Organisatie | Borne |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Algemeen mandaatbesluit gemeente Borne 2024 |
Citeertitel | Algemeen mandaatbesluit gemeente Borne 2024 |
Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp |
Deze regeling vervangt het Algemeen mandaatbesluit gemeente Borne 2021 (3e herziening).
Deze regeling is tevens vastgesteld door de burgemeester.
Onbekend
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
01-05-2024 | nieuwe regeling | 16-04-2024 |
De basis van het omgekeerde mandaat ligt in artikel 4 van het besluit: Behoudens voor zover het college en de burgemeester de bevoegdheden hebben voorbehouden aan:
zijn de bevoegdheden aan de medewerkers (onder)gemandateerd.
In bijlage 7 wordt een overzicht bijgehouden van de delegatiebesluiten.
Het mandaat omvat ook de bevoegdheid om het besluit te ondertekenen en alle voorbereidings- en uitvoeringshandelingen te verrichten. Daarnaast wordt onder het verlenen van mandaat tevens het verlenen van een volmacht of machtiging verstaan. Verder kan de medewerker van het aan hem verleende mandaat gebruik maken voor zover het gaat om aangelegenheden die behoren tot zijn werkterrein, taken en verantwoordelijkheden.
Er is een verband tussen het mandaatbesluit en de gemeentelijke Budgethoudersregeling. In deze regeling is namelijk in artikel 3 lid 1 opgenomen dat de budgethouder binnen het toegekende budget en met inachtneming van het Mandaatbesluit, het inkoopbeleid en het geldende contractbeheer verantwoordelijk en bevoegd is voor de uitvoering van de daarbij behorende taakstelling door het geven en laten uitvoeren van opdrachten, het aangaan van overeenkomsten tot levering van goederen, de aanneming van werk en/of verlening van diensten, alsmede het verkrijgen en realiseren van de vereiste inkomsten.
In de praktijk betekent dit dat de budgethouder bijvoorbeeld overeenkomsten mag aangaan onder de voorwaarde dat hij hiertoe op basis van het mandaatbesluit is gemandateerd. Het mandaatbesluit geeft dus die bevoegdheid en niet het budgethouderschap. Daarnaast moeten de financiële verplichtingen passen binnen het aan hem toegekende budget. Het mandaat is dus begrensd door de hoogte van het budget; het budget mag niet worden overschreden.
Het omgekeerde mandaat sluit aan bij de Organisatieregeling gemeente Borne 2024 om de verantwoordelijkheden zo laag mogelijk in de organisatie neer te leggen. Daarnaast past deze regeling bij de taakvolwassenheid van de medewerkers en het eigenaarschap.
Van de mandaathouder wordt verwacht dat hij een politieke antenne heeft en zich beseft dat hij in een bestuurlijk-politieke omgeving werkt. De gemandateerde kan geen gebruik maken van het aan hem verleende mandaat wanneer er sprake is van de volgende in lid 9 genoemde situaties: het college, een portefeuillehouder of de burgemeester heeft dit kenbaar gemaakt, het besluit heeft ingrijpende financiële consequenties, zoals budgetoverschrijding of het aangaan van meerjarige verplichtingen en/of het besluit of de (rechts)handeling wordt als politiek, bestuurlijk of anderszins gevoelig aangemerkt; de aangelegenheid heeft tot kritische berichtgeving in de media geleid, dan wel in verband met de aard van de aangelegenheid moet redelijkerwijs worden aangenomen dat dit zal gebeuren.
Om te bepalen of zich zo’n situatie voordoet en om misverstanden te voorkomen, heeft de medewerker hierover eerst contact met zijn leidinggevende (afdelingsmanager of teamleider) en/of gemeentesecretaris-algemeen directeur, en dan met het college, de desbetreffende portefeuillehouder en/of de burgemeester. Zoals in lid 8 is aangegeven blijven het college en de burgemeester verantwoordelijk en bevoegd. Vanwege de in lid 9 genoemde situaties kan het beter zijn dat het college of de burgemeester zelf het besluit neemt en niet de mandaathouder.
In dit besluit wordt verstaan onder:
concerncontroller: de functionaris die door de gemeentesecretaris-algemeen directeur, gehoord het college, benoemd is en die zich bij de uitoefening van zijn taken richt op het bevorderen van het "in control" zijn van de doelmatigheid en doeltreffendheid van het middelenbeleid, het middelenbeheer en de beleidsuitvoering, de rechtmatigheid en naleving van toepasselijke wettelijke bepalingen en bestuurlijke richtlijnen en de daarvoor gehanteerde processen, systemen en instrumenten;
Artikel 2. Algemene bepalingen
Artikel 5. Mandaat aan de griffie en voorzitter rekenkamer
Het college en de burgemeester verlenen mandaat aan de griffier en de voorzitter van de rekenkamer voor:
Artikel 6. Mandaat aan externe partijen
Indien de gemandateerde niet werkzaam is onder verantwoordelijkheid van de mandaatgever als bedoeld in artikel 10:4 Awb is het verlenen van mandaat voorbehouden aan het college, de burgemeester of gemeentesecretaris-algemeen directeur. Deze verleende mandaten zijn opgenomen in bijlage 6.
Aldus vastgesteld door het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester van Borne in de vergadering van 16 april 2024.
Het college van burgemeester en wethouders,
de secretaris,
E.S.I. ter Koele
de burgemeester,
drs. J.H.R. Pierik
De burgemeester,
drs. J.H.R. Pierik
Bijlage 1A : Bevoegdheden die blijven voorbehouden aan de burgemeester
A. Bestuurlijk-juridische aangelegenheden
B. Personeels- organisatieaangelegenheden
Bijlage 1B : Bevoegdheden die blijven voorbehouden aan het college
A. Bestuurlijk-juridische aangelegenheden
Overige privaatrechtelijke rechtshandelingen
B. Personeels- organisatieaangelegenheden
Bijlage 2: Bevoegdheden die blijven voorbehouden aan de gemeentesecretaris-algemeen directeur
A. Bestuurlijk-juridische aangelegenheden
B. Personeels- en organisatieaangelegenheden
Bijlage 3: Bevoegdheden die blijven voorbehouden aan de afdelingsmanagers
Bijlage 4: Bevoegdheden die blijven voorbehouden aan de teamleiders
Bijlage 5: Bevoegdheden die blijven voorbehouden aan de teamleiders en projectleiders en projectmanager
Bijlage 6: Bevoegdheden die aan externe partijen zijn gemandateerd
Portefeuillehouder OZJT van het dagelijks bestuur van de GR Gezondheid van het Openbaar Lichaam Gezondheid
Aan de portefeuillehouder is mandaat en volmacht verleend voor alle rechtshandelingen die nodig zijn voor het aangaan en beheren van raamovereenkomsten, die betrekking hebben op de lopende aanbesteding “Integrale inkoop Wmo 2015 en Jeugdwet ten behoeve van het Twents model” (collegebesluit d.d. 14 september 2021).
