| Organisatie | Huizen |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Besluit tot retrospectieve vervanging van archiefbescheiden 2016-2019 gemeente Huizen 2024 |
| Citeertitel | Besluit retrospectieve vervanging archiefbescheiden 2016-2019 gemeente Huizen 2024 |
| Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
| Onderwerp | financiën en economie |
| Eigen onderwerp |
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 27-04-2024 | nieuwe regeling | 15-04-2024 |
Burgemeester en Wethouders van de gemeente Huizen,
over te gaan tot vervanging door digitale reproducties van de analoge archiefbescheiden over de periode van 1 januari 2016 t/m 31 december 2019, die op grond van ‘Selectielijst archiefbescheiden van (inter)gemeentelijke organen opgemaakt of ontvangen vanaf 1996, actualisatie’ en ‘Selectielijst voor archiefbescheiden van gemeentelijke en intergemeentelijke organen opgemaakt of ontvangen vanaf 1 januari 2017’ voor bewaring of vernietiging in aanmerking komen, waarna deze analoge archiefbescheiden worden vernietigd.
Dit besluit treedt in werking met ingang van de eerste dag na de dag van bekendmaking van dit besluit in het Gemeenteblad.
Dit besluit kan worden aangehaald als: Besluit retrospectieve vervanging archiefbescheiden 2016-2019 gemeente Huizen 2024.
Handboek Vervanging Gemeente Huizen, d.d. 22-03-2024, versie 2.5.
De documenten van een organisatie geven inzicht in de wijze waarop en de context waarbinnen een proces is uitgevoerd. Ze kunnen gebruikt worden voor bedrijfsvoering, bewijsvoering en verantwoording. Daarnaast kunnen de documenten van waarde zijn voor historisch onderzoek. Vandaar dat de gemeente Huizen rekening houdt met het risico van het verlies van informatie en/of kenmerken van het origineel. Om informatieverlies te voorkomen zullen er voorwaarden gesteld moeten worden aan het vervangingsproces. Dit hoofdstuk beschrijft onder andere de aanleiding voor vervanging, de kaders en verantwoordelijkheden en de te vervangen documenten en de documenten die zijn uitgezonderd van vervanging.
De Rijksoverheid heeft gesteld dat gemeenten in 2020 volledig digitaal moeten werken. De ambitie van de gemeente Huizen is om in te zetten op verdere digitalisering en het uitrollen van plaats- en tijdstiponafhankelijk werken tezamen met zaakgericht werken.
In de praktijk wordt in onze gemeente zowel digitaal als op papier gewerkt. Om te kunnen voldoen aan de doelstelling van de Rijksoverheid en de ambities van de gemeente Huizen te realiseren, is het noodzakelijk om volledig digitaal te gaan werken. Dit gaat niet alleen over het omzetten van het papieren documenten naar digitale documenten (vervanging), maar over het totale informatiebeheer.
De hoofdreden van de gemeente Huizen om op vervanging over te gaan is om de dienstverlening te verbeteren door volledig digitaal te werken. De organisatie digitaliseert al een aantal jaar de documenten, maar de analoge versies blijven hierbij gelden als documenten in de zin van de Archiefwet 1995. De hybride situatie die hierdoor is ontstaan brengt de betrouwbaarheid van de informatievoorziening in gevaar. Daarnaast zorgt het voor dubbele beheerlasten.
Om een eind te maken aan deze hybride situatie wordt er overgegaan op vervanging van papieren documenten door digitale reproducties. Hierbij worden de fysieke originelen vernietigd en vervolgens krijgen de digitale documenten de status van origineel. In 2013 is de archiefwet 1995 gewijzigd waardoor zorgdragers zelfstandig een besluit over vervanging mogen nemen. Vervanging kan plaatsvinden nadat er een vervangingsbesluit door het college is genomen en als de vervanging voldoet aan de voorwaarden uit de archiefwet.
1.2 Reikwijdte vervangingsproces
Dit handboek is van toepassing op routinematige en retrospectieve vervanging van documenten, die volgens de geldende selectielijsten voor bewaring of vernietiging in aanmerking komen. Het gaat om documenten die in analoge vorm zijn opgemaakt of ontvangen door de gemeente Huizen vanaf 1 januari 2016. De vervanging heeft uitsluitend betrekking op documenten waarvan de vervangende digitale kopieën in JOIN of in Motion worden opgenomen. Vervanging van deze documenten wordt toegepast vanaf het moment dat het vervangingsbesluit ingaat voor alle organisatieonderdelen van de gemeente Huizen.
JOIN is het centrale zaaksysteem waarin alle informatie die de gemeente ontvangt of produceert in het kader van haar taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden, inclusief beleidsbepaling, directie en ondersteunende taken vanaf het moment van ontvangst of vaststelling (al dan niet om te verzenden) wordt opgenomen, al dan niet gekoppeld met decentrale vakapplicaties.
Motion is het HR-systeem, een decentrale applicatie zonder koppeling met het centrale zaaksysteem JOIN. Per 1 januari 2022 worden alle stukken rondom de personeelsdossiers en salarisadministratie in Motion opgeslagen. Voor deze applicatie geldt ook dat de analoge stukken volgens het vastgestelde scanprotocol worden gedigitaliseerd en in Motion worden opgenomen.
In bepaalde gevallen moeten documenten op grond van wettelijke bepalingen in hun oorspronkelijke vorm bewaard worden. Daarnaast kunnen documenten in hun verschijningsvorm een meerwaarde vertegenwoordigen die niet in een scan te vangen is of om verschillende redenen niet vervangen mag worden. In bijlage 2 zijn de stukken beschreven die uitgezonderd zijn van vervanging.
In het vervangingsbesluit zal worden vastgelegd vanaf wanneer en over welke periode vervanging wordt toegepast.
1.3 Kaders en verantwoordelijkheden
De archiefwet 1995 biedt de mogelijkheid om analoge documenten te vervangen door een digitale reproductie. De digitale reproductie neemt daarmee van rechtswege de status van het originele exemplaar over. Kenmerk hierbij is dat het originele exemplaar “daadwerkelijk” vernietigd wordt. Na digitalisering gaat de status daadwerkelijk over (Artikel 7 Archiefwet 1995).
In artikel 6, eerste lid is bepaald dat organisaties vallend onder de archiefwetgeving vervanging mogen toepassen, mits dat gebeurt met juiste en volledige weergave van de in de bescheiden voorkomende gegevens. De artikelen 2, 6 en 8 van het Archiefbesluit 1995 gaan in op het proces van de vervanging en de gevolgen waar men rekening mee moet houden.
Archiefregeling 2009 (met actualisatie 2013)
Voor de vervanging van bescheiden die voor bewaring in aanmerking komen zijn nadere bepalingen opgenomen in artikel 26b van de archiefregeling. Voor deze bescheiden geldt dat een aantal aspecten van vervanging beschreven dienen te worden, die ook in dit handboek zullen worden uitgewerkt:
Specifiek voor het archiefbeheer binnen de gemeentelijke organisatie zijn de hierboven vermelde kaders en verantwoordelijkheden (zie paragraaf 1.3 Kaders en verantwoordelijkheden) uitgewerkt in de Archiefverordening gemeente Huizen en de Beheerregeling Informatiebeheer gemeente Huizen (2023).
