Ziet u een fout in deze regeling? Meld het ons op regelgeving@overheid.nl!
Omgevingsdienst Noord-Holland Noord

Verordening controle financiële beheer en organisatie (artikel 217 Provinciewet) Omgevingsdienst Noord-Holland Noord 2023

Wetstechnische informatie

Gegevens van de regeling
OrganisatieOmgevingsdienst Noord-Holland Noord
OrganisatietypeRegionaal samenwerkingsorgaan
Officiële naam regelingVerordening controle financiële beheer en organisatie (artikel 217 Provinciewet) Omgevingsdienst Noord-Holland Noord 2023
CiteertitelVerordening controle op het financiële beheer en op de inrichting van de financiële organisatie Omgevingsdienst Noord-Holland Noord 2023
Vastgesteld dooralgemeen bestuur
Onderwerpfinanciën en economie
Eigen onderwerp

Opmerkingen met betrekking tot de regeling

Deze regeling bevat de vroegst mogelijke datum van inwerkingtreding.

Wettelijke grondslag(en) of bevoegdheid waarop de regeling is gebaseerd

  1. artikel 213, eerste lid, van de Gemeentewet
  2. artikel 217 van de Provinciewet
Overzicht van in de tekst verwerkte wijzigingen

Datum inwerkingtreding

Terugwerkende kracht tot en met

Datum uitwerkingtreding

Betreft

Datum ondertekening

Bron bekendmaking

Kenmerk voorstel

19-04-2024nieuwe regeling

18-10-2023

bgr-2024-621

Tekst van de regeling

Intitulé

Verordening controle financiële beheer en organisatie (artikel 217 Provinciewet) Omgevingsdienst Noord-Holland Noord 2023

Het Algemeen Bestuur van de gemeenschappelijke regeling Omgevingsdienst Noord-Holland Noord

gelezen het voorstel van het Dagelijks Bestuur van 27 september 2023;

gelet op

  • -

    artikel 213, eerste lid, van de Gemeentewet;

  • -

    artikelen 217 van de Provinciewet

besluit vast te stellen de volgende verordening:

 

Verordening controle financiële beheer en organisatie (artikel 217 Provinciewet) Omgevingsdienst Noord-Holland Noord 2023

Artikel 1. Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

  • -

    accountant: een door het Algemeen Bestuur aangewezen accountant als bedoeld in artikel 217, tweede lid, van de Provinciewet;

    accountantscontrole: controle van de in artikel 201 van de Provinciewet bedoelde jaarrekening door de accountant;

  • -

    deelverantwoording: een in opdracht van het Algemeen Bestuur ten behoeve van de verslaglegging opgestelde verantwoording van een deel van de organisatie van de Omgevingsdienst, welke verantwoording onderdeel uitmaakt van de jaarrekening;

  • -

    jaarrekening: jaarrekening van de Omgevingsdienst als bedoeld in artikel 58van de Wet Gemeenschappelijke regelingen;

  • -

    rechtmatigheidsverantwoording: de rapportage van het Dagelijks Bestuur waarbij aangegeven wordt in welke mate de totstandkoming van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan overeenstemmen met de relevante wet- en regelgeving.

Artikel 2. Opdrachtverlening accountantscontrole

  • 1.

    De accountantscontrole vindt plaats door een accountant. De aanwijzing van de accountant geschiedt voor een periode van 4 jaar.

  • 2.

    Het Dagelijks Bestuur bereidt in overleg met het Algemeen Bestuur de aanbesteding van de accountantscontrole voor.

  • 3.

    Het Algemeen Bestuur stelt voor de aanbesteding van de accountantscontrole het programma van eisen vast. Het programma van eisen bevat voor de jaarlijkse accountantscontrole in ieder geval:

    • a.

      de toe te passen goedkeuringstoleranties bij de accountantscontrole, de verantwoordingsgrens door het Dagelijks Bestuur en afwijkende rapportagegrenzen;

    • b.

      de apart te controleren deelverantwoordingen en de daarbij toe te passen omvangsbases; en goedkeuringstoleranties en afwijkende rapporteringstoleranties;

    • c.

      de inrichtingseisen voor het verslag van bevindingen;

    • d.

      de aanvullende uit te voeren tussentijdse controles;

    • e.

      de frequentie en inrichtingseisen van de aanvullende tussentijdse rapportering

    • f.

      de posten van de jaarrekening met bijbehorende afwijkende rapporteringstoleranties, waaraan de accountant bij zijn accountantscontrole specifiek aandacht dient te besteden;

    • g.

      de producten van de Omgevingsdienst of organisatieonderdelen met bijbehorende afwijkende rapporteringstoleranties, waaraan de accountant bij zijn accountantscontrole specifiek aandacht dient te besteden;

  • 4.