Directeur van de Omgevingsdienst Twente
Het betreft de uitvoering van:
De bevoegdheid tot het aanwijzen van toezichthouders krachtens artikel 5.10 lid 3 van de Wet algemene bepalingen omgevingsrecht onder de volgende voorwaarden:
Het aanwijzen van toezichthoudende ambtenaren belast met het toezicht op de naleving van het bepaalde bij of krachtens de:
Als toezichthouder zijn aangewezen: de ambtenaren in de uitoefening van de functie ‘toezichthouder’ werkzaam bij de Omgevingsdienst Twente als bedoeld in: titel 5.2 van de Algemene wet Bestuursrecht juncto artikel 5.10 lid 3 Wet algemene bepalingen omgevingsrecht, te weten:
(het besluit is in het Gemeenteblad van 15 mei 2019 bekend gemaakt en met terugwerkende kracht op 1 januari 2019 in werking getreden).
Gemeentelijk Belastingkantoor Twente
Het GBT voert voor de gemeente Borne de onderstaande werkzaamheden uit:
De GBT voert in opdracht van de gemeente Borne de volgende belastingsoorten uit:
(Dienstverleningsovereenkomst (DVO) 2018 tussen de gemeente Borne en het Gemeentelijk Belastingkantoor Twente (GBT), zoals vastgesteld door het Algemeen Bestuur op 12 april 2018. Ingangsdatum DVO: 1 januari 2018. Ingangsdatum financiële consequenties: 1 januari 2019)
Mandaatbesluit samenwerking sociale zaken Borne en Hengelo
Het college van de gemeente Borne mandateert aan het college van de gemeente Hengelo (als centrumgemeente) de hem toekomende bevoegdheden tot het nemen van besluiten, op aanvraag, dan wel ambtshalve, en het verrichten van feitelijke handelingen ter voorbereiding op en uitvoering van de hierna genoemde regelgeving:
De in het eerste lid bedoelde bevoegdheden omvatten niet de bevoegdheid om te beslissen op bezwaarschriften en evenmin het instellen van hoger beroep tegen uitspraken van de rechtbank.
Het college van Borne machtigt het college van Hengelo hem in rechte te vertegenwoordigen, voor zover het betreft rechtsgedingen die betrekking hebben op de in het eerste lid bedoelde uitvoering en staat het college van Hengelo toe om aan hem ondergeschikte personen ondermandaat, ondertekeningsmandaat, ondervolmacht en ondermachtiging te verlenen. De uitoefening van de bevoegdheden vindt plaats in overeenstemming met het vigerende Mandaatbesluit van de gemeente Hengelo, met dien verstande dat wordt aangegeven dat de bevoegdheid wordt uitgeoefend namens het bevoegde bestuursorgaan van de gemeente Borne. Deze vertegenwoordiging betreft ook het voeren van verweer vanwege ingediende bezwaarschriften, correspondentie met de onafhankelijke Commissies bezwaarschriften van Borne en de vertegenwoordiging van het college van Borne bij de hoorzittingen van de Commissie bezwaarschriften van Borne.
De burgemeester van Borne machtigt de burgemeester van Hengelo om de gemeente Borne in en buiten rechte te vertegenwoordigen voor zover het betreft aangelegenheden die betrekking hebben op de in het eerste lid bedoelde uitvoering, en staat de burgemeester van Hengelo toe om aan het college van Hengelo ondergeschikte personen ondermandaat, ondertekeningsmandaat, ondervolmacht en ondermachtiging te verlenen. De uitoefening de bevoegdheden vindt plaats in overeenstemming met het vigerende Mandaatbesluit van de gemeente Hengelo met dien verstande dat wordt aangegeven dat de bevoegdheid wordt uitgeoefend namens het bevoegde bestuursorgaan van de gemeente Borne.
(is op 15 juli 2016 inwerking getreden en is verbonden met Gemeenschappelijke regeling samenwerking sociale zaken Borne, Haaksbergen en Hengelo en Dienstverleningsovereenkomst Borne en Hengelo)
Projectbureau BAS (BodemAsbestSanering)
Aan B.F. Heurman, manager projectbureau, en aan J.W.M. Nijhuis, medewerker bodem, beiden werkzaam voor de gemeente Hof van Twente, Projectbureau BAS, is op 26 mei 2020 mandaat, volmacht en machtiging verleend voor het besluiten tot en het geven van opdrachten aan adviesbureaus voor het uitvoeren van historische- en bodemonderzoeken binnen het grondgebied van de gemeente Borne. De communicatie naar de belanghebbenden in of nabij de onderzoekslocaties wordt ook door het projectbureau verzorgt.
Bijlage 7: Overzicht delegatiebesluiten
De gemeenteraad heeft op 27 september 2022 besloten om de beslissingsbevoegdheid omtrent het onttrekken van (gedeelten van) wegen aan het openbaar verkeer op grond van artikel 9 of artikel 11 van de Wegenwet aan het college van burgemeester en wethouders te delegeren (22int07040)
De gemeenteraad heeft in verband met de inwerkingtreding van de Omgevingswet op 28 maart 2023 besloten om:
Voor u ligt het Algemeen mandaatbesluit gemeente Borne 2021. Dit besluit kent een andere aanpak dan wij gewend zijn uit het verleden.
