Organisatie | Veiligheidsregio Groningen |
---|---|
Organisatietype | Regionaal samenwerkingsorgaan |
Officiële naam regeling | Regeling personeelsdossiers Veiligheidsregio Groningen |
Citeertitel | Regeling personeelsdossiers Veiligheidsregio Groningen 2024 |
Vastgesteld door | algemeen bestuur |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp |
Deze regeling vervangt de Regeling persoonsdossiers Veiligheidsregio Groningen.
Deze regeling bevat de vroegst mogelijke datum van inwerkingtreding.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
27-04-2024 | nieuwe regeling | 28-03-2024 |
Het Algemeen Bestuur van de gemeenschappelijke regeling Veiligheidsregio Groningen,
vast te stellen de navolgende Regeling persoonsgegevens in personeelsdossiers Veiligheidsregio Groningen.
Hoofdstuk 1 Begripsbepaling/definities
Hoofdstuk 2 Doel en werkingssfeer
Hoofdstuk 3 Verantwoordelijkheden en bevoegdheden
Hoofdstuk 5 Bewaren en verwijderen personeelsgegevens
Hoofdstuk 6 Overige bepalingen
Hoofdstuk 1. Begripsbepaling/definities
In deze regeling en de daarop berustende bepalingen wordt verstaan onder:
Hoofdstuk 2. Doel en werkingssfeer
2. Doelstelling van de verwerking van persoonsgegevens
Hoofdstuk 3. Verantwoordelijkheden en bevoegdheden
4. Verantwoordelijkheden en Beheer
De beheerder is namens de verwerkingsverantwoordelijke belast met de (dagelijkse) zorg voor de verwerking van persoonsgegevens, voor de juistheid van de ingevoegde gegevens, alsmede voor het bewaren, verwijderen en verstrekken van gegevens. Hieronder valt ook een periodieke (steekproefsgewijze) controle of gegevens nog kloppen.
5. Inzagebevoegdheid van gegevens in personeelsdossier
In de autorisatiematrix Veiligheidsregio Groningen is opgenomen wie persoonsgegevens kunnen raadplegen en welke gegevens zij mogen inzien. Dit conform het uitgangspunt dat enkel inzage wordt gegeven aan personen indien dit noodzakelijk is voor de goede uitoefening van hun functie.
6. Inzagebevoegdheid van managementgegevens
Managementgegevens in de vorm van rapporten kunnen uitsluitend worden geraadpleegd door degenen voor wie dat noodzakelijk is voor de uitoefening van diens functie.
7. Rechten van medewerker zelf
Ten aanzien van het inzagerecht als bedoeld onder lid 1 sub a. geldt als uitgangspunt dat een medewerker zijn/haar eigen personeelsdossier digitaal kan raadplegen. Indien en voor zover het personeelsdossier niet (direct) digitaal toegankelijk is voor de medewerker, krijgt de medewerker of zijn gemachtigde desgevraagd inzage in zijn papieren personeelsdossier. Deze inzage geschiedt op afspraak en onder toezicht van de beheerder, de betrokken personeelsadviseur of via personeelsbeheer. De beheerder, betrokken personeelsadviseur of medewerker personeelsbeheer eist voldoende waarborgen voor het verifiëren van de identiteit van degene die heeft verzocht om (digitale) inzage en/of de onder b t/m f genoemde rechten.
De beslissing (genomen door de teamleider P&OO) op het verzoek wordt binnen één maand na ontvangst van het verzoek schriftelijk medegedeeld. De termijn van één maand kan gelet op de complexiteit van het verzoek en het aantal verzoeken met twee maanden worden verlengd. Van de verlenging wordt de medewerker binnen één maand na ontvangst van het verzoek in kennis gesteld, met vermelding van redenen voor de vertraging. Wanneer geen gevolg wordt gegeven aan het verzoek, wordt binnen één maand na ontvangst van het verzoek medegedeeld waarom het verzoek zonder gevolg is gebleven.
8. Bevoegdheid tot het verwerken van gegevens in personeelsdossiers
De verwerkingsverantwoordelijke en de beheerder kunnen functionarissen aanwijzen die uit hoofde van hun functie bevoegd zijn tot het verwerken van persoonsgegevens in personeelsdossiers. De bevoegdheid tot het verwerken van gegevens wordt beperkt tot die handelingen, die redelijkerwijs noodzakelijk zijn voor een goede functie-uitoefening van de aangewezen functionaris.
Hoofdstuk 5. bewaren en vernietiging personeelsgegevens
12. Bewaarplaats personeelsdossiers
Bij het bewaren van personeelsgegevens wordt zoveel mogelijk gewerkt vanuit het principe dat een gegeven slechts op één plaats wordt bewaard.
13. Vernietiging van gegevens in personeelsdossier
Het sectorhoofd bedrijfsvoering, althans de namens het sectorhoofd bedrijfsvoering aan te wijzen functionarissen, selecteren in een zo vroeg mogelijk stadium de te vernietigen persoonsgegevens. Zij leggen dat vast in een vernietigingslijst, waarin een specificatie is opgenomen van het persoonsgegeven en op grond waarvan deze moet worden vernietigd.
Het sectorhoofd bedrijfsvoering, althans de namens het sectorhoofd bedrijfsvoering aan te wijzen functionarissen, stellen een verklaring op, die ten minste een specificatie van de vernietigde persoonsgegevens bevat, op grond waarvan is vernietigd en op welke wijze de vernietiging is geschied. Deze verklaring wordt ondertekend door de Directeur Veiligheidsregio Groningen. Een exemplaar van deze vernietigingslijst wordt bewaard door de Veiligheidsregio Groningen.
Bijlage 1 Regeling personeelsdossiers 2023