| Organisatie | Hoogheemraadschap van Schieland en de Krimpenerwaard |
|---|---|
| Organisatietype | Waterschap |
| Officiële naam regeling | Reglement van orde voor de verenigde vergadering van Schieland en de Krimpenerwaard |
| Citeertitel | Reglement van orde vv 2023-2027 |
| Vastgesteld door | algemeen bestuur |
| Onderwerp | openbare orde en veiligheid |
| Eigen onderwerp |
Deze regeling vervangt het Reglement van orde vv 2023-2027.
Deze regeling bevat de vroegst mogelijke datum van inwerkingtreding.
Onbekend
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 16-04-2024 | nieuwe regeling | 27-03-2024 | 2024.00841 |
De verenigde vergadering van Schieland en de Krimpenerwaard;
op voordracht van dijkgraaf en hoogheemraden van Schieland en de Krimpenerwaard
vast te stellen het Reglement van orde voor de verenigde vergadering van Schieland en de Krimpenerwaard.
Reglement van orde voor de verenigde vergadering van Schieland en de Krimpenerwaard
Hoofdstuk 1. Algemene bepalingen
Artikel 6. Onderzoek geloofsbrieven en beëdiging leden van het algemeen bestuur
Deze onderzoekt de geloofsbrieven en de daarop betrekking hebbende stukken van de nieuw benoemde leden en brengt vervolgens advies uit aan het algemeen bestuur over de toelating van de nieuw benoemde leden tot het algemeen bestuur. Indien van toepassing, wordt van een minderheidsstandpunt melding gemaakt in dit advies.
Als boven de kandidatenlijst een aanduiding was geplaatst, voert de fractie in het algemeen bestuur deze aanduiding als naam. Als daar geen aanduiding was geplaatst, deelt de fractie in de eerste vergadering van het algemeen aan de voorzitter mee welke naam deze fractie in het algemeen bestuur zal voeren. De fracties van leden van het algemeen bestuur die zijn benoemd overeenkomstig artikel 14 van de Waterschapswet voeren respectievelijk de naam “Ongebouwd” of ”Natuurterreinen”.
De namen van de fractievoorzitter en diens plaatsvervanger worden zo spoedig mogelijk doorgegeven aan de voorzitter. Zolang deze namen nog niet zijn doorgegeven worden voor de categorie Ingezetenen de lijsttrekkers geacht voorzitter te zijn en voor respectievelijk de categorieën “Ongebouwd” en “Natuurterreinen” de oudste in leeftijd.
Paragraaf 1. Vergaderingen van het algemeen bestuur
Artikel 12. Ter inzage leggen van stukken
Stukken, die ter toelichting van de onderwerpen of voorstellen op de agenda dienen, worden gelijktijdig met het verzenden van de schriftelijke oproep voor een ieder op het kantoor van het waterschap ter inzage gelegd. Als na het verzenden van de schriftelijke oproep stukken ter inzage worden gelegd, wordt hiervan mededeling gedaan aan de leden van het algemeen bestuur en zo mogelijk door middel van openbare kennisgeving.
Artikel 17. Begin bij hoofdelijke stemming
Alvorens de aangekondigde onderwerpen aan de orde te stellen deelt de voorzitter mede bij welk lid van het algemeen bestuur de hoofdelijke stemming zal beginnen. Daartoe wordt bij loting een volgnummer van de presentielijst aangewezen; bij het daar genoemde lid begint de hoofdelijke stemming.
Op voorstel van de voorzitter of een lid van het algemeen bestuur kan het algemeen bestuur voor daarbij te bepalen onderwerpen de spreektijd per fractie vaststellen.
De voorzitter geeft het woord op volgorde van aanmelding. De voorzitter kan van de volgorde afwijken, indien dit in het belang is van de orde van de vergadering. De voorzitter kan de vergadering voorstellen de inspreker het woord te geven direct voorafgaande aan de behandeling van het agendapunt waarover de inspreker het woord wil voeren.
Elke inspreker krijgt maximaal vijf minuten het woord. De totale spreektijd voor de insprekers is maximaal dertig minuten. De voorzitter verdeelt de spreektijd evenredig over de sprekers als er meer dan zes sprekers zijn. De voorzitter kan tevens in bijzondere gevallen afwijken van de maximale lengte van de spreektijd
Artikel 23. Handhaving orde; schorsing
Indien een spreker zich beledigende of onbetamelijke uitdrukkingen veroorlooft,
afwijkt van het in behandeling zijnde onderwerp, een andere spreker herhaaldelijk interrumpeert, dan wel anderszins de orde verstoort, wordt hij door de voorzitter tot de orde geroepen. Indien de betreffende spreker, hieraan geen gevolg geeft, kan de voorzitter hem gedurende de vergadering, waarin zulks plaats heeft, over het aanhangige onderwerp het woord ontzeggen.
Op verzoek van een lid van het algemeen bestuur of op voorstel van de voorzitter kan het algemeen bestuur besluiten de beraadslaging voor een door hem te bepalen tijd te schorsen teneinde het dagelijks bestuur of de leden de gelegenheid te geven tot onderling nader beraad. De beraadslagingen worden hervat nadat de schorsingsperiode verstreken is.
Na het sluiten van de beraadslaging en voordat het algemeen bestuur tot stemming overgaat, kunnen leden van het algemeen bestuur hun voorgenomen stemgedrag toelichten.