In artikel 10:1 van de Algemene wet bestuursrecht (Awb) wordt mandaat omschreven als de bevoegdheid om in naam van een bestuursorgaan besluiten te nemen. De bevoegdheid in mandaat wordt uitgeoefend onder verantwoordelijkheid van het oorspronkelijke bevoegde orgaan, in dit geval het college van burgemeester en wethouders, hierna het college, of de burgemeester. De gemandateerde kan namens de mandaatgever besluiten nemen. Deze besluiten worden toegerekend aan het college of de burgemeester zelf. Het college of de burgemeester verliest de bevoegdheid om zelf het besluit te nemen niet en kan dit ook te allen tijde blijven doen.
Dit mandaatbesluit sluit aan bij de huidige organisatiestructuur, zoals die is vastgelegd in de op 19 december 2023 door het college vastgestelde Organisatieregeling gemeente Borne 2024.
Voorheen was het gebruikelijk om in het mandaatbesluit alle gemandateerde bevoegdheden expliciet te benoemen, vaak onder verwijzing naar het wetsartikel waarin die bevoegdheid is neergelegd. Verder werd telkens verwezen naar functies. Deze methode had vanzelfsprekend voor- en nadelen.
Er kan vrij nauwkeurig worden nagegaan aan welke functionaris welke bevoegdheid is gemandateerd. Is een bepaalde bevoegdheid niet opgenomen in de mandaatregeling dan is uitsluitend het college bevoegd om de besluiten te nemen.
Een mandaatbesluit volgens de oude methodiek veroudert snel omdat wetten en functies voortdurend wijzigen. Dit maakt de mandaatregeling kwetsbaar en onderhoudsgevoelig.
Een mandaatbesluit volgens de oude methodiek bestond uit veel tekst en was daardoor moeilijk toegankelijk.
Een mandaatbesluit volgens de oude methodiek sloot niet meer goed aan bij de Organisatievisie Borne en het daarop gebaseerde Organisatiebesluit gemeente Borne 2020, met name niet nu in die visie, ter bevordering van de slagvaardigheid van de organisatie, de verantwoordelijk- en bevoegdheden laag in de organisatie waren belegd.
Nieuwe methodiek is een versie van het omgekeerde mandaat
De methodiek van het omgekeerde mandaat methodiek komt tegemoet aan de hiervoor genoemde nadelen.
Een mandaatbesluit volgens de nieuwe methodiek is niet snel verouderd omdat deze in veel mindere mate is gekoppeld aan wetten en functies. De kwetsbaarheid en het onderhoud zijn beduidend minder. Een mandaatbesluit volgens de nieuwe methodiek is goed toegankelijk. Er is sprake van een compact (hoofd)mandaat.
De basis van het omgekeerde mandaat ligt in artikel 4 van het besluit: Voor zover het college en de burgemeester in bijlage 1, de gemeentesecretaris-algemeen-directeur in bijlage 2, de afdelingsmanager in bijlage 3, de teamleider in bijlage 4, de teamleider en projectleider en projectmanager in bijlage 5 de bevoegdheden niet aan zich hebben gehouden of in bijlage 6 aan externe partijen hebben overgedragen, zijn de bevoegdheden aan de medewerkers (onder)gemandateerd.
Het (onder)mandaat omvat ook de bevoegdheid om het besluit te ondertekenen en alle voorbereidings- en uitvoeringshandelingen te verrichten. Daarnaast wordt onder het verlenen van mandaat tevens het verlenen van een volmacht of machtiging verstaan. Verder kan de medewerker van het aan hem verleende mandaat gebruik maken voor zover het gaat om aangelegenheden die behoren tot zijn werkterrein, taken en verantwoordelijkheden.
Er ligt een verband tussen het mandaatbesluit en de gemeentelijke Budgethoudersregeling. In deze regeling is namelijk in artikel 3 lid 1 opgenomen dat de budgethouder binnen het toegekende budget en met inachtneming van het Mandaatbesluit, het inkoopbeleid en het geldende contractbeheer verantwoordelijk en bevoegd is voor de uitvoering van de daarbij behorende taakstelling door het geven en laten uitvoeren van opdrachten, het aangaan van overeenkomsten tot levering van goederen, de aanneming van werk en/of verlening van diensten, alsmede het verkrijgen en realiseren van de vereiste inkomsten.
In de praktijk betekent dit dat de budgethouder bijvoorbeeld overeenkomsten tot levering van goederen mag aangaan onder de voorwaarde dat hij hiertoe op basis van het mandaatbesluit is gemandateerd. Het mandaatbesluit geeft dus die bevoegdheid en niet het budgethouderschap. Daarnaast moeten de financiële verplichtingen passen binnen het aan hem toegekende budget. Het mandaat is dus begrensd door de hoogte van het budget; het budget mag niet worden overschreden.
Het omgekeerde mandaat sluit aan bij de op 19 december 2023 door het college vastgestelde Organisatiereling gemeente Borne 2024 waarin de verantwoordelijkheden zo laag mogelijk in de organisatie zijn neergelegd. Daarnaast past deze regeling bij de taakvolwassenheid van de medewerkers en het eigenaarschap. Van de medewerker als gemandateerde wordt verwacht dat hij een politieke antenne heeft en zich beseft dat hij in een bestuurlijk-politieke omgeving werkt. Indien de mandaathouder namens de burgemeester of het college een besluit neemt dat bijvoorbeeld politiek gevoelig ligt, heeft hij hierover eerst contact met de afdelingsmanager, de teamleider en gemeentesecretaris-algemeen directeur en dan met het college, de desbetreffende portefeuillehouder en/of de burgemeester. De burgemeester en het college blijven uiteindelijk verantwoordelijk en bevoegd.
Er kan ook mandaat worden verleend aan externe partijen die niet werkzaam zijn onder verantwoordelijkheid van de burgemeester of het college als mandaatgever (art. 10:4 Awb). Een voorbeeld is de directeur van de Omgevingsdienst Twente. In bijlage 6 zijn de mandaten aan externe partijen opgenomen.
Bij de uitoefening van de gemandateerde bevoegdheden dienen alle van toepassing zijnde wetten, algemene maatregelen van bestuur, verordeningen, nadere regels, beleidsregels, circulaires, aanwijzingen, richtlijnen etc., in acht te worden genomen.
