| Organisatie | Borne |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Budgethoudersregeling gemeente Borne 2024 |
| Citeertitel | Budgethoudersregeling gemeente Borne 2024 |
| Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp |
Deze regeling vervangt de Budgethoudersregeling gemeente Borne 2021.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 01-05-2024 | nieuwe regeling | 16-04-2024 |
Artikel 1 Begripsomschrijvingen
In deze regeling wordt verstaan onder:
Budgetbeheerder: functionaris die bevoegd en verantwoordelijk is voor de realisatie van doelstellingen, resultaten en prestaties door middel van de inzet van de daarvoor beschikbare middelen in de begroting. De budgethouder blijft inhoudelijk en financieel eindverantwoordelijk. De budgethouder en budgetbeheerder voor 1 kostendrager kunnen niet één dezelfde persoon zijn i.v.m. het “vier ogen principe”;
Verzamelfactuur: factuur van een leverancier voor de levering van meerdere (gelijksoortige) goederen-/diensten welke ten laste komt van de budgetten van meerdere budgethouders. Alle verzamelfacturen van GBTwente, GBLT en SamenTwente worden eerst door de crediteurenadministratie afgewerkt, ten laste van één kostenplaats worden gebracht en daarna betaalbaar worden gesteld. Vervolgens worden deze verzamelfacturen achteraf doorbelast naar de kostenplaatsen waar deze facturen op verantwoord dienen te worden.
Artikel 3 Bevoegdheden en verantwoordelijkheden budgethouder
De budgethouder is binnen het toegekende budget en met inachtneming van het geldende Algemeen mandaatbesluit, het inkoopbeleid en het geldende contractbeheer verantwoordelijk en bevoegd voor de uitvoering van de daarbij behorende taakstelling door het geven en laten uitvoeren van opdrachten, het aangaan van overeenkomsten tot levering van goederen, de aanneming van werk en/of verlening van diensten, alsmede het verkrijgen en realiseren van de vereiste inkomsten.
De teamleider voert in de rol van budgethouder op zijn initiatief minimaal eens per maand een budgetvoortgangsoverleg met de afdelingsmanager en de financieel adviseur en doet hiervan verslag in het MT. In het geval er geen teamleider is, dan voert de afdelingsmanager minimaal eens per maand een budgetvoortgangsoverleg met de financieel adviseur.
Artikel 4 Bevoegdheden en verantwoordelijkheden budgetbeheerder
De budgetbeheerder informeert de budgethouder (periodiek of indien noodzakelijk) over de door hem gesignaleerde en verwachte afwijkingen van het toegekend budget. Dit betreft zowel over- als onderschrijdingen van de in het budget opgenomen uitgaven of inkomsten. Daarnaast wordt de budgethouder geïnformeerd door de budgetbeheerder als taken of prestaties niet worden gerealiseerd binnen zijn of haar onderdelen.
Alle verzamelfacturen van GBTwente, GBLT en SamenTwente worden eerst door de crediteurenadministratie afgewerkt en worden, ten laste van één kostenplaats gebracht en daarna betaalbaar gesteld. Vervolgens worden deze verzamelfacturen achteraf doorbelast naar de kostenplaatsen waar deze facturen op verantwoord dienen te worden.
Artikel 8 Intrekking budgethoudersregeling 2021
De Budgethoudersregeling gemeente Borne 2021, vastgesteld bij collegebesluit 6 oktober 2020, wordt ingetrokken per 1 mei 2024.
Aldus vastgesteld in de collegevergadering van 16 april 2024.
Het college van burgemeester en wethouders,
de secretaris,
E.S.I. ter Koele
de burgemeester,
drs. J.H.R. Pierik
Toelichting op Budgethoudersregeling gemeente Borne 2024
In de Financiële verordening van de gemeente Borne is opgenomen dat het college een budgethoudersregeling vaststelt. Het doel van het hebben van een budgethoudersregeling is te komen tot:
De gemeenteraad is het kaderstellende, controlerende en volksvertegenwoordigende orgaan binnen de gemeente. De gemeenteraad oefent het formele budgetrecht uit. Deze expliciet in de Gemeentewet genoemde bevoegdheid komt onder andere tot uitdrukking in het feit dat de raad jaarlijks op het niveau van de begrotingsprogramma’s en beleidsvelden de begroting vaststelt. Hiermee stelt de raad vast welk beleid het komend jaar zal worden uitgevoerd en autoriseert de raad ook de (financiële) middelen die nodig zijn om dat beleid te kunnen uitvoeren. Met het vaststellen van de programmabegroting verkrijgt het college van burgemeester en wethouders de bevoegdheid om het in de begroting opgenomen beleid van de gemeente uit te voeren. Daarbij mag het college tevens de middelen inzetten die op beleidsveldniveau daarvoor beschikbaar zijn gesteld. Het college wordt hierin ondersteund door de ambtelijke organisatie en is daartoe opdrachtgever van de directie. De directie houdt zich bezig met het managen van de organisatie als geheel, strategische ontwikkeling en advisering, het versterken van een integrale aanpak, concernsturing, het opdrachtgeverschap van grote programma’s en projecten en de optimalisering van de bedrijfsvoering.
