| Organisatie | Veiligheidsregio Groningen |
|---|---|
| Organisatietype | Regionaal samenwerkingsorgaan |
| Officiële naam regeling | Werving- & selectiebeleid |
| Citeertitel | Werving- & selectiebeleid |
| Vastgesteld door | algemeen bestuur |
| Onderwerp | financiën en economie |
| Eigen onderwerp |
Geen
Onbekend
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 15-03-2024 | nieuwe regeling | 15-03-2024 |
Veiligheidsregio Groningen (hierna: de VRG) werkt samen met verschillende partners aan meer veiligheid in Groningen. Dat betekent aan de ene kant: hulp bieden als er een ramp gebeurt. En aan de andere kant: ervoor zorgen dat een ramp minder snel gebeurt of voorkomen wordt. Want veiligheid is niet vanzelfsprekend. Ook hier niet, met onze ligging aan zee, chemische industrie en aardbevingen. Dit verhoogt de kans op incidenten in onze regio en maakt de noodzaak tot effectieve risicobeheersing en incidentenbestrijding steeds belangrijker.
Nieuwe taken, risico’s en ontwikkelingen komen op de VRG af. Om goed op deze ontwikkelingen te kunnen inspelen, is een passende personele bezetting nodig. Daarom onderhouden we een duurzame verbintenis met onze medewerkers met oog voor al hun talenten en behoeftes. Deze duurzame verbintenis start bij de eerste kennismaking en het sollicitatieproces.
Omdat werk bij de VRG niet zomaar werk is en ieders rol belangrijk is, zijn we nieuwsgierig naar onze (nieuwe) medewerkers als mens. We kijken verder dan de CV en de harde functie-eisen, want we willen de match tussen medewerker en werk zo goed mogelijk maken. We streven naar de juiste persoon op de juiste plaats op het juiste moment.
We vragen van medewerkers dat ze zich herkennen in ons maatschappelijke doel en hieraan willen bijdragen. We zoeken medewerkers die geen uitdaging uit de weg gaan, proactief handelen, hart hebben voor hun werk en persoonlijk leiderschap tonen. Omdat we vragen dat medewerkers zichzelf goed kennen en zorgen voor hun ontwikkeling en duurzame inzetbaarheid, is interne mobiliteit een belangrijk uitgangspunt voor onze werving- en selectieafspraken.
Bovenal willen we samen werken in een open cultuur waarin we heldere afspraken maken en verantwoordelijkheden leggen waar ze horen. We stimuleren diversiteit en inclusie, omdat we ernaar streven dat VRG een afspiegeling is van de maatschappij. We staan open voor een ander en zorgen dat alle mensen met hun kwaliteiten tot hun recht komen.
1. Rollen en verantwoordelijkheden
De leidinggevende is in principe de vacaturehouder1. De leidinggevende kan ook iemand uit zijn of haar team benoemen als vacaturehouder, bijvoorbeeld wanneer de vacature een piketrol betreft.
De vacaturehouder start binnen de geldende kaders (zoals de mandaatregeling en de personeelsbegroting) het werving- en selectieproces. De vacaturehouder is eigenaar en regisseur van het werving- en selectieproces, met inachtneming van de afspraken zoals gemaakt in dit werving- en selectiebeleid.
Rol Personeels- & Organisatieontwikkeling
Team P&OO is de expert in het werving- en selectieproces. Niet alleen vanuit hun kennis van de arbeidsmarkt, wet- en regelgeving en HR-instrumenten, maar ook vanwege hun brede kennis van en blik op de personele organisatie van de VRG.
De P&OO-adviseur adviseert over het wel of niet stellen van een vacature, de inrichting van het werving- en selectieproces en ondersteunt in principe bij de selectieprocedure. Team P&OO verzorgt het verspreiden van de vacature via passende en relevante kanalen en het schriftelijk uitnodigingen en afwijzen van de kandidaten. Het proces van werving en selectie vindt in beginsel plaats in eigen beheer binnen de organisatie.
Een overzicht van alle (mogelijke) stappen in het werving- en selectieproces is opgenomen in bijlage 8.
Vacaturestelling (wel of geen vacature)
Ter voorbereiding van het werving- en selectieproces vindt de afweging plaats of er daadwerkelijk sprake is van een vacature die ingevuld moet worden. Deze afweging vindt plaats binnen de geldende mandaatregeling en de personeels- dan wel formatiebegroting. Vanuit de expert-rol adviseert de P&OO-adviseur de vacaturehouder hierin.
