| Organisatie | Midden-Groningen |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Inkoop- en aanbestedingsbeleid Gemeente Midden-Groningen 2024 |
| Citeertitel | Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2024 gemeente Midden-Groningen |
| Vastgesteld door | gemeenteraad |
| Onderwerp | financiën en economie |
| Eigen onderwerp |
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 14-05-2024 | nieuwe regeling | 25-04-2024 | 1375615 |
De Raad van de gemeente Midden-Groningen:
De ontwikkelingen ten aanzien van publieke inkoop en het steeds groter wordende belang van maatschappelijk verantwoord inkopen ertoe leiden dat het inkoopbeleid geactualiseerd dient te worden om te kunnen blijven voldoen aan wet- en regelgeving en de afspraken uit het MVOI-Manifest (Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen);
Aanbestedingswet 2012, Aanbestedingsbesluit, Gids Proportionaliteit, Aanbestedingsreglement Werken 2016 en Manifest Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen;
Besluiten vast te stellen het volgende:
Inkoop- en Aanbestedingsbeleid gemeente Midden-Groningen 2024
3. GEMEENTELIJKE DOELSTELLINGEN 6
4. JURIDISCHE UITGANGSPUNTEN 7
4.1 ALGEMEEN JURIDISCH KADER 7
4.1.2 ALGEMENE BEGINSELEN VAN HET AANBESTEDINGSRECHT 8
4.1.3 ALGEMENE BEGINSELEN VAN BEHOORLIJK BESTUUR 8
4.2 UNIFORME DOCUMENTEN EN ALGEMENE INKOOPVOORWAARDEN 8
6. MAATSCHAPPELIJK VERANTWOORD OPDRACHTGEVEN EN INKOPEN (MVOI) 9
6.1 SOCIALE, ECOLOGISCHE EN ECONOMISCHE ASPECTEN 9
6.2 MVOI ALS ONTWIKKELTRAJECT 10
7. ECONOMISCHE UITGANGSPUNTEN 11
7.1 PRODUCT- EN MARKTANALYSE 11
7.2 ONAFHANKELIJKHEID EN KEUZE VOOR DE ONDERNEMERSRELATIE 11
7.3 LOKALE ECONOMIE, MKB EN SOCIALE ONDERNEMINGEN 11
9.2 AFWIJKINGSBEVOEGDHEID (DELEGATIE) 13
9.3 DELEGATIE UITVOERINGSREGELS AAN HET COLLEGE VAN BURGEMEESTER EN WETHOUDERS 13
Ieder jaar koopt de gemeente Midden-Groningen voor ongeveer 154 miljoen euro in. Dit geld geven we uit aan de aanleg en onderhoud van wegen, riolering en bruggen, maar we kopen ook dienstverlening, facilitaire producten en ICT-middelen in. Met dit inkoopbeleid geven wij sturing aan de inkoopfunctie van de Gemeente.
Een professioneel inkoop- en aanbestedingsbeleid legt de doelen vast die de gemeente Midden-Groningen met inkoop wil nastreven. Inkoop draagt niet alleen bij aan mogelijke besparingen, maar geeft tevens ook zichtbare verbeteringen van de kwaliteit van opdrachten en de monitoring ervan. Denk daarbij aan efficiënte en innovatieve oplossingen. In de aanbestedingen houdt Inkoop houdt rekening met de doelstellingen van de Gemeente.
Met onze inkopen dragen wij bij aan de duurzame, economische en maatschappelijke doelen die we zelf stellen en die op nationaal en internationaal niveau worden gesteld. Dit doen we op een doelmatige en rechtmatige manier. Dit betekent dat wij, naast ons streven om een optimale prijs-kwaliteitsverhouding te bereiken voor alles wat we inkopen, onze inkoopkracht inzetten om een bijdrage te leveren aan de organisatiedoelen. Om dit te realiseren zetten we in op maatschappelijk verantwoord inkopen. Dit sluit aan op het Manifest Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen waar de Gemeente zich op 30 januari 2024 bij heeft aangesloten.
