Reglement van orde voor de commissies van advies van de verenigde vergadering van Schieland en de Krimpenerwaard

Artikel 1. Begripsomschrijvingen

In dit reglement wordt verstaan onder:

• a.

  commissie: een commissie zoals bedoeld in artikel 4 van het reglement van orde vv 2023-2027;

• b.

  voorzitter: de (technisch) voorzitter van de commissie;

• c.

  voorstel van orde: voorstel betreffende de orde van de vergadering;

• d.

  secretaris: de door de secretaris-directeur aangewezen secretaris of diens plaatsvervanger;

• e.

  zenden, doen toekomen, ter kennis brengen, schriftelijk, enzovoorts: hieronder valt ook het gebruik van e-mail of andere elektronische communicatiemiddelen;

• f.

  technische vragen: feitelijke, technische vragen van niet-politieke of bestuurlijke aard, die ambtelijk kunnen worden afgedaan

• g.

  lid van de commissie: een vast lid van de verenigde vergadering dat door de eigen fractie is aangewezen om deel te nemen aan een commissie of een door de dezelfde fractie aangewezen schaduwfractielid;

Artikel 2. De voorzitter

• 1.

  De voorzitter is belast met:

  • a)

    het leiden van de vergadering;

  • b)

    het handhaven van de orde;

  • c)

    het doen naleven van het reglement van orde.

• 2.

  De verenigde vergadering kiest uit haar midden een voorzitter voor elke commissie;

• 3.

  De voorzitters van de commissies vervangen elkaar onderling bij afwezigheid;

• 4.

  In het geval dat geen van de voorzitters van de commissies aanwezig is, zit de dijkgraaf de commissie voor of wijst hij een andere voorzitter aan;

• 5.

  De voordracht, stemming en benoeming van de voorzitters geschiedt overeenkomstig artikel 7, lid 4, alsmede lid 30, 31 en 32 van het reglement van orde vv 2023-2027.

Artikel 3. De secretaris

• 1.

  De secretaris is in elke vergadering van de commissie aanwezig;

• 2.

  De secretaris kan, indien daartoe door de voorzitter uitgenodigd, aan de beraadslagingen als bedoeld in dit reglement deelnemen.

Artikel 4. Deelname, vergaderdatum en tijdstip

• 1.

  Vanuit fracties met één of twee leden neemt maximaal één lid deel aan de commissievergadering;

• 2.

  Vanuit fracties met drie of meer leden nemen maximaal twee leden deel aan de commissievergadering;

• 3.

  De commissies vergaderen drie weken voor de verenigde vergadering;

• 4.

  De dijkgraaf kan in bijzondere gevallen in overleg met de voorzitter een andere dag en aanvangsuur bepalen of een andere vergaderplaats aanwijzen;

• 5.

  Vaste commissieleden die verhinderd zijn, melden zich zo vroeg mogelijk vóór het begin van de vergadering af bij de secretaris.

Artikel 5. Schaduwfractieleden

• 1.

  Alle fracties hebben de mogelijkheid om één schaduwfractielid aan te wijzen (deze moet op de kandidatenlijst hebben gestaan of zijn aangewezen door fracties van de geborgde zetels);

• 2.

  Schaduwfractieleden worden benoemd en geïnstalleerd in de verenigde vergadering;

• 3.

  Schaduwfractieleden leggen bij hun installatie de eed of verklaring en belofte af;

• 4.

  Schaduwfractieleden kunnen deelnemen aan de commissievergadering bij afwezigheid van een vast lid van de desbetreffende fractie en melden zich daartoe zo vroeg mogelijk vóór het begin van de vergadering aan bij de secretaris;

• 5.

  Schaduwfractieleden hebben bij deelname in de vergadering dezelfde rechten en plichten als vaste leden en houden zich buiten de vergadering aan de gedragscode, het opgeven van nevenfuncties, geschenken, enzovoorts;

• 6.

