Verordening financieel beleid, beheer en organisatie Wierden 2024

De raad van de gemeente Wierden besluit vast te stellen de volgende verordening:

Verordening financieel beleid, beheer en organisatie Wierden 2024

Paragraaf 1. Algemene bepalingen

Artikel 1. Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

- administratie: het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, functioneren en beheersen van de gemeentelijke organisatie en de verantwoording die daarover moet worden afgelegd.

- overheidsbedrijf: onderneming met privaatrechtelijke rechtspersoonlijkheid, niet zijnde een personenvennootschap met rechtspersoonlijkheid, waarin de gemeente, al dan niet tezamen met een of meer andere publiekrechtelijke rechtspersonen, in staat is het beleid te bepalen of een onderneming in de vorm van een personenvennootschap, waarin een publiekrechtelijke rechtspersoon deelneemt. - afdeling: iedere organisatorische eenheid binnen de gemeentelijke organisatie met een eigen rechtstreekse verantwoordelijkheid aan burgemeester en wethouders;

- inkomsten: totaal van de baten voor toevoegingen en onttrekkingen van reserves;

- rechtmatigheidsverantwoording: de rapportage van burgemeester en wethouders waarbij aangegeven wordt in welke mate de totstandkoming van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan overeenstemmen met de relevante wet- en regelgeving.

Paragraaf 2. Begroting en verantwoording

Artikel 2. Vaststelling programma-indeling en paragrafen

• 1.

  De raad stelt bij aanvang van iedere raadsperiode een programma-indeling voor die raadsperiode vast.

• 2.

  De raad stelt bij aanvang van iedere raadsperiode op voorstel van burgemeester en wethouders per programma vast:

  • a.

    de taakvelden, en

  • b.

    beleidsindicatoren. Het voorstel van burgemeester en wethouders bevat in ieder geval de verplichte beleidsindicatoren, bedoeld in artikel 25, tweede lid, onder a, van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten.

• 3.

  De raad stelt bij aanvang van iedere raadsperiode een nadere onderverdeling van de programma’s vast.

Artikel 3. Inrichting begroting en jaarstukken

• 1.

  Bij de uiteenzetting van de financiële positie in de begroting wordt:

  • a.

    van de nieuwe investeringen per investering het benodigde investeringskrediet weergegeven, en

  • b.

    in aanvulling op het bepaalde in de artikelen 20 en artikel 21 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten inzicht gegeven in de ontwikkeling van de schuldpositie als gevolg van de begroting, de meerjarenraming, de investeringen en de grondexploitatie.

• 2.

  In de jaarrekening wordt van de investeringen de uitputting van de geautoriseerde investeringskredieten en de actuele raming van de totale uitgaven en inkomsten weergegeven.

• 3.

  In het overzicht van de geraamde incidentele baten en lasten per programma worden posten vanaf € 50.000 afzonderlijk gespecificeerd.

Artikel 4. Kaders begroting en meerjarenraming

• 1.

  Burgemeester en wethouders bieden de gemeenteraad raad jaarlijks voorafgaand aan de samenstelling van de begroting een Nota Meerjarenbeleid aan. Deze nota wordt door de gemeenteraad vastgesteld en beoogt een integrale afweging tussen wensen en beschikbare financiële middelen.

• 2.

  Burgemeester en wethouders stellen voor 1 mei de financiële kaders vast van de begroting voor het volgende begrotingsjaar en de meerjarenraming. Deze kaders beschrijven het bestaande beleid en bevatten daarnaast uitgangspunten voor te hanteren parameters zoals aantallen inwoners en woningen en loon- en prijsindex. Deze nota gaat ter informatie naar de gemeenteraad.

Artikel 5. Autorisatie begroting en investeringskredieten

• 1.

  De raad autoriseert met het vaststellen van de begroting de baten en de lasten per programma en per overzicht.

• 2.

  De personeelslasten die in de begroting op programmaniveau worden geraamd kunnen als gevolg van de werkplannen, die na vaststelling van de begroting in het najaar worden gemaakt, tot een andere toedeling van deze lasten leiden en daarmee andere programmatotalen tot gevolg hebben. Deze wijzigingen zijn budgettair neutraal. Het college kan deze wijzigingen doorvoeren.

• 3.

  Nieuwe investeringen worden bij de begrotingsbehandeling geautoriseerd.

