Financiële verordening Veiligheidsregio Fryslân 2024

Artikel 1 Begripsbepaling

In deze verordening wordt verstaan onder:

• -

  de dienst: de gemeenschappelijke regeling Veiligheidsregio Fryslân;

• -

  netto schuld: bruto schuld minus de omvang van de geldelijke bezittingen die niet zijn ingezet voor de publieke taak. Onder bruto schuld wordt verstaan het totaal van langlopende leningen, kortlopende schulden, crediteuren en overlopende passiva. Onder geldelijke bezittingen die niet zijn ingezet voor de publieke taak wordt verstaan het totaal van langlopende uitzettingen, vorderingen, liquide middelen en overlopende activa;

• -

  organisatieonderdeel: iedere organisatorische eenheid van de gemeenschappelijke regeling Veiligheidsregio Fryslân die als zodanig in de organisatieverordening is opgenomen;

• -

  overheidsbedrijf: onderneming met privaatrechtelijke rechtspersoonlijkheid, niet zijnde een personenvennootschap met rechtspersoonlijkheid, waarin een publiekrechtelijke rechtspersoon, al dan niet tezamen met een of meer andere publiekrechtelijke rechtspersonen, in staat is het beleid te bepalen of een onderneming in de vorm van een personenvennootschap, waarin een publiekrechtelijke rechtspersoon deelneemt.

Artikel 2 Programma-indeling

• 1.

  Het algemeen bestuur stelt bij vaststelling van de begroting de programma-indeling vast;

• 2.

  Het algemeen bestuur stelt op voorstel van het dagelijks bestuur per programma relevante indicatoren vast voor het meten van en het afleggen van verantwoording over de productie van goederen en diensten en de maatschappelijke effecten van het beleid van de dienst.

Artikel 3 Inrichten begroting en jaarstukken

• 1.

  Bij de begroting worden onder elk van de programma’s de lasten en baten per programma weergegeven en bij de jaarstukken worden onder elk van de programma’s de gerealiseerde lasten en baten per programma weergegeven;

• 2.

  Bij de uiteenzetting van de financiële positie in de begroting wordt van de nieuwe investeringen per investeringscategorie het benodigde investeringskrediet weergegeven en wordt van de lopende investeringen het geautoriseerde investeringskrediet en de raming van de uitputting van het krediet in het lopende boekjaar weergegeven.

Artikel 4 Indexering begroting

Bij het indexeren van de begroting wordt een onderscheid gemaakt tussen materiële kosten en loonkosten.

• 1a.

  Ten behoeve van de indexatie van materiële kosten naar het volgende begrotingsjaar wordt uitgegaan van de consumentenprijsindex (CPI) zoals gepresenteerd in de septembercirculaire gemeentefonds twee jaar voorafgaand aan het betreffende begrotingsjaar (i.e. T-2). Dit bedrag wordt in het lopende begrotingsjaar middels een begrotingswijziging verrekend met de werkelijke loonprijscompensatie zoals opgenomen in het gemeentefonds. Uitgangspunt hierbij is de informatie zoals opgenomen in de meicirculaire van het betreffende begrotingsjaar.

• 2a.

  Ten behoeve van de indexatie van loonkosten naar het volgend begrotingsjaar wordt uitgegaan van de vigerende CAO.

• 2b.

  Verplichtingen die ontstaan als gevolg van de uitvoering van de regeling Functioneel Leeftijdsontslag en welke muteren als gevolg van de vigerende CAO, zijn onderdeel van de loonkosten zoals bedoeld in artikel 4.2a.

• 2c.

  Indien de vigerende CAO nog niet bekend is, dan wordt voor de verwachte loonontwikkeling voorlopig uitgegaan van de macro-economische verkenning van het CPB zoals deze in de meest recente septembercirculaire van het gemeentefonds is vermeld. Dit betreft de loonvoet sector overheid.

• 2d.

  Indien er gedurende een begrotingsjaar sprake is van een nieuwe CAO, wordt in het lopende begrotingsjaar een correctie toegepast op de loonkostenontwikkeling op basis van de werkelijke kosten op grond van deze CAO.