Het inkoopbeleid vormt, naast de Aanbestedingswetgeving, het kader waarbinnen de publieke gelden van de gemeente Midden-Groningen op een rechtmatige en doelmatige wijze worden besteed. Het uitgangspunt is dat alle inkopen worden uitgevoerd binnen de kaders van dit beleid. Dit inkoopbeleid geldt voor onze gehele organisatie. Daarbij geldt als uitgangspunt ‘pas toe, of leg uit’.
De Gemeente spant zich continu in voor een (verdere) professionalisering van de inkoop- en aanbestedingspraktijk. In dit inkoop- en aanbestedingsbeleid wordt het inkoopproces inzichtelijk en transparant gemaakt door de doelstellingen, uitgangspunten en kaders te schetsen waarbinnen inkoop- en aanbesteden in de Gemeente plaatsvindt.
In dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid wordt verstaan onder:
3. Gemeentelijke doelstellingen
De Gemeente wil met dit inkoop- en aanbestedingsbeleid de volgende doelstellingen realiseren:
We streven naar doelmatige en rechtmatige besteding van publieke middelen door inkopen en aanbestedingen op een juiste manier uit te voeren. Hierbij leven we alle relevante wet- en regelgeving na, waaronder de Aanbestedingswet 2012, het Aanbestedingsreglement Werken (ARW) en de Gids Proportionaliteit (ten aanzien van aanbestedingen boven de Europese drempel). Uitzonderingen op (Europese) wet- en regelgeving zullen door de Gemeente restrictief worden uitgelegd en toegepast om te voorkomen dat het toepassingsbereik van deze wet- en regelgeving wordt uitgehold.
De voor het inkoop- en aanbestedingsbeleid meest relevante wet- en regelgeving volgen uit:
4.1.2Algemene beginselen van het aanbestedingsrecht
De Gemeente neemt bij haar Inkopen de volgende algemene beginselen van het aanbestedingsrecht in acht:
4.1.3Algemene beginselen van behoorlijk bestuur
De Gemeente neemt bij haar Inkopen de algemene beginselen van behoorlijk bestuur in acht, zoals het gelijkheidsbeginsel, motiveringsbeginsel en vertrouwensbeginsel.
4.2 Uniforme documenten en Algemene inkoopvoorwaarden
De Gemeente streeft ernaar om uniforme documenten te hanteren, tenzij een concreet geval dit niet toelaat. Uniformiteit in de uitvoering draagt eraan bij dat Opdrachtnemers weten waar ze aan toe zijn en landelijk en regionaal gezien niet steeds met verschillende procedureregelingen worden geconfronteerd. De Gemeente past, mits passend, bij de betreffende Inkopen toe:
• Algemene Inkoopvoorwaarden voor Leveringen en Diensten gemeente Midden-Groningen;
• Gemeentelijke Inkoopvoorwaarden bij IT (GIBIT);
• De Nieuwe Regeling (DNR) inclusief addendum van gemeente Midden-Groningen;
De Gemeente heeft een klachtenmeldpunt ingesteld, waar een (potentiële) inschrijver een klacht over een lopende aanbesteding kan indienen. Dit kan via het adres: klachtenmeldpuntinkoop@midden-groningen.nl.
Daarnaast is er een landelijke onafhankelijke commissie van aanbestedingsexperts die een niet-bindend advies geeft over aanbestedingsgeschillen. Hiermee wordt beoogd dat de experts in korte tijd een oordeel kunnen vellen over geschillen die vervolgens zonder rechtsgang worden beslecht. Eén van de voorwaarden is echter dat de ondernemer zijn klacht eerst heeft voorgelegd aan de Gemeente die vervolgens een redelijke termijn moet hebben gekregen om daarop te reageren. Het standaard klachtenformulier van deze landelijke commissie is te vinden op: www.commissievanaanbestedingsexperts.nl.
