| Organisatie | Eersel |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Besluit tot vervanging van de bouwvergunningen van de gemeente Eersel tot en met oktober 2010 |
| Citeertitel | Besluit tot vervanging van de bouwvergunningen gemeente Eersel tot en met oktober 2010 |
| Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp | Bestuur, organisatie en beleid |
| Externe bijlage | 20201126_Positief advies handboek Eersel |
Geen
artikel 7 van de Archiefwet 1995
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 24-02-2021 | Nieuwe regeling | 19-01-2021 | 24.10789 |
Dit besluit treedt in werking met ingang van de eerste dag na de dag van bekendmaking van dit besluit in het Gemeenteblad.
Dit besluit kan worden aangehaald als: Besluit tot vervanging van de bouwvergunningen gemeente Eersel tot en met oktober 2010.
Het besluit tot vervanging wordt kenbaar gemaakt via elektronische publicatie in het gemeenteblad. Op grond van de Algemene wet bestuursrecht kunnen belanghebbenden binnen een termijn van zes weken een bezwaar indienen op het besluit.
Burgemeester en Wethouders van de gemeente Eersel,
De burgemeester, de heer drs. W.A.C.M. Wouters
De gemeentesecretaris, de heer ing. H.M.L. Offermans
Handboek digitale vervanging bouwvergunningen tot en met oktober 2010
Toevoegingen Gemeente Eersel n.a.v. reactie van de heer Guido Dorssers | ||||
Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Eersel is de zorgdrager van de te digitaliseren bouwvergunningdossiers van de gemeenten Eersel en Vessem Ca uit de periode 1900 – oktober 2010 (intreden WABO, Wet algemene bepalingen omgevingsrecht). Dit ondanks het feit dat het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Eersel niet in alle gevallen het archiefvormend orgaan is geweest.
Door de gemeentelijke herindeling in 1997 zijn de gemeenten Eersel en Vessem ca opgegaan in de gemeente Eersel. Door de gemeentelijke herindeling zijn de bouwvergunningendossiers overdragen aan het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Eersel en sinds dat moment is het college zorgdrager voor deze dossiers.
De gemeente Eersel moet voldoen aan haar wettelijke verplichting om de bouwvergunningdossiers van voor 1990 over te brengen naar de archiefbewaarplaats van het Regionaal Historisch Centrum in Eindhoven (RHCe). Momenteel bestaat het bouwvergunningen archief uit zogenaamde pandmappen waarin per pand de vergunningen vanaf begin 1900 tot en met oktober 2010 (intreden WABO) worden bewaard. Het gaat in dit verband om 240 m¹ aan archiefmateriaal. De gemeente Eersel heeft de dossiers tot op heden nog niet overgebracht omdat ze intern nog intensief worden bevraagd. Helaas is dit niet verlopen volgens de geldende wet- en regelgeving, maar was noodzakelijk voor een goede bedrijfsvoering.
De gemeente Eersel wil daarbij over gaan tot substitutie (het vervangen van papieren originelen door digitale reproducties) van de bouwvergunningen in de vorm van digitalisering.
Nu de gemeente Eersel de bouwvergunningdossiers van voor 1990 moet gaan overdragen en daarvoor digitaliseren is ervoor gekozen om het gehele bouwvergunningen archief tot oktober 2010 te bewerken. Gezien de opbouw van het archief in pandenmappen kunnen stukken van voor en na 1990 niet gesplitst worden zonder het hele archief onder handen te nemen. Nu het hele archief, in ieder geval gedeeltelijk, bewerkt moet worden, is er in het kader van efficiëntie voor gekozen alle documenten, ongeacht jaartal voor te bereiden op digitalisering en substitutie. Mogelijk volgen op een later moment de bouwvergunningdossiers van na de invoer van de WABO in oktober 2010.
Door de dossiers te vervangen door digitale reproducties:
Deze redenen liggen aan digitale vervanging van archiefbescheiden ten grondslag. De gemeente Eersel geeft middels dit handboek aanleiding voor de digitale vervanging van de blijvend te bewaren bouwvergunningdossiers uit het bouwvergunningenarchief tot en met oktober 2010. Bij de vervanging blijft de bewijswaarde van de archiefbescheiden bewaard voor de gemeente, andere overheidsorganen en recht- en bewijszoekende. Hiermee is terdege rekening gehouden bij de kwaliteitscontrole op onder andere de integriteit en authenticiteit (juistheid) van de scans. Zie hiervoor hoofdstuk 10
Het doel van dit handboek is het vastleggen van de generieke beleidsmatige, procesmatige en technische inrichting van de voorgenomen vervanging.
De wettelijke basis voor vervanging en vernietiging van archiefbescheiden is vastgelegd in artikel 7 van de Archiefwet 1995. De overheid hanteert duidelijke regels op dat gebied. Bij de vervanging dient te worden voldaan en rekening te worden gehouden met:
Sinds 1 januari 2013 is er voor de vervanging van te bewaren en te vernietigen archiefstukken een besluit van het College van Burgemeester en Wethouders noodzakelijk. Dit handboek beschrijft hoe de kwaliteit en duurzaamheid van de vervangende digitale bescheiden wordt geborgd, en vormt als zodanig de inhoudelijke grondslag voor het besluit.
4. De te vervangen archiefbescheiden
Het werkproces dat ten grondslag ligt aan de archiefbescheiden is ‘verlenen bouwvergunning’. De wettelijke basis voor dit proces is de Woningwet. De aanvragen, tekeningen, technische gegevens, beschikkingen en overige bescheiden in het bouwvergunningendossier dienden enerzijds om goedkeuring te verlenen aan het bouwen of aanpassen van een bouwwerk. Anderzijds als bron voor de toezichthoudende en handhavingstaak van de gemeente.
De te digitaliseren reeks betreft de onder de zorg van het college ressorterende bouwvergunningdossiers tot en met oktober 2010. Het beginjaar ligt op zijn vroegst in 1900, na de inwerkingtreding van de Woningwet.
De documentsoorten binnen het werkproces zijn opgenomen in bijlage I.
Bij het vormen van het archief zijn de volgende blokken met de bijbehorende classificaties ontstaan:
De blokverdeling van het bestuursarchief van de (voormalige) gemeente Vessem is als volgt:
De blokverdeling van het bestuursarchief van de (voormalige) gemeente Eersel is als volgt:
De dossiers in deze reeks hebben relaties met andere functies en processen binnen het secretariearchief, waaronder de Hinderwet- en milieuvergunningen, monumentenvergunningen, de destijds vigerende bestemmingsplannen en ontheffingen hierop, en aanvullende vergunningen van de provincie Noord-Brabant bij grotere bouwwerken.
Bij de digitaliseringsprocedure wordt een metadataschema gebruikt volgens de richtlijnen van het RHCe.
