| Organisatie | Omgevingsdienst Noord-Holland Noord |
|---|---|
| Organisatietype | Regionaal samenwerkingsorgaan |
| Officiële naam regeling | Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid bestuur Omgevingsdienst Noord-Holland Noord 2023 |
| Citeertitel | Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid bestuur Omgevingsdienst Noord-Holland Noord 2023 |
| Vastgesteld door | algemeen bestuur |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp |
Geen
artikel 217a van de Provinciewet
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 20-04-2024 | 18-10-2023 | nieuwe regeling | 18-10-2023 |
Het Algemeen Bestuur van de gemeenschappelijke regeling Omgevingsdienst Noord-Holland Noord];
gelezen het voorstel van het dagelijks bestuur van 27 september 2023
besluit vast te stellen de volgende verordening:
Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid bestuur Omgevingsdienst Noord-Holland Noord 2023
Artikel 2. Onderzoeksfrequentie
Het Dagelijks Bestuur verricht jaarlijks onderzoeken naar de doelmatigheid van de organisatie-eenheden van de gemeenschappelijke regeling en de uitvoering van taken door de gemeenschappelijke regeling. Ieder organisatie-eenheid en taak wordt minimaal eens in de 4 jaar in zijn geheel aan dergelijke onderzoeken onderworpen.
Artikel 4. Voortgang onderzoeken
Het Dagelijks Bestuur rapporteert in de tussentijdse rapportages en de paragraaf bedrijfsvoering van de jaarstukken over de voortgang van de onderzoeken naar de doelmatigheid en doeltreffendheid en de uitputting van bijbehorende budgetten.
Aldus vastgesteld in de vergadering van het Algemeen Bestuur van 18 oktober 2023
De voorzitter,
De secretaris,
Artikel 217a van de Provinciewet verplicht tot periodiek onderzoek naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het door het Dagelijks Bestuur gevoerde bestuur. Anders dan het onderzoek door de rekenkamer gaat het hierbij om een zelfonderzoek. Onderzoek naar doelmatigheid en doeltreffendheid van het beleid van de gemeenschappelijke regeling – bijvoorbeeld op het gebied van milieu, leefbaarheid, openbaar vervoer en huisvesting – is van groot belang voor de algemene oordeelsvorming over het gevoerde beleid. Met deze onderzoeken wordt beoogd de transparantie van het handelen van de gemeenschappelijke regeling te vergroten, en daardoor doelmatiger en doeltreffender te werken en de publieke verantwoording daarover te versterken. Alle zaken die voor een doelmatig en doeltreffend bestuur van belang zijn kunnen daarbij aan de orde komen.
Ook dient het Dagelijks Bestuur periodiek te onderzoeken of de inrichting van de organisatie van de gemeenschappelijke regeling (in brede zin: de personeelsformatie, de informatievoorziening en de administratieve organisatie) en het middelenbeheer van de gemeenschappelijke regeling aan de gestelde eisen voldoet.
Het Dagelijks Bestuur is verplicht de onderzoeken te verrichten en hiervan verslag uit te brengen. De verordening die het Algemeen Bestuur vaststelt, conform artikel 217a van de Provinciewet, bevat de kaders voor deze onderzoeken. Het Algemeen Bestuur bepaalt de regels waaraan het Dagelijks Bestuur op hoofdlijnen moet voldoen. Het Algemeen Bestuur stelt ook vast hoe hij bij de onderzoeken betrokken wordt en daarover geïnformeerd wordt.
De controle op en de evaluatie van de doelmatigheid en doeltreffendheid van het bestuur geschieden primair door het Algemeen Bestuur en het Dagelijks Bestuur zelf. Daarnaast doen de lokale rekenkamers onderzoek naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het beleid en beheer. De rekenkamer kan op grond van het gestelde in artikel 217a, derde lid, van de Provinciewet gebruik maken van de onderzoeksresultaten van het Dagelijks Bestuur. Ook kan de rekenkamer zo nodig een tweede oordeel geven, als ze van mening is dat over een bepaald onderwerp een onafhankelijk oordeel moet worden gegeven.
Enkel die bepalingen die verdere toelichting behoeven, worden hieronder nader toegelicht.
Artikel 2. Onderzoeksfrequentie
In artikel 2 wordt het Dagelijks Bestuur opgedragen onderzoek te doen naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het door het Dagelijks Bestuur gevoerde bestuur. Het Algemeen Bestuur stelt vast met welke frequentie deze onderzoeken van het Dagelijks Bestuur minimaal moeten plaatsvinden. Hierbij wordt een scheiding aangebracht tussen onderzoeken naar de doelmatigheid en onderzoeken naar de doeltreffendheid.
De onderzoeken naar de doelmatigheid betreffen onderzoeken naar de uitvoering van het beleid van de gemeenschappelijke regeling en beheer van de middelen van de gemeenschappelijke regeling. Omdat de uitvoering wordt gedaan door het Dagelijks Bestuur, richten deze onderzoeken zich enerzijds op de organisatie-eenheden van de gemeenschappelijke regeling en anderzijds op de taken van de gemeenschappelijke regeling en doelmatigheid in de procesgang. Het voordeel hiervan is dat ook de doelmatigheid van de uitvoering van het beleid en het beheer van middelen door derden wordt onderzocht.
Om te verzekeren dat alle onderdelen van de gemeenschappelijke regeling op doelmatigheid worden onderzocht, verplicht het artikel dat ieder onderdeel en elke taak van de gemeenschappelijke regeling minimaal eens in de 4 jaar wordt onderzocht.
De onderzoeken naar de doeltreffendheid vinden plaats op basis van het in de programma's of paragrafen van de begroting geformuleerde beleid. Dit beleid kan programma’s of paragrafen van de begroting en jaarstukken of delen daarvan omvatten.
