Hoofdstuk 1. Algemene bepalingen
Artikel 1. Instelling en begripsbepalingen
In deze verordening wordt verstaan onder:
- a.
een lid: een door zijn of haar fractie voorgedragen raads- of commissielid,
- b.
de commissie: de auditcommissie,
- c.
de raad: de gemeenteraad van Bergen,
- d.
het college: het college van burgemeester en wethouders;
- e.
de voorzitter: de voorzitter van de auditcommissie of diens vervanger;
- f.
de griffier: de griffier van de gemeenteraad dan wel een door hem aan te wijzen medewerker;
- g.
de accountant: de accountant die belast is met de controle op de in artikel 197 van de Gemeentewet bedoelde jaarrekening;
- h.
de rekenkamer: de rekenkamer BUCH 2023;
- i.
het controleprotocol: het protocol voor de accountantscontrole op de jaarrekening en de rechtmatigheidscontrole en -verantwoording door het college.
Artikel 2. Taken en bevoegdheden
- 1.
De auditcommissie is belast met advisering aan en overleg namens de raad over alle activiteiten die van belang zijn voor een goede beheersing op het gebied van rechtmatigheid en doelmatigheid, en het kunnen vervullen van haar toezichthoudende en controlerende bevoegdheid.
- 2.
Onder de in het eerste lid bedoelde activiteiten wordt in ieder geval begrepen:
- a.
De advisering over het Programma van Eisen voor de aanbesteding van de accountantscontrole en de voorbereiding van het aanbestedingstraject voor het contract met de accountant.
- b.
De bespreking van het rapport van bevindingen over de controle van de jaarrekening met de accountant en de advisering hierover aan de raad.
- c.
De advisering over de vaststelling van het controleprotocol voor de accountantscontrole, met daarin eventuele bijzondere onderzoeksonderwerpen namens de raad.
- d.
Evaluatie van de samenwerking met de accountant en eventuele advisering hierover aan de raad.
- e.
Het onderzoek van alle documenten behorend bij de P&C cyclus als financiële sturingsinstrumenten voor de raad, evenals de beoordeling van de kwaliteit en informatiewaarde van deze documenten, uitmondend in een advies aan de raad.
- f.
De advisering over de verordeningen gebaseerd op artikelen 212, 213 en 213a Gemeentewet.
- g.
Het bevorderen van afstemming van de onderzoeken van het college, de accountant en de rekenkamer.
- h.
De auditcommissie kan in overleg treden met de Rekenkamer BUCH over onderzoeken die specifiek voor Bergen gelden.
- 3.
De voorzitter van de commissie neemt namens de raad deel aan het afstemmingsoverleg zoals bepaald in artikel 4 lid 3 van de 'Controleverordening gemeente Bergen', te noemen 'auditcommissie'.
- 4.
De commissie treedt niet in de onderscheidenlijke bevoegdheden van de raad en het college en heeft derhalve geen directe opdrachtgevende rol naar de accountant, onderzoeksbureaus of de gemeentelijke organisatie.
Artikel 3. Samenstelling en benoeming
- 1.
De raad benoemt leden van de commissie op voordracht van de fracties in de raad. Dat kunnen raadsleden of commissieleden zijn.
- 2.
Per fractie kan maximaal één lid benoemd worden in de auditcommissie.
- 3.
De griffier (of zijn plaatsvervanger) is secretaris van de commissie en kan eveneens aan de beraadslagingen deelnemen.
- 4.
De auditcommissie wordt ondersteund door adviseurs, zoals de concerncontroller, hoofd financiën, de portefeuillehouder financiën, de accountant, de gemeentesecretaris en overige functionarissen die als adviseur door de auditcommissie kunnen worden uitgenodigd.
Artikel 4. Zittingsduur
- 1.
De zittingsperiode van de leden eindigt in ieder geval aan het einde van de zittingsperiode van de raad en
- -
als het lid niet langer lid is van de fractie die de voordracht voor de benoeming heeft gedaan,
- -
- 2.
De raad kan een lid tussentijds ontslaan.
Artikel 5. De voorzitter
- 1.
De commissie kiest uit haar midden een voorzitter en een plaatsvervangend voorzitter. De voorzitter is een raadslid.
- 2.
De voorzitter draagt zorg voor het tijdig en periodiek bijeenroepen van de commissie, het leiden van de vergaderingen, het bewaken van de uitgangspunten en het bevorderen van een heldere besluitvorming over commissieaangelegenheden. De voorzitter wordt daarbij ondersteund door de secretaris van de commissie.
Artikel 6. Vergaderingen en verslaglegging
- 1.
De commissie vergadert minimaal drie maal per jaar of zoveel maal als zij nodig acht, ter bespreking van de in artikel 2 benoemde taken.
- 2.
Vergaderingen vinden alleen plaats als in de vergadering meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden aanwezig is.
- 3.
De adviseurs worden in principe voor elke vergadering van de commissie uitgenodigd. De commissie kan besluiten om te vergaderen zonder één of meerdere adviseurs.
- 4.
De vergaderingen van de commissie zijn niet openbaar, tenzij de commissie anders bepaalt.
- 5.
Van iedere vergadering wordt een verslag gemaakt onder verantwoordelijkheid van de griffier. Het verslag wordt vastgesteld door de commissie.
- 6.
Het vastgestelde verslag is beschikbaar voor raadsleden.
Artikel 7. Geheimhouding
De auditcommissie kan op basis van artikel 87 Gemeentewet geheimhouding opleggen ten aanzien van de inhoud van stukken die aan haar worden voorgelegd.
Artikel 8. Informeren raad
De auditcommissie brengt mondeling of schriftelijk verslag uit aan de raad, in ieder geval voor de vaststelling van de jaarrekening door de raad.
Artikel 9. Inwerkingtreding
- 1.
Deze verordening treedt in werking op de dag waarop deze is bekendgemaakt.
- 2.
Op dat moment vervalt het Reglement van orde op de Commissie van onderzoek Bergen 2014.