Om een bevoegdheid te mandateren is geen wettelijke grondslag vereist. Mandatering is toegestaan tenzij een wettelijk voorschrift, of de aard van de bevoegdheid zich tegen de mandaatverlening verzet (artikel 10:3, eerste lid Awb). Daarom moet bij het verlenen van een mandaat telkens nagegaan worden of de wettelijke regeling waarop de bevoegdheid is gebaseerd iets zegt over eventueel mandaat. Ook zal nagegaan moeten worden of er andere redenen zijn dat een mandaatverlening is uitgesloten. Bijvoorbeeld omdat er sprake is van besluitvorming met gekwalificeerde meerderheid, beperking van grondrechten, het vaststellen van algemeen verbindende voorschriften en dergelijke.
Artikel 1 Definities Spreekt voor zich.
De in artikel 1 sub b. en 1 sub c. opgenomen definities van budgetbeheerder en budgethouder sluiten aan bij de Budgethoudersregeling van de gemeente Borne.
De extern ingehuurde/gecontacteerde medewerkers worden in artikel 1 sub n. ook als “medewerkers” van de gemeente aangemerkt, zodat het mandaatbesluit ook op hen van toepassing is.
Ondertekening- en beslissingsmandaat
In het mandaatbesluit is degene die bevoegd is in mandaat een besluit te nemen tevens bevoegd dit besluit te ondertekenen. Uitgangspunt van het mandaatbesluit is dat alle bevoegdheden beslissingsmandaten betreffen, tenzij uitdrukkelijk anders aangegeven.
De begrippen “besluiten” en “beslissingen” worden door elkaar gebruikt. Onder besluit wordt verstaan: een schriftelijke beslissing van een bestuursorgaan, inhoudende een publiekrechtelijke rechtshandeling (art. 1:3 lid 1 Awb).
Met beslissingen worden hier zowel beslissingen gericht op rechtsgevolg bedoeld (besluiten in de zin van artikel 1:3 Awb) als beslissingen die niet zijn gericht op rechtsgevolg. Een voorbeeld van een beslissing gericht op rechtsgevolg is een vergunning of een subsidiebesluit. Een voorbeeld van een beslissing die niet is gericht op rechtsgevolg is de vooraankondiging van een handhavingsbesluit.
De bevoegdheid om in mandaat beslissingen te nemen impliceert de bevoegdheid tot ondertekening namens het bestuursorgaan.
Dit artikel vormt een weerslag van artikel 10:12 Awb. Het bepaalt dat de bepalingen m.b.t. het mandaat van overeenkomstige toepassing zijn indien een bestuursorgaan aan een ander, werkzaam onder zijn verantwoordelijkheid, volmacht verleent tot het verrichten van privaatrechtelijke rechtshandelingen, of machtiging verleent tot het verrichten van (feitelijke) handelingen die noch een besluit, noch een privaatrechtelijke rechtshandeling zijn.
Door dit artikel wordt duidelijk dat de mandaatregeling niet slechts betrekking heeft op het publiekrechtelijk handelen van de gemeente maar op al het handelen, dus ook het privaatrechtelijk en feitelijk handelen.
Een voorbeeld van volmacht is de bevoegdheid tot het aangaan van overeenkomsten. Er is dan sprake van het verrichten van een privaatrechtelijke rechtshandeling. Wanneer de gemeente (als rechtspersoon) een koopovereenkomst sluit, is het college op grond van de Gemeentewet het bevoegde orgaan om tot koop te besluiten (artikel 160 lid 1 sub d Gemeentewet). De ondertekening van de koopovereenkomst wordt echter door de burgemeester (ingevolge artikel 171 Gemeentewet) gedaan. Het college kan een medewerker mandaat verlenen om besluiten te nemen tot het aangaan van een overeenkomst. Toch zal de burgemeester nog steeds de overeenkomst moeten ondertekenen, tenzij deze aan een medewerker volmacht verleent om namens de burgemeester de overeenkomst te tekenen.
Een voorbeeld van een machtiging is de bevoegdheid om de burgemeester of het college te vertegenwoordigen tijdens een zitting bij de commissie bezwaarschriften of de rechtbank. Dan is sprake van een feitelijke handeling.
In deze bepaling wordt de bevoegdheid van de gemandateerde voor zover het betreft het aangaan van financiële verplichtingen beperkt tot die functionarissen die hiertoe op basis van de Budgethoudersregeling als budgethouder of budgetbeheerder zijn aangewezen. Daarnaast mag de gemandateerde slechts gebruik maken van het mandaat wanneer het om aangelegenheden gaan die tot zijn eigen werkterrein behoren en het budget niet wordt overschreden.
In deze bepaling wordt de bevoegdheid om een besluit te nemen uitgewerkt en gespecificeerd.
In deze bepaling wordt de bevoegdheid om een overeenkomst aan te gaan uitgewerkt en gespecificeerd.
Hierbij kan bijvoorbeeld in combinatie met lid 5 worden gedacht aan het voeren van correspondentie inzake het opmaken van akten tot aankoop, verkoop, huur, verpachten of in gebruik geven van onroerend goed en vestiging en opheffing van zakelijke rechten. En de vertegenwoordiging van de gemeente bij buitengerechtelijke rechtshandelingen, voor zover het betreft het doen opmaken en ondertekenen van notariële akten en stukken, welke nodig zijn ter uitvoering van de besluiten van de raad en van het college van burgemeester en wethouders.
De bepaling regelt de vervanging bij afwezigheid zodat de continuïteit is gewaarborgd. Uitgangspunt bij afwezigheid van de algemeen directeur- gemeentesecretaris, afdelingsmanager, teamleider of medewerker is horizontale vervanging door een loco respectievelijk andere afdelingsmanager, teamleider of collega.
In onze organisatie hebben we éénpitters die niet door een “soortgelijke” collega horizontaal kunnen worden vervangen. In dat geval treedt de afdelingsmanager of teamleider als vervanger op. Dat is de gedachte achter artikel 2 lid 7 van het mandaatbesluit.
