Verordening commissie van de rekening hoogheemraadschap van Schieland en de Krimpenerwaard

Artikel 1. Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

• 1.

  Commissie: de commissie van de rekening zoals bedoeld in artikel 4 van het reglement van orde vv 2023-2027 en ingesteld bij besluit van het algemeen bestuur van 28 maart 2024;

• 2.

  Het algemeen bestuur: de verenigde vergadering van het hoogheemraadschap Schieland en de Krimpenerwaard;

• 3.

  Het dagelijks bestuur: dijkgraaf en hoogheemraden van het hoogheemraadschap Schieland en de Krimpenerwaard;

• 4.

  Commissie AZM: de commissie Algemene Zaken en Middelen van het hoogheemraadschap Schieland en de Krimpenerwaard;

• 5.

  Secretaris-directeur: de secretaris-directeur van het hoogheemraadschap Schieland en de Krimpenerwaard;

• 6.

  Accountant: de door het algemeen bestuur benoemde externe accountant;

• 7.

  Ambtelijk secretaris: de secretaris van de commissie van de rekening hoogheemraadschap Schieland en de Krimpenerwaard;

• 8.

  Voorzitter: de voorzitter van de commissie van de rekening hoogheemraadschap Schieland en de Krimpenerwaard;

• 9.

  Jaarstukken: de jaarrekening en het jaarverslag als bedoeld in artikel 103 van de Waterschapswet en het Waterschapsbesluit.

Artikel 2. Commissie van de rekening

Het algemeen bestuur stelt een bijzondere commissie in. Deze commissie wordt aangeduid als de commissie van de rekening.

Artikel 3. Doel

• 1.

  De commissie heeft tot doel het versterken van de controlerende taak van het algemeen bestuur en adviseert het algemeen bestuur in zijn controlerende taken met betrekking tot de jaarstukken.

• 2.

  De commissie heeft een beleidsarme taak en heeft uitdrukkelijk niet tot doel het innemen van beleidsmatige standpunten over de jaarstukken. De taken en verantwoordelijkheden van het algemeen bestuur en het dagelijks bestuur blijven volledig in stand.

• 3.

  De commissie heeft geen directe opdrachtgevende rol naar de accountant, onderzoeksbureaus of de ambtelijke organisatie van het hoogheemraadschap.

Artikel 4. Taken

De commissie heeft de volgende taken:

• a.

  Het adviseren van het algemeen bestuur over de jaarstukken, inclusief het voorbereiden van de behandeling van de jaarstukken door het algemeen bestuur.

• b.

  De commissie kan overleggen met de accountant over de jaarrekening inclusief het accountantsverslag bij de jaarrekening.

Artikel 5. Samenstelling commissie

• 1.

  De commissie bestaat uit drie leden van het algemeen bestuur.

• 2.

  Het algemeen bestuur benoemt de leden van de commissie.

• 3.

  De commissie is samengesteld uit leden van het algemeen bestuur:

  • a.

    niet zijnde leden van het dagelijks bestuur;

  • b.

    die kennis en expertise hebben over financiële vraagstukken en/of interne beheersing.

• 4.

  De commissie benoemt uit haar midden een voorzitter.

• 5.

  De commissie kent drie vaste adviseurs die zij kan raadplegen, te weten: de portefeuillehouder financiën, de concerncontroller en de secretaris-directeur.

Artikel 6. Zittingsduur

• 1.

  De leden van de commissie worden benoemd voor een periode gelijk aan de zittingsduur van het algemeen bestuur.

• 2.

  Het lidmaatschap van een lid eindigt:

  • a.

    op eigen verzoek door daarvan schriftelijk kennis te geven aan de voorzitter;

  • b.

    aan het einde van de zittingsperiode van het algemeen bestuur;

  • c.

    gelijktijdig met het einde van het lidmaatschap van het algemeen bestuur;

  • d.

    wanneer het algemeen bestuur een lid ontheft van zijn functie.

Artikel 7. Ambtelijke ondersteuning

• 1.

  De commissie wordt ondersteund door een ambtelijk secretaris.

• 2.

  Het dagelijks bestuur wijst de ambtelijk secretaris aan.

Artikel 8. Werkwijze

• 1.

  De commissie informeert het algemeen bestuur over de door haar uitgevoerde werkwijze(n) ten aanzien van de in artikel 4 van deze verordening genoemde onderwerpen door het verstrekken van het verslag van gehouden vergaderingen zoals genoemd in artikel 10, lid 4 van deze verordening.

• 2.

  Op verzoek van het algemeen bestuur geeft de voorzitter van de commissie een toelichting in de vergadering van het algemeen bestuur.

• 3.

  De commissie ontvangt op haar verzoek van de secretaris-directeur alle informatie en stukken die ze voor haar functioneren nodig heeft.

• 4.

  De commissie kan op informatie die zij verstrekt aan het algemeen bestuur een verplichting tot geheimhouding opleggen en opheffen. In dat geval is artikel 55d van de Waterschapswet van toepassing.

• 5.

  De commissie kan externe deskundigen inschakelen. Indien hieraan kosten zijn verbonden, legt de commissie dit vooraf voor aan het dagelijks bestuur.

Artikel 9. Voorzitter

• 1.

  De voorzitter is belast met:

  • a.

    het leiden van de vergadering;

  • b.

    het handhaven van de orde;

  • c.

    het doen naleven van deze verordening;

  • d.

    hetgeen deze verordening hem verder opdraagt.

• 2.