In bijlage 1 is een toelichting op de afweging beschreven.
Het vacatureprofiel2 is een beknopte omschrijving van de belangrijkste kenmerken van de vacature en benoemt het aantal uren, de werkzaamheden, gewenste diploma’s, kwaliteiten en eigenschappen. Hierbij wordt onderscheid gemaakt tussen absolute eisen enerzijds3 en wensen / richtingen anderzijds. (Bijlage 2 bevat hulpvragen bij het opstellen van het profiel).
De vacaturehouder stelt het vacatureprofiel op, bij voorkeur in overleg met het team. Als bij het opstellen van het vacatureprofiel blijkt dat feitelijk een nieuwe functie ontstaat, wordt een functiewaarderingstraject in gang gezet. Pas na afronding hiervan wordt het werving- en selectieproces vervolgd.
Voorbereiding werving- en selectieproces
Als er sprake is van een vacature, bespreken de leidinggevende en de P&OO-adviseur de volgende aspecten:
De VRG onderzoekt bij nieuwe vacatures altijd als eerste zorgvuldig de geschiktheid van voorrangskandidaten voor de vacante functie. Voorrangskandidaten zijn medewerkers met een vaste aanstelling met wie (om verschillende redenen) is afgesproken dat ze voorrang hebben bij vacatures als ze aan de functie-eisen voldoen of binnen een jaar kunnen voldoen.
Een voorrangskandidaat is een medewerker met een vaste aanstelling in de zin van Artikel 2:4 uit de Arbeidsvoorwaardenregeling Veiligheidsregio Groningen, die VRG met voorrang wil (her-)plaatsen in een structurele, formatieve functie omdat:
Voorrang op interne vacatures kan ook van toepassing zijn op (externe) medewerkers waarvoor VRG op grond van een ondertekende overeenkomst4 een inspanningsverplichting heeft om voor hen een andere functie te vinden.
Omdat VRG als werkgever (zijnde de hele organisatie) hierover concrete afspraken heeft gemaakt met de medewerker, is het uitgangspunt dat bij beoordeling van de plaatsbaarheid het brede organisatiebelang méér leidend is dan het teambelang.
De regeling Voorrangskandidaten is op voorrangskandidaten van toepassing.
Met als uitgangspunt “de juiste mens op juiste plek” en om schijn-procedures te voorkomen, kán een vacaturehouder ervoor kiezen geen interne wervingsprocedure te starten, maar een interne medewerker op voordracht te benoemen.
De beoordeling of het overgaan tot de stap “benoeming op voordracht” passend is voor de gegeven situatie, is maatwerk waarin P&OO een adviserende rol heeft. Van belang is vooral dat interne werving geen “proces voor de vorm” moet zijn. Want dit leidt tot irreële verwachtingen en onnodige belasting van iedereen in het proces.
Benoeming op voordracht kan een goede optie zijn in onder meer onderstaande situaties:
De voorgenomen benoeming wordt door de vacaturehouder afgestemd met de naasthogere leidinggevende en schriftelijk kenbaar gemaakt bij belanghebbenden, zoals het team en aanpalende teams. Deze kunnen met inhoudelijke argumenten bezwaar maken tegen de benoeming van de voorgedragen medewerker.
Verdere toelichting en de werkwijze bij Benoeming op voordracht is beschreven in bijlage 3.
De vacaturetekst wordt door P&OO geschreven op basis van het vacatureprofiel en in afstemming met de vacaturehouder definitief gemaakt.
Omdat we ernaar streven dat medewerkers groeien in hun werk en dat we de juiste medewerker op het juiste moment op de juiste plaats inzetten, is interne mobiliteit een essentiële afspraak in het werving- en selectiebeleid. Daarom vindt altijd interne werving plaats als er geen voorrangskandidaat is aangesteld of medewerker op voordracht is benoemd.
De vacature wordt 10 werkdagen intern opengesteld, alleen zichtbaar voor interne kandidaten.
Interne kandidaten zijn alle medewerkers (beroeps, vrijwilliger of dagdienst) met een (vaste of tijdelijke) aanstelling bij de VRG, alsook mensen die vanwege een door de VRG ondertekend samenwerkingsconvenant als interne kandidaat worden aangemerkt.