• 3a.

  De basis voor de begroting van de rentekosten is de financieringsbehoefte zoals deze bestaat naar aanleiding van het vastgestelde meerjareninvesteringsplan (MIP). Daarbij wordt een inschatting gemaakt van de markrente. Het werkelijke financieringsresultaat wordt na afloop van het jaar verrekend.

Artikel 5 Autorisatie begroting en investeringskredieten

• 1.

  Het algemeen bestuur autoriseert met het vaststellen van de begroting de baten en de lasten per programma.

• 2.

  Bij de begrotingsbehandeling geeft het algemeen bestuur aan van welke nieuwe investeringen hij op een later tijdstip een apart voorstel voor autorisatie van het investeringskrediet wil ontvangen. De overige nieuwe investeringen worden bij de begrotingsbehandeling met het vaststellen van de financiële positie geautoriseerd.

• 3a.

  Het dagelijks bestuur informeert het algemeen bestuur vooraf als ze verwacht dat de lasten de geautoriseerde lasten of de investeringsuitgaven de geautoriseerde investeringskredieten dreigen te overschrijden. Het algemeen bestuur geeft vervolgens aan of hij hiervoor een voorstel wil voor wijziging van het budget of een voorstel voor bijstelling van het beleid.

• 3b.

  Het bepaalde in 3a van dit artikel is niet van toepassing voor zover de overschrijding van de totale lasten van een programma onder 1% van de geautoriseerde lasten van het programmaonderdeel blijft, of wanneer de onderschrijding kleiner is dan € 250.000.

• 3c.

  Het bepaalde in 3a van dit artikel is niet van toepassing voor zover de overschrijding van de lasten van een programma gecompenseerd worden door direct gerelateerde baten.

• 3d.

  Het bepaalde in 3a van dit artikel is niet van toepassing voor zover de overschrijding van de uitgaven van een investeringskrediet onder 1% van de geautoriseerde uitgaven van het krediet blijft, of wanneer de overschrijding kleiner is dan € 50.000.

• 4.

  Bij de behandeling van de tussenrapportages in het algemeen bestuur doet het dagelijks bestuur voorstellen voor het wijzigen van de geautoriseerde budgetten en de investeringskredieten en het bijstellen van het beleid.

• 5.

  Voor een investering waarvan het investeringskrediet niet met het vaststellen van de begroting is geautoriseerd, legt het dagelijks bestuur vooraf aan het aangaan van verplichtingen een investeringsvoorstel met een voorstel voor het vaststellen van een investeringskrediet aan het algemeen bestuur voor.

• 6.

  Het bepaalde in lid 5 van dit artikel is niet van toepassing voor zover het betreft verplichtingen inzake investeringen tot € 250.000,-.

Artikel 6 Tussentijdse rapportage

• 1.

  Het dagelijks bestuur informeert het algemeen bestuur door middel van tussentijdse rapportages over de realisatie van de begroting van de dienst over de eerste 4 maanden en de eerste 8 maanden van het lopende boekjaar.

• 2.

  De tussenrapportages bevatten een uiteenzetting over de uitvoering en de bijstelling van het beleid.

• 3.

  In de tussentijdse rapportage over de eerste 4 maanden worden afwijkingen op de oorspronkelijke ramingen van de baten en de lasten van programma’s in de begroting groter dan 1% van de totale lasten per programma en groter dan € 250.000 toegelicht.

• 4.

  In de tussentijdse rapportage over de eerste 4 maanden worden afwijkingen op de oorspronkelijke ramingen van de investeringskredieten in de begroting groter dan 1% van krediet en groter dan € 50.000 toegelicht.

• 5.

  De tussentijdse rapportage over de eerste 8 maanden bevat een overzicht met de bijgestelde raming van:

  • a.

    een toelichting zoals opgenomen in het vierde lid van dit artikel;

  • b.

    de geprognotiseerde resultaten per programma;

  • c.

    de (beoogde) toevoegingen en onttrekkingen aan reserves; en

  • d.

    de raming van de uitputting van de investeringskredieten.