Artikel 28. Algemene bepalingen over stemming
Als een voorstel zonder stemming wordt aangenomen, kunnen de in de vergadering aanwezige leden van het algemeen bestuur aantekening in de besluitenlijst vragen, dat zij geacht willen worden te hebben tegengestemd of zich overeenkomstig artikel 38a Waterschapswet van deelneming aan de stemming te hebben onthouden.
Een lid van het algemeen bestuur dat zich bij het uitbrengen van zijn stem vergist, kan deze vergissing herstellen tot het volgende lid heeft gestemd. Bemerkt het lid van het algemeen bestuur zijn vergissing pas later, dan kan deze nadat de voorzitter de uitslag van de stemming bekend heeft gemaakt aantekening vragen van zijn vergissing. Dit brengt geen verandering in de uitslag van de stemming.
Artikel 30. Stemming over personen
Bij stemming over personen voor benoemingen of het opstellen van voordrachten of aanbevelingen, benoemt de voorzitter drie leden van het algemeen bestuur tot stembureau.
Het stembureau onderzoekt of het aantal ingeleverde stembriefjes gelijk is aan het aantal leden dat ingevolge het tweede lid verplicht is een stembriefje in te leveren. Wanneer de aantallen niet gelijk zijn worden de stembriefjes vernietigd zonder deze te openen en wordt een nieuwe stemming gehouden.
Artikel 31. Herstemming over personen
Wanneer ook bij deze tweede stemming door niemand de volstrekte meerderheid is verkregen, heeft een derde stemming plaats tussen twee personen, die bij de tweede stemming de meeste stemmen op zich hebben verenigd. Zijn bij de tweede stemming de meeste stemmen over meer dan twee personen verdeeld, dan wordt bij een tussenstemming uitgemaakt tussen welke twee personen de derde stemming zal plaatshebben.
Hoofdstuk 4. Bevoegdheden, instrumenten leden van het algemeen bestuur
Over verzoeken die ten minste 48 uur voor aanvang van een vergadering van het algemeen bestuur zijn ingediend, of in naar het oordeel van de voorzitter spoedeisende gevallen, wordt tijdens de eerstvolgende vergadering van het algemeen bestuur gestemd. In andere gevallen tijdens de daaropvolgende vergadering van het algemeen bestuur.
Artikel 38. Schriftelijke vragen
Mondelinge beantwoording vindt plaats in de eerstvolgende vergadering van het algemeen bestuur. Indien beantwoording niet binnen deze termijnen kan plaatsvinden, stelt het dagelijks bestuur of de voorzitter de vragensteller hiervan gemotiveerd in kennis, waarbij de termijn aangegeven wordt, waarbinnen beantwoording zal plaatsvinden. Dit bericht wordt behandeld als een antwoord.
De vragensteller kan, bij schriftelijke beantwoording in de eerstvolgende algemeen bestuursvergadering en bij mondelinge beantwoording in dezelfde algemeen bestuursvergadering, na de behandeling van de op de agenda voorkomende onderwerpen nadere inlichtingen vragen omtrent het door de voorzitter of door het dagelijks bestuur gegeven antwoord, tenzij het algemeen bestuur anders beslist.
Hoofdstuk 5. Begroting en rekening
Artikel 41. Procedure begroting
Onverminderd het bepaalde in de Waterschapswet gebeurt de voorbereiding, het onderzoek, de behandeling en de vaststelling van de begroting volgens een procedure die het algemeen bestuur vaststelt.
Artikel 42. Procedure jaarrekening
Onverminderd het bepaalde in de Waterschapswet gebeurt de voorbereiding en het onderzoek van de jaarrekening en het jaarverslag, alsmede de vaststelling van de jaarrekening en van een eventueel indemniteitsbesluit volgens een procedure die het algemeen bestuur vaststelt.
Hoofdstuk 6. Lidmaatschap van andere organisaties
Artikel 43. Verslag en verantwoording
Een lid van het algemeen bestuur, een lid van het dagelijks bestuur, de voorzitter of de secretaris, door het algemeen bestuur aangewezen tot lid van het algemeen bestuur van een openbaar lichaam of van een ander gemeenschappelijk orgaan, ingesteld op grond van de Wet gemeenschappelijke regelingen, heeft het recht (om in aansluiting op de behandeling van de lijst van ingekomen stukken, of voor het sluiten van de vergadering, verslag te doen over zaken die in het algemeen bestuur als bedoeld aan de orde zijn. De door het algemeen bestuur gewenste bespreking van dit verslag kan de voorzitter verwijzen naar de desbetreffende commissie.
Wanneer een lid van het algemeen bestuur een persoon, als bedoeld in het eerste lid, ter verantwoording wenst te roepen over zijn wijze van functioneren als zodanig, besluit het algemeen bestuur over het toestaan daarvan. De regels voor het vragen van inlichtingen zijn van overeenkomstige toepassing.
Hoofdstuk 7. Besloten vergaderingen van het algemeen bestuur
In de gevallen waarin dit reglement niet voorziet, of bij twijfel omtrent de toepassing van het reglement, beslist het algemeen bestuur op voorstel van de voorzitter.
Aldus besloten in de openbare vergadering van de verenigde vergadering op 27 maart 2024.
Rotterdam, 27 maart 2024
(geconsolideerde versie d.d. 5 februari 2024)
Artikel 1. Begripsomschrijvingen
In artikel 1 wordt een aantal begrippen uit dit reglement van orde gedefinieerd. Deze begripsomschrijvingen spreken voor zichzelf. In het algemeen kan gesteld worden dat dit reglement van orde is gebaseerd op het model van de Vereniging Nederlandse Gemeenten (VNG), maar daar op punten ook van afwijkt, omdat een waterschap nu eenmaal geen gemeente is en er wezenlijke verschillen zijn.
