Budgethoudersregeling Ooststellingwerf 2023

Artikel 1 Definities

In deze regeling wordt verstaan onder:

• a.

  accorderen:

  bij het accorderen van de facturen stelt zowel de budgethouder als de tweede accordeur ten minste vast dat:

  • 1.

    De juiste codering is aangebracht;

  • 2.

    De geleverde hoeveelheden juist zijn;

  • 3.

    Het gefactureerde bedrag overeenkomstig de gemaakte afspraken is;

  • 4.

    De gefactureerde prestatie daadwerkelijk geleverd is;

  • 5.

    De kwaliteit van de gefactureerde prestatie voldoende is.

• b.

  budget:

  middelen die op basis van de door de gemeenteraad vastgestelde begroting, inclusief begrotingswijzigingen, beschikbaar zijn voor een programma, taakveld of investering. Hierbij is onderscheid te maken in:

  • 1.

    Exploitatiebudget: de hoogte van deze budgetten is per taakveld opgenomen in de programmabegroting.

  • 2.

    Investeringsbudget: het investeringsbudget is opgenomen in het investeringsplan behorende bij de programmabegroting of is apart beschikbaar gesteld door de gemeenteraad.

• c.

  budgethouder:

  is de eerste accordeur ende medewerker die onder mandaat van de hoofdbudgethouder is aangewezen. Hij/zij is verantwoordelijk voor de eerste accordering op de afgesproken prestatie en aanspreekbaar op de tijdige, volledige en rechtmatige besteding van hem/haar toegewezen budgetten. De tweede accordeur kan zowel een medewerker als een leidinggevende zijn.

• d.

  college:

  het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Ooststellingwerf.

• e.

  hoofdbudgethouder:

  de gemeentesecretaris. Hij/zij leidt de gemeentelijke organisatie en is belast met en eindverantwoordelijk voor de aansturing en bedrijfsvoering van de gemeentelijke organisatie. Hij/zij is aanspreekbaar op tijdige, volledige en rechtmatige besteding van alle budgetten zoals opgenomen in de gemeentelijke begroting.

Artikel 2 Bevoegdheden en verplichtingen budgethouder

• a.

  Voorafgaand aan het aangaan van verplichtingen en daaruit voortvloeiende uitgaven controleert de budgethouder of het daarvoor beschikbaar budget (nog) toereikend is.

• b.

  Is het budget niet toereikend, dan gaat hij/zij niet eerder een verplichting aan dan na verkregen goedkeuring van het college. Hij/zij adviseert het college over een passende dekking van de overschrijding.

• c.

  De budgethouder vraagt bij collegevoorstellen met financiële aspecten advies bij de financieel consulent. De financieel consulent kan gevraagd en ongevraagd advies geven over het beheer van het beschikbare budget aan de budgethouder en/of het directieteam van de gemeente.

• d.

  De budgethouder informeert het college periodiek over verwachte of gesignaleerde overschrijdingen en onderschrijdingen. Deze rapportagemomenten, zowel inhoudelijk als financieel, zijn in ieder geval op de tijdstippen die in de “jaarkalender van planning en control” zijn aangewezen (zoals de voorjaarsrapportage, de najaarsrapportage en de jaarstukken).

• f.

  Zodra de budgethouder op enig moment een substantiële of politiek relevante over- of onderschrijding verwacht, informeert hij/zij de hoofdbudgethouder of het college direct.

• e.

  De budgethouder is verantwoordelijk voor en aanspreekbaar op een zo doelmatig mogelijke besteding van een toegewezen budget.

• f.

  De budgethouder is bevoegd tot het aangaan van verplichtingen, het doen van uitgaven en het ondertekenen van overeenkomsten volgens de toegekende budgetten.

• g.

  Voordat een verplichting boven de € 25.000 wordt aangegaan, moet een inkoopstartformulier door de budgethouder zijn ingevuld en geaccordeerd in het inkoopsysteem.

• h.

  De budgethouder houdt zich bij het aangaan van verplichtingen aan het inkoop- en aanbestedingsbeleid.

• i.

  Het is medewerkers toegestaan om kosten of bestede uren in rekening te brengen ten laste van een budget, mits daarvoor vooraf toestemming is verleend door de budgethouder die daarvoor de verantwoordelijkheid draagt.

• j.

  De budgethouder zorgt dat de verplichtingen die op zijn budget betrekking hebben zodanig worden bijgehouden dat de actuele stand van de aangegane verplichtingen, en de voortschrijdende uitgaven, ten opzichte van het toegekend budget voldoende worden bewaakt.

• k.

  Ontvangen facturen worden door zowel de budgethouder als de tweede accordeur geaccordeerd. Facturen onder de € 5.000 worden alleen door de budgethouder geaccordeerd.

• l.

  Spoedbetalingen (die later de facturenroute volgen) moeten vooraf door zowel de budgethouder als de tweede accordeur digitaal akkoord worden verklaard, hier geldt ook de € 5.000 grens.

• m.

  De budgethouder voegt onderbouwing van prestatielevering ¹ in het systeem toe tijdens het accorderen van de factuur boven de €25.000 (incl. BTW). Voor algemene gebruiksgoederen die ook voor thuisgebruik in aanmerking komen geldt dat de prestatielevering te allen tijde moet worden vastgelegd. De tweede accordeur controleert dit.

Artikel 3 Budgetverschuivingen

• a.

  De budgethouder kan, indien nodig altijd in overleg met de andere budgethouder, binnen een taakveld budget verschuiven van de ene kostenplaats naar de andere. Voorwaarde hierbij is dat door de verschuiving nog steeds alle beoogde activiteiten worden uitgevoerd.

• b.

  Budget verschuiven tussen taakvelden en binnen een programma is een bevoegdheid van het college. Voorwaarde hierbij is dat door de verschuiving nog steeds alle beoogde activiteiten worden uitgevoerd.

Artikel 4 Onverenigbaarheden

• a.

  De functie van budgethouder is verenigbaar met de functie van tweede accordeur mits het financiële systeem de functiescheiding afdwingt in het proces.

• b.

  De functie van budgethouder en tweede accordeur zijn onverenigbaar met een functie, binnen de financiële administratie, met uitzondering van de functie van senior financiële administratie.

Artikel 5 Vervanging

• a.

  Het is toegestaan om met schriftelijke toestemming van de leidinggevende, via Planning & Control, verantwoordelijkheden over te dragen (tijdelijk of permanent) aan een persoon die op basis van zijn of haar kennis en kunde geschikt is als budgethouder of tweede accordeur.

• b.

  Bij afwezigheid van de budgethouder komen de taken en verantwoordelijkheden van de budgethouder automatisch toe aan de leidinggevende tot aan het moment dat er een (tijdelijk of permanent) vervanger wordt aangewezen.

Artikel 6 Slotbepalingen

• a.

  Dit besluit treedt met terugwerkende kracht in werking op 1 januari 2023.

• b.

  Deze regeling kan worden aangehaald als “Budgethoudersregeling Ooststellingwerf 2023”.

• c.

  Op de dag van inwerkingtreding van deze regeling wordt de “Regeling productverantwoordelijke medewerker van de gemeente Ooststellingwerf” ingetrokken.