Daarnaast is het mogelijk dat een medewerker het ondermandaat in de praktijk niet wil of kan uitvoeren. In dat geval zal de afdelingsmanager of teamleider als vervanger kunnen optreden. Vervolgens kan worden bezien of deze bevoegdheid niet bij het college, de burgemeester, de algemeen directeur-gemeentesecretaris, afdelingsmanager of teamleider zou moeten worden belegd. De omgekeerde situatie kan zich ook voordoen. Het mandaatbesluit is in die zin een levend en flexibel besluit dat zo nodig kan worden aangepast.
De essentie van mandaat wordt in deze bepaling aangegeven. Verder wordt verwezen naar Afdeling 10.1.1. van de Awb waarin het mandaat is geregeld.
Van de mandaathouder wordt verwacht dat hij een politieke antenne heeft en zich beseft dat hij in een bestuurlijk-politieke omgeving werkt. De gemandateerde kan geen gebruik maken van het aan hem verleende mandaat wanneer er sprake is van de in lid 9 genoemde situaties. Om te bepalen of zich zo’n situatie voordoet en om misverstanden te voorkomen, heeft de medewerker hierover eerst contact met de afdelingsmanager, de teamleider en/of gemeentesecretaris-algemeen directeur, en dan met de desbetreffende portefeuillehouder en/of de burgemeester. Zoals in lid 8 is aangegeven blijven het college en de burgemeester verantwoordelijk en bevoegd. Vanwege de in lid 9 genoemde situaties kan het beter zijn dat het college of de burgemeester zelf het besluit neemt en niet de gemandateerde medewerkers.
Een voorbeeld is dat de gevolmachtigde medewerker bij het doen opmaken en ondertekenen van notariële akten en stukken, welke nodig zijn ter uitvoering van besluiten van de raad en van het college van burgemeester en wethouders, de volmacht mag doorgeven aan een medewerker van een notariskantoor.
Artikel 3 Mandaat aan de gemeentesecretaris-algemeen directeur
In dit artikel worden de bevoegdheden die bij het college en de burgemeester berusten, gemandateerd aan de gemeentesecretaris-algemeen directeur. De gemeentesecretaris is het hoofd van de ambtelijke organisatie. Daarom worden alle bevoegdheden van het college en de burgemeester aan de gemeentesecretaris zelf of via de gemeentesecretaris aan de afdelingsmanagers, teamleiders en medewerkers gemandateerd. De gemeentesecretaris is dus feitelijk het centrale punt van waaruit alle bevoegdheden in de organisatie worden verspreid. Dit betekent ook dat de gemeentesecretaris bevoegd blijft om in voorkomende gevallen gemandateerde bevoegdheden zelf (te blijven) uit (te) oefenen in plaats van een afdelingsmanager, teamleider, projectmanager, projectleider of medewerker. Het uitgangspunt van het mandaatbesluit is dat de bevoegdheden zodanig in de organisatie zijn neergelegd dat het slechts in uitzonderingssituaties nodig moet zijn om terug te vallen op een hoger bevoegdheden niveau. Zie ook de toelichting op artikel 3 lid 2.
Op grond van artikel 10:8 Awb kan een mandaatgever (in dit geval het college of de burgemeester) het mandaat te allen tijde intrekken. Die bevoegdheid wordt in het tweede lid ook expliciet toegekend aan de gemeentesecretaris. Dit maakt het mogelijk dat de gemeentesecretaris beslist dat zij bepaalde aangelegenheden voor een korte of langere tijd zelf af wil doen of dat zij in een concreet geval aangeeft dat het aan een onder haar ressorterende functionaris verleende mandaat voor dat geval niet geldt en zij het besluit zelf wil nemen. In het eerste geval gaat het om een min of meer structurele situatie en algemeen mandaat. Dan geldt de eis dat dit schriftelijk wordt vastgelegd. Voor de duidelijkheid dient het ook ter informatie aan het college wordt gezonden. Een dergelijk besluit zal ook op de gebruikelijke wijze bekend worden gemaakt, zodat dit ook naar buiten toe bekend en toetsbaar is. Bij incidentele gevallen is dat niet nodig en kan het mandaat mondeling worden ingetrokken (artikel 10:5 lid 2 Awb en artikel 10:8 Awb).
Artikel 4 Mandaat en ondermandaat aan overige functionarissen
Dit mandaatbesluit beoogt een maximale flexibiliteit van de organisatie. De bevoegdheden om namens het college en de burgemeester besluiten te nemen waren voorheen in het mandaatregister opgenomen, waarbij zij aan een bepaalde functie en functiecode waren toebedeeld. Zoals gezegd, hebben we die opzet om eerdergenoemde redenen met het omgekeerde mandaatbesluit losgelaten. Dit betekent dat de bevoegdheden om besluiten te nemen (inclusief ondertekening, volmacht, machtiging, voorbereidings- en uitvoeringshandelingen), die niet in de bijlagen 1, 2, 3, 4, 5 en 6 zijn genoemd, aan de medewerkers zijn (onder)gemandateerd.
Artikel 5 Mandaat aan de griffie en voorzitter rekenkamer
De gemeentewet regelt de verhouding van taken en bevoegdheden tussen de verschillende bestuursorganen. De raad heeft wat betreft de eigen huishouding geen bevoegdheden gekregen om te besluiten tot privaatrechtelijke rechtshandelingen. Het college is bevoegd om te besluiten tot het verrichten van privaatrechtelijke rechtshandelingen (artikel 160 lid 1 onder e Gemeentewet). Daarbij wordt de gemeente vertegenwoordigd door de burgemeester (artikel 171 Gemeentewet).
Voorbeelden van privaatrechtelijke rechtshandelingen zijn:
Om het voor de griffier en de voorzitter van de rekenkamer mogelijk te maken om privaatrechtelijke rechtshandelingen aan te gaan is een mandaat respectievelijk machtiging van het college en de burgemeester om bijvoorbeeld overeenkomsten aan te gaan en te ondertekenen noodzakelijk.
Omdat de griffier en de voorzitter van de rekenkamer geen ondergeschikten zijn van het college schrijft artikel 10:4 van de Awb voor dat de mandaatgever in dat geval instemming behoeft van de gemandateerde en in het voorkomende geval van degene onder wiens verantwoordelijkheid hij werkt.
