Organisatie | Venlo |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Beheerregeling informatiehuishouding gemeente Venlo 2024 |
Citeertitel | Beheerregeling informatiehuishouding gemeente Venlo 2024 |
Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp | informatiebeheer |
Geen
N.v.t.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
03-05-2024 | nieuwe regeling | 23-04-2024 | 139260 |
Burgemeester en wethouders van de gemeente Venlo;
gezien het voorstel van 23 april 2024;
gelet op het Organisatiebesluit gemeente Venlo 2021, de Archiefwet en de Archiefverordening gemeente Venlo 2017;
dat in het kader van de uitvoering van gemeentelijke taken informatieobjecten worden ontvangen, gecreëerd en uitgewisseld en dat deze informatieobjecten de basis vormen voor de bedrijfsvoering en risicobeheersing van de gemeente, van belang kunnen zijn als bewijs van rechten en plichten van de gemeente en van andere partijen of personen, een basis vormen voor de verantwoording van het handelen van de gemeente en de democratische controle, en van belang kunnen zijn voor de geschiedenis van de gemeente in de ruimste betekenis;
dat het vastleggen van rollen en verantwoordelijkheden in het kader van de informatiehuishouding van de gemeente noodzakelijk is;
dat in het Organisatiebesluit is bepaald dat het hoofd van een team verantwoordelijk is voor het zorgdragen voor het middelenbeheer van het team en dat deze daarmee ook verantwoordelijkheid draagt voor de data, de informatieobjecten, de processen en de informatiesystemen die ten behoeve van diens team verwerkt en gebruikt worden;
tot het vaststellen van de navolgende Beheerregeling informatiehuishouding gemeente Venlo 2024:
In deze beheerregeling wordt verstaan onder:
Deze regeling heeft betrekking op de gehele informatiehuishouding van de gemeente Venlo bestaande uit het beheer van de informatieobjecten en regels omtrent processen, informatiesystemen en data.
Het SIO is een inhoudelijk overleg waarin wordt gesproken over de inrichting van de informatiehuishouding en kwaliteitsverbetering van de informatiehuishouding en dat gevraagd en ongevraagd de hoofden, de directie en het college adviseert over alle aspecten van de informatiehuishouding, waaronder informatiebeheer, informatiemanagement, ICT-infrastructuur, geo-informatie en informatiebeveiliging.
HOOFDSTUK 3 INFORMATIESYSTEMEN
Artikel 8 Aanschaf en vervanging van een informatiesysteem voor een specifiek werk- of bedrijfsproces
Het hoofd van een team is ervoor verantwoordelijk dat geautoriseerde gebruikers toegang hebben tot de data die ze nodig hebben en wanneer ze die nodig hebben ten behoeve van de door zijn team uit te voeren taken. Deze toegang betreft niet alleen het informatiesysteem maar ook de afgeleide informatieobjecten zoals een document, een dataset, een dashboard, een monitor, een rapportage of een geografische kaart.
HOOFDSTUK 5 INFORMATIEBEHEER / BEHEER VAN NIET-OVERGEBRACHTE INFORMATIE EN ARCHIEVEN
Het hoofd van het team Informatiemanagement en het hoofd van het team Gemeentearchief dragen samen zorg voor de passende beleidsvoorbereiding, werkuitvoering, de interne controle en evaluatie van de informatiehuishouding en worden in deze regeling beschouwd als verantwoordelijken voor de informatiehuishouding.
Informatieobjecten worden beheerd in overeenstemming met de bij of volgens de wet en enige andere wet gestelde eisen en in overeenstemming met de geldende regels en normen op het gebied van systeemarchitectuur, systeem- en informatiebeveiliging, geheimhouding, informatiebeheer, duurzame opslag en authenticiteit en integriteit.
Artikel 18 Berichtenverkeer en de behandeling van zaken
De proceseigenaar is verantwoordelijk voor het berichtenverkeer, meer specifiek voor de tijdige en juiste behandeling van ingekomen post en elektronische berichten, voor de tijdige en juiste verzending van uitgaande post en elektronische berichten en voor het intern verkeer van informatie over en voor de processen waarvoor hij verantwoordelijk is.
Artikel 22 Toegang tot informatie
De toegang tot en de uitlening van informatieobjecten wordt alleen verleend aan functionarissen die ambtelijk zijn belast met de uitvoering van processen waarvoor de informatieobjecten relevant zijn en, met vastgelegde toestemming van de proceseigenaar, aan andere functionarissen van gelijke competentie.
Het hoofd van het team Gemeentearchief draagt zorg dat voor vernietiging geselecteerde informatieobjecten en hun metadata en alle afschriften, kopieën en ontwikkelstadia op het moment dat de termijn daarvoor verstrijkt niet langer kenbaar of kenbaar te maken zijn door de functionarissen die ambtelijk belast zijn met de uitvoering van enig werkproces.
Vervolgens verwijdert de recordmanager alle informatieobjecten en alle afschriften, kopieën en ontwikkelstadia daarvan en alle metadata van de informatieobjecten en alle specificaties waarin die aangeduid zijn onherroepelijk uit de informatiehuishouding en wel zo dat zij op geen enkele manier hersteld kunnen worden.
Artikel 24 Overdracht, vervanging, conversie of migratie
Ten aanzien van besluiten tot vervanging van informatieobjecten door reproducties als bedoeld in artikel 6, eerste lid van het Archiefbesluit 1995 is positief advies van de gemeentearchivaris vereist. Bij het nemen van het besluit wordt rekening gehouden met de aspecten van vervanging zoals bepaald onder artikel 26b van de Archiefregeling.
Na overbrenging verwijdert de recordmanager alle informatieobjecten en alle afschriften, kopieën en ontwikkelstadia daarvan en alle metadata van de informatieobjecten en alle specificaties waarin die aangeduid zijn onherroepelijk uit de informatiehuishouding en wel zo dat zij op geen enkele manier hersteld kunnen worden. Deze verwijdering wordt niet aangemerkt als vernietiging.
Artikel 26 Onvoorziene situaties
Als zich in het beheer een situatie of een incident voordoet waarin dit besluit niet voorziet en er implicaties zijn of kunnen ontstaan voor de goede, geordende en toegankelijke staat stelt de verantwoordelijke voor de informatiehuishouding een advies op voor het college en wordt hiervoor ook advies ingewonnen bij het SIO.