• 4.

  Burgemeester en wethouders informeren, zoals beschreven in artikel 6, de raad als ze verwacht, dat de lasten van een programma dreigen te overschrijden, de investeringsuitgaven van een investeringskrediet het geautoriseerde investeringskrediet dreigen te overschrijden, of de baten van een programma dreigen te onderschrijden. Hierbij zit een voorstel voor het wijzigen van de geautoriseerde lasten van het programma, voor het wijzigen van het geautoriseerde investeringskrediet, of voor het bijstellen van het beleid.

• 5.

  Bij de behandeling van de tussenrapportage in de raad bedoeld in artikel 6, lid 1, doen burgemeester en wethouders voorstellen voor het wijzigen van de geautoriseerde baten en lasten, het wijzigen van de geautoriseerde investeringskredieten en het bijstellen van het beleid. In geval van investeringen met een meerjarig karakter doen burgemeester en wethouders indien nodig ook bij iedere begroting op grond van geactualiseerde ramingen voorstellen voor het wijzigen van de geautoriseerde investeringskredieten.

• 6.

  Voor een investering waarvan het investeringskrediet niet met het vaststellen van de begroting is geautoriseerd, leggen burgemeester en wethouders voorafgaand aan het aangaan van verplichtingen een investeringsvoorstel met een voorstel voor het vaststellen van een investeringskrediet aan de raad voor.

Artikel 6. Tussentijdse rapportage

• 1.

  Burgemeester en wethouders informeren de raad door middel van een tussentijdse rapportage over de realisatie van de begroting van de gemeente over de eerste 6 maanden van het lopende boekjaar.

• 2.

  De tussentijdse rapportage bevat een uiteenzetting over de uitvoering van de begroting en het zo nodig bijstellen van het beleid.

• 3.

  In de tussenrapportage worden afwijkingen op de oorspronkelijke ramingen van de baten en lasten van taakvelden en investeringskredieten in de begroting groter dan € 50.000,- toegelicht. De rapportage bevat daarnaast een algemeen deel waarin afdeling overstijgende dan wel programma overstijgende zaken worden gemeld.

Artikel 7. Jaarstukken

• 1.

  Gelijktijdig met het aanbieden van de jaarstukken bieden burgemeester en wethouders de raad het voorstel aan over de bestemming van het jaarrekeningresultaat.

Paragraaf 3. Rechtmatigheidsverantwoording

Artikel 8. Verantwoordings- en rapportagegrens rechtmatigheidsverantwoording

• 1.

  De raad wordt door middel van de paragraaf bedrijfsvoering van de begroting en de jaarstukken, naast de verplichte onderdelen van deze paragraaf, geïnformeerd over rechtmatigheid.

• 2.

  In de rechtmatigheidsverantwoording bij de jaarrekening rapporteren burgemeester en wethouders aan de raad over afwijkingen met een verantwoordingsgrens die aansluit bij het percentage dat door de accountant in zijn controle wordt gehanteerd van de totale lasten van de gemeente, inclusief de dotaties aan de reserves.

• 3.

  In de paragraaf bedrijfsvoering worden de geconstateerde afwijkingen (fouten of onduidelijkheden) groter dan € 100.000 nader toegelicht.

Artikel 9. Voorwaardencriterium

• 1.

  Het voorwaardencriterium is het criterium van rechtmatigheid, dat betrekking heeft op de eisen die worden gesteld bij de uitvoering van de financiële beheershandelingen. De eisen/voorwaarden zijn afkomstig uit diverse wet- en regelgeving en hebben betrekking op aspecten als doelgroep, termijn, grondslag, administratieve bepalingen, normbedragen, bevoegdheden, bewijsstukken, recht, hoogte en duur.

• 2.

  Burgemeester en wethouders bieden de raad jaarlijks uiterlijk op 31 maart van jaar t+1 ter vaststelling een normenkader rechtmatigheid aan. Dit kader bestaat uit alle relevante (interne) wet- en regelgeving waaruit financiële beheershandelingen kunnen voortvloeien.

Artikel 10 Begrotingscriterium

• 1.

  Het begrotingscriterium is een criterium van rechtmatigheid dat betrekking heeft op de grenzen van de baten en lasten in de door de raad geautoriseerde begroting van exploitatie en investeringskredieten en de hiermee samenhangende programma’s, waarbinnen de financiële beheershandelingen tot stand moeten zijn gekomen;

• 2.