    In afwijking van het derde lid, aanhef, kan het Algemeen Bestuur in het programma van eisen opnemen, dat het Algemeen Bestuur jaarlijks voorafgaand aan de accountantscontrole in overleg met de accountant de onder f en g genoemde onderdelen vaststellen.

  • 5.

    Het Algemeen Bestuur stelt de selectiecriteria en per selectiecriterium de bijbehorende wegingsfactoren vast.

Artikel 3. Overige controles en opdrachten

  • 1.

    Het Dagelijks Bestuur kan de accountant opdracht geven tot het uitvoeren van specifieke werkzaamheden met betrekking tot de doelmatigheid en doeltreffendheid als bedoeld in Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid bestuur (artikel 217a Provinciewet) Omgevingsdienst Noord-Holland Noord 2023 voor zover de onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding komt. Het Dagelijks Bestuur informeren het Algemeen Bestuur vooraf over deze aan de accountant te verstrekken opdrachten.

  • 2.

    Het Dagelijks Bestuur draagt de zorg voor de uitvoering van het beleid betreffende de specifieke uitkeringen volgens de eisen van rechtmatigheid van de ministeries.

  • 3.

    Het Dagelijks Bestuur draagt de zorg voor de verantwoording aan derden en nemen hierbij de gestelde controle-eisen in acht. Als een deel van deze vereisten moet worden uitgevoerd door een accountant, is het Dagelijks Bestuur bevoegd hiervoor de opdracht te verlenen aan een andere dan de door het Algemeen Bestuur aangewezen accountant, indien dit in het belang van de gemeenschappelijke regeling is.

Artikel 4. Inrichting accountantscontrole

  • 1.

    De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening:

    • a.

      de wijze waarop de accountantscontrole wordt ingericht, alsmede de aard en de omvang van de daarbij behorende werkzaamheden. De accountant vraagt voorafgaand aan de accountantscontrole de benodigde dossierstukken schriftelijk op bij een vertegenwoordiger van de ambtelijke organisatie;

    • b.

      De accountant voert de controlewerkzaamheden met voorafgaande kennisgeving aan een vertegenwoordiger van de ambtelijke organisatie van de gemeenschappelijke regeling uit.

  • 2.

    Ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole vindt periodiek overleg plaats tussen de accountant, het Algemeen Bestuur en vertegenwoordigers van de gemeenschappelijke regeling.

Artikel 5. Informatieverstrekking door het Dagelijks Bestuur

  • 1.

    Het Dagelijks Bestuur is verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarrekening, met de rechtmatigheidsverantwoording, conform de geldende wet- en regelgeving en overlegt deze aan de accountant voor accountantscontrole.

  • 2.

    Het Dagelijks Bestuur draagt er zorg voor dat alle aan de jaarrekening ten grondslag liggende bescheiden voor de accountant ter inzage liggen en onbelemmerd toegankelijk zijn.

  • 3.

    Bij de jaarrekening bevestigt het Dagelijks Bestuur schriftelijk aan de accountant, dat alle het Dagelijks Bestuur bekende informatie van belang voor de oordeelsvorming van de accountant is verstrekt.

  • 4.

    Het Dagelijks Bestuur overlegt de gecontroleerde jaarrekening samen met de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen voor 15 juli aan het Algemeen Bestuur.

  • 5.

    Alle informatie die na afgifte van de accountantsverklaring en voor behandeling van de jaarrekening in het Algemeen Bestuur beschikbaar komt en die van invloed is op het beeld dat de jaarrekening geeft, wordt terstond door het Dagelijks Bestuur aan het Algemeen Bestuur en de accountant gemeld.

  • 6.

    De accountant maakt voor de controle van de in de jaarrekening opgenomen rechtmatigheidsverantwoording door het Dagelijks Bestuur zo veel mogelijk gebruik van het namens het Dagelijks Bestuur uitgevoerde onafhankelijke onderzoek.

