening;

    • •

      de voeding;

    • •

      de einddatum van de reserve/voorziening;

    • •

      de tolerantie die mag worden gehanteerd voor het verwerken van overschrijdingen bij toevoegingen of onttrekkingen.

• 4.

  In de begroting en de jaarrekening wordt de stand van zaken gerapporteerd. Indien tussentijdse herziening van het beleid noodzakelijk is dan wordt dit opgenomen in een regulier planning en controledocument.

Artikel 15. Kostprijsberekening

Het college stelt de nota kostprijsberekening vast. Deze nota bevat tenminste uitgangspunten voor het bepalen van:

• a.

  de kostprijs van goederen, werken en diensten;

• b.

  de doorbelasting aan de programma’s en andere kostendekkende exploitaties.

Artikel 16. Inkoop en aanbesteden

Het college stelt inkoop- en aanbestedingsbeleid vast voor de inkoop en aanbesteding van goederen, werken en diensten.

Artikel 17. Subsidieverstrekking

Het college draagt er zorg voor dat er een door de Gemeenteraad vastgestelde algemene subsidieverordening is, die een algemeen kader bevat voor de subsidieverstrekking aan instellingen, ondernemingen en particulieren.

Artikel 18. Weerstandsvermogen en risicobeheersing

In de paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing van de programmabegroting neemt het college het beleid omtrent weerstandsvermogen, weerstandscapaciteit en risicomanagement op en geeft inzicht in de actuele risico's.

In de paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing in de jaarstukken geeft het college een verslag van de ontwikkelingen in het afgesloten jaar in relatie tot het geldende beleid.

Artikel 19. Bedrijfsvoering

• 1.

  Burgemeester en wethouders nemen in de paragraaf bedrijfsvoering van de begroting en de jaarstukken naast de verplichte onderdelen op grond van artikel 14 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten in ieder geval op:

  • a.

    Organisatorische ontwikkelingen;

  • b.

    Samenwerking met Duo+ (ontwikkelingen bedrijfsvoering);

  • c.

    Informatieveiligheid;

  • d.

    De omvang van het personeelsbestand (loonkosten en inhuur);

  • e.

    De toerekening van overheadkosten;

  • f.

    Een toelichting op de afwijkingen in rechtmatigheid zoals in de rechtmatigheids- verantwoording zijn opgenomen;

  • g.

    Verantwoording over de uitvoering van de Wet open overheid.

Artikel 20. Lokale heffingen

• 1.

  Het college legt de Gemeenteraad jaarlijks doch uiterlijk voor het begin van het begin van het desbetreffend jaar de belasting-, heffingsverordeningen en de legesverordening voor.

• 2.

  Het college biedt de Gemeenteraad tenminste één keer in iedere gemeenteraadsperiode de nota Lokale heffingen aan ter vaststelling. De nota bevat tenminste beleidsuitgangspunten omtrent het berekenen van de diverse tarieven.

Artikel 21. Onderhoud kapitaalgoederen

• 3.

  Het college biedt de Gemeenteraad ter behandeling en vaststelling één keer per vier jaar een programma groot onderhoud openbare ruimte. Het programma groot onderhoud openbare ruimte omvat minimaal een integrale planning van de uitvoering van groot onderhoud in de openbare ruimte aan verhardingen, groen, riolering, verlichting, waterlopen en speelterreinen.

• 4.

  Het college biedt de Gemeenteraad ter behandeling en vaststelling een rioleringsplan aan, dat voldoet aan wet- en regelgeving. Het plan geeft het kader weer voor het beoogde onderhoudsniveau, de planning van het onderhoud, de uitbreiding van de riolering en de kosten van het onderhoud en de eventuele uitbreidingen.

• 5.

  Het college biedt de Gemeenteraad ter behandeling en vaststelling een onderhoudsplan gebouwen aan. Het plan bevat voorstellen voor het te plegen onderhoud en de bijbehorende kosten aan de gemeentelijke gebouwen.

Artikel 22. Verbonden partijen

• 1.

  Het college biedt de Gemeenteraad ter behandeling en vaststelling een nota verbonden partijen aan, die voldoet aan wet- en regelgeving. De nota verbonden partijen omvat tenminste beleid omtrent de wijze van sturing op de verbonden partijen.

• 2.

  In kadernota stelt de Gemeenteraad de mate van sturing op verbonden partijen vast.

Artikel 23. Financiering

• 1.

  Het verstrekken van leningen wordt uitsluitend gedaan uit hoofde van de publieke taak.

• 2.

  Het verstrekken van garanties wordt uitsluitend gedaan uit hoofde van de publieke taak en gebeurt conform de criteria en richtlijnen zoals vastgelegd in de nota Beleidsregels Gemeentegaranties.