De dijkgraaf is voorzitter van het algemeen bestuur, ook wel de verenigde vergadering genoemd. Artikel 10 van de Waterschapswet (hierna: wet) schrijft dit dwingend voor. In artikel 51a, eerste lid, van de wet is bepaald dat een door het dagelijks bestuur aan te wijzen, ander lid van dat bestuur, het voorzitterschap waarneemt bij verhindering of ontstentenis van de voorzitter en – indien in de aanwijzing daarvan is voorzien bij het reglement – van de plaatsvervangend voorzitter.
Bij verhindering of ontstentenis van alle leden van het dagelijks bestuur wordt het ambt waargenomen door het oudste lid in jaren van het algemeen bestuur, tenzij het algemeen bestuur een ander lid met de waarneming belast. Bij verhindering of ontstentenis van de voorzitter op de dag met ingang waarvan het zittende algemeen bestuur is afgetreden, wordt het ambt waargenomen door een, door de afgetreden leden van het dagelijks bestuur aan te wijzen, afgetreden lid van het dagelijks bestuur, of, bij ontstentenis van alle afgetreden leden van het dagelijks bestuur, door het oudste afgetreden lid in jaren van het algemeen bestuur, een en ander tot in de waarneming is voorzien.
In de vergadering van het algemeen bestuur heeft de voorzitter een raadgevende stem op grond van artikel 94, lid 3 van de wet.
De secretaris van het algemeen bestuur wordt aangewezen door het algemeen bestuur op grond van artikel 53 van de wet. De secretaris staat het algemeen bestuur, het dagelijks bestuur en de voorzitter ter zijde bij de uitoefening van hun taak. Hij of zij is aanwezig in de vergadering van het algemeen bestuur en van het dagelijks bestuur. Hij ondertekent de stukken die van het algemeen bestuur en het dagelijks bestuur uitgaan, mede. Het dagelijks bestuur regelt de vervanging van de secretaris.
Artikel 4. Voorbereiding besluitvorming verenigde vergadering; commissies
Zie ook het reglement van orde voor de commissies.
Artikel 5. Het seniorenconvent
Het seniorenconvent wordt elders ook wel presidium of fractievoorzittersoverleg genoemd. Het seniorenconvent heeft voornamelijk een algemeen adviserende rol (aanbevelingen aan het algemeen bestuur inzake de organisatie en het functioneren van het algemeen bestuur en de commissies). De aanwezigheid van de secretaris (of een door hem aangewezen vervanger) kan gewenst zijn, omdat de secretaris aandacht moet kunnen vragen voor of een toelichting kan geven op onderwerpen die worden voorbereid door de ambtelijke organisatie. Overeenkomstig het derde lid kan de secretaris (of een door hem aangewezen vervanger) worden uitgenodigd.
Artikel 6. Onderzoek geloofsbrieven en beëdiging leden van het algemeen bestuur
Voor de categorie ingezetenen, zoals bedoeld in artikel 12, lid 2 onder a van de wet, geldt dat met de geloofsbrief de voorzitter van het centraal stembureau (in de praktijk is dat dezelfde persoon als de dijkgraaf) aan de benoemde kennis geeft van zijn benoeming (artikel V 1 van de Kieswet). Voor dit benoemingsbesluit is bij ministeriële regeling een model vastgesteld. De benoemde meldt schriftelijk aan het algemeen bestuur of hij de benoeming aanneemt (artikel V 2 van de Kieswet). Tegelijk met de mededeling dat hij zijn benoeming aanneemt legt hij aan het algemeen bestuur stukken over waaruit blijkt dat de benoemde voldoet aan de eisen om als lid van het algemeen bestuur toegelaten te worden. Dit omvat de volgende stukken: een ondertekende verklaring met de openbare betrekkingen die hij bekleedt en een uittreksel uit de basisregistratie personen met zijn woonplaats, geboorteplaats en -datum (artikel V 3 van de Kieswet).
De benoeming van de vertegenwoordigers van de categorieën ongebouwd en natuurterreinen
is geregeld in hoofdstuk IV van de wet. Zij worden benoemd door de organisaties die daartoe zijn aangewezen in artikel 14 van de wet of krachtens dat artikel in het Reglement van bestuur voor het Hoogheemraadschap van Schieland en de Krimpenerwaard. De organisaties geven de benoemden en het algemeen bestuur schriftelijk kennis van de benoeming. Deze kennisgeving is de geloofsbrief. Het verschil is dus dat de geloofsbrief voor de kandidaten voor de categorie ingezeten van de voorzitter van het centraal stembureau komt en voor de kandidaten van geborgde zetels van de benoemende instantie. De verdere benoemingsprocedure is gelijk aan die voor de vertegenwoordigers van de categorie ingezetenen in de Kieswet.
Wanneer sprake is van herbenoeming van een zittend lid behoeft niet opnieuw een afschrift uit de basisregistratie personen te worden overgelegd (artikel V 3, tweede lid, Kieswet en artikel 18, derde lid, Waterschapswet).
Het onderzoek van de geloofsbrieven en de beslissing over de toelating moeten in een openbare vergadering gebeuren. De commissie die de geloofsbrieven onderzoekt, brengt verslag uit. Dit kan zowel mondeling als schriftelijk.