Artikel 7 Informatieplicht

Het dagelijks bestuur besluit niet over:

• a.

  het verstrekken van leningen, waarborgen en garanties;

• b.

  het verstrekken van kapitaal aan instellingen en ondernemingen, dan nadat het algemeen bestuur is geïnformeerd over het voornemen en hiertoe in de gelegenheid is gesteld zijn wensen en bedenkingen ter kennis van het dagelijks bestuur te brengen.

Artikel 8 EMU-saldo

Wanneer het Rijk de dienst bericht dat alle relevante overheden samen het collectieve aandeel van deze overheden in het EMU-tekort, bedoeld in artikel 3, zesde lid, van de Wet houdbare overheidsfinanciën, hebben overschreden, informeert het dagelijks bestuur het algemeen bestuur of een aanpassing van de begroting nodig is. Als het dagelijks bestuur een aanpassing nodig acht, doet het dagelijks bestuur een voorstel voor het wijzigen van de begroting.

Artikel 9 Waardering en afschrijving vaste activa

• 1.

  Voor het afschrijven van de materiële vaste activa worden de methodieken en termijnen gehanteerd zoals vermeld in bijlage I behorend bij deze verordening. Uitgangspunt is dat er lineair afgeschreven wordt. Bij activa met economisch nut waar tevens sprake is van een restwaarde, vindt geen afschrijving plaats over de restwaarde. Het dagelijks bestuur is bevoegd om in het kader van een goed financieel beheer tussentijds wijzigingen in bijlage I aan te brengen. Het dagelijks bestuur maakt pas gebruik van de voorgaande bevoegdheid, nadat de Auditcommissie is geïnformeerd over het voornemen tot wijziging van bijlage I en in de gelegenheid is gesteld zijn wensen en bedenkingen ter kennis van het dagelijks bestuur te brengen.

• 2.

  Kosten voor het afsluiten van geldleningen worden direct ten laste van de exploitatie gebracht.

• 3.

  Geactiveerde kosten voor onderzoek en ontwikkeling voor een bepaald actief worden lineair in 5 jaar afgeschreven.

Artikel 10 Voorziening voor oninbare vorderingen

Voor de vorderingen op verbonden partijen en derden wordt een voorziening wegens oninbaarheid gevormd op basis van een individuele beoordeling op inbaarheid van de openstaande vorderingen.

Artikel 11 Reserves en voorzieningen

Bij een voorstel voor de instelling van een bestemmingsreserve wordt minimaal aangegeven:

• a.

  het specifieke doel van de reserve;

• b.

  de voeding van de reserve;

• c.

  de maximale hoogte van de reserve; en

• d.

  de verwachte looptijd

Artikel 12 Kostprijsberekening

• 1.

  Voor het bepalen van de geraamde kostprijs van producten en diensten van de gemeenschappelijke regeling, die worden geleverd aan overheidsbedrijven en derden, wordt een systeem van kostentoerekening gehanteerd. Bij de kostentoerekening worden naast de directe kosten ook de indirecte kosten betrokken, die toe te rekenen zijn aan het product of dienst.

• 2.

  Voor de inzet van materiele activa worden naast directe kosten, indirecte kosten en afschrijvingskosten, de rente voor de financiering van het actief toegerekend. Deze rente is een vergoeding voor de inzet van vreemd vermogen en van eigen vermogen. De rentepercentages voor deze vergoeding worden bij de behandeling van de begroting vastgesteld.

• 3.

  Het algemeen bestuur stelt bij de vaststelling van de begroting(swijziging) de hoogte van de tarieven vast.

Artikel 13 Prijzen economische activiteiten

• 1.

  Voor de levering van goederen, diensten of werken aan overheidsbedrijven en derden en met welke bijbehorende activiteiten de gemeenschappelijke regeling in concurrentie met marktpartijen treedt, wordt tenminste de geraamde integrale kostprijs in rekening gebracht. Bij afwijking doet het dagelijks bestuur vooraf voor elk van deze activiteiten afzonderlijk een voorstel voor een bestuursbesluit, waarin het publiek belang van de activiteit wordt gemotiveerd.

• 2.