Met het handboek vervanging en bijhorend vervangingsbesluit wordt vervanging wettelijk mogelijk gemaakt. Het handboek is gemaakt in samenwerking met het bedrijf BECIS en de gemeentelijke archiefinspectie. De uitwerking is gebaseerd op de ‘Handreiking Vervanging Archiefbescheiden’ van de projectgroep Archief 2020. Deze handreiking is opgesteld om houvast te bieden bij het voorbereiden, de inrichting en de uitvoering van het complexe vervangingsproces. Daarnaast is er in deze handreiking rekening gehouden met alle kaders van de archiefwet 1995 en alle aanverwante regelgeving.
Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Huizen is zorgdrager van de te vervangen analoge documenten, ontvangen of opgemaakt bij de uitvoering van haar taken. Het Archief Gooi en Vechtstreek beheert de statische archieven van de gemeente Huizen. In de archiefverordening gemeente Huizen 2023 staat de regeling voor de zorg van het archief en het toezicht. De zorgdrager neemt het vervangingsbesluit.
1.7 Opleiding en instructie medewerkers
Wanneer het vervangingsproces start zijn alle medewerkers van de gemeente Huizen ingelicht. De medewerkers Informatiedienstverlening (hierna IDV) hebben een instructie gehad over de werkwijze die door de applicatiebeheerders wordt gegeven. De opleiding en instructies van de IDV-medewerkers zijn zodanig dat de verantwoordelijke medewerkers in staat zijn om de in dit handboek opgenomen en genoemde handelingen conform de voorgeschreven procedures, die zijn opgenomen in het scanprotocol, uit te voeren.
Het gaat hierbij om de volgende handelingen:
Het proces van routinematige vervanging wordt in de hiernavolgende hoofdstukken van dit handboek beschreven. Het scanprotocol beschrijft de exacte werkinstructie, opgenomen als bijlage 4 bij dit handboek vervanging. De retrospectieve vervanging van te bewaren en te vernietigen documenten uit de periode 2016-2019 wordt nader omschreven in het kwaliteitsprotocol retrospectieve vervanging 2016-2019, opgenomen als bijlage 5 bij dit handboek.
Hoofdstuk 2 – Inrichting van de apparatuur en software en gekozen instellingen
Door vervanging van de analoge documenten wordt de gemeente afhankelijk van de kwaliteit van de digitale reproductie. Wanneer de scan van slechte kwaliteit is kan deze immers niet meer vergeleken worden met het oorspronkelijke analoge document. Daarom wordt in artikel 6 van Archiefbesluit 1995 geëist dat de reproductie een juiste en volledige weergave moet zijn van de in de te vervangen documenten voorkomende gegevens. In dit hoofdstuk worden de keuzes beschreven die zijn gemaakt voor de totstandkoming van de reproductie en de technische beeldkwaliteit van de vervanging. Met dit hoofdstuk voldoet het handboek vervanging aan artikel 26b, sub d, e van de Archiefregeling.
2.1 Vastgestelde criteria beeldkwaliteit
De criteria voor de beeldkwaliteit zijn primair gebaseerd op de aard en de inhoud van de documenten. De vastlegging en verantwoording van de criteria is op grond van de Archiefregeling alleen verplicht wat betreft te bewaren documenten, maar het is in het belang van de gemeente Huizen om dezelfde criteria te stellen aan de te vernietigen documenten. Documenten worden in kleur gescand.
De vormeigenschappen van de documenten zijn complex, bestaand uit een combinatie van handgeschreven en machinaal geproduceerde tekst, beeldmateriaal en tekstdocumenten van verschillende omvang (variërend van A0 tot A6). Zoals bij paragraaf 1.2 Reikwijdte vervangingsproces is aangegeven, moeten documenten in bepaalde gevallen op grond van wettelijke bepalingen in hun oorspronkelijke vorm bewaard worden. In de tabel in bijlage 2 staan de documenten die uitgezonderd zijn van vervanging. Daarnaast is er sprake van uiteenlopende bewaartermijnen in het te vervangen archiefbestand. Omdat het een gedifferentieerd archiefbestand is wordt het hoogste, voor te bewaren bescheiden noodzakelijke, kwaliteitsniveau voor scanning gehanteerd. Op die manier worden de risico’s op informatieverlies geminimaliseerd. Daarnaast is de keuze voor één scanregime en één kwaliteitsniveau aan te raden omdat het vervangingsproces anders te complex wordt.
Zoals eerder aangegeven, worden alle documenten in kleur gescand. Voor een aantal documenten is het noodzakelijk dat dit met speciale aandacht gebeurt: het gaat dan om foto’s, plattegronden, afbeeldingen en gearceerde tekst. Het komt ook voor dat er een gering contrast is tussen de letter en de achtergrond, dit is bijvoorbeeld het geval bij documenten met een gekleurde/vergeelde achtergrond, een slechte kwaliteit drukletter of een handschrift. Omdat voor alle te vervangen documenten dezelfde eisen gehanteerd worden zullen alle documenten in kleur (full-color, 24 bits RGB) gescand worden. Ook zullen alle documenten gescand worden op minimaal 300 Pixels Per Inch (PPI), de resolutie waarmee de minimale scherpte van 5 lp/mm behaald kan worden. Voor een minimale scherpte van 5 lp/mm wordt gekozen omdat dit garandeert dat bij reproductie alle letters van zespunts en groter goed leesbaar zullen zijn.
Om de duurzaamheid en authenticiteit te garanderen worden bestanden (zowel tekstdocumenten als afbeeldingen) opgeslagen in PDF/A-1A of PDF/A-1B formaat. Hierdoor kunnen bestanden na afhandelen van de zaak niet gewijzigd worden en zijn ze opgeslagen in een duurzaam formaat (gearchiveerd). Om de kwaliteit van gedigitaliseerde documenten te waarborgen voldoen alle scanners die voor digitalisering worden gebruikt aan de eisen die daarvoor zijn aangemerkt (zie paragraaf 3.2). Decentraal scannen wordt gedaan bij de afdelingen: Maatschappelijke Ondersteuning, Financiën en Personeel en Organisatie. Documenten groter dan A3 formaat worden gescand op de plotter. De scanners bij IDV zijn ingesteld op PDF/A-1A. Dit maakt het mogelijk om de scans tijdens vergaderingen te bewerken. Wanneer de scans in JOIN zijn opgeslagen, zijn deze niet meer te bewerken. De overige scanners zijn ingesteld op PDF/A-1B. De specifieke eigenschappen van de scanners staan in bijlage 1 van het scanprotocol (bijlage 4).
Hoofdstuk 3 – Technische infrastructuur
Het archiefbeheer van de gemeente Huizen wordt ingericht in en ondersteund door JOIN Zaak & Document (DMS/RMA). De verantwoordelijkheid voor alle beheerstaken die nodig zijn voor het accepteren, installeren en operationeel maken en houden van informatiesystemen en technische infrastructuren, zijn belegd bij applicatiebeheerders en systeembeheerders. Het applicatiebeheer omvat alle beheerstaken die nodig zijn voor een actuele en storingsvrije versie van de applicatie en gegevensverzamelingen binnen het geheel van informatiesystemen. Systeembeheer houdt zich bezig met de zorg voor de systemen (hardware + software) waarop de diverse applicaties draaien (zorgen dat de applicatie op te starten is zonder foutmelding; alle meldingen binnen de applicatie zijn voor de applicatiebeheerders).