Artikel 10:10 Awb bepaalt dat een krachtens mandaat genomen besluit vermeldt namens welk bestuursorgaan het besluit is genomen.
Toelichting op de 2e herziening
In het Algemeen mandaatbesluit gemeente Borne 2021 (1e herziening) is de volgende bevoegdheid aan het college voorbehouden:
De volgende bevoegdheid is aan de teamleiders, projectleiders en programmamanagers voorbehouden:
Het namens de gemeente besluiten tot privaatrechtelijke rechtshandelingen, waaronder het met toepassing van het 4 ogen-principe aangaan en ondertekenen van overeenkomsten, met een financieel belang van minder dan € 1.000.000,00 waarbij de bevoegdheid om ondergeschikte wijzigingen aan te brengen ook aan de medewerkers is ondergemandateerd.
In het Algemeen mandaatbesluit gemeente Borne 2021 (2e herziening) is de volgende wijziging opgenomen:
De aan de teamleiders, projectleiders en programmamanagers toegekende bevoegdheid wordt als volgt gewijzigd:
Het namens de gemeente besluiten tot privaatrechtelijke rechtshandelingen met een financieel belang van minder dan € 1.000.000,00 dan wel met een financieel belang van meer dan € .000.000,00 wanneer het gaat om de aan- en verkoop van grond c.q. vastgoed die reeds in een grondexploitatie zijn opgenomen. Tot deze bevoegdheid behoort het met toepassing van het 4 ogen-principe aangaan en ondertekenen van de overeenkomsten. De bevoegdheid om ondergeschikte wijzigingen aan te brengen is ook aan de medewerkers ondergemandateerd.
De 2e herziening van het mandaatbesluit werkt terug tot en met 30 december 2020, zodat eerdere bevoegdheidsgebreken worden hersteld. Het Algemeen mandaatbesluit gemeente Borne 2021 (1e herziening) werkt namelijk ook terug tot en met 30 december 2020.
In het Algemeen mandaatbesluit gemeente Borne 2021 (1e herziening) is de volgende bevoegdheid van de burgemeester opgenomen:
Het nemen van besluiten door de burgemeester tot intrekking of verlenging van een tijdelijk huisverbod krachtens de Wet tijdelijk huisverbod, alsmede de lastgeving tot inbewaringstelling.
De besluiten tot intrekking of verlenging van een tijdelijk huisverbod zijn gebaseerd op de Wet tijdelijk huisverbod.
Een besluit tot inbewaarstelling is niet gebaseerd op de Wet tijdelijk huisverbod, maar de Wet zorg en dwang: https://www.dwangindezorg.nl/wzd/onvrijwillige-opname/inbewaringstelling.
En heeft niet met een tijdelijk huisverbod te maken.
I.v.m. de herziening van de Wegsleepverordening wordt in die verordening opgenomen dat kan worden overgegaan tot inbewaringstelling van de auto. De in 3. bedoelde “lastgeving tot inbewaarstelling” is gebaseerd op de Wet dwang en zorg en heeft niets te maken met de Wegsleepverordening. Om misverstanden te voorkomen is een verwijzing naar de Wet zorg en dwang aan 3. toegevoegd: Het nemen van besluiten door de burgemeester tot intrekking of verlenging van een tijdelijk huisverbod krachtens de Wet tijdelijk huisverbod, alsmede de lastgeving tot inbewaringstelling krachtens de Wet dwang en zorg.
Toelichting op de 3e herziening
Het nemen van besluiten op bezwaar waarbij het advies van de commissie bezwaarschriften wordt gevolgd, kan sneller en efficiënter door deze bevoegdheid aan de teamleiders te mandateren.
Het nemen van deze besluiten heeft doorgaans weinig (politieke) impact. Het advies van de commissie wordt immers gevolgd bij het nemen van het besluit op bezwaar. Toch wordt ook bij deze besluiten een collegevoorstel gemaakt en wordt het besluitvormingsproces van het college gevolgd. Dit kan sneller en efficiënter door deze bevoegdheid aan de teamleiders over te dragen (te mandateren).
In het PHO zal de desbetreffende teamleider het conceptbesluit op bezwaar eerst met de portefeuillehouder bespreken voordat de teamleider het definitieve besluit op bezwaar neemt. Wanneer de portefeuillehouder de beslissing in het college wil bespreken, kan de portefeuillehouder dat in het PHO aangeven. Het college trekt dan de bevoegdheid om op het bezwaar te besluiten naar zich toe. De teamleider zet zowel het conceptbesluit op bezwaar als het bezwaarschrift op de agenda van het PHO. Op deze wijze wordt de desbetreffende portefeuillehouder stelselmatig voortijdig geïnformeerd over de besluiten op bezwaar die de teamleiders nemen.
Het college blijft bevoegd om besluiten op bezwaar te nemen waarbij van het advies van de commissie bezwaarschriften wordt afgeweken. Deze afwijking vraagt namelijk om een zwaardere motiveringsplicht en heeft vaker (politieke) impact.
Het 4 ogen-principe wordt alleen toegepast bij het aangaan van overeenkomsten en betekent niet dat 2 medewerkers een handtekening onder de overeenkomsten moeten zetten.
De achterliggende gedachte bij het opnemen van het 4 ogen-principe in het mandaatbesluit is dat een collega kritisch meekijkt bij het aangaan c.q. de totstandkoming van een overeenkomst, zodat fouten of onvolkomenheden worden voorkomen. Een extra check dus. Twee handtekeningen zijn echter niet nodig. De toepassing van het 4 ogen-principe kan via Corsa zichtbaar worden gemaakt doordat de ene collega via de mail een adviesaanvraag bij de andere collega doet. Deze adviesaanvraag en het advies zelf worden in Corsa gelogd.