De Gemeente handelt integer. Dit betekent dat medewerkers van de Gemeente zakelijk en objectief handelen, waardoor belangenverstrengeling voorkomen wordt en eerlijke mededinging wordt geborgd. Het integriteitsprotocol is bij het aanbesteden van toepassing.
Daarnaast wenst de Gemeente alleen zaken te doen met leveranciers van onbesproken gedrag.
Iedere leverancier dient in het kader van een Europese aanbesteding daartoe een geldige
Gedragsverklaring Aanbesteden te overleggen die wordt afgegeven door de minister van
6. Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen (MVOI)
6.1 Sociale, ecologische en economische aspecten
Met opdrachten aan de markt kan de Gemeente significant bijdragen aan de maatschappelijke doelen die de Rijksoverheid en de Gemeente zichzelf en de samenleving gesteld heeft. Eén van de belangrijkste thema’s is wat sinds jaar en dag maatschappelijk verantwoord inkopen (MVI) heet, ook wel duurzaam inkopen genoemd. MVI betekent dat er aandacht is voor sociale aspecten en de effecten van de inkoop op het milieu of het klimaat, niet alleen voor de prijs. De ‘O’ in MVOI laat zien dat dat doel niet alleen een verantwoordelijkheid is van inkopers, maar dat de wijze waarop (intern) opdrachtgeverschap wordt vormgegeven, net zo belangrijk is.
MVOI is een landelijke missie en methodiek, voorkomend uit het Nationaal Plan MVOI 2021-2025, die organisaties helpt om stapsgewijs congruent te worden in de manier waarop ze inkoop gebruikt om ook maatschappelijke effecten te bereiken. Het Nationaal Plan beschrijft zes thema’s waaraan organisaties kunnen bijdragen:
• internationale sociale voorwaarden (ketenverantwoordelijkheid),
Deze thema’s zijn gekoppeld aan de duurzame ontwikkelingsdoelen van de Verenigde Naties: de Sustainable Development Goals (SDG’s) , waar Midden-Groningen zich als gemeente aan verbonden heeft.
De Gemeente heeft als Opdrachtgever en inkoper een voorbeeldfunctie in het maatschappelijk verkeer. Daarnaast heeft de Gemeente als Opdrachtgever en inkoper invloed op Opdrachtnemers om wenselijke maatschappelijke veranderingen teweeg te brengen. Door (vooruitstrevende) eisen te stellen stimuleert zij een duurzaam beleid door Opdrachtnemers. (Markt)partijen worden uitgedaagd om slimme, eerlijke en vernieuwende oplossingen te bieden, die bijdragen aan een duurzame Gemeente en de eigen bedrijfsvoering. De Gemeente vergroot de impact van Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven & Inkopen door haar opdrachtgeverschap en de inkooporganisatie intern goed op elkaar af te stemmen.
In alle stappen van het inkoopproces worden weloverwogen keuzes gemaakt ten aanzien van de balans tussen de sociale, ecologische en economische aspecten. Echter de basis voor Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven & Inkopen wordt gelegd in de voorbereiding, door vroegtijdig in de besluitvorming en het inkoopproces duurzame en sociale aspecten toe te passen.
We integreren duurzaamheid in onze inkoopprocedures en (juridische) documenten.
In de ‘Duurzaamheidsvisie Midden-Groningen’ en het ‘Plan van Aanpak Duurzame Bedrijfsvoering Midden-Groningen’ is nader uitgewerkt wat de visie is van de Gemeente rondom duurzaamheid en welke concrete acties hieruit voortvloeien. Deze intentie en koers is vastgelegd in het door de Gemeente ondertekende ‘Manifest Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven & Inkopen (MVOI).
Bij het Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven & Inkopen worden die MVI-thema’s toegepast die het meest relevant zijn voor het in te kopen Werk, Goed en/of Dienst.