  • 7.

    De accountant maakt in de accountantscontrole zo veel mogelijk gebruik van de aanwezige interne beheersing van de werkzaamheden van de interne auditfunctie van de Omgevingsdienst en stimuleert door een zo veel mogelijke organisatiegerichte accountantscontrole de verdere kwaliteitsverbetering en professionalisering. van de ambtelijke organisatie.

Artikel 6. Toegang tot informatie door accountant

  • 1.

    Het Dagelijks Bestuur draagt er zorg voor dat de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een onbelemmerde toegang heeft tot alle relevante werkplaatsen van de Omgevingsdienst.

  • 2.

    De accountant is bevoegd om van alle bij OD NHN werkende personen mondelinge en schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verlangen die hij voor de uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben. Het Dagelijks Bestuur draagt er zorg voor, dat de in de gemeenschappelijke regeling werkende personen hieraan hun medewerking verlenen.

  • 3.

    Het Dagelijks Bestuur draagt er zorg voor, dat alle in de gemeenschappelijke regeling werkende personen zijn gehouden de accountant alle informatie te verstrekken, opdat de accountant zich een juist en volledig oordeel kan vormen over het gevoerde financiële beheer, de getrouwheid van zowel het financiële beeld als de verklaring omtrent de rechtmatige totstandkoming van de baten en lasten.

Artikel 7. Rapportering door accountant

  • 1.

    Indien de accountant bij een accountantscontrole tot het oordeel komt dat de rechtmatigheidsverantwoording door het Dagelijks Bestuur niet getrouw is, dan wel afwijkingen constateert die op zichzelf leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende controleverklaring, meldt hij deze terstond schriftelijk aan het Algemeen Bestuur en zendt een afschrift hiervan aan het Dagelijks Bestuur.

  • 2.

    In aanvulling op het verslag van bevindingen brengt de accountant over de door hem uitgevoerde controles verslag uit over zijn bevindingen die niet van bestuurlijk belang zijn aan de daarvoor in aanmerking komende ambtenaren.

  • 3.

    De controleverklaring en het verslag van bevindingen worden voor verzending aan het Algemeen Bestuur door de accountant aan het Dagelijks Bestuur voorgelegd met de mogelijkheid voor het Dagelijks Bestuur om op deze stukken te reageren.

  • 4.

    De accountant bespreekt voorafgaand aan de behandeling in het Algemeen Bestuur van de jaarstukken het verslag van bevindingen met het Algemeen Bestuur.

Artikel 8. Inwerkingtreding en citeertitel

  • 1.

    Deze verordening wordt bekendgemaakt conform de geldende wettelijke bepalingen en treedt in werking op 18 oktober 2023, met dien verstande dat zij van toepassing is op de accountantscontrole van de jaarrekening en deelverantwoordingen van het verslagjaar 2023 en later.

  • 2.

    Deze verordening wordt aangehaald als: Verordening controle op het financiële beheer en op de inrichting van de financiële organisatie Omgevingsdienst Noord-Holland Noord 2023.

Aldus vastgesteld in AB vergadering van 18 oktober 2023.

De voorzitter,

De secretaris,

Toelichting

Algemeen

 

Het bepaalde in artikel 59, lid 7 van de Wet Gemeenschappelijke regelingen en Artikel 217 van de Provinciewet verplicht het Algemeen Bestuur bij verordening regels vast te stellen voor de controle op het financiële beheer en op de inrichting van de financiële organisatie. Door middel van de Verordening controle financiële beheer en organisatie stelt het Algemeen Bestuur de kaders voor de accountantscontrole, gebruik makend van de mogelijkheden die artikel 217 van de Provinciewet en het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (hierna: Bado) daartoe bieden.

 

Het is het Algemeen Bestuur dat de accountant voor de controle van de jaarrekening aanwijst. In het voortraject voor de aanwijzing – de aanbesteding – is het Dagelijks Bestuur nauw betrokken. Het Dagelijks Bestuur kan daarnaast extra opdrachten aan dezelfde of een andere accountant verstrekken.