Deze gegevens worden gebruikt voor opname in de beheeromgeving. De opbouw van het metadataschema met velden en definities wordt weergegeven in bijlage II. De metadata zijn afkomstig van:
De metadata wordt middels XMP ingesloten in de PDF-bestanden. De XMP-structuur die in de PDF-bestanden verwerkt gaat worden is in een voorbeelddocument als bijlage VII toegevoegd.
Door M&R wordt tevens de vereiste metadata aangeleverd in een Microsoft Office Excel bestand bestemd voor de gemeente Eersel waarbij de metadata ingelezen kan worden in het DMS MyCorsa NxT.
Bij de vastlegging van de BAC-classificatie (Basisarchiefcode) is rekening gehouden met de verandering van de classificatie. De schoning van de bouwvergunningen is gebeurd op basis van de geldende selectie- en vernietigingslijsten en de voorschriften van het RHCe op basis van de besluitdatum van de vergunning. Bij bewerking van het archief voor digitalisering zijn de archiefbescheiden geordend volgens de structuur aangegeven in bijlage I.
5.1 Instellingen van scanners en scansoftware
Van de analoge archiefbescheiden worden masterbestanden gescand. Van deze masterbestanden worden vervolgens afgeleiden gemaakt. De masterbestanden dienen als substituut voor overbrenging naar de archiefbewaarplaats. De afgeleiden dienen daarentegen als werkbestanden voor de Gemeente Eersel.
Voor de scanning van de analoge archiefbescheiden worden de volgende scanners gebruikt:
Voor de vervaardiging van de digitale masterbestanden wordt de volgende capturesoftware gebruikt:
Voor de conversie van de masterbestanden en de afgeleiden naar PDF/A-1b wordt de volgende software gebruikt:
De tekstdocumenten en tekeningen worden gescand in fullcolor, 24-bits RGB, met een resolutie van 300 DPI.
Bij het uitvoeren van de scans worden de basisinstellingen van de scanner(s) consequent toegepast. De scaninstellingen zijn in de job-definitie in de capturingsoftware van de scanner opgeslagen De job-definitie krijgt de naam “Gemeente Eersel”. In de job-definitie zijn vastgelegd alle scannerinstellingen die nodig zijn om te voldoen aan de kwaliteit- en volledigheideisen zoals in de offerteaanvraag, programma van eisen, van gemeente Eersel is beschreven. Hierbij wordt geen gebruik gemaakt van:
In de job-definitie zijn de volgende scaninstellingen vastgelegd:
op de achtergrond wordt het image ook in bitonaal TIFF-groep-4-formaat opgeslagen. Van dit imagebestand wordt automatisch de bestandsgrootte vastgesteld. Bestanden kleiner dan 2 Kb worden automatisch als blanco pagina geselecteerd. Het gelijknamige JPEG bestand wordt ook automatisch als blanco pagina geselecteerd. Het bitonale image wordt na deze actie automatisch verwijderd.
De KwaliteitsIndex dat toegepast wordt om de scanresolutie te bepalen voldoet minimaal aan:
waarbij h de x-hoogte in mm betreft van de kleinste letter voorkomend in de archiefbescheiden.
waarbij w de dikte in mm betreft van de dunste lijn voorkomend in de archiefbescheiden.
De dunste lijn moet dikker zijn dan 0,128 mm.
Door de gemeente Eersel wordt voorafgaande een zending steekproefsgewijs de kleinste letter voorkomend in de archiefbescheiden gecontroleerd. Bij een constatering van een letter kleiner dan 1,5mm groot, zal dit worden doorgeven aan M&R micro-imaging BV. M&R micro-imaging BV zal vervolgens zorg dragen dat de scanresolutie voor deze zending zodanig wordt aangepast dat alsnog voldaan zal worden aan de formule DPI _ 10 / (0,039 x h).
Na het scannen van een dossier wordt door de scanoperator visueel op het beeldscherm gecontroleerd of de aangemerkte pagina’s daadwerkelijk blanco zijn. Geselecteerde pagina’s waarvan blijkt dat er wel data opstaat worden uit de selectie gehaald en automatisch bewaard. Dit betreft een visuele 1-op-1 controle. Alle data met uitzondering van perforatiegaatjes wordt als data beschouwd en dus niet verwijderd. Nadat deze controle is uitgevoerd worden de blanco pagina’s definitief verwijderd en het digitale dossier wordt op de netwerkserver opgeslagen (gefinaliseerd). Van alle dossiers blijft het scanlogbestand bewaard. Tijdens het scanproces wordt in het scanlogbestand vastgelegd welke pagina’s als blanco zijn geselecteerd en verwijderd. Welke blanco pagina’s zijn verwijderd kan hierdoor altijd worden herleid. De naam van het PDF-bestand is de basisnaam van de JPEG-bestanden, voorbeeld zoals opgenomen in onderstaande tabel/scanlogbestand.
125957_CONSTRUCTIEGEGEVENS¬BODEMONDERZOEK_SONDERINSRAPPORT_ RAPPORT_SONDERINGSRAPPORT_26.pdf 125957_BASISGEGEVENS_BOUWVERGUNNING_TEKENING_CONSTRUCTIETEKENING_TEKENING_CONSTRUCTIETEKENING_27 t/m 59.pdf
5.2 Gebruikte bestandsformaten
De masterbestanden worden opgeleverd met toepassing van maximale kwaliteit JPEG-compressie (kwaliteit 12 op schaal van 1-12). De JPEG-bestanden worden zonder her-compressie in een PDF-container toegevoegd. Voor de afgeleide bestanden wordt wel compressie toegepast en in een PDF-container toegevoegd. De imagebestanden, zowel master als afgeleide, worden opgeleverd in PDF/A-1b-formaat. De afgeleiden worden opgeleverd met toepassing van het Mixed Raster Content (MRC)-beeldvormingsmodel, zoals gedefinieerd in ISO-IEC 16485.
Er wordt Optical Character Recognition (OCR) toegepast om de reproducties en afgeleiden full-text doorzoekbaar te maken, waarbij de afbeelding niet wordt aangetast. De tekst wordt als aparte, verborgen, laag in het PDF-bestand opgenomen door gebruikmaking van rendermode 3.
6. Voorbereiding door gemeente Eersel
De gemeente Eersel heeft een overzicht van de betreffende dossiers opgesteld en de betreffende dossiers geselecteerd voor scanning. Deze dossiers zijn klaargezet voor transport. Alle hierin opgenomen materialen betreffen archiefbescheiden in de zin van de archiefwet.
Het betreft zowel documenten die op termijn vernietigd kunnen worden, als documenten die voor blijvende bewaring in aanmerking komen. De intrinsieke waarde van de geselecteerde analoge documenten is van dien aard dat vernietiging van de originelen geen verlies van cultureel erfgoed tot gevolg heeft. Daarnaast heeft vernietiging van de analoge documenten geen gevolgen voor overheidsorganen, recht- en bewijszoekende en historisch onderzoek.