Ingevolge artikel V 4 van de Kieswet beslist het algemeen bestuur over de toelating van zijn leden. Daarbij is er een verschil in de procedure bij de samenstelling van een nieuw algemeen bestuur of bij de vervulling van een tussentijdse vacature. Na de waterschapsverkiezingen beslist het algemeen bestuur in oude samenstelling in zijn laatste vergadering over de toelating van de nieuw gekozen leden.
De formulering van het eerste lid benadrukt dat het algemeen bestuur en niet de voorzitter een commissie instelt, die het zogenaamde geloofsbrievenonderzoek verricht nadat de voorzitter van het centraal stembureau nieuwe leden heeft benoemd.
Het onderzoek van het proces-verbaal (onderzoek naar het verloop van de verkiezing of de vaststelling van de uitslag) gebeurt door het oude algemeen bestuur vlak voor de eerste samenkomst van het nieuwe algemeen bestuur na de verkiezing van het algemeen bestuur. Het onderzoek van het proces-verbaal strekt zich niet uit tot de geldigheid van de kandidatenlijsten.
Het derde lid ziet op de specifieke taak die het algemeen bestuur heeft na de verkiezing van het algemeen bestuur. Na de verkiezing van het algemeen bestuur heeft de commissie voor het geloofsbrievenonderzoek een extra taak, zij adviseert het algemeen bestuur ook over het verloop van de verkiezing (of dit op wettige wijze is gebeurd) en het vaststellen van de uitslag (of deze juist is vastgesteld). Zij doet dit op basis van het proces-verbaal van het centraal stembureau. Het algemeen bestuur dient op basis van dit advies een besluit te nemen over het verloop van de verkiezing en de vaststelling van de uitslag.
Na een verkiezing van het algemeen bestuur kunnen de toegelaten leden van het algemeen bestuur op de eerste vergadering in nieuwe samenstelling de eed of verklaring en belofte afleggen. De voorzitter zal hen hiervoor oproepen (vijfde lid).
Bij tussentijdse vacaturevervulling kan de eed of verklaring en belofte aansluitend aan de beslissing van het algemeen bestuur over de toelating van het betrokken lid van het algemeen bestuur plaatsvinden (zesde lid). De tekst van de eed of verklaring en belofte die een lid bij het aanvaarden van het lidmaatschap van het algemeen bestuur moet afleggen, is in artikel 34 van de wet vastgelegd. Tegen de beslissing van het algemeen bestuur omtrent de toelating kan geen beroep worden ingesteld. Dit is bepaald in artikel 8:4, vierde lid, onderdeel a, van de Algemene wet bestuursrecht.
Artikel 7. Benoeming leden dagelijks bestuur
De wet schrijft niet (zoals vroeger) voor dat de leden van het dagelijks bestuur in de eerste vergadering van het algemeen bestuur na de verkiezingen plaatsvindt. Daardoor is er ruimte voor het onderhandelingsproces van de coalitievorming en voor activiteiten rondom de borging van integriteit. Dat laatste is vastgelegd in het tweede lid.
Uiteraard moet er voor de benoeming eerst een besluit worden genomen over de omvang van het college van dijkgraaf en heemraden, met inachtneming van het bepaalde in het Reglement van bestuur voor het Hoogheemraadschap van Schieland en de Krimpenerwaard. Vervolgens vinden verkiezingen plaats tussen door de fracties aanbevolen kandidaten. Stemmingen in het algemeen bestuur over benoemingen van hoogheemraden zijn vrije stemmingen. Het ligt voor de hand om voor het benoemen van lid van het college van dijkgraaf en hoogheemraden van buiten de kring van het algemeen bestuur ook een commissie voor het onderzoek naar de geloofsbrieven in te stellen.
De wet kent het begrip fracties niet, maar gaat onder andere in artikel 12 wel uit van het bestaan van in het algemeen bestuur vertegenwoordigde categorieën van belanghebbenden. Voor de categorie ingezeten hebben verkiezingen plaatsgevonden waaraan politieke groeperingen konden deelnemen. In navolging van vertegenwoordigende lichamen van algemeen bestuur ligt het in de rede ook bij waterschapsbesturen te spreken van fracties.
Bij de aanvang van de eerste zitting van het nieuwe algemeen bestuur na de verkiezing, worden de leden die op dezelfde lijst hebben gestaan, als één fractie beschouwd. De fractie gebruikt in de vergadering van het algemeen bestuur de aanduiding die zij boven de kandidatenlijst hadden staan. Op deze wijze is de relatie tussen de fractie in het algemeen bestuur en de fractie op de kandidatenlijst voor een ieder duidelijk. Ook de door de koepels aangewezen leden worden als fracties beschouwd.
Het aanwijzen van een fractievoorzitter en een vervanger is onder meer van belang voor deelname aan het seniorenconvent, zie artikel 5.
Het is mogelijk dat een lid van het algemeen bestuur uit een fractie stapt. Hij of zij kan als zelfstandige fractie verdergaan of zich aansluiten bij een bestaande fractie van de categorie ingezetenen. Uitgangspunt van ons kiesstelsel is dat volksvertegenwoordigers op persoonlijke titel worden verkozen (een kandidaat wordt door de voorzitter van het stembureau benoemd). De wet kent bij de verkiezingen deelnemende belangengroeperingen, maar een zetel ‘hoort’ niet bij een belangengroepering. Deze is verbonden aan de ‘volksvertegenwoordiger’ die daardoor ook de mogelijkheid heeft om tussentijds van fractie te veranderen of zelfstandig verder te gaan. Het algemeen bestuur heeft geen zeggenschap over wijzigingen in de samenstelling, fusies en splitsingen van fracties en de naamvoering. Een schriftelijke mededeling aan de dijkgraaf is voldoende. Het algemeen bestuur is gehouden met ingang van de eerstvolgende vergadering nadat hiervan mededeling is gedaan rekening te houden met de nieuwe situatie.