  De begrotingsrechtmatigheid wordt beoordeeld op het niveau waarop de begroting door de raad is geautoriseerd, zoals is opgenomen in artikel 5.

• 3.

  Bij investeringsprojecten wordt de begrotingsrechtmatigheid beoordeeld op het niveau van het totaal gevoteerde kredietbedrag. Een overschrijding van het jaarbudget, passend binnen het totaal bedrag van het krediet, wordt daarmee als rechtmatig beschouwd.

• 4.

  Uitgangspunt is dat iedere afwijking van de begroting als onrechtmatig wordt beschouwd. Afwijkingen worden als acceptabel aangemerkt in de volgende situaties:

  • a.

    Er is sprake van een overschrijding waarbij direct gerelateerde inkomsten de overschrijding compenseren.

  • b.

    Er is sprake van een overschrijding op een open-einde regeling.

  • c.

    De afwijking is geautoriseerd door middel van de vaststelling van een tussentijdse rapportage.

  • d.

    De afwijking is geautoriseerd door middel van de vaststelling van de mutaties in de jaarstukken, indien het een afwijking betreft die zich na het opstellen van de tussentijdse rapportage heeft geopenbaard.

• 4.

  Begrotingsonrechtmatigheden die passen binnen het bestaande beleid van de raad, worden opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording (voor zover de verantwoordingsgrens voor afzonderlijke fouten of onduidelijkheden is overschreden), en worden niet nader toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering. Hiermee is de overschrijding rechtmatig.

Artikel 11 Misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium

• 1.

  Het misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium is het criterium van rechtmatigheid, dat betrekking heeft op het voorkomen, detecteren en corrigeren van misbruik en oneigenlijk gebruik van overheidsgelden en gemeentelijke eigendommen bij financiële beheershandelingen.

• 2.

  Burgemeester en wethouders zorgen voor en leggen vast de regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van gemeentelijke regelingen en eigendommen.

Paragraaf 4. Financieel beleid

Artikel 12. Waardering en afschrijving vaste activa

Burgemeester en wethouders bieden de raad eens in de 4 jaar een nota vaste activabeleid aan. In deze nota worden de spelregels vastgelegd voor de waardering en afschrijving van vaste activa. De nota wordt door de gemeenteraad vastgesteld.

Artikel 13. Reserves en voorzieningen

Burgemeester en wethouders bieden de raad eens in de 4 jaar een nota reserves en voorzieningen aan. In deze nota worden de spelregels vastgelegd ten aanzien van de vorming, besteding en vrijval van reserves en voorzieningen De nota wordt door de gemeenteraad vastgesteld.

Artikel 14. Kostprijsberekening

• 1.

  Voor het bepalen van de geraamde kostprijs van rechten en heffingen waarmee kosten in rekening worden gebracht, en van goederen, werken en diensten die worden geleverd aan overheidsbedrijven en derden, wordt een extracomptabel stelsel van kostentoerekening gehanteerd. Bij deze kostentoerekening worden naast de directe kosten, de overheadkosten en de rente van de inzet van vreemd vermogen, reserves en voorzieningen voor de financiering van de in gebruik zijnde activa betrokken.

• 2.

  Voor de rechten en heffingen waarmee kosten in rekening worden gebracht, wordt daarbij ook de compensabele belasting over de toegevoegde waarde (BTW), de gederfde inkomsten van het kwijtscheldingsbeleid en toe te rekenen kosten conform de jaarbegroting betrokken.

• 3.

  Voor de toerekening van de overheadkosten aan:

  • a.

    de kostprijs van rechten en heffingen waarmee kosten in rekening worden gebracht;

  • b.

    de kostprijs van goederen, werken, diensten die worden geleverd aan overheidsbedrijven en derden;

  • c.

    de kostprijs van activiteiten die (deels) worden bekostigd uit een specifieke uitkering of subsidies;

  • d.

    de kostprijs van activiteiten die kunnen worden betrokken in de aangifte vennootschapsbelasting

• 1.

  wordt uitgegaan van een aandeel in de totale overheadkosten ter grootte van de geraamde directe productieve uren die worden besteed aan de desbetreffende goederen, werken, diensten, rechten en heffingen, gedeeld door de totale geraamde directe productieve uren. Voor de gemeentelijke buitendienst wordt een lager aandeel in de kosten van overhead toegerekend omdat zich daar niet alle kosten voordoen.