 

Wanneer de opdracht is verleend, bepaalt de accountant binnen de kaders van de opdracht, op welke wijze hij de controle uitvoert. Uiteraard vindt hierover wel periodiek overleg plaats, zodat afgestemd kan worden met betrokkenen en andere onderzoeken en controles.

 

Voor een goede uitvoering van en rapportage over de controle, heeft het Dagelijks Bestuur en de accountant verschillende rechten en plichten. Zo moet het Dagelijks Bestuur ervoor zorgen dat de accountant alle informatie krijgt die hij nodig heeft om de controle uit te voeren. De accountant, aan de andere kant, zorgt dat betrokkenen tijdig worden geïnformeerd over bevindingen.

Verder heeft het Dagelijks Bestuur een eigenstandige informatieplicht richting het Algemeen Bestuur.

 

Relatie met de rechtmatigheidsverantwoording door het Dagelijks Bestuur

Vanaf boekjaar 2023 neemt het Dagelijks Bestuur een rechtmatigheidsverantwoording op in de jaarrekening. De rechtmatigheidsverantwoording geeft inzicht in hoeverre de Gemeenschappelijke regeling rechtmatig heeft gehandeld. Waar de accountant voorheen een oordeel vormde over de getrouwheid én rechtmatigheid van de jaarverslaggeving, beperkt de accountant zich nu tot een oordeel over het getrouwe beeld van de jaarrekening (inclusief de rechtmatigheidsverantwoording). De accountant geeft vanaf dit moment dus geen afzonderlijk oordeel meer over de rechtmatigheid.

 

De invoering van de rechtmatigheidsverantwoording is mede bedoeld om het gesprek te ondersteunen tussen het Algemeen Bestuur en het Dagelijks Bestuur, over de (financiële) rechtmatigheid. Met als doel om de kaderstellende en controlerende rol van het Algemeen Bestuur op dit vlak te versterken.

 

Met de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording toetst de accountant uitsluitend of de jaarrekening getrouw is, maar toetst daarbij ook of de rechtmatigheidsverantwoording dat is. Dit betekent onder meer dat afwijkingen van rechtmatigheid (voor zover deze niet tevens van invloed zijn op het getrouwe beeld), geen invloed hebben op de strekking van de controleverklaring. Hierdoor kan het bijvoorbeeld voorkomen dat er omvangrijke afwijkingen van rechtmatigheid opgenomen zijn in de rechtmatigheidsverantwoording van het Dagelijks Bestuur, terwijl de strekking van de controleverklaring toch goedkeurend is, omdat de omvangrijke rechtmatigheidsfouten getrouw opgenomen zijn in de rechtmatigheidsverantwoording.

 

Artikelsgewijs

 

Enkel die bepalingen die verdere toelichting behoeven, worden hieronder nader toegelicht.

 

Artikel 2. Opdrachtverlening accountantscontrole

Na afloop van ieder begrotingsjaar moet het Dagelijks Bestuur verantwoording afleggen aan het Algemeen Bestuur over het gevoerde bestuur door overlegging van de jaarrekening en het jaarverslag (artikel 201, eerste lid, van de Gemeentewet). Voor het overleggen van deze stukken aan het Algemeen Bestuur moet de jaarrekening door een bevoegd accountant zijn gecontroleerd (artikel 201, tweede lid, van de Gemeentewet). Artikel 2 regelt de opdrachtverlening van de accountantscontrole van de jaarrekening. In de opdrachtverlening kan het Algemeen Bestuur aandachtspunten meegeven aan de accountant die het Algemeen Bestuur nader belicht wil zien.

 

Eerste lid

Artikel 59, lid 7, van de Wet Gemeenschappelijke regelingen en daarmee artikel 217 van de Provinciewet geeft aan dat het algemeen bestuur een of meerdere accountants aanwijst. Hierbij wordt verwezen naar de kwaliteitseisen zoals die zijn geformuleerd in artikel 393, eerste lid, van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek. Het moet gaan om een registeraccountant of een Accountant-Administratieconsulent ten aanzien van wie in het accountantsregister een aantekening is geplaatst.