In onze Duurzaamheidsvisie (2019-2022) heeft de gemeenteraad er zich toe uitgesproken om MVOI tot standaard te gaan verheffen. Momenteel gebeurt dit nog ad-hoc. De komende jaren is een ontwikkeltraject ingericht om MVOI meer en beter in te bedden. MVOI is altijd het startpunt, maar onze organisatie moet op een beheerste manier groeien in haar rol als opdrachtgever en inkoper. Het vereist bewustzijn, knowhow, inzicht in (financiële) consequenties en structuren om veranderende kosten en baten te faciliteren. Dat MVOI een ontwikkeltraject is betekent geen vrijblijvendheid of dat we pas in 2030 duurzaam gaan inkopen. Eventuele afwijkingen moeten gemotiveerd worden (het zogeheten “pas toe, of leg uit” principe) en uit monitoring zal moeten blijken dat Midden-Groningen het proces om MVOI uit te vragen elk jaar verbeterd met als gevolg dat ieder jaar voor meer MVOI producten en diensten gekozen wordt. In 2030 moet MVOI in de volle breedte de standaard zijn.
Social Return is het principe dat Opdrachtnemers naast het uitvoeren van de reguliere opdracht iets terugdoen voor de samenleving, op maatschappelijk of sociaal vlak. Het is één van de zes MVOI-thema’s; één die voor de Gemeente belangrijk is en waar we al vele jaren goede ervaring mee hebben.
Social Return afspraken hebben als doel een bijdrage te leveren aan het vergroten van de arbeidsparticipatie van mensen met een afstand tot arbeidsmarkt en wordt als onderdeel bij Europese aanbestedingen van een specifieke Werk, Dienst of Levering verplicht gesteld, waar mogelijk.
De invulling van Social Return kan in de vorm van arbeidsplaatsen, leer-werkplekken en stageplekken voor doelgroepen of door op een andere wijze een (aanvullende) maatschappelijke bijdrage te leveren. Op deze manier krijgen mensen, die over geen of onvoldoende relevante werkervaring beschikken, de kans om voor kortere of langere tijd bij een regulier bedrijf geplaatst te worden.
Binnen de Gemeente is Social Return nader uitgewerkt in de ‘Leidraad Social Return voor inkopers’. De Gemeente werkt voor Social Return samen met het Coördinatiepunt ‘Social Return - Werk in Zicht’. Werk in Zicht is het samenwerkingsverband van UWV, gemeenten en SW-bedrijven in de arbeidsmarktregio Groningen en Noord-Drenthe.
De Gemeente acht het van belang om de markt te kennen door een product en/of markt- analyse uit te voeren. Een productanalyse leidt tot inzicht in de aard van het ‘product’ en de relevante markt(vorm). Een marktanalyse leidt tot het inzicht in de relevante markt(vorm), de Ondernemers die daarop opereren en hoe de markt- en mogelijke machtsverhoudingen zijn (bijvoorbeeld: kopers- of verkopersmarkt). Door een product- en/of marktanalyse kan daarnaast worden geïnventariseerd welke duurzame en innovatieve oplossingen door de markt kunnen worden geboden. Een marktconsultatie met Ondernemers kan onderdeel uitmaken van de marktanalyse.
7.2 Onafhankelijkheid en keuze voor de ondernemersrelatie
a.De Gemeente acht een te grote afhankelijkheid van Ondernemers niet wenselijk.
De Gemeente streeft naar onafhankelijkheid ten opzichte van Ondernemers, zowel tijdens als na de contractperiode. De Gemeente moet in beginsel vrij zijn in het maken van keuzes bij haar Inkopen waaronder de keuze van Ondernemer(s) en Contractant(en), maar ook vanwege de naleving van de (Europese) wet- en regelgeving.
b.De Gemeente kiest voor de meest aangewezen ondernemersrelatie.