• 4.

  Het percentage van de omslagrente voor de toerekening van rente voor de financiering van de in gebruik zijn de activa, bedoeld in het eerste lid, wordt bepaald uit het gewogen gemiddelde van de bij de begroting geraamde rentekosten op de opgenomen langlopende leningen, kortlopende leningen en de rentevergoeding over de reserves en de voorzieningen zoals bepaald overeenkomstig het vijfde lid. De uitkomst van dit percentage van de omslagrente wordt op een half procent afgerond. Dit percentage wordt jaarlijks met de begroting vastgesteld.

• 5.

  Het rentepercentage voor de rentevergoeding over de reserves en voorzieningen in de omslagrente voor de kostprijsberekening als bedoeld in het vierde lid wordt jaarlijks met de begroting vastgesteld.

• 6.

  In afwijking van het vierde lid wordt bij een verstrekte lening voor de bepaling van de rentekosten van de inzet van vreemd vermogen in de kostprijs uitgegaan van de rente van de lening die voor de financiering van de verstrekte lening is aangetrokken of zou zijn aangetrokken op het moment van de aanvraag van de geldlening.

Artikel 15. Prijzen economische activiteiten

• 1.

  Voor de levering van goederen, diensten en werken door de gemeente aan overheidsbedrijven en derden waarbij de gemeente in concurrentie met marktpartijen treedt, wordt ten minste de geraamde integrale kostprijs in rekening gebracht.

• 2.

  Bij het verstrekken van leningen of garanties door de gemeente aan overheidsbedrijven en derden worden ten minste de geraamde integrale kosten in rekening gebracht.

• 3.

  Bij het verstrekken van kapitaal door de gemeente aan overheidsbedrijven en derden gaan burgemeester en wethouders uit van een vergoeding van ten minste de geraamde integrale kosten van de verstrekte middelen.

• 4.

  Bij afwijking van het eerste, tweede of derde lid vanwege een publiek belang doen burgemeester en wethouders vooraf voor elk van deze activiteiten afzonderlijk een voorstel voor een raadsbesluit, waarin het publiek belang van de activiteiten wordt gemotiveerd.

• 5.

  Raadsbesluiten met de motivering van het publiek belang als bedoeld in het vorige lid zijn niet nodig als minder dan de integrale kostprijs in rekening wordt gebracht en er sprake is van een van de uitzonderingen zoals genoemd in artikel 25h van de Mededingingswet.

Artikel 16. Vaststelling hoogte belastingen, rechten, heffingen en prijzen

Burgemeester en wethouders doen de raad jaarlijks een voorstel voor de hoogte van de gemeentelijke tarieven voor de belastingen, de rioolheffingen, de afvalstoffenheffing, de marktgelden, de graf- en begraafrechten en de gemeentelijke leges.

Artikel 17. Financieringsfunctie

• 1.

  Burgemeester en wethouders bieden het treasurystatuut aan ter behandeling en vaststelling door de raad. Deze nota bevat de meerjarige kaders voor de financieringsactiviteiten van de gemeente. Dit statuut bevat tevens de taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening van de financieringsfunctie.

• 2.

  Burgemeester en wethouders nemen bij het uitzetten en aantrekken van middelen de kaders gesteld in het treasurystatuut in acht.

Artikel 18. Onderhoud kapitaalgoederen

• 1.

  Burgemeester en wethouders bieden de raad ten minste eens in de 5 jaar beleidsplannen voor instandhouding openbare ruimte aan. Deze plannen geven het kader weer voor het beoogde onderhoudsniveau, de planning van het onderhoud en de kosten van het onderhoud voor het openbaar groen, water, wegen, kunstwerken, riolering en straatmeubilair. De raad stelt deze plannen vast.

• 2.

  Burgemeester en wethouders bieden de raad ten minste eens in de 4 jaar een beleidsplan gebouwen aan. Het beleidsplan gebouwen bevat voorstellen voor het te plegen onderhoud en de bijbehorende kosten aan de gemeentelijke gebouwen. De raad stelt het beleidsplan gebouwen vast.