 

Door gebruikmaking van deze bevoegdheid kan het Algemeen Bestuur zijn controlerende rol richting de organisatie versterken. De periode van de verbintenis met de accountant voor de controle van de jaarrekening is ook vastgelegd in het eerste lid. Dit impliceert niet dat daarna van accountant wordt gewisseld. De accountant maakt bij de nieuwe aanbesteding wederom kans op de opdracht. Een Algemeen Bestuur dat per periode wil wisselen van controlerend accountant zal hierbij met de aanbesteding rekening moeten houden, door de controlerend accountant van de afgelopen periode uit te sluiten.

 

Tweede lid

Het tweede lid dicht een uitvoerende rol toe aan het Dagelijks Bestuur. Het Algemeen Bestuur heeft een kaderstellende rol; hij stelt de selectiecriteria vast op basis waarvan de keuze voor de accountant wordt bepaald. In de praktijk stelt het Dagelijks Bestuur het programma van eisen (in concept) op, in samenwerking met het Algemeen Bestuur. Ook voert het Dagelijks Bestuur de aanbesteding uit. Na aanwijzing door het Algemeen Bestuur is het de voorzitter die de overeenkomst voor de accountantscontrole met de accountant sluit. De voorzitter vertegenwoordigt de gemeenschappelijke regeling in en buiten rechte, zie artikel 57d van de Wet Gemeenschappelijke regeling.

 

Derde lid, onder a

Voor de accountantscontrole geldt het Bado, dat krachtens artikel 217, zesde lid, van de Provinciewet door de minister is vastgesteld. Het Bado bevat onder andere regels voor de omvangsbases en goedkeuringstoleranties voor de accountantsverklaring en de rapporteringstoleranties voor het verslag van bevindingen.

 

De goedkeuringstoleranties zijn kwantitatieve criteria. Het geeft de grens weer van fouten of onzekerheden in de controle, die maximaal mogen voorkomen in een jaarrekening om een goedkeurende accountantsverklaring te ontvangen. Komen de fouten of onzekerheden boven deze grens uit, dan acht de accountant dat de jaarrekening geen getrouw beeld geeft. De bovengrenzen van de goedkeuringstoleranties zijn 1% van de omvangsbasis voor de fouten in de jaarrekening en 3% van de omvangsbasis voor de onzekerheden in de controle. De omvangsbasis is gelijk aan de totale lasten van de gemeente. Het Algemeen Bestuur kan deze percentages aanscherpen, dat wil zeggen op een

lager percentage dan 1% of 3% zetten. De accountant brengt hierover verslag uit in het verslag van bevindingen.

 

De toleranties moeten al bij de aanbesteding van de accountantscontrole worden bepaald en zodoende worden opgenomen in het programma van eisen. Een aanscherping van de eisen door het Algemeen Bestuur zal in veel gevallen leiden tot een hogere prijsstelling door de accountant(s), vanwege de daarmee gepaard gaande werkzaamheden

 

De verantwoordingsgrens moet tussen de 0 – 3 % liggen van de totale lasten van de gemeenschappelijke regeling, inclusief de dotaties aan de reserves. Het geeft aan boven welke grens het Dagelijks Bestuur een fout of onduidelijkheid moet rapporteren aan het Algemeen Bestuur via de rechtmatigheidsverantwoording. Daarnaast kan het Algemeen Bestuur een rapportagegrens vaststellen, waarboven het Dagelijks Bestuur afwijkingen die in de rechtmatigheidsverantwoording zijn opgenomen moet toelichten in de paragraaf bedrijfsvoering van de jaarrekening.

 

Derde lid, onder b

Het derde lid, onder b, gaat in op de deelverantwoordingen die de accountant apart moet controleren.

Ook bij de deelverantwoordingen geldt dat de bovengrenzen van de goedkeuringstoleranties 1% van de omvangsbasis zijn voor de fouten in de jaarrekening en 3% van de omvangsbasis voor de onzekerheden in de controle. Het Algemeen Bestuur kan ook hier de percentages aanscherpen, dat wil zeggen op een lager percentage dan 1% of 3% zetten. Op grond van (bijzondere) activiteiten van het deel van de organisatie van de gemeenschappelijke organisatie kan de accountant voor de berekening van de goedkeuringstoleranties voor bepaalde deelverantwoordingen gemotiveerd kiezen voor een andere omvangsbasis dan de totale lasten van de deelverantwoording (artikel 2, zesde lid, van het Bado).

 

Derde lid, onder c tot en met g.