Bij specifieke vacatures kan de vacaturehouder besluiten om de vacature intern kenbaar te maken bij een specifieke groep medewerkers. Denk aan de vacature duikploegleider of instructeur (kenbaar maken bij de beroepsploegen) of bevelvoerder of ploegchef (kenbaar maken bij de betreffende post). Hierover vindt afstemming plaats met de P&OO-adviseur.
Als er geen interne medewerkers geschikt zijn voor de vacature, vindt daarna externe werving plaats. De richtlijn voor externe werving is 10 werkdagen, maar dit kan vooraf aangepast worden als de vacature hier aanleiding voor geeft.
Van een vastgestelde sluitingsdatum wordt tijdens de werving niet afgeweken.
Gelijktijdig in- en extern werven
Bij functies waarop gezien de aard van de vacature, geen geschikte interne kandidaten te verwachten zijn, kan werving gelijktijdig in- en extern plaatsvinden. Deze verwachting is gebaseerd op de recente vacature (minder dan 6 maanden geleden) waar geen geschikte interne kandidaten op hebben gereageerd of op de mate waarin de vacature aantoonbaar moeilijk invulbaar is (sprake is van een krappe arbeidsmarkt5).
De stappen in het selectieproces bij gelijktijdige in- en externe werving is te vinden in bijlage 4.
Externe assistentie (externe) werving en selectie
Als de vacature tijdelijk is, is het een optie om medewerkers op interimbasis in te huren. De VRG sluit met één of meerdere partijen raamovereenkomsten voor inzet van externen, die we hierbij inzetten. Als dit geen kandidaten oplevert, kan de werving opnieuw worden uitgezet of alsnog eigen werving plaatsvinden.
Interne en externe werving kan plaatsvinden in vele vormen. Minimaal publiceren we de vacaturetekst intern en/of extern op daarvoor geschikte kanalen, zoals VRG-net, interne nieuwsbrieven, de VRG-website en externe vacaturesites. Naast de tekst kan in afstemming met P&OO de vacature worden voorzien van aanvullend materiaal, zoals foto’s, filmpjes, een vlog of interview met een medewerker over de functie. Ook kunnen voor de vacature één of meer momenten worden georganiseerd waarin kandidaten extra informatie krijgen en halen. Denk aan een inloopmiddag, open dag, banenmarkt of koffiemoment.
Voorafgaand aan het plaatsen van de vacature wordt het selectieproces bepaald. Dit proces bevat een realistisch tijdpad.
De vacaturehouder bepaalt het selectieproces: de selectie-instrumenten, het aantal rondes en de verdeling van de commissies over de rondes. De P&OO-adviseur adviseert op basis van expertise en ervaring met eerdere procedures over de inrichting van het selectieproces. De datum van de selectiegesprekken en/of andere rondes wordt zoveel mogelijk vermeld in de vacaturetekst, zodat kandidaten hiermee rekening kunnen houden in hun planning.
Een uitgebreide toelichting op het selectieproces is opgenomen in bijlage 5.
Hieronder stippen we de hoofdlijnen van het selectieproces aan.
De vacaturehouder is eindverantwoordelijk en stelt vast welke medewerkers onderdeel uitmaken van de selectiecommissie en eventueel één of twee adviescommissies.
Bij de vacature voor directeur, regionaal commandant of sectorhoofd neemt een lid van het DB van de OR deel aan de procedure. In overleg met hen wordt bepaald of deze deelneemt in de selectie- of in de adviescommissie.
Selecteren op talenten en kwaliteiten
Naast harde criteria zoals genoemd in het vacatureprofiel, waar een kandidaat aan ‘moet’ voldoen kijken we ook naar de persoonskenmerken. Een persoon is veelzijdig. Iedereen heeft verschillende kwaliteiten naast zijn of haar opleiding. Daarom kijken we verder dan het CV. De persoon kan vanuit zijn of haar kwaliteiten het team versterken en gezamenlijk organisatiedoelstellingen behalen. Dit komt overeen met de HR-visie en is verwerkt in het vacatureprofiel, wat geldt als het vertrekpunt voor de selectie.