  De voorzitter wordt bij de uitoefening van zijn taken ondersteund door de ambtelijk secretaris van de commissie.

Artikel 10. Vergaderingen en verslaglegging

• 1.

  De commissie vergadert zoveel als zij nodig acht, maar in principe minimaal twee keer per jaar rekeninghoudend met de behandeling van de jaarstukken in de vergadering van het algemeen bestuur. Van belang hierbij is dat tijdige afstemming plaatsvindt over de vastgestelde planning van de jaarstukken en de tijdige aanlevering van de noodzakelijke stukken.

• 2.

  De vaste adviseurs worden voor elke vergadering van de commissie uitgenodigd. De commissie kan besluiten om te vergaderen zonder één of meerdere van de vaste adviseurs.

• 3.

  De vergaderingen van de commissie zijn niet openbaar. Voor de vergaderingen geldt een verplichting tot geheimhouding omtrent informatie die in die vergadering ter kennis van de aanwezigen komt. De verplichting duurt voort, tot dat de commissie haar opheft.

• 4.

  Van iedere vergadering wordt een verslag gemaakt. Het verslag wordt vastgesteld door de commissie. Het verslag wordt niet openbaar gemaakt, tenzij de commissie besluit de verplichting als bedoeld in het derde lid op te heffen.

• 5.

  De adviezen van de commissie zijn openbaar.

• 6.

  De commissie stelt het dagelijks bestuur in de gelegenheid om binnen een redelijke termijn hun zienswijze op het concept advies van de commissie kenbaar te maken.

• 7.

  Na ontvangst van de reactie van het dagelijks bestuur wordt het definitieve advies van de commissie geagendeerd voor de vergadering van commissie AZM.

• 8.

  Na bespreking van het definitieve advies in de commissie AZM wordt het definitieve advies aangeboden aan het algemeen bestuur via de vastgestelde zending.

Artikel 11. Opgelegde geheimhouding

• 1.

  Ingevolge artikel 55b Waterschapswet kan de commissie, op grond van een belang genoemd in artikel 5.1 leden 1 en 2 Wet open overheid, geheimhouding opleggen ten aanzien van informatie die bij de desbetreffende commissie berust.

• 2.

  Overeenkomstig artikel 55c leden 1 tot en met 3 Waterschapswet kan de commissie informatie ontvangen ten aanzien waarvan een verplichting tot geheimhouding is opgelegd.

• 3.

  Overeenkomstig artikel 55c lid 4 Waterschapswet kan de commissie informatie ten aanzien waarvan zij een verplichting tot geheimhouding heeft opgelegd, verstrekken aan het algemeen bestuur en het dagelijks bestuur.

• 4.

  De door de commissie ontvangen of verstrekte informatie ten aanzien waarvan geheimhouding is opgelegd, wordt opgenomen in een register voor geheime informatie.

• 5.

  De opgelegde verplichting tot geheimhouding wordt vermeld op het stuk ten aanzien waarvan de geheimhouding geldt. Indien de geheimhouding geldt ten aanzien van informatie anders dan in schriftelijke vorm, wordt de verplichting op een passende wijze kenbaar gemaakt.

• 6.

  De opgelegde verplichting tot geheimhouding wordt in acht genomen door allen die van de desbetreffende informatie kennis dragen.

• 7.

  De aan of door de commissie opgelegde verplichting tot geheimhouding duurt voort totdat deze bevoegdelijk is opgeheven overeenkomstig artikel 55d leden 3 of 4 Waterschapswet.

Artikel 12. Geheimhouding van rechtswege

• 1.

  Indien de commissie is ingesteld ten behoeve van het algemeen bestuur zoals bedoeld in artikel 17 lid 4 van het Reglement van bestuur voor het Hoogheemraadschap van Schieland en de Krimpenerwaard, geldt van rechtswege een verplichting tot geheimhouding omtrent informatie die in een besloten vergadering van deze commissie ter kennis komt van de aanwezigen.

• 2.

  De informatie ten aanzien waarvan geheimhouding geldt, wordt opgenomen in een register voor geheime informatie.

• 3.

  De verplichting tot geheimhouding wordt vermeld op het stuk ten aanzien waarvan de geheimhouding geldt. Indien de geheimhouding geldt ten aanzien van informatie anders dan in schriftelijke vorm, wordt de verplichting op een passende wijze kenbaar gemaakt.

• 4.

  De verplichting tot geheimhouding wordt in acht genomen door degenen tot wie de desbetreffende informatie ter kennis is gekomen.

• 5.

  De verplichting tot geheimhouding duurt voort totdat de commissie haar heeft opgeheven.

• 6.

  Indien de commissie besluit tot opheffing van de geheimhoudingsverplichting, wordt het vastgestelde verslag openbaar gemaakt overeenkomstig artikel 18 lid 2 van het reglement van orde vv 2023-2027.

Artikel 13. Uitleg verordening

• 1.

  Op deze verordening zijn de bepalingen uit het regelement van orde voor de commissies van advies van de verenigde vergadering van het hoogheemraadschap van Schieland en de Krimpenerwaard, niet van overeenkomstige toepassing.

• 2.

  In gevallen waarin deze verordening niet voorziet of bij twijfel over de toepassing van de verordening, beslist de voorzitter.

Artikel 14. Slotbepalingen

• 1.

  Deze verordening wordt aangehaald als de verordening commissie van de rekening van het hoogheemraadschap van Schieland en de Krimpenerwaard.

• 2.

  De verordening treedt in werking op de dag na bekendmaking.