Een aanduiding (naam) van een fractie mag, samengevat, niet in strijd zijn met de openbare orde, te veel lijken op de aanduiding van een andere politieke groepering, anderszins misleidend zijn of langer dan 35 tekens.
Het algemeen bestuur vergadert zo vaak het daartoe heeft besloten en voorts als de dijkgraaf of het college van dijkgraaf en heemraden dit nodig oordeelt, in een bijzonder of een spoedeisend geval, of als ten minste een vijfde van het aantal leden van het algemeen bestuur schriftelijk met opgave van redenen daarom vraagt. Normaal gesproken vinden de vergaderingen plaats in de vv-zaal in Rotterdam, maar daar kan van worden afgeweken.
De dijkgraaf nodigt de leden van het algemeen bestuur schriftelijk uit voor de vergadering. Dat kan zowel op papier als elektronisch, maar in de praktijk zal het meestal via email en of via iBabs gaan. Het is daarom belangrijk dat leden van het algemeen bestuur regelmatig controleren of er berichten zijn binnengekomen op het door HHSK verstrekte mailadres.
Het eerste lid bepaalt dat de dijkgraaf ten minste tien dagen vóór een vergadering de leden een oproep stuurt, waarin de vergadering wordt aangekondigd. De oproep vermeldt dag, tijdstip en plaats van de vergadering. Daarvan kan worden afgeweken (lid 2).
De termijn van tien dagen geldt alleen voor reguliere vergaderingen en bijvoorbeeld niet voor de eerste (extra) verenigde vergadering na de verkiezing van het algemeen bestuur, aangezien dat praktisch onmogelijk is. De nieuwe leden worden immers pas enkele dagen vóór deze ‘installatievergadering’ toegelaten.
De oproep wordt per post of digitaal toegezonden. In spoedeisende gevallen kan de oproep mondeling worden gedaan. In dergelijke gevallen kan het logischerwijze ook zijn dat de termijn van tien dagen niet wordt gehaald.
Het derde lid stelt verplicht dat de voorlopige agenda én de daarbij behorende stukken tegelijkertijd met de oproep aan de leden worden verzonden.
Een stuk is een ‘document’ in de zin van de Wet open overheid (Woo). Een document houdt in: een bij een bestuursorgaan berustend schriftelijk stuk of ander materiaal dat gegevens bevat. Onder documenten vallen niet alleen de door de overheidsorganen gecreëerde stukken of ander materiaal. Ook alle van buiten komende stukken en ander voor overheidsorganen bestemd materiaal zoals agenda’s, notulen, (concept)adviezen en magneetbanden verkrijgen de status van document in de zin van de Woo.
Wanneer sprake is van informatie ten aanzien waarvan geheimhouding is opgelegd op grond van een belang als bedoeld in art. 5.1 leden 1 en 2 Woo (vgl. art. 55b Waterschapswet), vindt de informatieverstrekking aan de leden van het algemeen bestuur plaats overeenkomstig het bepaalde in artikel 32A van het reglement (lid 4.)
Dit artikel spreekt voor zichzelf. In de vergadering is dit ook het moment voor leden van het algemeen bestuur om aan de voorzitter te melden dat men een opmerking wil maken bij een hamerstuk en dergelijke zaken.
Artikel 12. Ter inzage leggen van stukken
In dit artikel gaat het om de zogenaamde ‘achterliggende’ stukken waarvan melding wordt gemaakt in bestuursvoorstellen (ambtelijke adviezen, toelichtende nota's, etc.). Een agendapunt kan betrekking hebben op een grote hoeveelheid verschillende stukken. Omdat leden van het algemeen bestuur zich bezighouden met een groot aantal verschillende onderwerpen en voorstellen, zou ervoor gekozen kunnen worden niet alle leden van het algemeen bestuur alle achterliggende stukken toe te sturen. In afwijking van artikel 10 – dat betrekking heeft op hoofddocumenten én achterliggende stukken – worden deze stukken desgewenst ter inzage gelegd op het kantoor van het waterschap. Zo kan worden bewerkstelligd dat de leden van het algemeen bestuur niet onnodig veel achterliggende stukken ontvangen ex artikel 10.
Ook anderen dan de leden van het algemeen bestuur (“voor een ieder”) hebben in beginsel de mogelijkheid om deze ‘achterliggende stukken’ in te zien. In de praktijk is het raadzaam om van tevoren een afspraak te maken om een stuk te komen inzien.
Desgewenst kan een lid van het algemeen bestuur of een andere belangstellende een afschrift meenemen van een ter inzage gelegd stuk.
Uiteraard moeten de achterliggende stukken ten aanzien waarvan geheimhouding is opgelegd, niet voor een ieder ter inzage worden gelegd. Daartoe strekt lid 2. Zie in dit verband ook (de toelichting bij) artikel 10.
Artikel 13. Openbare kennisgeving
De bedoelde aankondiging vindt plaats door openbaarmaking van de in artikel 10 bedoelde agenda en stukken. In de regel gebeurt deze langs elektronische weg, via de website van het waterschap.
Wanneer sprake is van informatie ten aanzien waarvan geheimhouding is opgelegd op grond van een belang als bedoeld in art. 5.1 leden 1 en 2 Woo (vgl. art. 55b Waterschapswet), blijft openbaarmaking achterwege.