  Bij het verstrekken van leningen of garanties aan overheidsbedrijven en derden brengt de gemeenschappelijke regeling de geraamde integrale kosten in rekening. Bij afwijking doet het dagelijks bestuur vooraf een voorstel voor een bestuursbesluit, waarin het publiek belang van de lening of garantie wordt gemotiveerd.

• 3.

  Bij het verstrekken van kapitaal door de gemeenschappelijke regeling aan overheidsbedrijven en derden gaat het dagelijks bestuur uit van een vergoeding van tenminste de geraamde integrale kosten van de verstrekte middelen. Bij afwijking doet het dagelijks bestuur vooraf een voorstel voor een bestuursbesluit, waarin het publiek belang van de kapitaalverstrekking wordt gemotiveerd.

• 4.

  Bestuursbesluiten met de motivering van het publiekbelang als bedoeld in de vorige leden zijn niet nodig als sprake is van:

  • a.

    leveringen van goederen, diensten of werken en het verstrekken van leningen, garanties en kapitaal aan andere overheden voor zover deze leveringen en verstrekkingen zijn bedoeld voor de uitoefening van de publieke taak door die andere overheid;

  • b.

    een bevoordeling van activiteiten in het kader van een bij wet opgedragen publiekrechtelijke taak;

  • c.

    een bevoordeling van activiteiten in het kader van een toegekend bijzonder of uitsluitend recht waarvoor prijsvoorschriften gelden;

  • d.

    een bevoordeling van sociale werkplaatsen;

  • e.

    een bevoordeling van onderwijsinstellingen;

  • f.

    een bevoordeling van publieke media-instellingen; en

  • g.

    een bevoordeling die valt onder de reikwijdte van de staatssteunregels van het Werkingsverdrag van de Europese Unie en daarmee verenigbaar is.

Artikel 14 Financieringsfunctie

• 1.

  Het dagelijks bestuur neemt bij het uitzetten en het aantrekken van middelen de volgende kaders in acht:

  • a.

    voor het aantrekken van financieringen met een looptijd langer dan één jaar worden tenminste twee prijsopgaven bij verschillende financiële instellingen gevraagd; en

  • b.

    er wordt geen gebruik gemaakt van financiële derivaten als bedoeld in artikel 1, onder c, van de Wet financiering decentrale overheden.

• 2.

  Het dagelijks bestuur informeert het algemeen bestuur als de wettelijke kasgeldlimiet, bedoeld in artikel 1, onder f, van de Wet financiering decentrale overheden, of de wettelijke renterisiconorm, bedoeld in artikel 1, onder h, van de Wet financiering decentrale overheden, meer dan twee kwartalen wordt overschreden.

• 3.

  Bij het verstrekken van leningen, het verstrekken van garanties en het verstrekken van risicodragend kapitaal bedingt het dagelijks bestuur indien mogelijk zekerheden.

• 4.

  Bij het verstrekken van een garantie wordt een voorziening ten laste van de begroting gevormd ter grote van het risico dat de dienst met de garantie loopt. Als in de begroting niet is voorzien in budget voor deze voorziening dan doet het dagelijks bestuur vooraf aan de garantieverlening een voorstel aan het algemeen bestuur voor een begrotingswijziging.

Artikel 15 Weerstandsvermogen

• 1.

  Het dagelijks bestuur biedt eenmaal in de vier jaar een (bijgestelde) nota weerstandsvermogen aan ter behandeling en vaststelling door het algemeen bestuur. In deze nota wordt ingegaan op het risicomanagement, het opvangen van risico’s door verzekeringen, voorzieningen, het weerstandsvermogen of anderszins. In de nota wordt tevens het gewenste weerstandsvermogen bepaald.

• 2.

  Het dagelijks bestuur geeft aan in de paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing van de begroting en van de jaarstukken de risico’s van materieel belang en een inschatting van de kans dat deze risico’s zich voordoen. Het dagelijks bestuur brengt hierbij in elk geval de risico’s in beeld en actualiseert de risico’s genoemd in de nota bedoeld in lid 1.

• 3.