Artikel 19. Bedrijfsvoering

Burgemeester en wethouders nemen in de paragraaf bedrijfsvoering van de begroting en de jaarstukken naast de verplichte onderdelen op grond van artikel 14 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten in ieder geval op:

• a.

  een toelichting op alle afwijkingen in rechtmatigheid, die in de rechtmatigheidsverantwoording zijn opgenomen voor zover deze de rapportagegrens, zoals bedoeld in artikel 8 overschrijden en eventueel welke maatregelen worden genomen om deze afwijkingen in de toekomst te voorkomen;

• b.

  een overzicht van en toelichting op niet-financiële onrechtmatigheden in verband met het niet naleven van bepalingen in de Wet financiering decentrale overheden en de bijbehorende ministeriële regelingen, als deze voorkomen;

• c.

  rapportage van het veelvuldig niet naleven van normen uit de gids proportionaliteit en/of slechte documentatie of naleving hiervan, als deze voorkomen.

Artikel 20. Grondbeleid

Burgemeester en wethouders bieden de raad ten minste eens in de 4 jaar een nota grondbeleid aan. In deze nota wordt onder meer aandacht besteed aan de strategische visie van het toekomstig grondbeleid van de gemeente. De gemeenteraad stelt de nota vast.

Paragraaf 5. Financiële organisatie en financieel beheer

Artikel 21. Administratie

De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder geval dienstbaar is voor:

• a.

  het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in de gemeente als geheel en in de afdelingen;

• b.

  het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van de vaste activa, voorraden, vorderingen, schulden, contracten;

• c.

  het verschaffen van informatie over uitputting van de toegekende budgetten en investeringskredieten en voor het maken van kostencalculaties;

• d.

  het verschaffen van informatie over indicatoren met betrekking tot de gemeentelijke productie van goederen en diensten;

• e.

  het afleggen van verantwoording door burgemeester en wethouders aan de raad over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving;

• f.

  de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie, alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving.

Artikel 22. Financiële organisatie

Burgemeester en wethouders dragen in ieder geval zorg voor:

• a.

  een eenduidige indeling van de gemeentelijke organisatie en een eenduidig toewijzing van de gemeentelijke taken aan de afdelingen;

• b.

  een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden en verantwoordelijkheden;

• c.

  de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten;

• d.

  de interne regels voor taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening van de financieringsfunctie;

• e.

  de te maken afspraken met de afdelingen over de te leveren prestaties, de daarvoor beschikbare middelen en de wijze en frequentie van rapportage over de voortgang van de activiteiten en uitputting van middelen;

• f.

  het beleid en de interne regels voor de inkoop en de aanbesteding van goederen, werken en diensten;

• g.

  het beleid en de interne regels voor de steunverlening en de toekenning van subsidies aan ondernemingen en instellingen, en

• h.

  het beleid en de interne regels voor het voorkomen van fraude van gemeentelijke regelingen en eigendommen, opdat aan de eisen van rechtmatigheid, controle en verantwoording wordt voldaan.

• i.

  het verzamelen en vastleggen van gegevens over de geleverde prestaties en de maatschappelijke effecten zodat de doelmatigheid en doeltreffendheid van het beleid, zoals vastgesteld door de raad, kunnen worden getoetst.

Artikel 23. Interne controle

Burgemeester en wethouders dragen zorg voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen rapporteren burgemeester en wethouders daarover in de rechtmatigheidsverantwoording, zoals beschreven in artikel 8. Daarnaast informeren burgemeester en wethouders de raad over genomen maatregelen tot herstel van de tekortkomingen.

Paragraaf 6. Slotbepalingen

Artikel 24. Intrekking oude regeling

De Financiële verordening gemeente Wierden 2017 wordt ingetrokken.

Artikel 25. Inwerkingtreding en citeertitel

• 1.

  Deze verordening treedt in werking op 1 januari 2024, met dien verstande dat zij van toepassing is op de accountantscontrole van de jaarrekening en deelverantwoordingen van het verslagjaar 2023 en later.

• 2.

  Deze verordening wordt aangehaald als: Financiële Verordening gemeente Wierden 2024.

Aldus besloten in de openbare vergadering van de gemeenteraad van Wierden d.d. 3 april 2024

Gemeenteraad van Wierden,

de griffier, de plv.voorzitter,

Walter Wienk Cindy ter Riet