Voor het scannen maken we gebruik van een specifieke scanners en voor grootformaat documenten van een plotter. De specificaties van deze scanners zijn opgenomen als bijlage bij het scanprotocol.
Bij vervanging van de scanners worden scanners aangeschaft die aan minimaal dezelfde eisen voldoen die vermeld staan in het scanprotocol. De scanapparatuur en software worden onderhouden door de systeembeheerders van OGD. Om het proces kwalitatief goed te kunnen uitvoeren is er een back-up faciliteit aanwezig. Dit houdt in dat er meerdere apparaten aanwezig zijn waarop gescand kan worden in PDF/A-1A of PDF/A-1b en deze voldoen aan de gestelde eisen. De specificaties ten aanzien van het ‘Scanprofiel’ en ‘Scanner specificaties’ zijn terug te vinden in het DMS/RMA. Op deze manier beschikt de gemeente Huizen altijd over de meest recente én historische informatie ten aanzien van de scannersprofielen en -specificaties.
Het DMS/RMA software pakket JOIN Zaak & Document wordt gebruikt voor documentregistratie, dossierregistratie, digitale opslag van documenten en documentbeheer. De volgende norm is van toepassing op het DMS/RMA: NEN 2082 gecertificeerd (functionele en technische specificaties waaraan applicaties moeten voldoen).
3.6 Systeemonderhoud scanners en DMS/RMA
De scanapparatuur inclusief software en het DMS/RMA systeem wordt onderhouden door middel van een overeenkomst met de leverancier van de betreffende apparatuur. Het team Informatisering & Automatisering (I&A) zorgt voor alle benodigde hardware, zodat de DMS/RMA leverancier optimaal kan functioneren en de opgeslagen informatie toegankelijk is voor de organisatie.
De leverancier van JOIN Zaak & Document, monitort de cloudapplicatie proactief. Diagnostische gegevens worden automatisch verzameld om de correcte werking en performance van de applicatie te bewaken en eventuele aanpassingen wat betreft opslag bijtijds te kunnen uitvoeren. Dit is vastgelegd in de SLA met de leverancier.
Hoofdstuk 4 – Reproductieproces
Een goede procesinrichting voor het digitaliseren van de informatiestromen is noodzakelijk voor het correct en controleerbaar vervangen van analoge informatie. In dit hoofdstuk wordt beschreven hoe dit proces binnen de gemeente verloopt en organisatorisch is ingericht.
De proceseigenaren zijn zelf verantwoordelijk voor het informatiebeheer van het betreffende proces. Dit betekent dat zij zelf de dossiers op orde moeten houden en de interne en uitgaande documenten die gedigitaliseerd moeten worden aanbieden aan IDV ter registratie en/of vervanging. Het team IDV is verantwoordelijk voor het ondersteunen van de afdelingen bij het beheren en archiveren van de informatie. Ook dient IDV de stukken die geregistreerd moeten worden te ontvangen, selecteren, digitaliseren en te beheren. IDV ziet tevens toe op de kwaliteit van de scans. Bij de procedures horen de volgende functies of rollen binnen functies:
4.2.1 Procedure ingekomen documenten bij centraal en decentraal scannen
De uitwerking van de procedure bij centraal scannen is opgenomen in het scanprotocol Hoofdstuk 5. Beschrijving centrale scanprocedure IDV.
De uitwerking van de procedure bij decentraal scannen is opgenomen in het scanprotocol Hoofdstuk 6. Beschrijving decentrale scanprocedure.
4.2.2 Procedure uitgaande en interne documenten
Uitgaande en interne documenten worden digitaal aangemaakt en gearchiveerd, waardoor er geen sprake is van vervanging. Indien er op een uitgeprinte kopie aanvullende informatie staat dan worden deze documenten wel vervangen. De behandelaar heeft in dat geval de verantwoordelijkheid om de documenten ter registratie aan te bieden aan IDV om het vervangingsproces te doorlopen. De reproductie wordt vervolgens geregistreerd als nieuw document bij de betreffende zaak.
4.3 Documentgegevens en metadata
Iedere registratie van de te vervangen archiefbescheiden bevat minimaal een zaaknummer, documentsoort (documentrichting: inkomend, intern of uitgaand), onderwerp van het document, datum van ontvangst of verzending, de afzender of de ontvanger van het document. Tevens wordt technische metadata vastgelegd van het scannen bij het document. De wettelijke context voor het gebruik van een metadataschema is vastgelegd in de Archiefregeling 2010, artikelen 17 en 19; en NEN-ISO 23081-1: 2006 en NEN-ISO 23081-2:2009.
De registratieprocedure leidt tot de volgende resultaten:
Bij het registreren van de inkomende documenten worden een aantal metagegevens vastgelegd als kenmerken van de registratie. Zie hiervoor bijlage 1.
De zaakdossiers erven onder meer de volgende metadata over van de zaaktypen:
De gemeente Huizen heeft een metadataschema opgesteld dat gebaseerd is op het TMLO (Toepassingsprofiel Metadatering Lokale Overheden). De changemanagement procedure is ook van toepassing op dit metadataschema. Jaarlijks wordt het metadataschema waar nodig geactualiseerd.
In het DMS/RMA is een zaaktypen-tool ingebouwd waarin een aantal metadatavelden zijn voorgedefinieerd. Deze metadatavelden zijn overeenkomstig met het DSP.
De documenten worden vanuit de scanner direct naar de persoonlijke scanmap binnen JOIN geplaatst. Hierdoor is een aparte instelling op de multifunctional beschikbaar: scannen naar JOIN. Deze map is zichtbaar bij het registreren van de documenten en de stukken zijn direct te koppelen aan de registratie.
4.4.1. Procedure archiveren en vernietigen vervangen documenten
Het digitaliseren van de werkprocessen heeft als gevolg dat er op een andere manier gearchiveerd gaat worden. Het tijdstip van archivering verplaatst zich namelijk naar het begin van het werkproces. In de oude situatie werd het analoge document pas gearchiveerd als de behandelaar het document had afgehandeld en het via interne post terugkeert naar het archief. De analoge informatiestroom wordt na het opstellen van de verklaring van vervanging stopgezet waardoor het te vervangen document direct na registratie op een numerieke wijze wordt opgeborgen.
Alle te vervangen documenten worden na registratie, scanning en controle op datum opgeborgen in dozen. Vervolgens worden deze dozen nog drie maanden bewaard om fouten in het proces te kunnen herstellen.
Na het verstrijken van de termijn worden de documenten conform de daarvoor geldende voorschriften vernietigd. De afdeling IDV draagt zorg voor en ziet toe op tijdige vernietiging. De vernietiging is vastgelegd in bijlage 4, Procedure vernietiging vervangen archiefbescheiden.
4.4.2. Procedure Archiveren en vernietigen niet te vervangen documenten
Documenten die op basis van de afspraken niet voor vervanging in aanmerking komen (zie paragraaf 1.2 Reikwijdte vervangingsproces), worden fysiek gearchiveerd. Deze documenten zullen afhankelijk van het type archivering (bewaren of vernietigen) na het aflopen van de archiveringstermijn overgedragen worden aan het Archief Gooi en Vechtstreek, of vernietigd worden.
De te vernietigen bescheiden worden op vernietigingsjaar, numeriek gearchiveerd, voor een tijdige (jaarlijks) en correcte vernietiging. Op de doos is het vernietigingsjaar vermeld en een volgnummer.