De dossiers worden materieel verzorgd en geselecteerd. Als deel van deze bewerking en selectie worden de dossiers fysiek voorbereid op de digitalisering door het tussenvoegen van scanbladen, die tevens dienst doen als opslagleidraad voor de scansoftware. De selectie vindt plaats op basis van de te bewaren documenten die opgenomen zijn in bijlage I
De gewenste aanleverstaat van de originelen voor scanning is losbladig, gescheiden door gestandaardiseerde scanbladen. Voor elk afzonderlijk dossier wordt een scanblad met het unieke registratienummer gebruikt van het dossier met een pastelkleurige achtergrond. Op deze manier zijn de verschillende vergunningsdossiers gemakkelijk herkenbaar.
De analoge archiefbescheiden worden na eerste bewerking gebundeld en in archiefdozen geplaatst. Op elke doos wordt een reeks aangegeven van de inventarisnummers van de dossiers in die doos. Na digitalisering worden de originelen weer in dezelfde volgorde en wijze teruggeplaatst.
6.3 Voorbewerking (scangereed maken)
Het scangereed maken van de dossiers gebeurt door medewerkers van de Allbidigit Group volgens de werkinstructie die is opgenomen in bijlage V
7.1 De digitaliseringsprocedure
Bij het uitvoeren en afronden van de digitaliseringsprocedure worden kwaliteitscontroles uitgevoerd op de kwaliteit van de scans en de juistheid, volledigheid en leesbaarheid van de reproducties. Deze controles worden inhoudelijk beschreven in hoofdstuk 8.
De bouwvergunningdossiers die door Allbidigit Group zijn voorbewerkt worden vervolgens door M&R één voor één gescand. Tijdens het scannen wordt per vergunning een directory aangemaakt dat het registratienummer van de vergunning als naam krijgt.
Documenten en tekeningen worden door verschillende scanners uitgevoerd. Als eerste worden de documenten met een doorvoerscanner, maximaal A3-formaat, gedigitaliseerd. De tekeningen blijven overigens op hun plaats binnen het fysieke dossier. De scans krijgen een opvolgend bestandsnummer en worden in de betreffende directory geplaatst. Tevens wordt bij de documentscanner met behulp van de scanbladen de definitieve directory structuur aangemaakt.
De documenten groter dan A3-formaat worden naderhand op de grootformaatscanner gedigitaliseerd en de digitale bestanden worden toegevoegd aan de reeds aangemaakte directory van het betreffende bouwvergunningdossier. Ook de scanbladen voor de tekeningen worden gescand. Als er meerdere tekeningen zijn met dezelfde documenttype, bijvoorbeeld Constructietekening, dan wordt automatisch een directory aangemaakt met daaraan toegevoegd een oplopend volgnummer (Constructietekening_01, Constructietekening_02, etc.). Als er meerdere tekeningen met dezelfde documenttype in het fysieke dossier zijn, dan worden deze altijd achter elkaar in het dossier geplaatst.
De scanmedewerker voert na het scannen een fysieke controle uit op geconstateerde blanco pagina’s (1-op-1 controle met het analoge archiefbestand). Vervolgens worden na de juistheid van de controle de blanco pagina’s verwijderd, waarbij de aanwezigheid en de plaats waar de verwijderde, oorspronkelijke blanco pagina’s in het digitale dossier hebben gezeten, in het scanlogbestand van de scan worden vastgelegd.
Na het scannen en controleslag worden de archiefbescheiden weer in dezelfde volgorde teruggeplaatst in de mappen. Alle handelingen tijdens het scanproces worden bijgehouden in de track-and-trace applicatie van M&R.
Alle voornoemde bewerkingen van de documenten worden in een job-definitie in de capturingsoftware vastgelegd. De job-definitie krijgt de naam “gemeente Eersel”. Ook de instellingen van de scanners zoals beschreven in paragraaf 5.1 worden in de job¬-definitie vastgelegd. Bij het opstarten van de scanner wordt de job-definitie van gemeente Eersel geselecteerd en automatisch worden alle parameters van gemeente Eersel ingesteld.
De scanners worden 2 maal per dag gereinigd. Iedere dag, aan het begin van de dag, wordt een kwaliteitstest uitgevoerd. Als eerste wordt een “whitebalance”-kalibratie uitgevoerd. Vervolgens wordt een ISO-resolutieproef no. 2 uitgevoerd. Het aantal lijnparen is minimaal 5 per millimeter bij een resolutie van 300 DPI. Ook wordt met behulp van een IT8.7 kleurenkaart een kleurkalibratie uitgevoerd. De waarden worden op de harddisk van de scanner PC opgeslagen. Het ICC-profiel van de scanner wordt in de headerinformatie van de images opgeslagen.
De vast te leggen metadata staat beschreven onder bijlage II en aanvullend in bijlage I (specificatie van de documentcategorieën, documentsoorten en documenttypen).
Gemeente Eersel levert aan M&R de te gebruiken database aan. Het metadataschema is opgesteld volgens de voorschriften van het RHCe en bestemd voor het tijdelijk vastleggen van de metadata zoals opgenomen in bijlage II.
Hier wordt de technische metadata, geproduceerd tijdens het scanproces, aan toegevoegd. De technische metadata bestaat uit:
Zie voor een uitgebreide weergave van de ingesloten metadata door middel van XMP het voorbeeld onder bijlage VII.
De analoge archiefbescheiden zijn op basis van hun inventarisnummer terug te vinden in de aangeleverde archiefdozen. M&R heeft vervolgens per batch een CSV. bestand aangeleverd waarin alle digitale dossiers staan beschreven. Ook worden hier alle documenten benoemd die bij dat dossier horen (besluit, aanvraag, tekeningen etc.). Deze gegevens zijn afkomstig uit de scanlogbestanden van de scansoftware, tevens aangeleverd door M&R op de harde schijven.
In de digitale PDF/A-1b masterbestanden zit de metadata ingesloten door middel van XMP.
XMP staat voor Extensible Metadata Platform. Metagegevens bevatten vaak een reeks eigenschappen, waarbij elke eigenschap een specifieke betekenis heeft.
De afgeleide bestanden, ter gebruik voor de bedrijfsvoering van de Gemeente Eersel, bevatten dezelfde metadata als de masterbestanden maar hebben daarentegen geen extra metadata in de vorm van XMP.
De verantwoordelijken voor de correcte uitvoer van de digitaliseringsprocedure en geautomatiseerde invoer van metadata tijdens de digitaliseringsprocedure zijn de heren Jan van der Werf, salesmanager en Auke Duits, productiemanager van M&R micro-imaging BV. Namens de gemeente zijn de medewerkers van team IBC (Informatiebeheer Centrum) de aangewezen verantwoordelijken tijdens het proces.