De verplichting tot het hebben van een presentielijst vloeit indirect voort uit artikel 38b en 38c van de wet. De handtekeningen op de presentielijst zijn bedoeld om formeel vast te stellen, dat het vergaderquorum aanwezig is. De lijst kan niet dienen om het stemquorum vast te stellen. De ondertekening door dijkgraaf en secretaris dient te waarborgen dat de lijst volledig is en het quorum aanwezig was. In een digitale vergadering kan hiervan afgeweken worden.
Voor ordentelijke vergaderingen en voor een eventueel videosysteem is het van belang dat een ieder zijn vaste zitplaats heeft. De dijkgraaf kan de indeling herzien, als daartoe aanleiding bestaat. Ook andere personen kunnen uitgenodigd worden om ter vergadering aanwezig te zijn. De dijkgraaf is de aangewezen persoon om voor een zitplaats voor hen te zorgen.
Artikel 16. Opening vergadering; quorum
De vergadering kan beginnen, als meer dan de helft van het aantal zitting hebbende algemeen bestuursleden aanwezig is en de presentielijst heeft getekend. Ingeval een vergadering niet kan worden geopend, kan ingevolge artikel 38b, tweede lid, onder b, van de Waterschapswet in een volgende vergadering besluitvorming plaatsvinden zonder quorum.
Artikel 18. Verslag en besluitenlijst
Een audio- of audiovisuele registratie van de vergadering kan in de plaats komen van het geschreven verslag of de notulen, zie ook de begripsomschrijvingen bij artikel 1. Daarnaast stelt de secretaris een besluitenlijst op.
Omtrent de ingekomen stukken worden alleen voorstellen gedaan en besluiten genomen van procedurele aard, bijvoorbeeld ter kennisneming, steunen, afwijzen, in behandeling nemen, doorsturen naar een commissie, ter afdoening in handen stellen van het college van dijkgraaf en hoogheemraden etc. Inhoudelijke discussie over de stukken kan de dijkgraaf buiten de orde verklaren. Wanneer een ingekomen stuk leidt tot inhoudelijke discussie en besluitvorming, dient dit op de gebruikelijke wijze te worden voorbereid. De schriftelijke mededelingen van het college van dijkgraaf en hoogheemraden aan het algemeen bestuur zijn ook een ingekomen stuk, net als stukken van de rekenkamer(commissie). Het algemeen bestuur stelt op voorstel van het college van dijkgraaf en hoogheemraden de wijze van afdoening van de ingekomen stukken vast.
De inspreker meldt zich uiterlijk 24 uur voor de aanvang van de vergadering aan de voorzitter of de secretaris onder vermelding van het onderwerp of agendapunt. Het onderwerp hoeft dus niet op de agenda te staan. Indien een inspreker dat wenst kan de op schrift gestelde inspreektekst ter vergadering op papier worden uitgereikt aan de leden van het algemeen bestuur en het aanwezige publiek, of deze kan digitaal ter beschikking worden gesteld. De voorzitter kan leden van het algemeen bestuur de gelegenheid geven om na afronding van het inspreken de inspreker een korte, verhelderende vraag te stellen, waarna de inspreker deze kan beantwoorden. De inspreker spreekt als deze daartoe het woord krijgt van de voorzitter en neemt dus niet deel aan de bestuurlijke beraadslagingen. Een lid van het college kan door de voorzitter in de gelegenheid worden gesteld tot het geven van een korte mondelinge reactie.
De voorzitter geeft insprekers het woord op volgorde van aanmelding. De voorzitter kan van de volgorde afwijken, indien dit in het belang is van de orde van de vergadering. De voorzitter kan de vergadering voorstellen de inspreker het woord te geven direct voorafgaande aan de behandeling van het agendapunt waarover de inspreker het woord wil voeren. Wat ook kan is dat de voorzitter het algemeen bestuur voorstelt om het agendapunt, waarover de inspreker het woord wil voeren, naar voren te halen. In dat geval hoeft de inspreker minder lang te wachten tot het agendapunt aan de orde is.
Artikel 23. Handhaving orde; schorsing
Het eerste lid verzekert dat leden van het algemeen bestuur vrijelijk kunnen spreken. Wel zijn
interrupties toegestaan voor zover de dijkgraaf bij een overvloed aan interrupties of in het belang van de voortgang van de beraadslagingen niet bepaalt dat een spreker zijn betoog zonder verdere interrupties afrondt. Om te bevorderen dat leden van het algemeen bestuur zich niet belemmerd voelen om hun mening te uiten, is in artikel 39 van de wet bepaald dat zij niet in rechte vervolgd kunnen worden, aan te spreken zijn of verplicht zijn getuigenis af te leggen over hetgeen zij in de vergadering zeggen of schriftelijk overleggen (het verschoningsrecht). Los daarvan zal de voorzitter moeten ingrijpen als een lid van het algemeen bestuur zich gedraagt zoals in het tweede lid beschreven.
Teneinde de vergaderduur niet te zeer te verlengen wordt over een voorstel dat in onderdelen of artikelen is verdeeld, in principe in zijn geheel beraadslaagd. In het eerste lid is een uitzonderingsmogelijkheid opgenomen. Het tweede lid voorziet in de mogelijkheid de vergadering te schorsen voor nader onderling beraad. Een fractie of een aantal leden van het algemeen bestuur kunnen zich voor onderling beraad terugtrekken in een vergaderkamer, voor zover beschikbaar.