  Schaduwfractieleden ontvangen na deelname in de commissies en ondertekening van de presentielijst een presentiegeld ter hoogte van het bedrag dat als vergoeding van deelname aan een commissievergadering wordt genoemd in artikel 4.4.1 van het Rechtspositiebesluit decentrale politieke ambtsdragers;

• 7.

  Schaduwfractieleden hebben recht op een reis- en parkeerkostenvergoeding voor deelname aan de commissies;

• 8.

  schaduwfractieleden krijgen een iPad in bruikleen met een abonnement op iBabs.

Artikel 6. Deelname aan de beraadslaging door anderen

• 1.

  Medewerkers van de organisatie zijn aanwezig ter ondersteuning van de leden van het dagelijks bestuur;

• 2.

  Op uitnodiging van de voorzitter kunnen medewerkers van de organisatie of anderen het woord voeren.

Artikel 7. Technische vragen

• 1.

  Technische vragen worden bij voorkeur niet gesteld in de commissievergadering, maar vooraf, uiterlijk om 12 uur ’s middags van de dinsdag in de week voorafgaand aan de commissies per e-mail ingediend bij de secretaris via technischevragen@hhsk.nl;

• 2.

  De secretaris zorgt voor beantwoording van de technische vragen en verspreid binnen een week, uiterlijk om 12 uur ’s middags van de maandag in de week waarin de commissies plaatsvinden, de gebundelde vragen en antwoorden onder alle vv-leden en schaduwfractieleden;

• 3.

  Vragen die naar het oordeel van de secretaris niet technisch, maar politiek-bestuurlijk van aard zijn, worden niet meegenomen in de schriftelijke beantwoording. Die vragen kunnen in de commissie mondeling worden gesteld aan de portefeuillehouder;

• 4.

  De leden van de commissie houden er rekening mee dat het beantwoorden van technische vragen beslag legt op de capaciteit van de organisatie. Zij houden daartoe het volgende onderscheid voor ogen:

  • a.

    Noodzakelijk om te weten: Dit zijn vragen waarvan het antwoord noodzakelijk is voor de oordeels- en besluitvorming. De beantwoording van die vragen moet om die reden met prioriteit worden opgepakt. Volgens de hier vastgelegde procedure;

  • b.

    Leuk om te weten: Dit zijn vragen die zeker beantwoord moeten worden, maar die niet direct noodzakelijk zijn voor de oordeels- en besluitvorming inzake het voorliggende, concrete voorstel. Deze vragen hoeven niet met spoed te worden beantwoord en zij kunnen in veel gevallen ook op een andere manier worden gesteld en beantwoord, bijvoorbeeld mondeling buiten de officiële vergaderingen om, of per e-mail, los van de noodzakelijke technische vragen;

• 5.

  Opmerkingen over taal- en tikfouten, verkeerde fotobijschriften, een verkeerde datum, of andere tekstuele opmerkingen in vergaderstukken worden zo veel mogelijk gelijktijdig met de technische vragen meegestuurd.

Artikel 8. Algemene schakelbepaling

Artikelen 10, 11, 12, 13, 14, 20, 21, 22, 23, 24, 25, 35, 40, 47 en 48 van het reglement van orde vv 2023-27 zijn van overeenkomstige toepassing, met dien verstande dat voor ‘het algemeen bestuur’ moet worden gelezen ‘de commissie’.

Artikel 8A. Opgelegde geheimhouding

• 1.

  Ingevolge artikel 55b Waterschapswet kan een commissie, op grond van een belang genoemd in artikel 5.1 leden 1 en 2 Wet open overheid, geheimhouding opleggen ten aanzien van informatie die bij de desbetreffende commissie berust.

• 2.

  Overeenkomstig artikel 55c leden 1 tot en met 3 Waterschapswet kan een commissie informatie ontvangen ten aanzien waarvan een verplichting tot geheimhouding is opgelegd.

• 3.