De gedigitaliseerde archiefbescheiden (masters en afgeleiden) inclusief de CSV. bestanden met beschrijvende metadata worden op een door M&R ter beschikking gestelde externe harde schijf overgedragen aan de gemeente Eersel. Van de bestanden worden bij M&R checksums gegenereerd op basis van SHA-1-cryptografie. Deze checksums worden afzonderlijk aangeleverd aan zowel de gemeente Eersel als het RHCe en gebruikt voor de controle op de volledigheid van de bestanden op de door M&R geleverde externe harde schijven
De checksums zijn wegens omstandigheden helaas niet compleet door M&R aangeleverd en dat wat wel is aangeleverd voldoet niet aan de eisen van het RHCe.
De Gemeente Eersel heeft er daarom voor gekozen om de checksums alsnog te laten genereren via haar eigen ICT afdeling. Er is door de ICT afdeling van de Gemeente Eersel gekozen voor SHA-256 cryptografie in plaats van SHA-1 cryptografie. De reden hierachter is dat SHA-256 cryptografie de meest actuele indeling is ten opzichte van het inmiddels alweer verouderde SHA-1.
Door de gemeente Eersel wordt tevens steekproefsgewijs de juistheid en volledigheid gecontroleerd van de bestanden aan de hand van de analoge archiefbescheiden. De gemeente Eersel zorgt er vervolgens voor dat de harde schijven ter acceptatie worden aangeboden aan het RHCe. Dit in het kader van de formele overbrenging van de hiervoor in aanmerking komende archiefbescheiden. Na acceptatie van de archiefbescheiden (masterbestanden) door het RHCe, worden de archiefbescheiden ingelezen in de beheeromgeving van het RHCe. De procedure hiervoor is beschreven in paragraaf 11.2. Het RHCe retourneert de harde schijven na de ondertekening van de verklaring van overbrenging.
De metadata worden door M&R middels XMP ingesloten in het PDF/A -1b bestand.
XMP staat voor Extensible Metadata Platform. Metagegevens bevatten vaak een reeks eigenschappen, waarbij elke eigenschap een specifieke betekenis heeft.
De verantwoordelijken bij M&R micro-imaging BV voor de overdracht van de masters en afgeleiden aan de gemeente Eersel zijn de heren Jan van der Werf, salesmanager en Auke Duits, productiemanager van M&R.
De verantwoordelijke voor de ontvangst bij de gemeente Eersel van de masters en afgeleiden, het voeren van steekproefsgewijze controles op de juistheid en volledigheid en vervolgens de overdracht aan het RHCe van de hiervoor in aanmerking komende archiefbescheiden zijn de informatieconsulenten van team IBC.
De Gemeente Eersel is zelf verantwoordelijk voor het toetsen van de eigen archiefbescheiden. Het RHCe zal vervolgens een random steekproef nemen op de aangeleverde batches met daarin de bestanden die voor overbrenging naar de archiefbewaarplaats (RHCe) in aanmerking komen. In dit geval is de hoofdverantwoordelijke bij het RHCe de gemeentearchivaris.
Het RHCe zal tijdens een toekomstige audit ook gaan toetsen op de vervanging.
Indien de gemeente Eersel een besluit vervanging heeft genomen kunnen de archiefbescheiden die binnen de reikwijdte van het vervangingsbesluit vallen vernietigd worden. De tekst voor het vervangingsbesluit is opgenomen in bijlage III .
NB. De gescande archiefbescheiden zullen niet eerder worden vernietigd dan wanneer de geïmporteerde bestanden zijn geaccepteerd door de gemeente Eersel op basis van de uitgevoerde controles zoals beschreven in hoofdstuk 10.
9.1 Vernietigingsprocedure en verslaglegging
Alle analoge archiefbescheiden worden na scanning tijdelijk bij M&R opgeslagen. Hierna zullen deze weer retour naar de Gemeente Eersel worden gebracht. Tot het moment van vernietiging verblijven de analoge archiefbescheiden in een afgesloten ruimte waarbij toegang enkel weggelegd is voor de hiertoe geautoriseerde medewerkers. In deze fase worden geen stukken toegevoegd aan de analoge bouwvergunningdossiers en vindt er geen uitlening plaats van de archiefbescheiden.
Tot de vernietiging van de originelen wordt pas overgegaan:
De verantwoordelijke voor de goede uitvoer van de archiefwettelijke vervangingsprocedure zijn de informatieconsulenten van team IBC van de gemeente Eersel.
10. Kwaliteitsbeheersingssysteem
Ter beheersing van de kwaliteit van de reproducties zijn diverse kwaliteitsprocedures vastgesteld. Controle op de kwaliteit van de scanner, juistheid volledigheid en leesbaarheid worden uitgevoerd door M&R.
De juistheid (integriteit) van de digitale vervangende exemplaren wordt allereerst geborgd met de toepassing van het ICC-kleurenprofiel. Zoals beschreven in paragraaf 5.1 worden er geen softwarematige beeldmanipulaties toegepast.
Tijdens de kwaliteitscontroles worden de volgende uitgangspunten gehanteerd:
M&R bezit over de nodige software om bovenstaande punten te kunnen controleren.
De controles betreffen zowel de criteria voor de volledigheid, leesbaarheid, integriteit en indexering van de digitale vervangende exemplaren. Als meer dan 0,5% van de gecontroleerde archiefbescheiden fouten bevat, wordt de controle vergroot naar 5% van de batch. Als de volledigheid dan nog steeds groter is dan 0,5%, dan wordt het gehele scanproces herhaald. De scanners worden dan ook opnieuw gekalibreerd en gecontroleerd met de proeven in paragraaf 5.1. Geconstateerde fouten worden altijd hersteld.
M&R heeft steeds haar bevindingen en de voortgang van de scanprocedure beschreven in Excel bestanden afkomstig uit de track-and-trace applicatie.
Tijdens de kwaliteitscontrole wordt tevens een 1-op-1 volledigheidscontrole uitgevoerd. Dit houdt in dat wordt gecontroleerd of alle analoge documenten binnen een dossier ook in de digitale reproducties aanwezig zijn. Ook wordt gecontroleerd of de pagina’s die als blanco zijn aangemerkt en verwijderd uit het digitale dossier daadwerkelijk blanco zijn. Als blijkt dat de volledigheid niet aan de eisen voldoet wordt het dossier opnieuw aan het scanproces aangeboden en het kwaliteits -en volledigheidproces wordt opnieuw uitgevoerd.
Bij de kwaliteitscontroles tijdens en na het scannen wordt voor elk archiefbescheiden de leesbaarheid gecontroleerd. Hierbij wordt geverifieerd of de scans voldoen aan de onderstaande criteria:
De scanresolutie voldoet minimaal aan de formule:
De scanresolutie voldoet minimaal aan de formule:
De resolutie van 300 DPI is op basis van praktijkervaring voldoende aannemelijk.