Bij de overige onderdelen in het derde lid is een aantal zaken gespecificeerd die mogelijk kostenverhogend kunnen werken. Daarom is hiervan expliciet opgenomen dat ze in de uitvraag voor de opdrachtverlening expliciet benoemd moeten worden.

 

Vierde lid

Het Algemeen Bestuur kan de onderdelen van de jaarrekening, de onderdelen van deelverantwoording en organisatieonderdelen van de gemeenschappelijke regeling jaarlijks opnieuw vaststellen. Hierover worden bepalingen in het programma van eisen bij de aanbesteding en opdrachtverlening opgenomen.

 

Vijfde lid

Het bedrag dat is gemoeid met de accountantscontrole van de jaarrekening kan zo hoog zijn, dat deze controle Europees moet worden aanbesteed. Dit hangt natuurlijk ook af van de contractduur die met de accountant wordt aangegaan. Bij een langere contractduur is de prijs van het contract eveneens hoger. Bij Europese aanbesteding zijn het de selectiecriteria en de bijbehorende wegingsfactoren die uiteindelijk de selectie van de accountant voor de controle van jaarrekening bepalen. Het Algemeen Bestuur stelt de selectiecriteria en de bijbehorende wegingsfactoren vast.

 

Artikel 3. Overige controles en opdrachten

De aanwijzing van de accountant voor overige controles en opdrachten is een bevoegdheid van het Dagelijks Bestuur. Ook kan het Dagelijks Bestuur besluiten om advieswerkzaamheden uit te besteden aan de accountant. Het betreft hier vanzelfsprekend advieswerkzaamheden die samenhangen met de natuurlijke adviesfunctie van de accountant die de onafhankelijkheid van de accountant niet in gevaar brengen.

 

Eerste lid

Het eerste lid regelt hoe het Dagelijks Bestuur moeten omgaan met de uitbesteding van specifieke werkzaamheden met betrekking tot de doelmatigheid en doeltreffendheid, zoals de verbetering van de administratieve organisatie, aan de accountant. Veelal zal het hier gaan om onderzoeken die vallen onder de reikwijdte van de Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid bestuur. Door deze werkzaamheden te gunnen aan de accountant kan de onafhankelijkheid en daarmee de integriteit van de accountant ten aanzien van zijn controlewerkzaamheden voor het Algemeen Bestuur in het geding komen. Op de loer liggende belangenverstrengeling tussen het Dagelijks Bestuur en accountant kan mogelijk een weerslag hebben op de kwaliteit van de controle van de jaarrekening. Indien het Dagelijks Bestuur het voornemen heeft de accountant te vragen voor advieswerkzaamheden, dient het Dagelijks Bestuur het Algemeen Bestuur hier vooraf over te informeren. Dit biedt het Algemeen Bestuur de mogelijkheid om over de desbetreffende uitbesteding van werkzaamheden zijn oordeel te vormen en zijn bedenkingen aan het Dagelijks Bestuur kenbaar te maken.

 

Tweede en derde lid

Het tweede en het derde lid regelen, dat het Dagelijks Bestuur voor de overige controlewerkzaamheden in het algemeen de door het Algemeen Bestuur aangewezen accountant inschakelen.

Voor de controles die worden bedoeld in het tweede en derde lid, gelden vaak afwijkende controle-eisen van de derden. In dat geval dient in de opdrachtverlening aan de accountant te worden aangegeven dat de controle aan deze eisen moet voldoen.

 

Artikel 4. Inrichting accountantscontrole

 

Eerste lid

Het eerste lid regelt de bevoegdheidsverdeling tussen de accountant en het Dagelijks Bestuur ten aanzien van de inrichting van de accountantscontrole. De accountant is leidend ten aanzien van de inrichting van de accountantscontrole. Hij mag zelfs onaangekondigd controles uitvoeren. Het Dagelijks Bestuur zijn hierin volgend.

 

Tweede lid

Wel moet er ter bevordering van een soepele accountantscontrole periodiek overleg worden gevoerd tussen de accountant, [een vertegenwoordiger uit] het Algemeen Bestuur ende verschillende vertegenwoordigers van de gemeenschappelijke regeling. Deze vertegenwoordigers zijn bijvoorbeeld indien van toepassing een vertegenwoordiger van de rekenkamer, de portefeuillehouder en het hoofd financiën, de directeur en de (concern)controller. Ook is uitwisseling van informatie gewenst over specifieke aandachtsgebieden bij de accountantscontrole.