  Het dagelijks bestuur geeft aan in de paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing van de begroting en van de jaarstukken de weerstandscapaciteit en in hoeverre schaden en verliezen als gevolg van de risico’s van materieel belang met het weerstandsvermogen kunnen worden opgevangen.

Artikel 16 Paragrafen

De paragrafen in de begroting en het jaarverslag voldoen voor wat betreft hun inhoud aan de eisen die het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten daaraan stelt.

Artikel 17 Administratie

• 1.

  De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder geval dienstbaar is voor:

  • a.

    het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in de dienst als geheel en in de afdelingen;

  • b.

    het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van de vaste activa, voorraden, vorderingen, schulden en contracten;

  • c.

    het verschaffen van informatie over uitputting van de toegekende budgetten en investeringskredieten en voor het maken van kostencalculaties;

  • d.

    het verschaffen van informatie over indicatoren met betrekking tot de productie van goederen en diensten en de maatschappelijke effecten van het beleid van de gemeenschappelijke regeling;

  • e.

    het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving; en

  • f.

    de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie, alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving.

• 2.

  Onder administratie wordt verstaan het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, functioneren en beheersen van de organisatie van de dienst en de verantwoording die daarover moet worden afgelegd.

Artikel 18 Financiële organisatie

Het dagelijks bestuur draagt zorgt voor:

• a.

  een eenduidige indeling van de organisatie van de dienst en een eenduidig toewijzing van taken aan de afdelingen;

• b.

  een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden;

• c.

  de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten;

• d.

  de interne regels voor taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening van de financieringsfunctie;

• e.

  de te maken afspraken met de afdelingen over de te leveren prestaties, de daarvoor beschikbare middelen en de wijze en frequentie van rapportage over de voortgang van de activiteiten en uitputting van middelen;

• f.

  de kostenverdeelsleutels voor het eenduidig toewijzen van de lasten en baten aan de producten van de productenraming en de productenrealisatie;

• g.

  het beleid en de interne regels voor de inkoop en de aanbesteding van goederen, werken en diensten;

• h.

  het beleid en de interne regels voor de steunverlening en de toekenning van subsidies aan ondernemingen en instellingen; en

• i.

  het beleid en de interne regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van regelingen en eigendommen, opdat aan de eisen van rechtmatigheid, controle en verantwoording wordt voldaan.

Artikel 19 Interne controle

• 1.

  Het dagelijks bestuur zorgt ten behoeve van het getrouwe beeld van de jaarrekening, bedoeld in artikel 213, derde lid, onder a van de Gemeentewet, en de rechtmatigheid van de baten en lasten en de balansmutaties, bedoeld in artikel 213, derde lid, onder b van de Gemeentewet, voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen neemt het dagelijks bestuur maatregelen tot herstel.

• 2.

  Het dagelijks bestuur zorgt voor de systematische controle van de registratie en de ontwikkeling van de bezittingen en het vermogen van de dienst met dien verstande dat de waardepapieren, de voorraden, de debiteurenvorderingen, de liquiditeiten, de opgenomen leningen, de kortlopende schulden en de vorderingen van crediteuren jaarlijks worden gecontroleerd. Voor registergoederen en bedrijfsmiddelen worden afhankelijk van de omvang en aard van het risico specifieke beheersmaatregelen genomen. Bij afwijkingen in de registratie neemt het dagelijks bestuur maatregelen voor herstel van de tekortkomingen.

Artikel 20 Intrekken oude verordening en overgangsrecht

De Financiële verordening Veiligheidsregio Fryslân wordt ingetrokken, met dien verstande dat zij van toepassing blijft op de jaarrekening en het jaarverslag en bijbehorende stukken van het begrotingsjaar voorafgaand aan het jaar waarin deze verordening in werking treedt, met uitzondering van de bepalingen over de inhoud van de paragrafen in het jaarverslag.

Artikel 21 Inwerkingtreding en citeertitel

• 1.

  Deze verordening treedt in werking op 1 januari 2024;

• 2.

  Deze verordening wordt aangehaald als: Financiële verordening Veiligheidsregio Fryslân 2024.