10.5 Controle op de registratie
De dossiers worden bij binnenkomst bij M&R aan de hand van de door gemeente Eersel aangeleverde inventaris, in een track-and-trace applicatie ingevoerd. Een afbeelding van deze applicatie is opgenomen in bijlage V. De verblijfplaats en status van de dossiers in de digitaliseringsprocedure wordt in deze applicatie bijgehouden. M&R heeft steeds haar bevindingen en de voortgang van de scanprocedure beschreven in Excel bestanden afkomstig uit de track-and-trace applicatie.
De analoge archiefbescheiden zijn op basis van hun inventarisnummer terug te vinden in de aangeleverde archiefdozen. M&R heeft vervolgens per batch een CSV. bestand aangeleverd waarin alle digitale dossiers staan beschreven. Ook worden hier alle documenten benoemd die bij dat dossier horen (besluit, aanvraag, tekeningen etc.). Deze gegevens zijn afkomstig uit de scanlogbestanden van de scansoftware, tevens aangeleverd door M&R.
De metadata worden vastgelegd op basis van het scanlogbestand van de scansoftware. Bij de controle op volledigheid van de dossiers worden ook de metadata uit het scanlogbestand gecontroleerd. Bij de import van de digitale masterbestanden en afgeleiden wordt naast de data-integriteit van de scans, ook de aanwezigheid van de benodigde metadata gecontroleerd.
10.7 Interne monitoring en steekproef
Binnen het digitaliseringsproces voert M&R de onderstaande kwaliteitscontroles uit. De bij steekproeven gehanteerde criteria zijn beschreven in paragraaf 10.3 en paragraaf 10.5.
Bij de ontvangst wordt een controle uitgevoerd op de volledigheid van de aangeleverde archiefbestanden met originelen, op basis van de bij zending door de gemeente Eersel aangeleverde inventaris in Excel. De originelen worden tevens op beschadigingen gecontroleerd.
Bij het scannen worden de digitale reproducties door de scanoperator gecontroleerd op juistheid, volledigheid en leesbaarheid, zoals beschreven in paragrafen paragraaf 10.2 en paragraaf 10.4.
Na het scannen worden de digitale reproducties nogmaals 1-op-1 op volledigheid gecontroleerd. Daarbij wordt visueel op leesbaarheid gecontroleerd.
10.8 Steekproefsgewijze controle na ontvangst scanbatch bij de gemeente Eersel
Omdat er door de Gemeente Eersel tijdens de scanwerkzaamheden in 2013 geen tussentijdse controles op de batches zijn uitgevoerd is het noodzakelijk dat deze controles met terugwerkende kracht alsnog worden verricht. Dit is niet meer mogelijk aan de hand van, de in 2013 aangemaakte, scanbatches.
De controle zal daarom verlopen door de papieren dossiers te vergelijken met de digitale reproducties. Zowel de masterbestanden als de afgeleiden staan op door M&R aangeleverde harde schijven. Vanuit hier kan dus worden vergeleken met de papieren dossiers.
Daarnaast staan de afgeleiden van de scans ook in MyCorsa NxT, het door de Gemeente Eersel gebruikte DMS.
De controle richt zich op de volgende onderdelen:
De bestanden met ingesloten metadata door middel van XMP (masterbestanden) staan op de meegeleverde harde schijven en kunnen ingelezen worden via de applicatie PDF Xchange Viewer. Tijdens de controle wordt ook gekeken of het metadataschema goed is ingevuld en of zowel de beschrijvende als technische metadata kloppen.
De bevindingen van deze controles worden in een formulier vastgelegd en dit formulier wordt doorgestuurd naar het RHCe. Het RHCe voert bij overbrenging een random steekproef uit op de aangeleverde batches van de Gemeente Eersel. De resultaten van de steekproef van het RHCe worden middels een batchrapportage aan de Gemeente Eersel teruggekoppeld.
Voor de eigen controle door de Gemeente Eersel wordt gebruik gemaakt van de AQL methode en de toetscriteria zoals opgesteld door het RHCe. (zie bijlage VI). Deze is afhankelijk van verschillende factoren:
Omdat het met terugwerkende kracht niet meer mogelijk is om te achterhalen om hoeveel documenten per scanbatch het precies ging zal de AQL methode moeten worden toegepast op basis van het totaal aantal documenten dat gescand is. In totaal betreft het gescande materiaal 75,908 documenten verspreid over 812 dozen. Voor verdere uitleg over de gebruikte methode zie bijlage VI
De verantwoordelijken voor de controle bij M&R micro-imaging BV zijn de heren Jan van der Werf, salesmanager, en Auke Duits, hoofd productie.
De verantwoordelijke voor de controle bij de gemeente Eersel zijn de informatieconsulenten van team IBC.
11. Opslag en beheer van de originelen
De dossiers met de analoge archiefbescheiden zijn na transport en ontvangst bij M&R eerst ingevoerd in de track-and-trace applicatie. Daarna zijn ze in de archiefruimte van M&R aan de Carlsonstraat 13 in Kampen opgeslagen. De archiefruimte voldoet aan de eisen die worden gesteld in de Archiefregeling, voor wat betreft klimaatbeheersing, en brand- en inbraakbeveiliging. De archiefruimten van M&R zijn goedgekeurd door de provinciale archiefinspectie van Utrecht voor tijdelijke opslag van permanent te bewaren papieren archiefbescheiden. Deze goedkeuring is overgenomen door het LOPAI.
De dossiers die niet onder bewerking zijn in het digitaliseringproces zijn altijd opgeslagen in de archiefruimten. M&R beschikt over een ISO 9001:2008 certificering, ISO 14001:2004 certificering en een ABDO (Algemene Beveiligingseisen Defensie Opdrachten) autorisatie.
Na het digitaliseringsproces zijn de archiefbescheiden wegens ruimtegebrek overgebracht naar het archiefdepot van AllBidigit Group in Echt. Dit archiefdepot is gebouwd conform de eisen van de Nederlandse archiefwet. Dit houdt onder andere in dat er klimaatbeheersing (luchtvochtigheid en temperatuur) aanwezig is. De toegang tot de ruimte wordt beheerst via een elektronisch camerabeveiligingssysteem zodat er 24-uurs beveiliging is.
In november 2019 zijn alle analoge archiefbescheiden teruggehaald naar het Gemeentehuis te Eersel en geplaatst in de archiefkluis. Hier zullen zij worden beheerd tot het moment dat het vervangingsproces volledig kan worden afgerond.
Het beheer van de analoge archiefbescheiden werd destijds bij M&R geadministreerd met behulp van de track-and-trace applicatie. De beheerhandelingen kwamen overeen met de administratie in de track-and-trace applicatie. De controle op volledigheid werd uitgevoerd aan de hand van de gegevens in zowel de track-and-trace applicatie als het loggingbestand van de scansoftware.