Artikel 25. Deelname aan de beraadslaging door anderen
Deze bepaling is opgenomen in verband met het in artikel 39 van de wet geregelde verschoningsrecht van leden van het algemeen bestuur en anderen die deelnemen aan de vergadering. De dijkgraaf heeft het recht (het woord te voeren en) deel te nemen aan de beraadslagingen op grond van artikel 94 van de wet. In het tweede lid wordt het begrip ‘beslissing’ gebruikt. Het gaat hier namelijk niet om het besluitbegrip in de zin van de Algemene wet bestuursrecht.
Stemverklaringen zullen kort moeten zijn en mogen niet het karakter krijgen van een derde termijn, als laatste reactie op de vorige spreker. De stemverklaringen worden gegeven vóór de voorzitter de wijze van stemming aan de orde stelt.
De dijkgraaf kan de beraadslaging sluiten, als hij vaststelt dat een onderwerp voldoende is toegelicht, tenzij het algemeen bestuur anders beslist. De dijkgraaf formuleert daarna de te nemen eindbeslissing. Als geen stemming wordt gevraagd, is het voorstel aangenomen.
Artikel 28. Algemene bepalingen over stemming
Als een lid te kennen geeft stemming te wensen, moet de stemming plaatsvinden. Als regel zal stemmen bij handopsteking toereikend zijn. Maar een lid kan ook vragen om hoofdelijke stemming. Het algemeen bestuur heeft niet de bevoegdheid hiervan af te wijken. Vraagt niemand stemming, dan wordt het voorstel geacht te zijn aangenomen.
De regeling in het tweede lid kan enkel toepassing krijgen, als de uitkomst van de stemming tevoren duidelijk is en slechts enkele leden zouden tegenstemmen. Een lid van het algemeen bestuur kan zich alleen onthouden van stemming op grond van artikel 38a van de wet. In alle andere gevallen is een lid van het algemeen bestuur verplicht stelling in te nemen en te stemmen. Stemmingen zijn in principe ook openbaar. Een lid van het algemeen bestuur als gekozen of benoemde vertegenwoordiger van zijn categorie van belanghebbenden dient duidelijk te zijn in zijn of haar rol. Door de openbaarheid is het voor de achterban (kiezers of benoemende koepels) duidelijk hoe ze vertegenwoordigd worden.
In de Winsumuitspraak (ABRvS, 7 augustus 2002, uitspraak 200200897/1) is het hoger beroep op artikel 28 van de Gemeentewet (overeenkomend met artikel 38a Waterschapswet) afgewezen, maar heeft de Afdeling bestuursrechtspraak van de Raad van State (hierna: Afdeling) wel geconcludeerd dat het genomen besluit in strijd is met artikel 2:4 van de Awb omdat de schijn van belangenverstrengeling onvoldoende was vermeden. Naar aanleiding van deze uitspraak zijn er vragen gerezen over de mogelijke gevolgen voor stemprocedures en de verantwoordelijkheden in vertegenwoordigende lichamen.
In deze uitspraak geeft de Afdeling het rechtsbeginsel neergelegd in artikel 2:4 van de Awb voorrang boven hetgeen in artikel 28 van de Gemeentewet (overeenkomend met artikel 38a Waterschapswet)is bepaald. Over de mogelijke gevolgen van de uitspraak adviseerde de toenmalige minister van BZK het volgende:
"de beslissing over stemonthouding dient voorbehouden te blijven aan het individuele raadslid; bij stemming heeft de raad geen optie dan te waarschuwen dat het te nemen besluit wel eens aanvechtbaar zou kunnen zijn in een bezwaarschriftprocedure of bij de bestuursrechter of in het kader van een spontane vernietiging door de Kroon (artikel 268 van de Gemeentewet); de raad kan in dergelijke gevallen een belangrijke rol spelen door in algemene zin te bespreken, individuele raadsleden door hun handelen de schijn van belangenverstrengeling kunnen wekken en hoe dat voorkomen kan worden (en dit bijvoorbeeld opnemen in de gedragscode); uiteraard is de gedragscode in juridische zin niet bindend, dit is tevens niet wenselijk."