• 3.

  Het college biedt de Gemeenteraad ter behandeling en vaststelling zowel het Treasurystatuut als de nota Beleidsregels gemeentegaranties aan, die voldoen aan wet- en regelgeving.

Artikel 24. Grondbeleid

• 4.

  In de paragraaf Grondbeleid bij de begroting en de jaarstukken neemt het college naast de verplichte onderdelen op grond van artikel van 16 van het Besluit begroting en verantwoording in ieder geval op:

  • a.

    de ontwikkelingen op het gebied van grondbeleid;

  • b.

    de te ontwikkelen en in ontwikkeling genomen projecten.

• 1.

  Het college biedt de Gemeenteraad bij de jaarrekening een meerjarenperspectief grondzaken aan. In deze meerjarenperspectief wordt aandacht besteed aan:

  • a.

    te ontwikkelen en in ontwikkeling genomen projecten;

  • b.

    het verloop van de grondvoorraad.

• 2.

  Voor het grondbeleid verwijst de Gemeenteraad naar de nota grondbeleid.

• 3.

  Het college biedt de Gemeenteraad een nota grondbeleid aan ter vaststelling indien er nieuwe /gewijzigde wet- en regelgeving of (bestuurlijke) ontwikkelingen daar aanleiding toegeeft.

• 4.

  De nota grondbeleid bevat in ieder geval:

  • a.

    De strategische visie van het (toekomstig) grondbeleid;

  • b.

    Het doel en de kaders voor het grondbeleid;

  • c.

    De vormen en de beleidsinstrumenten van het grondbeleid;

  • d.

    De financiële, bedrijfsmatige en organisatorische aspecten van het grondbeleid.

• 5.

  Indien tussentijdse herziening van het beleid noodzakelijk is dan wordt dit opgenomen in de tussentijdse rapportages.

Artikel 24. Financiële organisatie

Burgemeester en wethouders dragen in ieder geval zorg voor:

• a.

  een eenduidige indeling van de gemeentelijke organisatie en een eenduidig toewijzing van de gemeentelijke taken aan de afdelingen;

• b.

  een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden en verantwoordelijkheden;

• c.

  de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten;

• d.

  de interne regels voor taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening van de financieringsfunctie.

Artikel 25. Administratie

De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder geval bruikbaar is voor:

• a.

  het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in de gemeente als geheel en in de afdelingen;

• b.

  het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van onder andere activa met economisch nut, activa met maatschappelijk nut, voorraden, vorderingen en schulden;

• c.

  het verschaffen van informatie over uitputting van de toegekende budgetten en investeringskredieten en voor het maken van kostencalculaties;

• d.

  de controle van de registratie van gegevens en van de daaraan ontleende informatie, alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving.

Artikel 26. Interne controle

Het college zorgt voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de financiële beheershandelingen. Bij afwijkingen neemt het college maatregelen tot herstel.

Artikel 27.  

Het college zorgt voor en legt vast:

• 1.

  een eenduidige indeling van de gemeentelijke organisatie en een eenduidig toewijzing van de gemeentelijke taken aan de afdelingen;

• 2.

  een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden en verantwoordelijkheden, zodat aan de eisen van interne controle wordt voldaan en de betrouwbaarheid van de verstrekte informatie aan beleids- en beheersorganen is gewaarborgd;

• 3.

  de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van overeenkomsten ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten;

• 4.

  de regels voor taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening van de financieringsfunctie.

Artikel 28. Hardheidsclausule

• 1.

  In die gevallen waarin deze verordening niet voorziet, beslist de Gemeenteraad nadat daaromtrent door het collegeadvies is uitgebracht.

• 2.

  De Gemeenteraad kan eventueel besluiten om bepalingen en beleidsregels van deze verordening buitenwerking te stellen en hieraan geen financiële gevolgen te verbinden, voor zover deze bepalingen niet verplicht zijn door hogere wet- en regelgeving.

• 3.

  In het kader van rechtmatigheid stelt de Gemeenteraad de onder artikel 26, lid 2 bedoelde buitenwerking stelling van bepalingen en beleidsregels zo spoedig mogelijk vast, docht uiterlijk voordat de jaarrekening door het college ter vaststelling aan de Gemeenteraad is aangeboden.

Artikel 29. Inwerkingtreding

• 1.

  Deze verordening treedt vanaf 1 januari 2023 in werking.

• 2.

  Deze verordening treedt in de plaats van de “Financiële verordening gemeente Diemen 2019” (inclusief amendement) vastgesteld door de gemeenteraad op 19 december 2019.

Artikel 30. Citeertitel

Deze verordening wordt in de gemeentelijke stukken aangehaald onder de naam:

“Financiële verordening 2023 gemeente Diemen”.