De te scannen archiefbescheiden werden in overleg tussen de gemeente Eersel en M&R naar het digitaliseringscentrum aan de Carlsonstraat 13 in Kampen verplaatst. Het transport werd verzorgd in goed onderhouden wagens met deugdelijk opgeleid personeel, in directe dienst van M&R. De analoge archiefbescheiden werden rechtstreeks overgebracht van de gemeente Eersel naar het digitaliseringscentrum.
Het transport werd uitgevoerd aan de hand van de door gemeente Eersel aangeleverde inventarislijsten. Dit betrof het transport van de analoge archiefbescheiden naar M&R. Voor het transport terug van de analoge archiefbescheiden (na scanning) verzorgde M&R de inventarislijst van de terug naar de gemeente Eersel te transporteren archiefbescheiden. Op de inventarislijsten staan de volgende gegevens vermeld;
Zowel de gemeente Eersel als de chauffeur hebben getekend, na controle ter plekke, voor de juistheid en volledigheid van de inventarislijst.
De verantwoordelijken voor het transport en de juistheid en volledigheid van de naar de gemeente Eersel te transporten analoge archiefbescheiden bij M&R micro-imaging BV, zijn de heren Jan van der Werf, salesmanager en Auke Duits, hoofd productie van M&R.
12. Opslag en beheer van de reproducties
Het e-depot waarin de vervangende archiefbescheiden (masters) zullen worden beheerd is het e-depot van het RHCe. Op het e-depot (de beheeromgeving) zijn de geldende beheerregels van het RHCe van toepassing.
De afgeleiden van de naar het RHCe te overbrengen archiefbescheiden (masters), zijn reeds opgeslagen bij de gemeente Eersel in het documentmanagement systeem Corsa. Het beheer van deze bestanden ligt bij team IBC
De aanlevering van de afgeleiden aan gemeente Eersel zal in een directorystructuur, per vergunning plaatsvinden. De beschrijvende metadata zal in een MS-Excel structuur (CSV. bestanden) worden aangeleverd. De structuur zal zodanig zijn dat raadplegen van de dossiers mogelijk is. Het aanbrengen van wijzigingen van de bestanden is niet mogelijk.
Voor de afgeleiden die opgeslagen worden bij de gemeente Eersel geldt dat de betreffende bestanden, inclusief metadata, tot aan sloop van het betreffende bouwobject bewaard zullen worden. Na sloop van een bouwobject zullen de betreffende bestanden en bijbehorende metadata worden verwijderd door de applicatiebeheerder van gemeente Eersel. De sloopvergunningen moeten echter nog verwerkt worden in het DMS.
De reproducties (masters en afgeleiden) inclusief de CSV. bestanden met beschrijvende metadata worden aangeleverd op een externe harde schijf van M&R. Deze schijf is vooraf door M&R gecontroleerd op integriteit. Van de bestanden worden bij M&R checksums gegenereerd op basis van SHA-1-cryptografie. Deze checksums worden afzonderlijk aangeleverd aan zowel de gemeente Eersel als het RHCe en gebruikt voor de controle op de volledigheid van de bestanden op de door M&R geleverde externe harde schijf. De checksums worden afzonderlijk bewaard.
Zoals benoemd in paragraaf 8.1 zijn de checksums wegens omstandigheden nooit compleet door M&R aangeleverd en zijn er door de ICT afdeling van de Gemeente Eersel nieuwe checksums op basis van SHA-256 cryptografie gegenereerd.
Hoofdverantwoordelijke voor het e-depot en de bijbehorende procedures binnen het RHCe is Mevrouw drs. Nadia Lehman, streekarchivaris bij het RHCe.
Hoofdverantwoordelijke voor het beheer van digitale bestanden en de bijbehorende procedure binnen de gemeente Eersel is team IBC.
Bijlage I – Schutbladen en dossierstructuur originelen
De schoning van de bouwvergunningen is gebeurd op basis van de geldende selectie- en vernietigingslijsten en de voorschriften van het RHCe op basis van de besluitdatum van de vergunning.
Bij de bewerking van het archief voor digitalisering, wordt een gestandaardiseerde structuur in schutbladen aangehouden. De schutbladen kennen de volgende indeling in documentcategorieën, documentsoorten en documenttypen:
De metadata van de vervangende archiefbescheiden en afgeleiden worden in twee verschillende bestanden opgenomen. Deze bijlage beschrijft de structuur en inhoud van de metadata bestemd voor het RHCe.
Bijlage III – Model besluit tot vervanging van archiefbescheiden gemeente Eersel
Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Eersel
over te gaan tot vervanging door middel van het maken van reproducties van de archiefbescheiden als hieronder nader gespecificeerd en deze archiefbescheiden na reproductie te vernietigen.
Reden voor vervanging van archiefbescheiden en waarborging van belangen
Bij dit besluit zijn de volgende waarborgen gehanteerd:
Het belang van de gegevens voor de gemeente is gewaarborgd door het toepassen van een sluitende kwaliteitscontrole over het gehele proces van transport, digitalisering, opname en opslag. Deze kwaliteitscontrole garandeert het behoud van de betrouwbaarheid, authenticiteit, integriteit en bruikbaarheid van de betreffende archiefbescheiden.
Het belang van de gegevens voor de recht-of bewijszoekende, historisch onderzoek en de waarde van de archiefbescheiden als bestanddeel van het cultureel erfgoed is eveneens gewaarborgd door het gebruik van de digitaliseringsparameters en het toepassen van een sluitende kwaliteitscontrole over het gehele proces van transport, digitalisering, opname en opslag. (zie hoofdstuk 10, hoofdstuk 11 en hoofdstuk 12)
Inzicht in het vervangingsproces
De reikwijdte van het vervangingsproces:
De vervanging geschiedt met een objectief juiste en volledige weergave. Voor de beschrijving van het vervangingsproces is als bijlage Handboek digitale vervanging bouwvergunningen gemeente Eersel toegevoegd. Deze bijlage maakt integraal onderdeel uit van dit besluit.
Ten aanzien van het onderhavige vervangingsbesluit is de streekarchivaris van het Regionaal Historisch Centrum Eindhoven, als toezichthouder op het archiefbeheer, om advies gevraagd. Dit advies is bijgevoegd en vormt integraal onderdeel van dit besluit.
[in geval van afwijken van advies: redenen voor de afwijking deugdelijk gemotiveerd opnemen]
Vastgesteld in de vergadering van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente […] / dagelijks bestuur van het openbaar lichaam […] d.d.[datum].
beschrijving van het vervangingsproces ‘Handboek digitale vervanging bouwvergunningen gemeente Eersel’;
het advies van de archivaris, d.d. [datum].
Bijlage IV – Afbeelding track-and-trace applicatie M&R
Bij M&R wordt een track-and-trace applicatie gebruikt voor de digitalisering van de Eerselse dossiers.