  Overeenkomstig artikel 55c lid 4 Waterschapswet kan een commissie informatie ten aanzien waarvan zij een verplichting tot geheimhouding heeft opgelegd, verstrekken aan het algemeen bestuur, het dagelijks bestuur en de voorzitter.

• 4.

  De door de commissie ontvangen of verstrekte informatie ten aanzien waarvan geheimhouding is opgelegd, wordt opgenomen in een register voor geheime informatie.

• 5.

  De opgelegde verplichting tot geheimhouding wordt vermeld op het stuk ten aanzien waarvan de geheimhouding geldt. Indien de geheimhouding geldt ten aanzien van informatie anders dan in schriftelijke vorm, wordt de verplichting op een passende wijze kenbaar gemaakt.

• 6.

  De opgelegde verplichting tot geheimhouding wordt in acht genomen door allen die van de desbetreffende informatie kennis dragen.

• 7.

  De aan of door de commissie opgelegde verplichting tot geheimhouding duurt voort totdat deze bevoegdelijk is opgeheven overeenkomstig artikel 55d leden 3 of 4 Waterschapswet.

Artikel 8B. Geheimhouding van rechtswege

• 1.

  Indien de commissie is ingesteld ten behoeve van het algemeen bestuur zoals bedoeld in artikel 17 lid 4 van het Reglement van bestuur voor het Hoogheemraadschap van Schieland en de Krimpenerwaard, geldt van rechtswege een verplichting tot geheimhouding omtrent informatie die in een besloten vergadering van deze commissie ter kennis komt van de aanwezigen.

• 2.

  De informatie ten aanzien waarvan geheimhouding geldt, wordt opgenomen in een register voor geheime informatie.

• 3.

  De verplichting tot geheimhouding wordt vermeld op het stuk ten aanzien waarvan de geheimhouding geldt. Indien de geheimhouding geldt ten aanzien van informatie anders dan in schriftelijke vorm, wordt de verplichting op een passende wijze kenbaar gemaakt.

• 4.

  De verplichting tot geheimhouding wordt in acht genomen door degenen tot wie de desbetreffende informatie ter kennis is gekomen.

• 5.

  De verplichting tot geheimhouding duurt voort totdat de commissie haar in een besloten vergadering heeft opgeheven.

• 6.

  Het conceptverslag en de conceptbesluitenlijst van de besloten commissievergadering worden niet verspreid, maar berusten bij de secretaris.

• 7.

  Het conceptverslag en de conceptbesluitenlijst van de besloten commissievergadering worden zo spoedig mogelijk in een besloten commissievergadering ter vaststelling aangeboden.

• 8.

  Het conceptverslag en de conceptbesluitenlijst van de besloten commissievergadering worden door de voorzitter en de secretaris ondertekend.

• 9.

  Tijdens de in lid 7 bedoelde commissievergadering neemt de commissie ook een besluit over het al dan niet opheffen van de geheimhoudingsverplichting zoals bedoeld in artikel 35 lid 4 Waterschapswet en het eerste lid van dit artikel.

• 10.

  Indien de commissie besluit tot opheffing van de geheimhoudingsverplichting, worden dit besluit, het vastgestelde verslag en de besluitenlijst openbaar gemaakt overeenkomstig artikel 18 lid 2 van het reglement van orde vv 2023-2027.

Artikel 9. Uitleg reglement

In de gevallen waarin dit reglement niet voorziet of bij twijfel omtrent de toepassing van het reglement, beslist de commissie op voorstel van de voorzitter.

Artikel 10. Intrekking oude reglement

Het reglement van orde commissies 2023-2027, zoals vastgesteld door het algemeen bestuur op 4 oktober 2023, wordt ingetrokken.

Artikel 11. Slotbepalingen

• 1.

  Dit reglement treedt direct na vaststelling in werking;

• 2.

  Dit reglement wordt aangehaald als: reglement van orde commissies 2023-2027.