Indien het te bewaren bescheiden betreft, dan worden deze documenten numeriek bewaard conform de eisen die aan de archivering van definitief te bewaren bescheiden worden gesteld. Op de doos staat het eerste en het laatste documentnummer vermeld.
Ontsluiting geschiedt via het DMS/RMA. Hierin wordt de tijdelijke fysieke vindplaats vermeld.
Als over de uitzondering benoemde documenten twijfel ontstaat, wordt het analoge origineel bewaard en opgeslagen conform de Archiefwet- en regelgeving. Zo mogelijk wordt een gedigitaliseerd exemplaar opgenomen in JOIN om de behandelaar te faciliteren in het werkproces. Dit gedigitaliseerde exemplaar heeft de status van een digitale kopie. Dit is vastgelegd in de metadata van het document.
Hoofdstuk 5 – Kwaliteitsborging
Overheden zijn verplicht tot het in goede, geordende en toegankelijke staat houden van documenten. Deze verplichting is ook van toepassing op de reproducties die de originele documenten vervangen. Het scanproces moet dus zodanig ingericht zijn dat de gedigitaliseerde documenten aan dezelfde criteria voldoen als bij papier het geval is. Hierbij zijn authenticiteit, juistheid en duurzaamheid essentieel. In artikel 26b sub f en h Archiefregeling wordt geëist dat de zorgdrager in het vervangingsbesluit inzicht moet geven in de kwaliteitsprocedures (vertaald in het kwaliteitszorgsysteem). Dit hoofdstuk beschrijft daarom hoe de geldende procedures de kwaliteit van het vervangingsproces borgen en bewaken.
De gecontroleerde vervanging van documenten door middel van digitalisering is zodanig van opzet dat de waarde ten opzichte van de verantwoording, bewijs en cultuurhistorisch belang gehandhaafd blijft en dat deze belangen niet in het geding komen. Daartoe vinden er kwaliteitscontroles plaats om een constante kwaliteit te kunnen waarborgen. Omdat er gekozen is voor het voeren van één beleid voor alle stukken (zie hoofdstuk 1) gelden de kwaliteitsprocedures uit dit hoofdstuk voor alle te vervangen documenten.
5.1 Kwaliteitsniveaumedewerkers
Alvorens over te gaan tot de eisen aan het digitaliseringproces, is het belangrijk ook de eisen aan de medewerkers die betrokken zijn bij het vervangingsproces vast te leggen. In deze paragraaf wordt dit uitgewerkt.
De medewerkers IDV zijn voldoende opgeleid voor de werkzaamheden die zij uitvoeren. Zij hebben kennis over:
Naast de vereiste opleiding, kennis en ervaring voor het uitvoeren van de betreffende rol gelden voor alle medewerkers de volgende functie-eisen:
De medewerkers IDV geven advies aan de organisatie over bovenstaande onderwerpen en voeren de regie over het archiefbeheer. Zij voeren ook de controles uit op het archiefbeheer. Op deze manier wordt de kwaliteit van de invoer gewaarborgd.
Een deel van de registratie van documenten in DMS/RMA wordt uitgevoerd door de behandelend medewerker. Medewerkers worden daarvoor getraind in het werken met het DMS/RMA. Ook zijn er instructies aanwezig op basis waarvan zij hun werkzaamheden kunnen uitvoeren. IDV medewerkers zullen de organisatie instructies en ondersteuning geven wat betreft het informatiebeheer. Van alle medewerkers wordt verwacht dat zij voldoende kennis hebben van de door hen uit te voeren werkprocessen.
Tijdens het vervangingsproces worden diverse kwaliteitscontroles uitgevoerd waarbij de kwaliteit van de scans, de documenten en bijhorende metadata worden gecontroleerd op de volgende punten:
De procedure controle van een scan is onderdeel van de scanprocedure.
De Recordmanager bewaakt de kwaliteit van de controlewerkzaamheden van de IDV medewerkers en voert daarop periodieke controles uit samen met de kwaliteitsmedewerkers.
De kwaliteitscontroles worden bijgehouden in een kwaliteitsrapportage. De rapportages worden ingezet om verbeteringen te realiseren in de uitvoering van het vervangingsproces (zie ook 5.3 Controleprogramma).
Indien blijkt dat aan één van de punten niet wordt voldaan, wordt het origineel op korte termijn, uiterlijk binnen drie maanden opnieuw in het vervangingsproces gebracht. Hiertoe worden de papieren documenten drie maanden bewaard.
De kwaliteit van de scans wordt twee keer gecontroleerd. De eerste kwaliteitscontrole vindt direct plaats na het scannen: hierbij wordt het analoge document vergeleken met de scan. Nadat het stuk geregistreerd is wordt het gelezen door de behandelaar. Indien de behandelaar onjuistheden in de scan aantreft neemt hij contact op met IDV, waarna het stuk nogmaals gescand en gecontroleerd zal worden.
Wanneer het te bewaren documenten betreft zal er altijd door een kwaliteitsmedewerker van IDV nogmaals een controle uitgevoerd worden. Deze vindt plaats op de kwaliteit van de scan en de kwaliteit van de registratie.
Tevens vindt er voor vervanging een laatste steekproef plaats door de Recordmanager op het juist toepassen van de controles.
De processen en werkwijzen ten opzichte van de informatiestromen en het kwaliteitsbeheer worden elk jaar gecontroleerd en waar nodig aangepast. Het gaat hierbij bijvoorbeeld om de kwaliteitscontroles en het registratieproces.
De reguliere controles maken deel uit van de dagelijkse werkzaamheden (zie onderstaande tabel). De gegevens die daaruit voortkomen worden gemonitord door de Recordmanager om tijdig te kunnen ingrijpen.
5.3.2 Monitoring reguliere controles
De controle van de uitvoering van het proces wordt in de reguliere controles uitgevoerd. De gegevens die daaruit voortkomen worden gemonitord om tijdig te kunnen ingrijpen. De afdeling IDV beoordeelt steekproefsgewijs of de reguliere controles correct zijn uitgevoerd en of er navolging is gegeven aan verbeterpunten. Uit deze monitoring komen rapportages voort, die gebruikt worden voor de aansturing en verbetering van de processen.
In het controleprogramma is opgenomen dat het vervangingsproces jaarlijks gecontroleerd wordt. Dit wordt intern geïnitieerd door de Recordmanager. Hier wordt een rapportage over opgesteld die ter review aangeboden wordt aan de archiefinspectie. Er wordt daarbij voornamelijk gekeken naar de volgende punten:
Tijdens de audit wordt gekeken naar de inrichting en aansturing van de IDV-processen. Dit kan zich op twee niveaus afspelen: beoordeling van het beheerssysteem zelf, of van de uitvoering van het proces. De controle van de uitvoering van het proces zal met name in de reguliere controles worden uitgevoerd (monitoring), de beheersing van het proces is bij uitstek een onderwerp voor de jaarlijkse audit (auditing). Dit gebeurt door middel van een plan-do-check-act-cyclus, zodat de organisatie voortdurend leert van de dingen die niet goed gaan. Naar aanleiding van de audits en controles zullen de processen waar nodig worden aangepast.