 

Daarnaast moet men bewust zijn van het feit dat er vanuit verschillende invalshoeken controlerende

werkzaamheden plaatsvinden: werkzaamheden vanuit de verbijzonderde interne controle, de onderzoeken die eventueel worden uitgevoerd door de lokale rekenkamer en de doelmatigheids- en doeltreffendheidsonderzoeken die door het Dagelijks Bestuur wordt uitgevoerd. Om te voorkomen dat er dubbel werk wordt verricht is het raadzaam dat er periodiek afstemming plaats vindt over de uit te voeren onderzoeken.

 

Artikel 5. Informatieverstrekking door het Dagelijks Bestuur

 

Eerste lid

Het Dagelijks Bestuur is niet alleen verantwoordelijk voor de jaarrekening en de rechtmatigheidsverantwoording, waar een verklaring op wordt afgegeven, ten opzichte van het Algemeen Bestuur is het Dagelijks Bestuur ook verantwoordelijk voor de samenstelling van eventuele door het Algemeen Bestuur geëiste deelverantwoordingen.

 

Tweede lid

Voor de controle van de jaarrekening doet de accountant onderzoek naar de achterliggende bescheiden, bijvoorbeeld verordeningen, nota’s, DB besluiten, deelverantwoordingen, administraties, plannen, overeenkomsten en berekeningen. Het Dagelijks Bestuur zorgt ervoor dat deze bescheiden voor de accountant ter inzage liggen en goed toegankelijk zijn.

 

Derde lid

Het derde lid verplicht het Dagelijks Bestuur een verklaring af te geven aan de accountant, waarin het Dagelijks Bestuur verklaart geen informatie die van belang is voor de beoordeling van de jaarrekening, te hebben achtergehouden. De verklaring wordt ook wel een Letter Of Representation (LOR) genoemd.

 

Vierde lid

In het vierde lid is een uiterlijke datum aan het Dagelijks Bestuur gesteld voor de overlegging van de gecontroleerde jaarrekening aan het Algemeen Bestuur. De jaarrekening moet namelijk binnen twee weken na vaststelling, maar in elk geval vóór 15 juli worden toegezonden aan de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties(artikel 58van de Wet Gemeenschappelijke regelingen. Dat betekent dat voor deze datum de jaarrekening door het Algemeen Bestuur moet zijn behandeld, een eventuele erop volgende indemniteitsprocedure (artikel 202van de Provinciewet) doorlopen en de jaarrekening wel of niet zijn vastgesteld.

 

Overigens verzendt de accountant de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen ook rechtstreeks aan het Algemeen Bestuur. Artikel 201, tweede lid, van de Provinciewet bepaalt dat het Dagelijks Bestuur bij de overlegging van de jaarrekening en het jaarverslag aan het Algemeen Bestuur, de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen daarbij moet toevoegen.

 

Vijfde lid

Het vijfde lid gebiedt het Dagelijks Bestuur alle informatie die van invloed is op het beeld van de jaarrekening – en pas na de afgifte van de accountantsverklaring, maar voor de vaststelling van de jaarrekening door het Algemeen Bestuur aan het Dagelijks Bestuur bekend is geworden – terstond te melden aan het Algemeen Bestuur en de accountant. Het sluit verrassingen tijdens de behandeling in het Algemeen Bestuur uit.

 

Zesde en Zevende lid

De zesde en zevende lid leden beogen te waarborgen dat de accountant bij de uitvoering van zijn werkzaamheden zoveel als mogelijk zal steunen op de interne auditfunctie binnen de gemeenschappelijke regeling. Als de werkzaamheden van voldoende kwaliteit zijn en voldoen aan de daarvoor geldende standaarden, dan dient de accountant daar zoveel als mogelijk op te steunen bij de totstandkoming van zijn oordeel. Hiermee wordt beoogd dat door een zo veel mogelijke organisatiegerichte accountantscontrole de verdere kwaliteitsverbetering en professionalisering wordt gestimuleerd.