Hieronder is een afbeelding opgenomen van de track-and-trace applicatie. De track- and- trace geeft per dossier de voortgang van het digitaliseringsproces weer. Daarnaast wordt ook weergegeven wie bij M&R wat gecontroleerd heeft. (zie afbeelding)
Bijlage V – Werkinstructie schonen
Werkinstructies scanklaar maken dossiers gemeente Eersel periode 1900-oktober 2010
Stap 1 Elke ochtend mappen ophalen bij IBC in de kluis en transporteren naar de werkplek. In de buitenmap van elke map die je uit het rek haalt stop je en oranje brief zodat de organisatie weet dat het dossier in bewerking is. Tel en registreer het aantal mappen dat je hebt opgehaald op het werkproductieformulier.
Stap 2 Stempel de mappen die je mee hebt genomen en voorzie ze van datum en paraaf.
Stap 3 Splitsing pandendossiers in zaakdossiers (medewerker 1)
De bouwvergunningen zijn gearchiveerd in zgn. pandendossiers. De pandendossiers zijn een soort verzameldossiers welke opgesplitst dienen te worden naar zaakdossiers. Dus per afgegeven vergunning wordt aanvraag, besluit, tekening en constructieberekening bewaard. De pandendossiers zijnde verzameldossiers worden op deze wijze ontleed en verwijderd.
Alle vernietigbare stukken uit de vergunningen zijn vervolgens verdeeld over drie vernietigingstermijnen (V2014, V2024, V2034). Van deze drie vernietigingslijsten zijn Excel lijsten aanwezig. Deze moeten nog goedkeuring vanuit het RHCe krijgen.
Speciale aandacht voor de niet-bouw gerelateerde stukken. Voorbeelden hiervan zijn controles, principe-uitspraken e.d. Pandendossiers waren immers een verzameldossier van alle aan een adres gerelateerde zaken. Deze stukken blijven in principe in de te vernietigen dossiers zitten. Als het gaat om bijvoorbeeld sloopvergunningen, monumentenvergunningen dan geven we dit aan in de Excel-sheet als opmerking.
De voor vernietiging afgezonderde vergunningen worden volgens de geldende procedure voor vernietiging voorgedragen.
De vernietigbare stukken uit de dossiers worden in verschillende periodes (indien aanwezig in dossier) opgesplitst:
Voor de registratie van de vernietigbare dossiers wordt op pandniveau een registratie in Excel gemaakt in stap 8
Stap 4 Schoning en scan klaar maken van te bewaren zaakdossiers 1 (medewerker 1)
De zaakdossiers worden per dossier geschoond en scan klaar gemaakt. Voor de schoning wordt gebruik gemaakt van de geldende selectie en vernietigingslijsten 1983 en 2012 aangevuld met de “Werkinstructie Waardering Archiefbescheiden Bouwvergunningendossiers”.
Tijdens het schonen blijven de documenten die niet toebehoren aan het te bewaren deel van de bouwvergunningen achter in de originele map waar ze in zaten. Deze te vernietigen stukken/dossiers worden summier omschreven (iom RHCe) in Excel. Registratie vindt plaats in stap 6.
Stap 5 Schoning en scan klaar maken dossiers 2 (medewerker 1)
Tijdens het opschonen heeft de medewerker alle documenten onder ogen en zal daarbij direct de vooraf klaargemaakte patchbladen erbij voegen:
Als de patchbladen bijna op zijn dan deze PRINTEN en niet kopiëren.
Stap 6 Materiële verzorging scan klare dossiers (medewerker 1)
Na toevoegen van patchbladen zal het dossier ontdaan worden van ijzerwaren en andere hechtmaterialen. Ezelsoren worden gladgestreken, en eventuele beschadigingen worden hersteld met Scotch Magic Tape non permanent.
Op het netwerk van de gemeente Eersel zijn Excel-documenten beschikbaar die we gebruiken om de data in te zetten. Inloggegevens zitten in de projectmap. In mijn documenten staan de benodigde documenten opgeslagen.
Stap 7 Registratie / vastleggen gegevens in Excel (medewerker 2)
Nadat de zaakdossiers scanklaar zijn zullen ze worden geregistreerd in Excel zodat ze tijdens het verdere proces identificeerbaar blijven. Beschrijving zal gebeuren aan de hand van het "RHCe schema voor beschrijven kenmerken van gearchiveerde bouwvergunningen.
Er wordt een apart document gemaakt voor te bewaren en voor de te vernietigen dossiers.
De te bewaren / scannen dossiers zijn voorzien van een gekleurd patchblad met bvg-nummer. Dit nummer is ook het nummer waaraan de metadata moeten worden gekoppeld.
In Excel is een deel opgenomen om de gegevens over BAC en archiefcode te vermelden. Hiervoor is navolgend overzicht van belang.
Voormalige gemeente Vessem (incl. Knegsel en Wintelre):
Voormalige gemeente Eersel (incl. Duizel en Steensel):
De huidige gemeente Eersel (1997-2010), BAC 1992, -1.733.21.
Stap 8 Registratie opschonings- / vernietigingsdocumenten (medewerker 2)
De documenten welke in stap 3, 4 en 5 uit de zaakdossiers worden verwijderd cq welke niet voor scanning in aanmerking komen worden op pandniveau summier geregistreerd en voor vernietiging voorgedragen conform de geldende vernietigingsprocedure.
Voor wat betreft de afstelling op vernietiging is het navolgende met het RHCe afgesproken:
De vernietigbare stukken zijn apart opgeslagen in de archiefbewaarplaats van de Gemeente Eersel. Er moet nog toestemming worden gevraagd voor het vernietigen van de lijst uit 2014. Voor de andere jaren kan later nog toestemming gevraagd worden.
Stap 9 Controle (projectleider)
Het dossier wordt na de bewerking in stap 5 door medewerker 1 losbladig overgeheveld in een map welke van een elastiek voorzien wordt. Het dossier is dan scan klaar en kan overgebracht worden naar het scanbedrijf. De projectleider controleert vooraf steekproefsgewijs de beschrijving en de inhoud van de dossiers (in het begin wordt alles gecontroleerd).
Afwijkingen (als deze niet genoemd zijn in de werkinstructie) worden vastgelegd in een afwijkingenoverzicht (zie bijlage). De geconstateerde afwijkingen worden ter plekke hersteld. 1 keer per week vindt er overleg tussen projectleider en medewerkers plaats. Hierbij wordt het afwijkingen overzicht besproken en nieuwe of aanvullende afspraken vastgelegd.
De projectleider houdt contact met de scan leverancier omtrent de geleverde kwaliteit, en onderneemt actie indien nodig. (ad hoc)
Issues worden gemeld bij de Projectleider en vastgelegd in een Issue log (zie bijlage). Het issue log wordt wekelijks besproken met de Gemeente Eersel. Voorkomende Issues moeten opgelost worden, deze vormen nl. een bedreiging voor de doorlooptijd en kwaliteit van het project.