Nadat de definitieve versie van het handboek in overleg met de archiefinspectie is vastgesteld, volgt er een testperiode van maximaal 3 maanden. Mochten de testresultaten na één maand positief zijn, dan kan het vervangingshandboek, in overleg met de archiefinspectie definitief worden gemaakt. Dit betekent dat de gemeente Huizen het Handboek kan aanbieden aan de archivaris, als eindverantwoordelijke voor het toezicht. Nadat de archivaris een positief advies heeft afgegeven wordt het Handboek ter besluitvorming aan het college aangeboden.
Hoofdstuk 6 – Change management procedure
De change management procedure is opgesteld om de regie te kunnen voeren en te houden op wijzigingen in de organisatorische en technische beheerprocedures die in dit handboek zijn vastgesteld. Deze procedure borgt dat de toekomstige wijzigingen van de handelingen geen afbreuk zullen doen aan de kwaliteit en duurzaamheid van de digitale documenten om zo te blijven voldoen aan de geldende wet- en regelgeving.
De Recordmanager toetst vooraf voorstellen voor wijzigingen in het vervangingsproces en/of de archiefbeheeromgeving aan bestaand informatie- en archiveringsbeleid, alsmede wet- en regelgeving. De Recordmanager stelt zelf een impactanalyse op of laat dit doen door de applicatiebeheerders IDV, de coördinator Informatiedienstverlening of teamleider Facilitaire Zaken.
Voorstellen die afbreuk doen aan de kwaliteit en duurzaamheid van de documenten worden niet gerealiseerd zonder toestemming van de Recordmanager. Hierbij gelden de in het scanprotocol vastgelegde minimale kwaliteitscriteria als ondergrens. De maatregelen mogen geen negatieve invloed hebben op het resultaat van de vervangingsprocedures. De Recordmanager is betrokken bij wijzigingen ten aanzien van het vervangingsproces, bestandsformaten, back-up procedures en – voorzieningen, software- en hardware voor scanning en archivering en de omgeving waarin het digitale archief is geplaatst.
De Recordmanager neemt de beslissing of de wijziging al dan niet wordt voorgelegd aan de directie om doorgevoerd te worden. In gevallen waarin sprake is van een grote wijziging wordt de gemeentearchivaris altijd betrokken.
De directie keurt de organisatorische maatregel goed of niet goed. De beoordeling wordt gedaan aan de hand van de impactanalyse. Wanneer de maatregel akkoord is bevonden door de directie, dan zorgt de Recordmanager ervoor dat de procedure wordt gewijzigd. De Recordmanager zorgt ervoor dat de voorstellen en besluiten omtrent geaccordeerde wijzigingen en de wijzigingen zelf worden gedocumenteerd en aan het handboek worden toegevoegd.
Bij wijzigingen van technische of procedurele inrichting van het vervangingsproces en van de kwaliteitsprocedures stelt de Recordmanager de archivaris vooraf op de hoogte.
De archivaris toetst de wijzigingen aan het gestelde in paragraaf 3 van de Regeling digitale vervanging van analoge informatie van het Stadsarchief Naarden (SSAN) en het Streekarchief Gooi en Vechtstreek (SAGV) en levert, indien daarvoor aanleiding is, binnen vier weken een lijst van aan te brengen wijzigingen in het te actualiseren handboek. De informatiebeheerder past bij boven genoemde wijzigingen het handboek aan, zodat dit actueel blijft.
Wijzigingen voor de technische inrichting en software worden binnen een OTAP-omgeving (ontwikkel, test, acceptatie, productie) vooraf getest en pas na acceptatie in de productieomgeving geïmplementeerd. Gemeente Huizen maakt gebruik van Test en Productie omgeving. Van deze wijziging wordt de documentatie door de Recordmanager aan het handboek toegevoegd. Alle documentatie met betrekking tot wijzigingen wordt ter beschikking gesteld aan de gemeentearchivaris.
Het (jaarlijkse) toezicht op de procedure ligt bij de Recordmanager die het handboek vervanging actueel houdt en verslag uitbrengt over het door hem gevoerde beheer en beleid ten aanzien van de informatievoorziening (artikel 8 Besluit Informatiebeheer). De gemeentearchivaris houdt toezicht op deze procedure.
6.4 Periodieke toetsing en verantwoordelijkheden
Zowel het functionele- als technische beheer van de gebruikte scanners ligt bij OGD onder verantwoordelijkheid van team Informatiedienstverlening.
Er kunnen altijd risico’s zijn op informatieverlies door fouten in de uitvoering of technische mankementen. Om de kans op informatieverlies zoveel mogelijk te minimaliseren zullen de digitale reproducties worden gecontroleerd. De toetsingscriteria voor de beeldkwaliteit en de methode van toetsing zijn in de kwaliteitsprocedures vastgelegd (deze worden beschreven in Hoofdstuk 5 - Kwaliteitsborging). Daarnaast zal er jaarlijks een toetsing plaatsvinden door de archiefinspecteur. Tijdens de toetsing wordt gecontroleerd of de gekozen beeldkwaliteit nog steeds voldoende is om de reproducties de functie(s) van originele bescheiden te laten vervullen. Deze toetsing vindt plaats binnen de algehele toetsing van het handboek vervanging.
De archiefinspectie wordt betrokken bij wijzigingen, zoals de software waar de registraties worden vastgelegd wordt vervangen of wanneer de scanner wordt vervangen door een ander type scanner.
Op grond van de Algemene Wet Bestuursrecht kan iedereen wiens belang rechtstreeks bij het besluit is betrokken, hiertegen een bezwaarschrift indienen. U stuurt uw bezwaarschrift aan: het college van burgemeester en wethouders, postbus 5, 1270 AA Huizen. Zorgt u ervoor dat u uw bezwaarschrift indient binnen zes weken na de dag waarop dit besluit is gepubliceerd.
Het bezwaarschrift dient te zijn ondertekend en het volgende te bevatten:
Het indienen van een bezwaarschrift heeft geen schorsende werking. Dat wilt zeggen dat het besluit blijft gelden in de tijd dat uw bezwaarschrift in behandeling is. Bij de voorzieningsrechter van de Rechtbank Midden-Nederland, afdeling bestuursrecht, postbus 16005, 3500 DA Utrecht, kan een verzoek om een voorlopige voorziening (waaronder schorsing) worden ingediend. Het indienen van een verzoek om een voorlopige voorziening kan alleen als u binnen de termijn van zes weken een bezwaarschrift heeft ingediend. Houdt u er rekening mee dat u voor het aanvragen van een voorlopige voorziening griffierecht verschuldigd bent.
Bijlage 1 – Metagegevens die worden vastgelegd bij de registratie van een document
Bij het registreren van de inkomende documenten worden een aantal metagegevens vastgelegd als kenmerken van de registratie:
Substitutie wordt niet toegepast voor zover het vervanging betreft van archiefbescheiden:
De uitzonderingscriteria zijn onderstaand toegelicht.
Bijlage 3 – Procedure vernietiging vervangen archiefbescheiden
Maandelijks worden de te vervangen documenten van drie maanden oud door IDV vernietigt.
Dit protocol vermeldt op welke wijze de werkzaamheden dienen te worden verricht in het kader van het registreren en scannen van te scannen documenten. Het gaat hier om analoge documenten welke na scannen digitaal gebruikt zullen worden bij werkprocessen waarin digitaal gewerkt en gearchiveerd wordt.
Doel: alle inkomende en uitgaande papieren documenten alsmede analoog aangeleverde interne documenten ten behoeve van een werkproces worden als scans in het DMS/RMA in de juiste zaakdossiers opgeslagen met de daarbij behorende metadata.
