Organisatie | Veendam |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Verordening behandeling bezwaarschriften gemeente Veendam |
Citeertitel | Verordening behandeling bezwaarschriften gemeente Veendam |
Vastgesteld door | gemeenteraad |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp | Verordening behandeling bezwaarschriften gemeente Veendam 22-04-2024 |
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
08-05-2024 | 01-01-2023 | Nieuwe regeling | 22-04-2024 | 2023R0112 |
Artikel 3 WIJZEN VAN BEZWAARBEHANDELING
De behandelaar bepaalt welke wijze van bezwaarbehandeling het meest passend is.
Een bezwaarschrift wordt in beginsel voor advies aan de bezwarencommissie voorgelegd als een zaak politiek gevoelig ligt, het een complexe kwestie betreft of als er intern geen overeenstemming is over de interpretatie van de van toepassing zijnde wet- en regelgeving. Meerdere bezwaarschriften over één besluit kan ook een overweging zijn voor het vragen van advies aan de bezwarencommissie. Voor de overige bezwaren is een ambtelijke hoorzitting het meest passend.
Een bezwaarschrift van individuele burgers en kleine bedrijven in een tweepartijenverhouding dat minder dan een week te laat is ingediend, wordt op een verschoonbare termijnoverschrijding onderzocht. In de overige gevallen van buiten de termijn ingediende bezwaren past de behandelaar in beginsel een informele aanpak toe en gaat na of er een fout kan worden hersteld. Een voorwaarde is dat de belangen van derden niet worden geschaad.
Artikel 6 VERSLAGLEGGING AMBTELIJK HOREN
Een verslag van een ambtelijke hoorzitting is niet vereist. Is er geen schriftelijk verslag opgesteld, dan dient uit de beslissing op bezwaar te volgen wat er ter zitting is besproken. Is er wel een schriftelijk verslag opgemaakt, dan volstaat een verwijzing naar het verslag in de beslissing op bezwaar, waarbij het verslag als bijlage wordt meegestuurd.
Artikel 7 WERKWIJZE BIJ HET VRAGEN VAN ADVIES AAN DE ONAFHANKELIJKE BEZWARENCOMMISSIE
Heeft de informele aanpak niet tot een ingetrokken bezwaarschrift geleid en de indiener wenst te worden gehoord, dan is het aan de behandelaar om te bepalen dat een bezwaarschrift voor advies aan de bezwarencommissie wordt voorgelegd.
Artikel 9 ZITTINGSDUUR, BENOEMING, ONTSLAG BEZWARENCOMMISSIE
De leden van de bezwarencommissie worden door het college benoemd, herbenoemd, geschorst en ontslagen. De te benoemen commissieleden zijn in staat de verbinding te maken tussen de juridische regelgeving en wat zich in de samenleving voordoet. Van hen wordt in voorkomende gevallen een bemiddelende en pragmatische opstelling verwacht.
Artikel 10 VOORBEREIDING HOORZITTING
In overleg met de dienstdoende leden bepaalt de behandelaar in zijn rol van secretaris plaats en tijdstip van de hoorzitting op een gemeentelijke locatie. In overleg met de bezwarencommissie en met instemming van de indiener kan de hoorzitting ook telefonisch of digitaal plaatsvinden of bij de indiener aan huis.
Lid 1a: er zijn geen formele belemmeringen voor een ‘dubbelrol’, maar als het mogelijk is zal de behandelaar van de informele aanpak niet dezelfde persoon zijn die de rol van secretaris van de bezwarencommissie op zich neemt. Voor ambtelijk horen na een niet geslaagde informele aanpak geldt dit des te meer. De indruk dat de behandelaar partijdig is, dient zo goed mogelijk te worden vermeden.
Lid 1d: het procesdossier wordt samengesteld op de vakafdeling en bevat ‘de op de zaak betrekking hebbende stukken’. Hieronder vallen alle stukken die tot een aanvraag behoren, dan wel: alle stukken die hebben geleid tot het bestreden besluit: stukken met betrekking tot het onderzoek en rond de besluitvorming, mailwisselingen enz. Het gaat in grote lijnen om de stukken die de indiener ook te zien krijgt als hij zijn dossier opvraagt of een Woo-verzoek indient. Persoonlijke notities maken in de meeste gevallen geen deel uit van het procesdossier.
Lid 1f: de medewerker die het bestreden besluit heeft voorbereid (consulent, vergunningverlener enz) heeft de volgende taken in de bezwaarprocedure: het samenstellen van het procesdossier, de beantwoording van vragen over de totstandkoming van het besluit, het vertegenwoordigen van het college tijdens een hoorzitting en het opstellen van een besluit op bezwaar. Voor het opstellen van een besluit op bezwaar kan een van de juridisch adviseurs zo nodig ondersteuning bieden. De hoogste mate van ondersteuning bestaat uit het voorleggen van een conceptbesluit op bezwaar aan de vakafdeling.
Artikel 3 WIJZEN VAN BEZWAARBEHANDELING
Lid 2. De keuze voor ambtelijk horen of een hoorzitting door de bezwarencommissie leidt niet tot een verschillende mate van rechtsbescherming: in beide gevallen krijgt hij een besluit op het bezwaar, waartegen hij desgewenst beroep kan aantekenen. Een ambtelijke hoorzitting is sneller en laagdrempeliger voor de indiener en brengt minder werk en kosten met zich mee. Wanneer een zaak zich hiervoor leent, heeft ambtelijk horen daarom de voorkeur.