Het Dagelijks Bestuur stelt een onderzoeksplan op voor het komende jaar.
Het onderzoeksplan moet een volledig beeld geven van de voorgenomen onderzoeken, zij het uiteraard nog globaal. De onderzoeken in het onderzoeksplan worden per onderzoek uitgewerkt.
Vanzelfsprekend zal het Algemeen Bestuur willen weten wat de plannen zijn, en ook gelegenheid willen hebben om deze te bespreken en als hij dat nodig acht invloed uit te oefenen.
In het tweede lid is aangegeven wat in ieder geval moet worden opgenomen in het onderzoeksplan.
Het onderzoeksobject wordt dusdanig omschreven dat duidelijk aangegeven is wat de afbakening van het onderzoek is. Daarbij worden bij de doelmatigheidsonderzoeken duidelijk de scheidslijnen aangegeven ten aanzien van de te onderzoeken procedures en instrumenten. Bij de doeltreffendheidsonderzoeken worden duidelijk de scheidslijnen met andere beleidsvelden aangegeven.
De reikwijdte van ieder onderzoek strekt zich in beginsel uit over alle organen (Algemeen Bestuur en het Dagelijks Bestuur), organisatie-eenheden en instellingen waarvoor de gemeenschappelijke regeling bestuurlijk verantwoordelijk is of waarvan de activiteiten geheel of in belangrijke mate door de gemeenschappelijke regeling worden bekostigd. De reikwijdte kan in het onderzoeksplan worden ingeperkt door het aangeven van het te onderzoeken tijdvak en de te onderzoeken organen, organisatie-eenheden en instellingen. De reikwijdte van onderzoeken moet van te voren duidelijk worden aangegeven.
Hier wordt aangegeven welke onderzoeksmethode per onderzoek wordt gebruikt. Te denken valt aan het meten van de effecten van begrotingsprogramma's, aan de hand van tevoren bepaalde indicatoren. Dat kunnen meetbare en telbare prestaties zijn. Ook kan worden gedacht aan meningspeilingen in enigerlei vorm en andere 'zachtere' meetmethoden. Naast de vraag of de doelstellingen zijn gehaald kan worden onderzocht of dat gebeurd is met een zo efficiënt mogelijk gebruik van middelen. Dit kan bijvoorbeeld door gebruik te maken van benchmarking.
Er wordt een inschatting van de duur van het onderzoek gegeven, eventueel onderverdeeld in fasen.
Onderzoeken kunnen in opdracht van het Dagelijks Bestuur worden uitgevoerd door het ambtelijke apparaat (al of niet met inbreng van deskundigheid van derden) of door derden. Indien de ambtelijke organisatie de onderzoeken uitvoert, zullen in het onderzoeksplan waarborgen dienen te worden ingebouwd, waarmee de onafhankelijkheid van de analyse en/of adviezen ter verbeteringen worden gegarandeerd. Dat betekent dat het onderzoek zelf mag worden uitgevoerd door functionarissen die in hun dagelijks werk betrokken zijn bij het onderzoeksobject. De evaluatie en de aanbevelingen voor verbetering daarentegen moeten zoveel als mogelijk onafhankelijk tot stand komen en uitgevoerd worden door functionarissen die niet in hun dagelijks werk betrokken zijn bij het onderzoeksobject.
Tot slot wordt jaarlijks vooraf het budget in de begroting bepaald voor het in het daaropvolgende jaar te verrichten onderzoek.
Artikel 4. Voortgang onderzoeken
De paragraaf bedrijfsvoering van de jaarstukken dient inzicht te geven in de stand van zaken omtrent de bedrijfsvoering. Daarbij dient een relatie te worden gelegd met de inhoud van de programma's. Het ligt voor de hand om in deze paragraaf eveneens te rapporteren over de stand van zaken bij de onderzoeken naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het gevoerde bestuur en de uitputting van bijbehorende budgetten.
Artikel 5. Verslag en plan van verbetering
Met de onderzoeken beoogt de gemeenschappelijke regeling de transparantie van het handelen van de gemeenschappelijke regeling te vergroten en de publieke verantwoording daarover te versterken. De bevindingen van de onderzoeken worden dan ook neergelegd in verslagen voor het Algemeen Bestuur, zoals voorgeschreven in artikel 217a, eerste lid, van de Provinciewet. De verslagen dienen volgens artikel 101, tweede lid, van de Provinciewet te worden gevoegd bij de jaarrekening en het jaarverslag. Dat betreft uiteraard de verslagen die tijdens het betreffende verslagjaar zijn afgerond. Dat sluit echter geenszins uit dat het Algemeen Bestuur, als hij dat wenst, de verslagen ontvangt zodra ze zijn vastgesteld.
Systematische aandacht voor doelmatigheid en doeltreffendheid impliceert ook het doel om te leren, om te denken over en te streven naar verbetering, daarom is in deze verordening opgenomen dat evaluatie en aanbevelingen voor verbetering onderdeel zijn van het verslag.
Bedrijfsvoering is een zaak van het Dagelijks Bestuur. Het Dagelijks Bestuur bepaalt
dan ook of op basis van de onderzoeksresultaten het nodig is een plan van verbetering op te stellen.
Het plan wordt – indien van toepassing – opgesteld door het Dagelijks Bestuur.
Het plan van verbetering wordt uiteraard ook ter kennisgeving aan het Algemeen Bestuur gestuurd.
Tot slot volgt dat een plan van verbetering moet leiden tot actie. Het is het Dagelijks Bestuur dat de organisatorische maatregelen nemen tot verbetering.