Dit scanprotocol bevat zowel functionele, technische en procedurele eisen.
De kwaliteit wordt geborgd door middel van de eisen en procedures die in dit protocol zijn beschreven.
Het scanprotocol wordt jaarlijks gecontroleerd op actualiteit en werking. De gemeentelijke archiefinspecteur wordt daarover geïnformeerd.
1.Technische en functionele eisen scaninrichting
1.1 Technische eisen scaninrichting
De scaninrichting voldoet steeds aan de minimale technische eisen die nodig zijn om het voldoen aan de functionele eisen mogelijk te maken. Als de functionele eisen wijzigen, wordt de scaninrichting daarop aangepast.
De technische specificaties van de huidige scanapparatuur zijn opgenomen in bijlage 1.
1.2 Functionele eisen scaninrichting
De functionele inrichting van de huidige scanapparatuur is opgenomen in bijlage 2.
2.Technische eisen bestandsformaat
Voor gedigitaliseerde documenten is er de keuze tussen opname van de afbeeldingen (c.q. scans) in een PDF schil of opslag als losse afbeeldingen. De keuze voor één van deze twee methodes hangt af van functionele aspecten (zijn bij beschikbaarstelling losse afbeeldingen of PDF’s praktischer) en beheersaspecten (beschikbare opslagruimte, ICT beheer van afbeeldingen en structuur metadata).
Omdat PDF´s van afbeeldingen de neiging hebben vrij zwaar te worden (zeker bij fullcolour maar ook bij omvangrijke documenten, scannen met grijswaarden en grootformaten) is er de mogelijkheid de afbeeldingen te comprimeren en/of te downsamplen (resolutie verlagen). Deze laatste mogelijkheid moet echter met grote voorzichtigheid worden gebruikt, omdat onaanvaardbaar informatieverlies kan optreden.
Onderstaand zijn de mogelijkheden weergegeven waarop gemeente Huizen zijn definitieve bestandsformaat heeft afgewogen.
Aanbevelingen bij opname in PDF schil:
Aanbevelingen bij opslag als losse afbeeldingen:
Aanbevelingen naar soort document:
2.2 Bestandsformaten gemeente Huizen
Gemeente Huizen heeft ervoor gekozen om een éénduidige scanmethode te hanteren om de kans op verkeerd gescande documenten te verkleinen. Men heeft de keus gemaakt voor PDF/A-1b. PDF/A-1b wordt vaak gebruikt om gescande documenten en bestaande PDF-documenten te archiveren. Dit type PDF/A voldoet aan de essentiële eisen om ervoor te kunnen zorgen dat het bestand in de toekomst goed afgebeeld kan (blijven) worden.
De in PDF/A-1b gescande documenten worden opgeslagen in het DMS/RMA.
3.Kwaliteitseisen voor de scans
Een document wordt altijd in kleur gescand, zodat er geen informatie verloren kan gaan door het, per ongeluk, niet in kleur scannen. Kleurgebruik is namelijk van betekenis voor het proces ingeval van:
Voor een aantal documenten is het noodzakelijk dat het scannen in kleur met speciale aandacht gebeurt. Het gaat hierbij om foto’s, plattegronden, afbeeldingen en gearceerde tekst. Het komt ook voor dat er een gering contrast is tussen de letter en de achtergrond. Dit is bijvoorbeeld het geval bij documenten met een gekleurde/vergeelde achtergrond, een slechte kwaliteit drukletter of een handschrift.
De in hoofdstuk 2, 3 en 4 vermelde specificaties en eisen zijn minimale voorwaarden. Nieuwe updates en/of software dienen dan ook minimaal aan deze voorwaarden te voldoen.
In de bijlagen is opgenomen de instellingen per scanner waarmee binnen de verschillende procedures wordt gescand.
De scanwerkzaamheden worden uitgevoerd bij IDV op een multifunctional waarop volgens vastgestelde instellingen kan worden gescand. Alle medewerkers zijn bevoegd om op een in de organisatie aanwezige multifuctional te scannen, echter is de afspraak gemaakt dat alleen IDV of werkvoorbereiders bestanden scannen die in JOIN worden opgeslagen. Echter, alle multifunctionals zijn uitgerust met dezelfde scaninstellingen.
Voor grootformaat documenten, tot A0, wordt gebruik gemaakt van een plotter.
4.2 Eisen aan de scanprocedure
De scanwerkzaamheden worden opgesplitst. De voorbereiding, het scannen en de controle van de gedigitaliseerde bescheiden zullen worden uitgevoerd door afzonderlijke medewerkers, volgens een beschreven procedure.
In de beschrijving van het scanproces is weergegeven welke werkzaamheden er in het kader van het registreren en scannen van te scannen documenten worden verricht en door wie.
Geleideformulier: scanformulier waarop de zaak- en documentnummers van de gemaakte scans op staan, de scandatum, eventuele opmerkingen en de gegevens van de medewerkers die hebben gescand en gecontroleerd. Deze geleideformulieren dienen als specificatie van de vervangen archiefbescheiden en worden bijgesloten bij de jaarlijkse verklaring van vervanging.
5.Beschrijving centrale scanprocedure IDV
5.1Overzicht stappen scanprocedure
Ontvangen post / inkomende documenten
De post wordt ontvangen door de bodes en afgeleverd bij het team IDV.
De ontvangen post wordt gesorteerd door een medewerker IDV. Hierbij wordt een onderscheid gemaakt tussen: post niet voor gemeente Huizen, niet registratiewaardige poststukken (reclame, tijdschriften e.d.) en post voor de organisatie. Op basis van het formaat envelop wordt er gesorteerd, zodat dezelfde formaten bij elkaar komen en geautomatiseerd geopend worden.
De post wordt uitgepakt door twee IDV collega’s. Alle afzonderlijke poststukken worden in insteekmappen gestoken. Er vindt een sortering plaats op de volgende punten: Wat ongeregistreerd de organisatie in gaat, inboeken spoed en inboeken niet spoed. Eén IDV collega pakt alle post die niet te registreren is. De registrator van die dag pakt de te registreren post. Post voor MZ wordt aan de werkvoorbereiders MZ aangeboden.
Het poststuk wordt scanklaar gemaakt (ontnieten e.d.). De medewerker registratie scant de poststukken met apparatuur en software volgens de afgesproken specificaties. De scans worden in een persoonlijke map op de server geplaatst. Hierdoor komen de scans in de persoonlijke scanvoorraad in JOIN. Het is mogelijk in batches te scannen door middel van het gebruik van scheidingsvellen.
Eerste kwaliteitscontrole door medewerker registratie
Voordat de scans worden doorgezet naar JOIN, worden ze eerst op de scancomputer gecontroleerd. De medewerker registratie doet een eerste kwaliteitscontrole op de volgende onderdelen:
De controle vindt deels automatisch en deels visueel plaats. Deze controle wordt op alles scans toegepast (100%).
Op het geleideformulier wordt de naam van de medewerker registratie genoteerd, alsmede de datum van verwerking en de paraaf van de medewerker.
Tweede kwaliteitscontrole door medewerker IDV
De medewerker registratie vraagt nu een andere willekeurige IDV collega om de scans op de scancomputer na te kijken. Deze tweede kwaliteitscontrole omvat dezelfde controleonderdelen als bij de eerste kwaliteitscontrole en wordt ook 100% toegepast:
Wanneer de scans niet in orde zijn bevonden bij deze eerste en of tweede kwaliteitscontrole worden de desbetreffende eenheden opnieuw gescand door de medewerker registratie.