Lid 3. Uit oogpunt van dienstbaarheid wordt een bezwaarschrift dat buiten de termijn is ingediend, wel behandeld, maar dan volgens het informele traject en als de belangen van eventuele derden er niet door worden geschaad. Dit voorkomt dat de indiener een bijvoorbeeld een herzieningsverzoek of een nieuwe aanvraag moet indienen. Bij een termijnoverschrijding tot een week wordt onderzocht of een beperkt doenvermogen als gevolg van (ernstige psychische) ziekte, een sterfgeval in de directe omgeving of andere persoonlijke problematiek zoals overbelasting of stress als gevolg van ernstige externe gebeurtenissen (aardbeving, watersnood, brand etc.) aan de orde is geweest. Dit zou als een verschoonbare termijnoverschrijding kunnen worden aangemerkt.
Artikel 4 WERKWIJZE BIJ EEN INFORMELE AANPAK
Lid 4. Bij de informele behandeling van bezwaarschriften staat procedurele rechtvaardigheid centraal. Dit betekent een eerlijke, gelijk(waardig)e en onbevooroordeelde behandeling. De indiener dient in zijn bezwaar te worden erkend en gerespecteerd. De behandelaar luistert actief naar zijn verhaal en geeft begrijpelijke uitleg.
Lid 8. De wet staat toe dat de informele aanpak én het optreden als secretaris van de bezwarencommissie door dezelfde behandelaar wordt uitgevoerd. Het verdient echter de voorkeur om deze rollen gescheiden te houden. Dit geldt ook voor de combinatie van een informele aanpak en ambtelijk horen. Voorkomen dient te worden dat bij de indiener een vermoeden van partijdigheid rijst.
Lid 9. Een belangrijk doel van de bezwaarprocedure is het bieden van rechtsbescherming. Het is daarom aan de indiener om vrijelijk te bepalen of hij een formele behandeling van zijn bezwaar wenst. Het intrekken van een bezwaarschrift betekent dat er geen beroep meer kan worden ingesteld. De behandelaar legt de voor- en nadelen van een intrekking helder aan de indiener uit om te voorkomen dat de informele werkwijze als gevolg heeft dat de toegang tot de bestuursrechter onbedoeld wordt afgesloten. Intrekking vindt schriftelijk plaats en is ook rechtsgeldig wanneer de indiener niet tijdig (binnen een redelijke termijn) reageert op de schriftelijke vraag of hij beoogt het bezwaarschrift in te trekken.
Artikel 5 WERKWIJZE BIJ EEN AMBTELIJKE HOORZITTING
Voor de eenvormigheid en om geen belangrijke aspecten van de hoorzitting te vergeten, kan de behandelaar, ter voorbereiding van de zitting of ter zitting, gebruikmaken van een (bel)script.
Lid 3. Horen met geopende deuren betekent voor een ambtelijke zitting dat eventuele belangstellenden die met de indiener meekomen, worden toegelaten. Het is niet aannemelijk dat zich ook andere belangstellenden zullen melden, maar is dit het geval en betreft de hoorzitting een privacygevoelige kwestie (denk aan bepaalde zaken uit het sociaal domein) dan kan de behandelaar (veelal op verzoek van de indiener) besluiten deze belangstellenden niet bij de hoorzitting aanwezig te laten zijn.
Artikel 8 SAMENSTELLING VAN DE BEZWARENCOMMISSIE
Lid 3. Met een steeds wisselende setting van drie personen en het rouleren van de voorzittersrol wordt beoogd goed gebruik te maken van de expertise van de leden en bij te dragen aan de kwaliteit van de adviezen. In voorkomende gevallen kan er via de secretaris van beurt worden geruild.
Artikel 11 HOORZITTING DOOR DE BEZWARENCOMMISSIE
Lid 1. Een hoorzitting mag in geval van nood worden gehouden in aanwezigheid van de dienstdoend voorzitter en één lid. Wel is een derde lid vereist voor de beraadslagingen en het advies dat aan de secretaris ter uitwerking wordt meegegeven.
Lid 5. Ook in lid 5 is bewust gekozen voor ‘in beginsel’. Mocht er geen derde lid bij de zitting aanwezig kunnen zijn, dan kan het horen alsnog plaatsvinden als een derde lid wordt betrokken bij de beraadslagingen en het advies.
Artikel 12 VERSLAGLEGGING HOORZITTING BEZWARENCOMMISSIE
Het verslag van de hoorzitting moet op schrift worden gesteld, zo blijkt uit de Memorie van Toelichting op artikel 7:7 Awb (TK 1988-1989, 21 221, nr. 3, p. 151). Een geluidsopname kan een schriftelijk verslag niet vervangen maar dat gebrek wordt door de bestuursrechter met toepassing van artikel 6:22 Awb gepasseerd. Het is niet verplicht een verslag van de hoorzitting aan de betrokken partijen toe te sturen. De Raad van State heeft bepaald dat in plaats van een verslag kan worden volstaan met een vermelding in de beslissing op bezwaar van wat er tijdens de hoorzitting is besproken.