De redactie van bijlage 4 is als volgt aangepast:
Bijlage 4: Bevoegdheden die blijven voorbehouden aan de teamleiders, projectleiders en programmamanagers
Het namens de gemeente besluiten tot privaatrechtelijke rechtshandelingen met een financieel belang van minder dan € 1.000.000,00 dan wel met een financieel belang van meer dan € 1.000.000,00 wanneer het gaat om de aan- en verkoop van grond c.q. vastgoed die reeds in een grondexploitatie is opgenomen. Tot deze bevoegdheid behoort het met toepassing van het 4 ogen-principe aangaan en ondertekenen van de overeenkomsten. De bevoegdheid om ondergeschikte wijzigingen aan te brengen is ook aan de medewerkers ondergemandateerd.
Bijlage 4: Bevoegdheden die blijven voorbehouden aan de teamleiders, projectleiders en programmamanagers
Het namens de gemeente besluiten tot privaatrechtelijke rechtshandelingen met een financieel belang van minder dan € 1.000.000,00 dan wel met een financieel belang van meer dan € 1.000.000,00 wanneer het gaat om de aan- en verkoop van grond c.q. vastgoed die reeds in een grondexploitatie zijn opgenomen. Tot deze bevoegdheid behoort het met toepassing van het 4 ogen-principe tot stand brengen en aangaan van overeenkomsten. De teamleider, projectleider en programmamanager zijn gemachtigd om de overeenkomst alleen te tekenen. De bevoegdheid om ondergeschikte wijzigingen aan te brengen is aan de medewerkers ondergemandateerd.
In het mandaatbesluit is de bevoegdheid om de eed of belofte af te leggen voorbehouden aan het college. In de dagelijkse praktijk neemt echter de gemeentesecretaris-algemeen directeur de eed of belofte bij (nieuwe) medewerkers af en niet het college.
Deze bevoegdheid is dan ook bij de gemeentesecretaris-algemeen directeur belegd met uitzondering van het afleggen van de eed of belofte door haarzelf.
Aan bijlage 2 (bevoegdheden gemeentesecretaris-algemeen directeur) van het mandaatbesluit is toegevoegd: Het afnemen van de eed of belofte tenzij het om de gemeentesecretaris-algemeen directeur zelf gaat.
De bevoegdheden van het college zijn als volgt gewijzigd: Het afnemen van de eed of belofte van de gemeentesecretaris-algemeen directeur.
De griffier dient de eed of belofte af te leggen ten overstaan van de werkgeverscommissie of de gemeenteraad. Op grond van artikel 107 Gemeentewet wijst de raad namelijk de griffier aan. Eveneens is de raad bevoegd te besluiten tot het aangaan, wijzigen en beëindigen van de arbeidsovereenkomst met de griffier. In artikel 107 e Gemeentewet is opgenomen dat de raad besluit tot het aangaan, wijzigen en beëindigen van arbeidsovereenkomsten met de op de griffie werkzame ambtenaren. Het college en de gemeentesecretaris-algemeen directeur zijn hier niet bij betrokken.
Deze aan het college voorbehouden bevoegdheid:
Het nemen van besluiten waarbij schadevergoeding vanaf een bedrag van € 30.000,-- wordt toegekend voor zover dergelijke verzoeken op grond van de verzekeringspolis niet aan de verzekeraar worden overgedragen.
is aan de gemeentesecretaris-algemeen directeur gemandateerd en het bedrag is verhoogd van € 30.000,-- naar € 100.000,--.
Deze aan het college voorbehouden bevoegdheid:
Het verhalen van schadebedragen van meer dan € 30.000,--. is aan de gemeentesecretaris-algemeen directeur gemandateerd.
In het mandaatbesluit zijn de volgende redactionele wijzigingen aangebracht:
In het huidige artikel 5 en de toelichting op artikel 5 in het mandaatbesluit wordt gesproken over de “rekenkamercommissie”. Deze benaming is niet meer actueel. Dat hoort “Rekenkamer” te zijn. Artikel 5 en de toelichting zijn aangepast.
Het nemen van besluiten over arbeidsvoorwaarden, rechtspositie, etc. door de gemeentesecretaris-algemeen directeur
In deze aan de gemeentesecretaris-algemeen directeur gemandateerde bevoegdheid is “teamleiders en concerncontrollers” vervangen door “medewerkers waaraan de gemeentesecretaris-algemeen directeur direct leiding geeft”:
Het nemen van besluiten over de arbeidsvoorwaarden, de rechtspositie, de functiewaardering, het verrichten van privaatrechtelijke rechtshandelingen en andere handelingen ten aanzien van de medewerkers waaraan de gemeentesecretaris-algemeen directeur direct leiding geeft.
In deze aan de gemeentesecretaris-algemeen directeur gemandateerde bevoegdheid is “concerncontroller, een teamleider, programmamanager of bestuursadviseur” vervangen door “medewerkers waaraan de gemeentesecretaris-algemeen directeur direct leiding geeft”:
Het nemen van besluiten over de behandeling van een klacht als bedoeld in hfdst. 9 Awb klachtenregeling tegen de medewerkers waaraan de gemeentesecretaris-algemeen directeur direct leiding geeft.
Behandeling van klachten bij ongewenst gedrag
In deze aan de gemeentesecretaris-algemeen directeur gemandateerde bevoegdheid is “teamleiders” vervangen door “medewerkers waaraan de gemeentesecretaris-algemeen directeur direct leiding geeft”:
Het afdoen van klachten tegen medewerkers waaraan de gemeentesecretaris-algemeen directeur direct leiding geeft met betrekking tot ongewenst gedrag zoals opgenomen in het Personeelshandboek.
Het nemen van besluiten over de arbeidsvoorwaarden, rechtspositie etc. door de teamleiders
Het nemen van besluiten over de arbeidsvoorwaarden, de rechtspositie met uitzondering van ontslag en het aangaan van overeenkomsten voor onbepaalde tijd, het verrichten van privaatrechtelijke rechtshandelingen en andere handelingen ten aanzien van de medewerker.
Het nemen van besluiten over de arbeidsvoorwaarden en de rechtspositie van medewerkers met uitzondering van: ontslag, functiewaardering, functiewijziging en het aangaan van overeenkomsten voor onbepaalde tijd.
Het nemen van besluiten over de personele formatie door de teamleiders
Het nemen van besluiten over personele formatie voor zover sprake is van een budgettair neutrale wijziging van de in de begroting vastgestelde formatie.