Bij onjuistheden in de scanning wordt dit doorgegeven aan de medewerker registratie die de scanning over dient te doen. De nascanning wordt ook weer twee keer gecontroleerd door de medewerker registratie en door de medewerker IDV.
Het geleideformulier wordt na akkoord door de controlerende IDV collega van naam en datum voorzien en geparafeerd.
Registreren post en koppelen scans
Nadat alle scans goed zijn bevonden, worden de scans doorgezet naar de persoonlijke scanvoorraad van de medewerker registratie in JOIN.
De medewerker registratie begint met de spoedmap. Het poststuk wordt beoordeeld (ook op wel of niet vervangen) en indien het geen triggerdocument is wordt er gekeken of het document aan een bestaande zaak kan worden toegevoegd. Hiervoor dient een documentregistratie te worden aangemaakt. Indien het wel een triggerdocument betreft dan wordt allereerst de zaak aangemaakt, alvorens een documentregistratie aan te maken.
De documenten gaan de organisatie in via de te behandelen zaak en worden via postbussen van de diverse teams aan een behandelaar toegewezen.
Bij het registreren en koppelen van de scans wordt het geleideformulier aangevuld met de zaak- en documentnummers, het aantal pagina’s van de scans, of het analoge stuk wordt vervangen door de scan of niet en eventuele bijzonderheden.
De volledige set documenten wordt met het geleideformulier in dagdozen opgeslagen. De dagdozen worden op de kamer bij IDV bewaard voor de controle door de kwaliteitsmedewerkers.
Derde kwaliteitscontrole op te bewaren zaken
Bij processen waarbij het resultaat kan uitmonden in een te bewaren zaak, worden de scans onderworpen aan een derde kwaliteitscontrole, waarbij dan ook de kwaliteit van de registratie in JOIN wordt meegenomen.
Deze derde kwaliteitscontrole op de scans omvat dezelfde onderdelen als de eerste en tweede controle:
Er wordt gecontroleerd of het geleideformulier juist is toegepast door de medewerker registratie. Tevens wordt er gecontroleerd of de uitzonderingen zoals genoemd in het handboek vervanging ook zijn gehanteerd. Indien onregelmatigheden worden waargenomen op de scans wordt contact opgenomen met de medewerker registratie die de scanning dient over te doen. Bij onjuistheden op het geleideformulier of toepassing van de uitzonderingen wordt contact opgenomen met de medewerker registratie en een correctie toegepast.
Bij deze controle wordt tevens een controle uitgevoerd op de betreffende zaak- en documentregistratie. Deze bevatten de volgende controlepunten:
Derde kwaliteitscontrole op te vernietigen zaken
Bij processen waarbij het dossier na afronding op termijn te vernietigen is ligt de derde controle, van zowel de scan als de registratie, bij de behandelaar van de zaak. Deze controle bestaat uit het werken met de gescande stukken en werken in de zaak. Indien onregelmatigheden worden waargenomen op de scans wordt contact opgenomen met de medewerker registratie die de scanning dient over te doen.
Voor deze opnieuw te scannen documenten gaat de procedure opnieuw van start vanaf stap ‘Scannen en 1e controle’. Ook gaat opnieuw een termijn van 3 maanden in voor het bewaren van de opnieuw gescande analoge documenten. De nieuwe scans worden opgeslagen als de gebruiksexemplaren.
Ook bij geconstateerde onjuistheden in de metadata, zoals zaaktype of documenttype, dient de behandelaar contact op te nemen met team IDV voor correctie.
Bij positief resultaat worden naam en datum van de derde controle (door de kwaliteitsmedewerker) genoteerd op het geleideformulier en geparafeerd.
Na de controle van de dagdozen door de kwaliteitsmedewerker worden deze dagdozen opgeborgen in de archiefruimte en zullen daar gedurende 3 maanden bewaard blijven.
Documenten die vallen onder de in het Handboek Vervanging genoemde criteria voor uitzondering van vervanging, worden als een aparte verzameling in archiefdozen opgeborgen en blijven permanent bewaard of worden conform de selectielijst op termijn vernietigd. Bij een overbrenging van deze documenten, die blijvend bewaard dienen te worden, naar het Gemeentearchief Gooise Meren en Huizen is er een overzicht van de betreffende documenten en de relatie met het (digitale) dossier.
Gedurende de drie maanden dat de dagdozen in de archiefruimte zijn opgeborgen, controleert de recordmanager door middel van steekproeven of de juiste controles zijn uitgevoerd. Dit wordt genoteerd op de geleideformulieren en het geleideformulier wordt met naam en datum geparafeerd.
Maandelijks worden de te vervangen documenten door IDV ter vernietiging aangeboden bij een erkend bedrijf.
Naast de standaard eerste, tweede en derde controle moet gelegenheid worden geboden voor controle door de gemeentelijke Archiefinspectie. Deze controles kunnen onaangekondigd gebeuren.
De medewerker registratie en de tweede controleur zullen verantwoording afleggen over hun handelen. Er zal dagelijks een geleideformulier worden ingevuld zodat duidelijk is dat er gewerkt is conform de richtlijnen door de op die dag werkzame personen in de voorbereiding, tijdens het scannen en bij de controle.
De ingevulde geleideformulieren (incl. vermelding van eventuele bijzonderheden storingen, fout- meldingen etc.) vormen samen een logboek. Dit logboek wordt blijvend bewaard.
6.Beschrijving decentrale scanprocedure
6.1Overzicht stappen scanprocedure
De post komt ’s morgens via de bodes binnen bij team IDV en wordt daar verdeeld en aan de werkvoorbereiders gegeven voor verdere beoordeling en registratie.
De werkvoorbereider beoordeelt de poststukken en scant deze in. Tijdens het scannen vindt er een eerste kwaliteitscontrole op de scans plaats.
Eerste kwaliteitscontrole bij scanner
Voordat de scans worden doorgezet naar JOIN, worden ze eerst op de scancomputer gecontroleerd. De kwaliteitscontrole omvat de volgende onderdelen:
De controle vindt deels automatisch en deels visueel plaats. Deze controle wordt op alle scans toegepast (100%).
6.4Registreren en tweede controle
Registreren post en koppelen scans
Vervolgens worden de poststukken in JOIN toegevoegd. De stukken worden toegevoegd aan een al lopende zaak of er wordt een nieuwe zaak aangemaakt, indien het een triggerdocument is. Voor het toevoegen aan een lopende zaak dient een documentregistratie te worden aangemaakt. Indien het een triggerdocument betreft dan wordt allereerst de zaak aangemaakt, alvorens een documentregistratie aan te maken.
Tijdens het koppelen van de scan aan de documentregistratie wordt er door de registrator in JOIN een tweede kwaliteitscontrole op de scans gedaan. Deze kwaliteitscontrole omvat dezelfde onderdelen als bij de eerste controle:
De controle vindt deels automatisch en deels visueel plaats. Deze controle wordt op alles scans toegepast (100%). Wanneer scans niet in orde zijn bevonden bij de interne controle wordt er opnieuw gescand.
De documenten gaan naar de behandelaar via de workflow van de te behandelen zaak.