Er zal dagelijks communicatie plaatsvinden tussen medewerkers van AllBidigit en medewerkers van de Gemeente Eersel. De projectleider wordt door de medewerkers van AllBidigit dagelijks op de hoogte gehouden over de voortgang. Afwijkingen worden door de projectmedewerkers dagelijks vastgelegd en gecommuniceerd met de projectleider.
De projectleider zal intensief communiceren met de contactpersoon van de gemeente, mevrouw Heijman. De projectleider rapporteert 1 x per week (per mail) het afwijkingenoverzicht en het issue log en licht dit toe. Als, op basis van het afwijkingenoverzicht, de noodzaak tot nader overleg aanwezig is zal dit in de week daarna plaatsvinden tussen projectleider en gemeente. In de wekelijkse rapportage zal de benodigde management informatie gegeven worden.
In het begin zal de scanleverancier ook nauw betrokken moeten zijn bij het overleg, om tijdig bij te kunnen sturen.
Een keer per maand zal er een evaluatiemoment zijn. Wellicht is het handig om hier de contactpersoon van het scanbedrijf bij te betrekken. Zaken die niet goed gaan worden besproken en er wordt bijgestuurd. Nieuwe afspraken worden schriftelijk gedocumenteerd.
Bijlage overzicht patchbladen gebruikt tijdens scanklaar maken
PATCH2_Basisgegevens-Bouwvergunning_Aanvraag.pdf
PATCH2_Basisgegevens-Bouwvergunning_Bestek.pdf
PATCH2_Basisgegevens-Bouwvergunning_Besluit.pdf
PATCH2_Overige-Gegevens-Vooroverleg-Welstand_Foto.pdf
PATCH3_Overige-Gegevens-Vooroverleg-Welstand_Tekening_Schetsplan.pdf
PATCH3_Basisgegevens-bouwvergunning_Berekening_Constructieberekening.pdf
PATCH3_Basisgegevens-bouwvergunning_Rapport_Sonderingsrapport.pdf
PATCH3_Basisgegevens-Bouwvergunning_Tekening_Constructietekening.pdf
PATCH3_Basisgegevens-Bouwvergunning_Tekening_Detailtekening.pdf
PATCH3_Basisgegevens-Bouwvergunning_Tekening_Doorsnedentekening.pdf
PATCH3_Basisgegevens-Bouwvergunning_Tekening_Geveltekening.pdf
PATCH3_Basisgegevens-Bouwvergunning_Tekening_Kadastrale_Kaart.pdf
PATCH3_Basisgegevens-Bouwvergunning_Tekening_Ontwerptekening.pdf
PATCH3_Basisgegevens-Bouwvergunning_Tekening_Overzichtskaart.pdf
PATCH3_Basisgegevens-Bouwvergunning_Tekening_Plattegrond.pdf
PATCH3_Basisgegevens-Bouwvergunning_Tekening_Rioleringstekening.pdf
PATCH3_Basisgegevens-Bouwvergunning_Tekening_Situatietekening.pdf
PATCH3_Basisgegevens-bouwvergunning_Tekening_Samengestelde_tekening.pdf
PATCH3_Constructiegegevens-Berekening_Berekening_Constructieberekening.pdf
PATCH3_Constructiegegevens-Bodemonderzoek_Rapport_Sonderingsrapport.pdf
PATCH3_Constructiegegevens-Tekening_Tekening_Constructietekening.pdf
PATCH3_Gegevens-BAG_Berekening_Berekening-gebruiksoppervlakte.pdf
PATCH3_Gegevens-BAG_Melding_Melding-Aanvang.pdf
PATCH3_Gegevens-BAG_Melding_Melding-Gereedkomen.pdf
PATCH3_Verloop-bouwvergunning_Overig_Overzicht-bouwcontroles.pdf
PATCH3_Verloop-bouwvergunning_Overig_Samenvatting-vergunningverlening.pdf
Bijlage VI – Toetscriteria en omvang steekproef bij visuele controle
Voor het uitvoeren van de visuele controle door de Gemeente Eersel wordt gebruik gemaakt van de AQL methode. Deze is afhankelijk van verschillende factoren:
Omdat het met terugwerkende kracht niet meer mogelijk is om te achterhalen om hoeveel documenten per batch het precies ging zal de AQL methode moeten worden toegepast op basis van het totaal aantal documenten dat gescand is. In totaal betreft het gescande materiaal 75,908 documenten verspreid over 812 dozen. Vanwege tijdgebrek is het helaas ook niet meer mogelijk om meerdere batches te controleren dus zal er één batch bestaande uit documenten van bouwvergunningen uit verschillende dozen worden gecontroleerd. Daarbij moet worden vermeld dat, sinds het scannen van de bouwvergunningen, de digitale bestanden vaak zijn geraadpleegd voor interne bedrijfsvoering. Hieruit is vrijwel altijd gebleken dat de kwaliteit van de scans goed zijn.
Voor deze visuele controle is gebruik gemaakt van de onderstaande grafieken voor het bepalen van het aantal documenten dat de kwaliteitscontrole moet ondergaan. Er is hierbij gebruik gemaakt van het normale controleniveau II waardoor de letter N de uitkomst is (zie grafiek 1). Uiteindelijk komt dit dus neer op 500 documenten die de visuele controle zullen ondergaan (zie grafiek 2).
Er wordt hierbij een geaccepteerd kwaliteitsniveau van 1% gehanteerd aangezien dit het laagste kwaliteitsniveau is dat gemiddeld genomen geaccepteerd wordt. Volgens deze AQL norm komt de foutmarge dan op maximaal 10 fouten per batch te liggen. Bij de 11de fout wordt de batch afgekeurd.
In het kader van een uitgebreidere controle is er in overleg met het RHCe voor gekozen om bovenop de 500 bestanden nog 100 extra te controleren. In totaal zullen er dus 600 bestanden de visuele controle ondergaan. Dit heeft geen invloed op de keuze voor het geaccepteerde kwaliteitsniveau.
Voor het uitvoeren van de visuele controle en het beoordelen van zowel de beschrijvende als de technische metadata wordt gebruik gemaakt van de toetscriteria zoals opgesteld door het RHCe (Zie verder in dit hoofdstuk). Deze tabellen zullen per gecontroleerde vergunning worden ingevuld en beschreven in een Microsoft Word document.
Beoordeling visuele controle scans (op dossierniveau)
Beoordeling beschrijvende metadata (op dossierniveau)
De volgende zin is in het bouwvergunningsdossier opgenomen: “Het beoordelen van een aanvraag voor een bouwvergunning.” | |||
Beoordeling technische metadata (op dossierniveau)
Checksum is correct en moet overeenkomen met aangeleverde pdf/a | |
Goed, het document voldoet aan de technische eisen: aan alle harde | |
Onvoldoende, het document is niet op de juiste manier beschreven: niet | |
Bijlage VII – Voorbeeld ingesloten metadata door middel van XMP (Te zien in PDF Xchange viewer en opgesplitst in drie afbeeldingen)