 

Artikel 6. Toegang tot informatie door accountant

Om een goede controle uit te voeren moet de accountant onbelemmerd onderzoek kunnen doen. Artikel 6 kent deze bevoegdheid toe aan de accountant. De verantwoordelijkheid ligt bij het Dagelijks Bestuur om de accountant deze onbelemmerde toegang te verschaffen.

 

Eerste lid

Het Dagelijks Bestuur draagt er zorg voor dat de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een onbelemmerde toegang heeft tot alle kantoren, magazijnen, werkplaatsen, terreinen en informatiedragers van de gemeenschappelijke regeling.

Dit natuurlijk met in achtneming van de afspraken met het Algemeen Bestuur, zoals neergelegd in het programma van eisen bij de aanbesteding.

 

Tweede lid

De accountant is bijvoorbeeld bevoegd tot het opnemen van alle kassen, waardepapieren en voorraden en het inzien van alle boeken, notulen, brieven, computerbestanden en overige bescheiden, waarvan hij inzage voor de accountantscontrole nodig oordeelt.

 

Artikel 7. Rapportering door accountant

Artikel 217, derde en vierde lid, van de Provinciewet geeft aan waar de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen betrekking op moeten hebben. Zo moet de accountant onder meer aangeven of de jaarrekening een getrouw beeld geeft van de baten en lasten en de grootte en de samenstelling van het vermogen. Het verslag van bevindingen bevat in ieder geval bevindingen over de vraag of de inrichting van het financiële beheer en van de financiële organisatie een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken.

 

Artikel 7 regelt zaken aangaande de rapportering op grond van de door de accountant uitgevoerde controles. Zaken die dan natuurlijk ook in het programma van eisen bij de aanbesteding moeten worden geregeld.

 

Eerste lid

Naast de uiteindelijke eindcontrole van de jaarrekening verricht de accountant meestal meerdere controles. Dit kunnen door het Algemeen Bestuur in het programma van eisen van de aanbesteding opgenomen tussentijdse controles zijn. Het eerste lid regelt dat het Dagelijks Bestuur in elk geval bij geconstateerde afwijkingen door de accountant, die leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende controleverklaring bij de jaarrekening, een afschrift krijgt van de schriftelijke mededeling hierover aan het Algemeen Bestuur. Hetzelfde geldt voor het oordeel van de accountant dat de rechtmatigheidsverantwoording door het Dagelijks Bestuur niet getrouw is (zie toelichting bij artikel 2, derde lid). Dit zodat het Dagelijks Bestuur (in overleg met het Algemeen Bestuur en de accountant) mogelijk nog tijdig maatregelen tot herstel kunnen treffen.

 

Tweede lid

Het tweede lid regelt, dat daarvoor in aanmerking komende ambtenaren een rapportage krijgen van de door de accountant uitgevoerde controles. Overigens kan dit ook gaan om een deelcontrole (een gedeelte van de volledige controle). De in aanmerking komende ambtenaren zijn bijvoorbeeld de ambtenaar van wie het geldelijk beheer, het vermogensbeheer, de administratie en de beheersdaden zijn gecontroleerd, het hoofd van de dienst waar de ambtenaar werkzaam is, de (concern-)controller en het hoofd financiën dan wel andere daarvoor in aanmerking komende ambtenaren.

 

In deze rapportage worden kleine afwijkingen en tekortkomingen, die niet leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring en niet van bestuurlijk belang zijn, aan het management meegedeeld. Het gaat hier bijvoorbeeld om opmerkingen over (kleine) rubriceringfouten en (kleine) onvolkomenheden in de administratieve organisatie, die eenvoudig in onderling overleg met het management van de gemeente kunnen worden opgelost. Het management kan op grond van de rapportage actie ondernemen voor herstel van de afwijkingen en onvolkomenheden.

 

Derde lid

Het derde lid regelt de procedure van hoor en wederhoor. De constateringen in de controleverklaring en het verslag van bevindingen worden voorafgaand aan verzending van de controleverklaring en het verslag van bevindingen aan het Algemeen Bestuur door de accountant besproken met het Dagelijks Bestuur. Het geeft het Dagelijks Bestuur de mogelijkheid kanttekeningen te plaatsen bij de constateringen in de controleverklaring en het verslag van bevindingen.

 

Vierde lid

De accountant licht zijn verslag van bevindingen aan het Algemeen Bestuur mondeling toe