Dit artikel beschrijft de belangrijkste begrippen uit de regeling.
De raadsgriffier wordt bewust niet benoemd in deze regeling aangezien de raadsgriffier los staat van de ambtelijke organisatie. Daarbij is het niet de bevoegdheid van het college om een functie of taak toe te wijzen aan de raadsgriffier. De raadsgriffier beheert verschillende budgetten van de gemeenteraad en voert dezelfde taken uit als de budgethouder. De raadsgriffier wordt om deze reden in de uitvoering gelijk gesteld aan een budgethouder.
Het college geeft in de vorm van de budgethoudersregeling opdracht aan de algemeen directeur om het budgethouderschap namens het college uit te oefenen. De algemeen directeur draagt deze budgetverantwoordelijkheid met de strategisch managers en teamleiders. Tevens kan budgetverantwoordelijkheid worden verleend aan projectleiders en projectmanagers.
De algemeen directeur/ gemeentesecretaris stelt voorafgaand aan het betreffende begrotingsjaar middels een directiebesluit de lijst met budgethouders vast.
Een budgethouder kan een of meer budgetbeheerders aanwijzen vanuit de gehele ambtelijke organisatie van de gemeente Borne. Dit gebeurt voorafgaand aan het betreffende begrotingsjaar middels een getekende lijst met budgethouders. Om het systeem beheersbaar te houden (aantal routecodes en risico op onregelmatigheden), moet er door de budgethouders wel terughoudend met het benoemen van budgetbeheerders worden omgegaan.
Artikel 3 Bevoegdheden en verantwoordelijkheden budgethouder
Het aangaan van de verplichting is de handeling waarop de autorisatie moet plaatsvinden. Op dit moment bestaat echter nog niet de mogelijkheid tot het zichtbaar in het systeem autoriseren van de verplichting (contract/inkooporder). Het realiseren daarvan vraagt belangrijke technische aanpassingen in het administratief systeem en een cultuurverandering, waardoor niet verwacht wordt dat dit binnen één jaar gerealiseerd kan worden. Omdat aanpassing niet op korte termijn wordt gerealiseerd, verdient het aanbeveling de tekst meer af te stemmen op de huidige situatie. De autorisatie in het administratief systeem geschiedt momenteel op de factuurverwerking en niet bij de registratie van de verplichting. Overigens is het wel van belang dat de budgethouder bij het aangaan van de verplichting beoordeelt of dit past binnen budget,
doelmatig is, etc.. Maar dit uit zich nog niet in een autorisatie van de verplichting in het administratief systeem.
De verantwoordelijkheden van de budgethouder bestaan uit de volgende zaken (niet uitputtend): - Het sturen, beheersen en verantwoorden van het budget.
Rechtmatig, doelmatig en doeltreffend in de zin van artikel 212, 213 en 213a van de gemeentewet.
Artikel 4 Bevoegdheden en verantwoordelijkheden budgetbeheerder
De budgetbeheerder informeert de budgethouder over de door hem gesignaleerde en verwachte afwijkingen van het toegekend budget. Dit betreft zowel over- als onderschrijdingen van de in het budget opgenomen uitgaven of inkomsten. Daarnaast wordt de budgethouder geïnformeerd door de budgetbeheerder als taken of prestaties niet worden gerealiseerd binnen zijn of haar onderdelen.
Budgetbeheerders worden door budgethouders aangewezen en dit wordt vastgelegd in de financiële administratie. Tevens wordt hier de onderlinge vervanging in vastgelegd.
Repeterende facturen voor kosten als gas, water, elektra, telefoonabonnementen, reguliere belastingen en overige vaste terugkerende facturen met termijnen hoeven niet via de budgetbeheerder en budgethouder goedgekeurd te worden, maar kunnen door de financiële administratie direct goedgekeurd en betaald worden. Achteraf vindt er interne controle plaats .
Artikel 6 Verrekenbaarheid tussen budgetten
De budgethouder is bevoegd tot het aangaan van verplichtingen en het doen van uitgaven tot maximaal de kosten van uitvoering van een in de begroting opgenomen investering waarvoor hij als budgethouder is aangewezen. Voor de financiële beheersing van de gemeentebegroting is het van belang dat budgethouders weten hoe “hun” budgetten zich ontwikkelen en waar risico’s op mee- en tegenvallers zijn. Van de budgethouders wordt een actieve rol verwacht.
Als dat niet lukt, is de vraag aan de orde hoe de overschrijding kan worden gecompenseerd. Zelf oplossen is daarbij het adagium. Dat kan bijvoorbeeld als er budgetruimte is binnen de andere budgetten van de budgethouder. De overschrijding kan daaruit worden gecompenseerd mits de productruimte ruimte biedt en de productiedoelstellingen geen geweld aan worden gedaan.
Artikel 7 Horizontale vervanging budgethouder/budgetbeheerder
In geval van vakantie of bij andere omstandigheden waardoor een budgethouder/-beheerder zijn rol niet kan vervullen vindt vervanging plaats door een collega budgethouder-/beheerder. Dit wordt vooraf afgestemd tussen de desbetreffende budgethouder, budgetbeheerders, financieel consulent en financiële administratie.