Het nemen van incidentele besluiten over personele formatie m.b.t. het eigen team voor zover sprake is van een budgettair neutrale wijziging van de in de begroting vastgestelde formatie en er geen sprake is van een teamsoverstijgend organisatiebelang.
Toelichting op de 4e herziening
Naar aanleiding van de nieuwe Procedureregeling functiebeschrijven en functiewaarderen gemeente Borne 2023, die in verband met de invoering van HR21 is opgesteld, en de nieuwe Organisatieregeling gemeente Borne 2024, die op 19 december 2023 door het college is vastgesteld en op 1 mei 2024 in werking zal treden, is het mandaatbesluit geactualiseerd. Gelijktijdig is het mandaatbesluit redactioneel gewijzigd.
Het mandaatbesluit zal gelijktijdig met de Organisatieregeling op 1 mei 2024 in werking treden. Zie artikel 8 lid 1 van het mandaatbesluit.
In de nieuwe organisatie zullen er 4 afdelingsmanagers zijn, namelijk van de afdelingen Samen Besturen, Samen Leven, Samen Werken en Samen Bouwen. Iedere afdeling bestaat uit (een) team(s). Er zijn teams die rechtsreeks door een afdelingsmanager worden aangestuurd, namelijk de teams Samen Besturen, Beleid, Organisatieondersteuning en Beleid. Daarnaast worden er teams door een teamleider aangestuurd, namelijk de teams Kwaliteit en publiek, Borne Sport, Uitvoering, Financiën en Control, Informatie, Handhaving en uitvoering en Ontwikkeling en Vastgoed.
De afdelingsmanagers die rechtstreeks een team aansturen, hebben dezelfde bevoegdheden als een teamleider op basis van de bijlagen 4 en 5. Zie 3.3.
De functie van programmamanager is komen te vervallen. Artikel 1 c, artikel 4 lid 1 e en bijlage 5 zijn aangepast.
Voor de duidelijkheid zijn de bevoegdheden van de burgemeester en het college gesplitst in 2 bijlagen, namelijk de bijlagen 1A en 1B.
1. Procedureregeling functiebeschrijven en functiewaarderen gemeente Borne 2023
Aan het mandaatbesluit zijn vanwege de Procedureregeling functiebeschrijven en functiewaarderen gemeente Borne 2023 de volgende bevoegdheden van het college toegevoegd:
Daarnaast zijn vanwege de Procedureregeling functiebeschrijven en functiewaarderen gemeente Borne 2023 de bevoegdheden van de gemeentesecretaris-algemeen directeur uitgebreid met:
Aan de afdelingsmanagers is de volgende bevoegdheid toebedeeld:
Het op- en vaststellen van de functiebeschrijvingen van de teamleiders en werknemers aan wie zij direct leiding geven. |
Aan de bevoegdheden van de teamleiders is toegevoegd:
Het op- en vaststellen van de functiebeschrijvingen van de werknemers aan wie zij direct leiding geven. |
2. Organisatieregeling gemeente Borne 2024
In verband met de nieuwe Organisatieregeling 2024 is de functie van afdelingsmanager aan het mandaatbesluit toegevoegd. Zie o.a. artikel 4 lid 1 sub c van het mandaatbesluit. In bijlage 3 zijn hun bevoegdheden opgenomen:
Bijlage 3: Bevoegdheden die blijven voorbehouden aan de afdelingsmanagers
De in 2.25 neergelegde bevoegdheid om te besluiten tot het aangaan van een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd is niet meer bij de gemeentesecretaris-algemeen directeur belegd, maar bij de afdelingsmanagers (zie 3.4).
De volgende bevoegdheid van de teamleider is voor de duidelijkheid gewijzigd:
Naast deze wijzigingen die voortvloeien uit de nieuwe Organisatieregeling gemeente Borne 2024 en Procedureregeling functiebeschrijven en functiewaarderen gemeente Borne 2023 zijn de volgende (redactionele) wijzigingen aangebracht:
Artikel 4 lid 2 is toegevoegd:
Indien het mandaat, de volmacht of machtiging aan de medewerkers wordt verleend, wordt daarmee het mandaat, de volmacht of machtiging eveneens geacht te zijn verleend aan de gemeentesecretaris, de afdelingsmanagers en de teamleiders.
Om misverstanden te voorkomen is dit lid toegevoegd zodat duidelijk is dat het aan een medewerker verleende mandaat, volmacht of machtiging in voorkomende gevallen ook door de gemeentesecretaris, de afdelingsmanagers en de teamleiders kan worden uitgeoefend. In de dagelijkse praktijk waren daar vragen over.
De bevoegdheid van de gemeentesecretaris-algemeen directeur tot het vaststellen van een inkoopstrategie ten behoeve van leveringen en diensten voor bedragen hoger dan de Europese aanbestedingsdrempel (215.000,-- in 2022 en 2023) is in verband met de mogelijke politieke impact aan het college overgedragen. Zie 1.16. Dit geldt ook voor de bevoegdheid tot het vaststellen van een inkoopstrategie ten behoeve van werken voor bedragen hoger dan de Europese aanbestedingsdrempel. Zie 1.17.
Aan 1.18 is “bestuurlijke” toegevoegd n.a.v. een situatie die zich in de praktijk voordeed. Met deze toevoeging wordt het duidelijker dat het om bestuurlijk-juridische intentieverklaringen en overeenkomsten gaat en niet om privaatrechtelijke overeenkomsten. Daarnaast is “voor zover het niet de bedrijfsvoering betreft” geschrapt.
In 1.16, 1.17, 2.1 en 4.8 zijn in verband met de voor 2024 gewijzigde Europese aanbestedingsdrempel de genoemde bedragen geschrapt. Om te voorkomen dat het mandaatbesluit alleen moet worden aangepast omdat de aanbestedingsdrempel wijzigt, zijn geen bedragen meer opgenomen. De hoogte van de Europese aanbestedingsdrempel is makkelijk te vinden.
Aan Bijlage 7 (Overzicht delegatiebesluiten) is het delegatiebesluit toegevoegd dat de gemeenteraad op 28 maart 2023 heeft genomen in verband met de inwerkingtreding van de Omgevingswet.