Organisatie | Hellendoorn |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college van burgemeester en wethouders van Hellendoorn 2024 |
Citeertitel | Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college van burgemeester en wethouders van Hellendoorn 2024 |
Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp | reglement van orde |
Dit Reglement van orde komt in de plaats van het Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college, vastgesteld bij besluit van 16 april 2011
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
20-04-2024 | Nieuwe regeling | 12-03-2024 | 2024-004034 |
Artikel 2 Dag en plaats van de vergaderingen
Indien een wethouder een extra vergadering nodig acht, verzoekt hij onder opgave van redenen aan de voorzitter deze bijeen te roepen. De gemeentesecretaris zorgt na overleg met de voorzitter voor een oproep voor deze vergadering – onder vermelding van de te bespreken onderwerpen – die zo mogelijk uiterlijk 24 uur van tevoren op een in de gemeente gebruikelijke wijze aan de leden van het college wordt toegezonden.
Onderwerpen ten aanzien waarvan tijdige agendering, als bedoeld in het eerste lid niet mogelijk is, doch waarvan ten gevolge van de spoedeisendheid geen uitstel mogelijk is, kunnen onder opgave van de reden(en) van urgentie uiterlijk op maandag om 15.00 uur worden aangemeld bij de gemeentesecretaris.
Artikel 5 Ambtelijke ondersteuning
De gemeentesecretaris draagt zorg voor al hetgeen binnen de hem opgedragen taak nodig is in het belang van een vlot verloop van de vergadering van het college.
Artikel 6 Deelneming derden aan de vergadering
Het college kan op voorstel van de voorzitter besluiten een ambtelijk medewerker of een derde voor een vergadering uit te nodigen teneinde zijn mening ten aanzien van een onderwerp te geven dan wel een (nadere) toelichting te verschaffen op een agendapunt.
Indien in de overige gevallen bij een eerste stemming door niemand de volstrekte meerderheid is verkregen, vindt een tweede stemming plaats tussen de twee personen die bij de eerste stemming de meeste stemmen op zich hebben verenigd. Zijn bij die eerste stemming de meeste stemmen over meer dan twee personen verdeeld, dan wordt bij een tussentijdse stemming uitgemaakt tussen welke twee personen de tweede stemming zal plaatsvinden. Indien bij de tussenstemming of bij de tweede stemming de stemmen staken, beslist de voorzitter.
In afwijking van het bepaalde in artikel 8, eerste en tweede lid komt een besluit buiten de collegevergadering tot stand indien sprake is van een collegevoorstel dat deel uitmaakt van de agenda als bedoeld in artikel 4, waarop door geen van de collegeleden is aangegeven dat bespreking in een vergadering is gewenst en dat door hen voor ‘akkoord’ is geparafeerd, waarbij aan het besluitquorum is voldaan.
In gevallen waarin dit reglement niet voorziet of in het geval dat enige bepaling voor verschillende uitleg vatbaar blijkt te zijn, beslist het college.
Dit reglement kan worden aangehaald als ‘Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college van burgemeester en wethouders van Hellendoorn 2024’.
Ingevolge artikel 52 van de Gemeentewet stelt het college een reglement van orde voor zijn vergaderingen en andere werkzaamheden vast. Onder werkzaamheden wordt blijkens de memorie van toelichting bij de Gemeentewet uit 1994 onder meer verstaan de bekendmaking van besluiten. Ook bijvoorbeeld de onderlinge vervanging tussen de wethouders behoort daartoe.
De achtergrond voor de herziening van het reglement van orde en andere werkzaamheden van het college is de werkwijze rondom het aanleveren van stukken bij het college.