De START-methodiek (bijlage 6) is een veelgebruikte methode voor het voeren van een goed selectiegesprek. De vacaturehouder kan vóór of na de gesprekronde ook andere selectiemiddelen inzetten, bv. een pitch of een meeloop-dag.
Bij de selectie van repressieve functies maken praktische opdrachten en fysieke testen (eventueel in meerdere vormen en rondes) deel uit van het selectieproces. Zie bijlage 7.
Selectiemiddelen en -rondes die vooraf bekend zijn, worden in de vacaturetekst opgenomen. Wanneer gedurende de procedure selectiemiddelen worden toegevoegd of gewijzigd, dan wordt dit zo snel mogelijk aan de kandidaten meegedeeld.
Briefselectie / 1e selectie o.b.v. aangeleverde informatie
Op basis van de aangeleverde informatie maakt de selectiecommissie een zorgvuldige afweging met welke sollicitanten het selectieproces wordt doorlopen. De informatie kan een motivatiebrief en een CV zijn, maar ook bv. een mind-map.
De P&OO-adviseur kan ondersteunen, zowel in de voorselectie op ‘harde’ criteria als in de inhoudelijke briefselectie.
Indien gewenst kunnen ook anderen mee-selecteren: deze personen zijn vaak onderdeel van de selectiecommissie.
De leidinggevende geeft aan welke kandidaten uitgenodigd of afgewezen kunnen worden.
Het is mogelijk om kandidaten op reserve te houden, om op te roepen als de eerste selectieronde geen kandidaat oplevert. De vacaturehouder geeft dit duidelijk aan, want gegevens van afgewezen kandidaten verdwijnen definitief uit het systeem.
P&OO belt reservekandidaten met een onderbouwde uitleg zodat deze sollicitanten ambassadeur blijven van de VRG.
Als de procedures is afgerond, worden alle kandidaten schriftelijk afgewezen.
Kandidaten uitnodigen en afwijzen
Als de selectie van de kandidaten bekend is, nodigt P&OO de geselecteerde kandidaten uit.
IKandidaten afwijzen zonder sollicitatiegesprek
IIKandidaten afwijzen na sollicitatiegesprek
Iedere af te wijzen (in- of externe) kandidaat die op gesprek is geweest, wordt telefonisch afgewezen door de vacaturehouder.
Voor een afgewezen kandidaat is het van belang dat de keuze wordt onderbouwd en zo mogelijk aangevuld met feedback. Als een sollicitant zorgvuldig en onderbouwd wordt afgewezen, is de kans groter dat deze onze organisatie een warm hart blijft toedragen, zich positief over de VRG als potentieel werkgever zal uitlaten en wellicht opnieuw zal solliciteren.
8. De aanstelling en arbeidsvoorwaarden
Iedere aanstelling en arbeidsvoorwaarden zijn gebaseerd op ‘Arbeidsvoorwaardenregeling Veiligheidsregio Groningen’. In overleg met de P&OO-adviseur wordt het aanbod van arbeidsvoorwaarden bepaald. De leidinggevende kan besluiten van het advies van de P&OO-adviseur af te wijken binnen de ruimte van de geldende kaders en de mandaatregeling. Indien er besloten wordt de medewerker een arbeidsmarkttoelage te verlenen, is hiervoor goedkeuring van de directeur benodigd.
Het is belangrijk dat nieuwe medewerkers zich snel op hun gemak voelen en weten wat hen wordt verwacht. De leidinggevende stelt een inwerkprogramma op. Dit programma wordt vormgegeven op basis van het introductiebeleid. Een deel van de introductie wordt organisatie breed georganiseerd en het andere element wordt vormgegeven vanuit het team en/of leidinggevende.
Bijlage 1. – Het stellen van een vacature
De mandaatregeling is van toepassing bij het stellen van een vacature en is als volgt :
Onderstaande aspecten moeten worden meegenomen in de afweging bij het openstellen van de vacature:
Bijlage 2. – Onderbouwde vragen voor het opstellen van het vacatureprofiel
Hieronder staan enkele vragen die de leidinggevende aan zichzelf en/of aan het team kan stellen over de vacature.
Deze vragen worden ook door P&OO gesteld bij het intakegesprek over de vacature.
De P&OO-adviseur stelt de leidinggevende ook de volgende vragen om het vacatureprofiel volledig te krijgen:
Het is mogelijk dat bij het opstellen van het vacatureprofiel blijkt dat feitelijk een nieuwe functie ontstaat.