De decentrale scanprocedure vindt alleen plaats bij teams waarbij alle processen na afronding op termijn te vernietigen zijn. De derde kwaliteitscontrole van de scans ligt daarom bij de behandelaar van de zaak. Deze controle bestaat uit het werken met de gescande stukken. Indien onregelmatigheden worden waargenomen op de scans is de behandelaar verantwoordelijk voor het verkrijgen van een juiste scan. Medewerkers dienen dan zo spoedig mogelijk contact op te nemen met de werkvoorbereiders.
Voor deze opnieuw te scannen documenten gaat de procedure opnieuw van start vanaf stap ‘Scannen en 1e controle’. De nieuwe scans worden opgeslagen als de gebruiksexemplaren. Ook bij geconstateerde onjuistheden in de metadata, zoals zaaktype of documenttype, dient de behandelaar contact op te nemen met de werkvoorbereider of team IDV voor correctie.
De originele poststukken worden door de werkvoorbereiders opgeborgen in dagdozen en bij de overige gescande batches in de archiefruimte opgeslagen. De dagdozen worden drie maanden bewaard. Tijdens deze drie maanden is het nog mogelijk om correcties uit te voeren door de papieren stukken te herscannen.
Maandelijks worden de te vervangen documenten door IDV ter vernietiging aangeboden bij een erkend bedrijf.
Naast de standaard eerste, tweede en derde controle moet gelegenheid worden geboden voor controle door de gemeentelijke Archiefinspectie. Deze controles kunnen onaangekondigd gebeuren.
In het MZ proces kan het voorkomen dat tijdens een gesprek met een consulent bewijsstukken worden aangeleverd die voor de compleetheid van de dossiers moeten worden toegevoegd aan de zaak. De tijdelijk ingenomen bewijsstukken worden tijdens het gesprek direct ingescand en door de consulent in de zaak opgenomen. Na het inscannen neemt de eigenaar van de bewijsstukken deze direct weer mee naar huis.
Bij tijdelijke ingenomen bewijsstukken is de behandelaar verantwoordelijk voor de juistheid van de scan. Indien de scan niet juist is zal de behandelaar ervoor moeten zorgen dat de bewijsstukken nogmaals tijdelijk ingenomen kunnen worden, of de klant een kopie op laten sturen.
BIJLAGE1–Technische informatie scanners (decentraalen centraal)
Technische informatie scanner centrale scanprocedure
Technische informatie plotter T36 - Tx-3000
Profiel (de)centrale scanner DR-G1100
Bijlage 5 – Kwaliteitsprotocol retrospectieve vervanging 2016-2019
Op 8 januari 2020 is door het college van B&W besloten (Besluit vervanging analoge door digitale archiefbescheiden gemeente Huizen 2020) om alle stukken, zowel te vernietigen als te bewaren, met ingang vanaf 2020 te vervangen. Dit kwaliteitsprotocol beschrijft de handelingen om voor de periode 2016-2019 ook op alle te vernietigen en de te bewaren stukken vervanging toe te kunnen passen.
Per 1 januari 2020 werkt IDV volgens het handboek vervanging en het bijbehorende scanprotocol. In de loop van 2020, werd duidelijk dat de werkzaamheden uit de periode 2016-2019 ook voor de huidige werkzaamheden grote gevolgen had.
Vanaf de start van het zaakgericht werken in JOIN in 2016, zijn alle gescande V en B stukken samen opgeborgen in dagdozen. In 2019 is begonnen om de B stukken uit de deze dagdozen te halen om papieren dossiers van te maken. Er zijn in het najaar van 2022 nog 300 dagdozen (van de 400) waar de selectie van V en B stukken op moet worden toegepast. Ongeacht of vervanging op de B stukken wordt toegepast moet deze selectie plaatsvinden, voor het maken van papieren dossiers en /of voor een scancontrole op de kwaliteit. Daarnaast ontvangen wij maandelijks papieren stukken van vakafdelingen die horen bij zaken uit de periode 2016-2019. Deze worden gescand en in de digitale zaak opgenomen. Het toepassen van vervanging op zowel de te vernietigen als ook de te bewaren stukken uit de periode 2016-2019, biedt veel voordeel. Het maken van papieren dossiers zou een bijzonder arbeidsintensief proces zijn, waarbij de papieren dossiers geen voordelen bieden ten opzichte van de digitale dossiers.
In 2016 is begonnen met het werken met dagdozen. Gaandeweg zijn steeds meer kwaliteitscontroles ingebouwd tot de controles in de huidige vorm. Zowel tijdens het dagelijkse scan- en registratieproces als bij het afronden van de laatste controlestap bij het digitaal archiveren in JOIN. In de periode 2016-2019 werden er nog geen geleideformulieren gebruikt bij het scanproces. Dit maakt dat wij voor de dagdozen 2016-2019 hebben gekozen voor de volgende controles. Zowel de kwaliteit van de scans, de zaak- en documentmetadata en ook de technische metadata wordt gecontroleerd en zo nodig gecorrigeerd:
De B stukken worden 100% gecontroleerd. Deze controle wordt voor een deel ondervangen door de zogenaamde ‘archiefcontrole’ door de kwaliteitsmedewerkers. Bij het afhandelen van zaken in JOIN komen de te bewaren zaken in de werkvoorraad van de kwaliteitsmedewerkers om daar controles uit te voeren. Alle afgehandelde te bewaren zaken vanaf juli 2018 worden in deze controle 100% gecontroleerd.
De retrospectieve vervanging 2016-2019 heeft uitsluitend betrekking op documenten waarvan de vervangende digitale kopieën in JOIN worden opgenomen. Vervanging van deze documenten wordt toegepast vanaf het moment dat het vervangingsbesluit ingaat voor alle organisatieonderdelen van de gemeente Huizen.
Beschrijving kwaliteitsprocedure
Overzicht stappen kwaliteitsprocedure
De stukken uit de dagdozen 2016-2019 worden gesplitst in te vernietigen stukken en te bewaren stukken. De te vernietigen stukken worden steekproefsgewijs gecontroleerd. De stukken die horen bij een (mogelijk) te bewaren zaak, worden 100% gecontroleerd.
De stukken, zowel de V als de B stukken, worden op drie niveaus conform het handboek vervanging gecontroleerd: scankwaliteit, technische specificaties en zaak- en documentmetadata. Wanneer blijkt dat de scans in de zaak niet aan de kwaliteitseisen voldoen, worden de stukken opnieuw gescand conform het scanprotocol. Onvolledige of onjuiste metadata wordt aangevuld en of gecorrigeerd.
Documenten die vallen onder de in het Handboek Vervanging genoemde criteria voor uitzondering van vervanging, worden als een aparte verzameling in archiefdozen opgeborgen en blijven permanent bewaard of worden conform de selectielijst op termijn vernietigd. Bij een overbrenging van deze documenten, die fysiek blijvend bewaard dienen te worden, naar het Archief Gooi en Vechtstreek is er een overzicht van de betreffende documenten en de relatie met het (digitale) dossier.
De dagdozen met de gecontroleerde stukken worden maandelijks aangeboden bij een erkend bedrijf om te worden vernietigd.
Stukken die opnieuw gescand moeten worden, gaan mee in het reguliere proces van scannen, conform het scanprotocol (bijlage 4 van het handboek vervanging) en worden in een dagdoos van die dag opgenomen. Deze dagdozen worden na 3 maanden vernietigd.