Artikel 1 Verdeling werkzaamheden en onderlinge vervanging
In het eerste lid van dit artikel wordt een onderwerp geregeld, zoals dat aan de orde zal zijn in het zogenaamde constituerend beraad, de eerste vergadering van het college direct na de raadsvergadering waarin de wethouders zijn benoemd. Wellicht ten overvloede wordt er op gewezen dat het college als geheel de verantwoordelijkheid draagt voor de uitgeoefende taken, dit ondanks de portefeuilleverdeling en het eventueel gebruikmaken van de mogelijkheid die in artikel 168 van de Gemeentewet geboden wordt (mandaat aan individuele leden van het college). Naast de verdeling van de werkzaamheden kan de onderlinge vervanging worden geregeld. Door de Wet dualisering gemeentebestuur is het niet meer mogelijk een raadslid aan te wijzen als vervanger van een wethouder. De vervanging zal onderling geregeld moeten worden of, indien mogelijk gezien het aantal wethouders (artikel 36 van de Gemeentewet), door het (tijdelijk) aanstellen van een extra wethouder. Met het derde lid wordt voldaan aan het gestelde in artikel 77 van de Gemeentewet. Ter wille van de nodige flexibiliteit is gekozen voor een algemene formulering. Het vierde lid is een voorwaarde om de vervangingsprocedure in werking te kunnen zetten.
Artikel 2 Dag en plaats van de vergaderingen
Met het eerste en derde lid wordt voldaan aan het gestelde in artikel 53, eerste lid van de Gemeentewet. Bij het derde lid is hieraan toegevoegd dat het college in sommige gevallen in één van de kernen van de gemeente Hellendoorn vergadert. Op deze manier is het college zichtbaar voor alle inwoners van de gemeente Hellendoorn. Uit het tweede deel van het eerste lid en het tweede lid volgt dat niet alleen de burgemeester, als voorzitter van het college (zie artikel 34 van de Gemeentewet), maar ook een lid van het college ervoor kan zorgen dat een extra vergadering wordt gehouden. De formulering van het bepaalde in het tweede lid houdt overigens niet in dat de burgemeester de bevoegdheid zou toekomen een extra vergadering tegen te houden. De imperatieve formulering van het eerste lid staat daaraan in de weg. Het tweede lid geeft verder de procedure voor een extra vergadering weer.
Artikel 56 van de Gemeentewet bevat een regeling voor het geval het quorum voor de vergadering niet aanwezig is. In dat geval kan de burgemeester een nieuwe vergadering beleggen, waardoor het vereiste van het quorum niet geldt. Het vierde lid regelt de termijn waarop deze nieuwe vergadering kan worden gehouden.
Dit artikel is naast een vastlegging van de procedure ook van belang om wellicht al voorafgaand aan de vergadering te kunnen constateren dat het benodigde quorum voor besluitvorming niet gehaald wordt (artikel 56 van de Gemeentewet). De voorzitter kan dan een nieuwe vergadering beleggen.
De rol van de gemeentesecretaris bij de collegevergaderingen wordt in artikelen 103 tot en met 105 van de Gemeentewet aangegeven. Nadere uitwerking van de taken van de gemeentesecretaris vindt enerzijds plaats in dit reglement, anderzijds in de instructie voor de gemeentesecretaris en in de organisatieverordening.
In dit artikel wordt aangegeven dat de gemeentesecretaris verantwoordelijk is voor het doen toekomen van de agenda aan de collegeleden.
Tevens is kort aangegeven hoe zaken van spoedeisend belang worden geagendeerd. De gemeentesecretaris zal al naar gelang de omstandigheden dienen af te wegen of ten aanzien van de spoedeisende onderwerpen van tevoren gecommuniceerd wordt met de collegeleden of dat dit in de vergadering gebeurt.
Artikel 5 en 6 Ambtelijke ondersteuning en deelname van derden aan vergadering
De artikelen 57 en 55, eerste lid van de Gemeentewet geven indirect aan dat het mogelijk is dat naast de collegeleden en de gemeentesecretaris anderen bij de vergadering aanwezig zijn. De gemeentewetartikelen geven aan dat de onschendbaarheid en de eventueel opgelegde geheimhouding geldt voor allen die aanwezig zijn bij de vergadering. Artikel 5 geeft de rol van de gemeentesecretaris weer.
In de eerste plaats moet hier worden gewezen op artikel 56 van de Gemeentewet, dat een regeling bevat met betrekking tot zowel het vergader- als het besluitquorum ten aanzien van de vergaderingen van het college. Hoewel het, ingevolge de Memorie van Toelichting bij dit artikel, het college vrijstaat in het reglement van orde een zwaarder quorumvereiste te stellen, is hiervoor niet gekozen; het in de wet ter zake opgenomen stelsel is daarmee onverkort van toepassing.