Gedurende de contractperiode kan bij de Ondernemer afhankelijkheid ontstaan van de Gemeente door bijvoorbeeld de te behalen doelstellingen, resultaten, productontwikkelingen (innovatie) of het creëren van prikkels. De Gemeente kiest in dat geval voor de meest aangewezen ondernemersrelatie. De mate van (on)afhankelijkheid in een ondernemersrelatie wordt onder andere bepaald door de financiële waarde van de opdracht, switchkosten, mate van concurrentie in de sector (concentratiegraad) en beschikbaarheid van alternatieve Ondernemers.
7.3 Lokale economie, MKB en sociale ondernemingen
a.De Gemeente heeft oog voor de lokale economie, zonder dat dit tot enigerlei vorm van discriminatie van Ondernemers leidt.
In gevallen waar een enkelvoudig onderhandse Offerteaanvraag en/of een meervoudig onderhandse Offerteaanvraag volgens de geldende wet- en regelgeving is toegestaan, wordt rekening gehouden met de lokale economie en lokale (potentiële) Opdrachtnemers. ‘Local sourcing’ kan, in voorkomende gevallen, bijdragen aan de doelmatigheid en doeltreffendheid van Inkoop. De Gemeente stimuleert het Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen (MVO).
Om discriminatie te voorkomen houdt de Gemeente rekening met het grensoverschrijdend belang voor niet-regionale Opdrachtnemers. Bij een opdracht die enkelvoudig of meervoudig kan worden aanbesteed, is de mogelijkheid open om toch kiezen voor een nationale of Europese aanbestedingsprocedure.
b.De Gemeente heeft oog voor het midden- en kleinbedrijf (MKB) en zelfstandigen (ZZP).
Uitgangspunt is dat alle (potentiële) Opdrachtnemers gelijke kansen krijgen. De Gemeente houdt echter bij haar Inkoop de mogelijkheden voor het midden- en kleinbedrijf in het oog. De Gemeente doet dit onder andere door gebruik te maken van de percelenregeling. Dit houdt in dat wanneer een opdracht met een totale waarde boven een Europees drempelbedrag wordt opgedeeld in percelen. Eén of meerdere percelen kunnen in sommige gevallen worden uitgezonderd van de Europese aanbestedingsprocedure.
Voor opdrachten voor Werken geldt dat het uitgezonderde perceel niet groter mag zijn dan €1.000.000 euro (exclusief omzetbelasting). Daarnaast mag de waarde van het 1-1 gegunde perceel (of percelen) maximaal 20% van de totale waarde van de gehele opdracht bedragen. Voor diensten en homogene leveringen geldt een bedrag van maximaal €80.000 euro (exclusief omzetbelasting) per perceel én eveneens het 20%-vereiste.
De Gemeente houdt ook rekening met het MKB en ZZP’ers door het toestaan van het aangaan van combinaties en onderaanneming, het verminderen van de lasten en het voorkomen van het hanteren van onnodig zware selectie- en gunningscriteria. Alles in afweging tot het specifiek in te kopen goed en/of dienst en de doelstellingen die de Gemeente wil behalen.
c.De Gemeente heeft oog voor sociale ondernemingen.
De Gemeente heeft de mogelijkheid om op grond van artikel 2.82 Aanbestedingswet opdrachten voor te behouden aan sociale werkplaatsen (sociale werkvoorzieningen en voorzieningen voor beschut werk) en aan ondernemers die de maatschappelijke en professionele integriteit van gehandicapten of kansarmen tot hoofddoel hebben, of de uitvoering ervan voorbehouden in het kader van programma’s voor beschermde arbeid, mits ten minste 30% van de werknemers van deze werkplaatsen, ondernemingen of programma’s gehandicapte of kansarme werknemers zijn. Door oog te hebben voor deze ondernemingen kan aan alle onderdelen van Maatschappelijk Verantwoord Inkopen worden bijgedragen.