In dat geval wordt eerst een functiewaarderingstraject in gang gezet. Pas als de functie beschreven en gewaardeerd is, kan het werving- en selectieproces worden vervolgd.
Bijlage 3. – Benoeming op voordracht
Met als uitgangspunt “de juiste mens op juiste plek” en om schijnprocedures te voorkomen, kan een vacaturehouder ervoor kiezen geen wervingsprocedure te starten, maar een interne medewerker op voordracht te benoemen.
Benoeming op voordracht kan een goede optie zijn in onder meer onderstaande situaties:
Bij de beoordeling of benoeming op voordracht passend is in een situatie heeft P&OO een adviserende rol. Een belangrijk criterium is dat interne werving geen “proces voor de vorm” moet zijn. Want dit leidt tot irreële verwachtingen en onnodige belasting van iedereen in het proces.
Werkwijze benoeming op voordracht
Als de voorgenomen benoeming op voordracht per mail is goedgekeurd door het Sectorhoofd, dan maakt de vacaturehouder de voorgenomen voordracht met achterliggende argumenten per mail bekend aan de medewerkers van de afdeling en eventuele andere betrokkenen.
Het gaat om die groepen medewerkers/betrokkenen die normaliter (via vertegenwoordiging) een rol zouden spelen in de selectieprocedure. Denk aan toekomstige directe collega’s / teamleden en functionarissen met wie de kandidaat vanuit de functie nauw gaat samenwerken.
De medewerkers aan wie de voorgenomen benoeming per mail wordt gemeld, kunnen inhoudelijke bezwaren tegen de benoeming van de voorgedragen medewerker kenbaar maken bij de vacaturehouder. Bij zwaarwegende bezwaren gaan de vacaturehouder en de P&OO-adviseur het gesprek aan met de bezwaarhebbenden.
Als er geen onoverbrugbare bezwaren blijken, kan de definitieve benoeming 10 dagen na de bekendmaking plaatsvinden. De argumenten voor de benoeming en de goedkeuring van het Sectorhoofd worden gearchiveerd in het personeelsdossier.
Bijlage 4. - Werkwijze bij gelijktijdige in- en externe werving
Bij gelijktijdige interne en externe werving geldt de volgende selectieprocedure:
Bijlage 5. – Selectieproces: commissies
De vacaturehouder bepaalt het selectieproces: aantal rondes en de verdeling van de commissies over de rondes.
Kandidaten worden vooraf geïnformeerd over de inrichting van de procedure en eventuele selectie-instrumenten.
De keuzes kunnen tussentijds worden aangepast. Kandidaten worden hierover tijdig geïnformeerd.
In een selectieprocedure kan gekozen worden voor het samenstellen van verschillende commissies. P&OO kan in het selectieproces zowel een procesmatige als een inhoudelijke bijdrage leveren. Welke vorm gewenst is in de betreffende selectieprocedure wordt met de vacaturehouder afgestemd, alsook aan welke commissie de P&OO-adviseur deelneemt.
Selectiecommissie = de commissie die selecteert wie wordt benoemd
In de onderstaande punten wordt beschreven hoe deze commissie wordt vormgegeven.
De selectiecommissie in relatie tot de adviescommissie
Bij sommige procedures kan men naast een selectiecommissie ook een adviescommissie vorm geven. Hiervoor geldt:
Adviescommissie = de commissie die advies verleent aan de selectiecommissie
Werkwijze van de commissies in de procedure
Bijlage 6. – Selectiegesprek (START-methode)
De START-methode is een manier om situaties duidelijk te krijgen.
In onderstaande tabel is een voorbeeld beschreven.
De selectiecommissie stelt de volgende vraag: "Wat was je meest lastige klant?"
Aan de hand van de START-methode kun je deze vraag concreet beantwoorden:
Bijlage 7. - Andere methoden in de selectieprocedure
Bijlage 8. - Inrichting van het werving- en selectieproces
Bij een vacature voor een directeur of een regionaal commandant is het Dagelijks Bestuur (DB) vacaturehouder. De teamleider P&OO adviseert en ondersteunt het DB hierbij. Naast de selectiecommissie die onder andere bestaat uit bestuursleden, wordt een adviescommissie samengesteld in overleg met de ondernemingsraad.