Ten aanzien van het stemmen wordt opgemerkt dat in de praktijk slechts zelden wordt gestemd. Het is mogelijk om hier aansluiting te zoeken bij de bepalingen over stemmingen die in het reglement van orde voor de raad zijn opgenomen. Het is praktisch om regelingen zo veel mogelijk op elkaar af te stemmen. Wel is de regeling voor de raad erg uitgebreid. Hier is gekozen om alleen het meest noodzakelijke te regelen. Opvallend is dat in artikel 59 van de Gemeentewet artikel 31 niet van overeenkomstige toepassing is verklaard. Dat artikel bepaalt dat de stemming over het doen van benoemingen, voordrachten of aanbevelingen bij gesloten en ongetekende stembriefjes geschiedt. Verder is bepaald dat, indien de stemmen over personen, tot wie de keuze door een voordracht of herstemming is beperkt, staken, er in dezelfde vergadering een herstemming wordt gehouden. Staken de stemmen opnieuw, dan beslist het lot. Van de hierdoor geboden ruimte is in het reglement gebruik gemaakt. De opgenomen regeling komt erop neer dat in principe slechts wordt gestemd indien één van de leden dat wenst. In dat geval wordt mondeling gestemd (ook over personen), tenzij ten aanzien van personen om een schriftelijke stemming wordt verzocht. Over zaken wordt dus of niet of mondeling gestemd.
Artikel 8 Verslag en besluitenlijst
Dit artikel regelt de verslagleggende taak van de gemeentesecretaris en de wijze waarop het verslag wordt vastgelegd. Als op grond van artikel 55 van de Gemeentewet door het college een geheimhoudingsplicht is opgelegd, zal ten aanzien van de beraadslaging en eventuele besluiten over dit onderwerp een afzonderlijk verslag moeten worden gemaakt. Dit zal door de gemeentesecretaris afzonderlijk moeten worden bewaard totdat de geheimhouding is opgeheven.
De Wet dualisering gemeentebestuur heeft het begrip ‘besluitenlijst’ geïntroduceerd. Op grond van artikel 60 van de Gemeentewet kan de raad regelen van welke beslissingen van het college hij op de hoogte gesteld wil worden. In het vierde lid is uitgewerkt hoe de besluitenlijst tot stand komt. Gekozen is voor een regeling waarbij de informatie over de besluitenlijst snel beschikbaar is en niet gewacht hoeft te worden totdat het verslag is vastgesteld. De openbaarmaking geschiedt op de in de gemeente gebruikelijke wijze.
Indien gebruik wordt gemaakt van een zogenoemd parafenbesluit, een conceptbesluit dat door de leden van het college van parafen wordt voorzien waarna dit door het college als een definitief besluit wordt beschouwd, is de uitspraak van de Raad van State van 16 juli 2003 van belang (LJN-nr AH9850, zaaknummer 200200757/1). Doordat met een parafenbesluit in materiële zin besluitvorming buiten de collegevergadering plaatsvindt, dient dit bekend gemaakt te zijn, hetzij op grond van het reglement van orde hetzij op grond van een bekend gemaakte vaste praktijk. Daarbij moet bepaald zijn dat in een collegevergadering de mogelijkheid bestaat tot beraadslaging en besluitvorming over het te nemen (parafen)besluit en moet tevens duidelijk zijn wanneer het besluit wordt genomen.
Artikel 10 Openbare vergadering
Ingevolge artikel 54 van de Gemeentewet is hoofdregel dat de vergaderingen met gesloten deuren plaatsvinden. Het college kan daar zelf van afwijken. Via artikel 10 wordt dit ook uitdrukkelijk aan het college overgelaten. Indien een vergadering van het college openbaar is, bepaalt het tweede lid van artikel 53 van de Gemeentewet dat de burgemeester dag, plaats en tijdstip daarvan bekend moet maken.
Indien over een bepaling in dit reglement onduidelijkheden ontstaan of indien een bepaling op meerdere manieren kan worden uitgelegd, beslist het college op voorstel van de voorzitter.