De Gemeente zal waar mogelijk haar Inkoop- en aanbestedingsbeleid aanwenden om innovatieve oplossingen te stimuleren voor maatschappelijke opgaven door een opdracht functioneel te beschrijven. Hierbij beschrijft de Gemeente het beoogde resultaat van de te leveren prestaties of het gebruiksdoel van het op te leveren werk, de dienst of het product. Daardoor krijgen leveranciers voldoende ruimte en vrijheid om met eigen ideeën te komen. Daarnaast stimuleert zijn innovatie door `Right to Challenge’ (R2C) aan te moedigen en toe te passen. Bij Right to Challenge kunnen initiatiefnemers taken van overheden overnemen als zij denken het slimmer, beter, goedkoper of anders te kunnen doen. Ondernemers worden opgeroepen hun creativiteit en innovatie aan te wenden voor deze uitdagingen.
De Gemeente hanteert het uitgangspunt dat zij oog heeft voor samenwerking bij Inkopen. Dit geldt zowel voor samenwerkingen binnen de eigen organisatie als voor samenwerkingen met andere gemeenten of aanbestedende diensten.
Bij de afweging om een opdracht middels subsidie te verstrekken of middels een inkoopopdracht, wordt naast het juridisch kader, aandacht geschonken aan de belangen die door het inkoopbeleid worden beschermd, zoals de bescherming van publieke financiën en het waarborgen van de eerlijke concurrentieverhouding.
De Gemeente streeft naar maximale waarde, door opdrachten op basis van marktwerking, concreet en realistisch aan de markt te vergeven. Een mogelijke marktconsultatie en een inschatting van kosten en risico’s geven aan welke contractvorm daar het beste bij past.
Gedurende de looptijd van het contract vindt afstemming plaats over de meest optimale invulling. De Gemeente monitort (tussentijds) of de afspraken uit de overeenkomst worden nagekomen en de benutting van het contract (nog) aansluit bij de behoefte van de Gemeente.
Periodiek wordt in het kader van monitoring gecontroleerd in welke mate invulling aan de doelstellingen is gegeven. Indien noodzakelijk kan deze evaluatie aanleiding geven tot het verbeteren en aanscherpen van de doelstellingen dan wel het inkoopbeleid.
De Gemeente deelt tijdig met de externe stakeholders de wensen en behoeften die op korte-, middellange en lange termijn worden verwacht.
Contractmanagement is een onderdeel van het inkoopproces en is in de nazorg onontbeerlijk.
Contractmanagement is het in opdracht van de contracteigenaar tijdens de uitvoeringsfase op operationeel niveau managen van alle in het contract vastgelegde verantwoordelijkheden, verplichtingen, procedures, afspraken, voorwaarden en tarieven plus het managen van alle onduidelijkheden, hiaten en gewenste wijzigingen in het contract met als doel de met het contract beoogde doelstellingen te realiseren.
Inkopen door de Gemeente vindt plaats met inachtneming van het vigerende Algemeen mandaatbesluit gemeente Midden-Groningen en de Budgethoudersregeling Midden-Groningen. De Gemeente wil slechts gebonden zijn aan verbintenissen en verplichtingen op basis van rechtsgeldige besluitvorming en civielrechtelijke vertegenwoordiging.
9.2 Afwijkingsbevoegdheid (delegatie)
Toestemming voor afwijking van het Inkoop- en aanbestedingsbeleid kan alleen worden verleend door de Gemeentesecretaris, namens het college van burgemeester en wethouders.
9.3 Delegatie uitvoeringsregels aan het college van burgemeester en wethouders
De bevoegdheid om uitvoeringsregels te stellen ten aanzien van dit Beleid wordt, voor zover de grondslag daarvoor niet rechtstreeks volgt uit artikel 108 Gemeentewet en artikel 4:81 Algemene wet bestuursrecht, door de Raad gedelegeerd aan het college van burgemeester en wethouders.
Bijlage I: Overzicht MVOI doelen vastgesteld in Klimaatakkoord Parijs