Er is echter inmiddels vervolgjurisprudentie beschikbaar:
In ABRvS 30 juni 2010, LJN BM9710, AB 2010/310 oordeelde de Afdeling dat in het midden kon blijven of twee raadsleden een persoonlijk belang hadden bij de vaststelling van een bestemmingsplan, omdat het bestemmingsplan met de grootst mogelijke meerderheid door de raad was vastgesteld. Zelfs indien zou worden vastgesteld dat de twee raadsleden een persoonlijk belang hadden bij de planvaststelling, hebben zij geen beslissende stem in de uitkomst gehad;
In ABRvS 22 juni 2011, LJN BQ8863, AB 2011/261 overwoog de Afdeling dat een raadslid dat woonde en werkte op een bedrijventerrein een persoonlijk belang had bij de vaststelling van een bestemmingsplan voor dat bedrijventerrein. De Afdeling oordeelde dat in strijd was gehandeld met artikel 2:4 van de Awb omdat naar derden de schijn is gewekt dat het persoonlijke belang van invloed is geweest op de besluitvorming. Daarbij speelde een rol dat het raadslid tijdens de vergadering van de raad veelvuldig het woord heeft gevoerd en namens zijn fractie een aantal amendementen heeft ingediend en voorgelezen die in feite tot gevolg hebben dat een gunstiger woon- en leefklimaat ontstaat ter hoogte van gronden van het betreffende raadslid. De Afdeling achtte niet van belang of het raadslid daadwerkelijk het oogmerk had te bewerkstelligen een plan ten gunste van zijn leefklimaat vast te stellen. Ook indien van de goede trouw van het raadslid kan worden uitgegaan, kan de schijn van belangenverstrengeling zijn gewekt. Ook het gegeven dat het raadslid niet bij alle amendementen een doorslaggevende stem heeft gehad leidt niet een ander oordeel, omdat gelet op het feit dat het raadslid veelvuldig het woord heeft gevoerd niet kan worden gesteld dat niet de schijn is gewekt dat hij invloed heeft gehad op de besluitvorming;
In ABRvS 6 februari 2013, LJN BZ0796 preciseert de Afdeling haar hiervoor vermelde uitspraak van 22 juni 2011. In de zaak die tot de uitspraak van 6 februari 2013 heeft geleid ging het om een besluit van een gemeenteraad om een bestemmingsplan niet vast te stellen. Dat besluit was genomen met de kleinst mogelijke meerderheid, waarbij een raadslid die mogelijk belanghebbende in de zin van artikel 1:2 van de Awb was, tegen de vaststelling van het plan had gestemd. De Afdeling overwoog dat, in aanmerking genomen dat het hier gaat om besluitvorming door de gemeenteraad die een belangenafweging vergt waarbij politieke inzichten een belangrijke rol spelen, het in de rede ligt voor de invulling van het begrip ‘persoonlijk belang’ in artikel 2:4, tweede lid, van de Awb aansluiting te zoeken bij artikel 28, eerste lid, onder a, van de wet. Deze bepaling dient strikt te worden uitgelegd, nu daarbij het fundamentele recht van een raadslid om deel te nemen aan een stemming wordt ingeperkt. Uit artikel 2:4 van de Awb volgt dus — en de Afdeling preciseert hiermee haar (hiervoor vermelde) uitspraak van 22 juni 2011 — in het algemeen niet dat een persoon die deel uitmaakt van een democratisch gekozen bestuursorgaan zoals de gemeenteraad en die bij een besluit belanghebbende is als bedoeld in artikel 1:2, eerste lid, van de Awb, zich zou moeten onthouden van deelname aan de besluitvorming. Dit zou afbreuk doen aan de taak en de fundamentele rechten van een gekozen volksvertegenwoordiger en daarmee aan het democratisch proces.
De Afdeling heeft in haar uitspraak van 6 februari 2013 in aanvulling op het voorgaande overwogen dat er zich evenwel bijkomende omstandigheden kunnen voordoen die maken dat de behartiging van het persoonlijk belang van een raadslid zodanig aan de orde is bij het onderwerp van de besluitvorming dat hij daaraan niet behoort deel te nemen. Weliswaar kan de gemeenteraad niet verhinderen dat een lid deelneemt aan de besluitvorming en aan stemmingen, maar deelname van een lid kan er bij aanwezigheid van zo’n persoonlijk belang wel toe leiden dat de bestuursrechter tot het oordeel moet komen dat het desbetreffende besluit is genomen in strijd met artikel 2:4 van de Awb. De conclusie dat het betrokken bestuursorgaan in strijd met deze bepaling een besluit heeft genomen, kan echter pas worden getrokken wanneer aannemelijk is dat het betrokken raadslid de besluitvorming daadwerkelijk heeft beïnvloed.
De bovenstaande jurisprudentie betreft de gemeenteraad, maar kan worden geacht eveneens van toepassing te zijn op andere vertegenwoordigende lichamen, zoals het algemeen bestuur.
Als bij het staken van de stemmen de vergadering voltallig is, wordt het voorstel geacht te zijn verworpen. Is de vergadering niet voltallig, dan wordt het nemen van het besluit tot een volgende vergadering uitgesteld. Als ook dan de stemmen staken, wordt het voorstel geacht niet te zijn aangenomen.
In waterschappen kan een elektronisch stemsysteem gebruikt worden waarbij de openbaarheid gewaarborgd wordt doordat de naam van het lid van het algemeen bestuur gekoppeld wordt aan het voor of tegen. Dit is te lezen op een scherm, de afdruk ervan wordt meegenomen in de verslaglegging. Deze manier van stemmen is mogelijk op grond van de wet.
In het vierde lid wordt ingegaan op de procedure van hoofdelijke stemming. Praktisch gezien verdient het aanbeveling de volgorde van stemmen te bepalen aan het begin van de vergadering; deze volgorde geldt dan voor de gehele vergadering. Dat is geregeld in artikel 17.
In het vijfde lid bewust de term ‘verklaren’ gehanteerd (en niet ‘uitspreken’), waarmee buiten twijfel staat dat dit artikellid ook van toepassing is op digitale stemmingen.
Artikel 29. Volgorde stemming over amendementen en moties
Voor alle duidelijkheid wordt hier een verschil in procedure aangegeven tussen een motie en een amendement. Een amendement strekt tot wijziging van een voorstel en komt daarom in stemming voorafgaand aan de stemming over dat voorstel. Een motie strekt niet tot wijziging van een voorgesteld besluit; over een motie wordt een apart besluit genomen, nadat de besluitvorming over het aanhangige voorstel is afgerond. Bij een motie over een afzonderlijk onderwerp geldt dit uiteraard niet en is het vierde lid niet van toepassing. Bovendien kan het algemeen bestuur besluiten af te wijken van deze stemvolgorde.
Artikel 30. Stemming over personen
Over de benoeming, voordracht of aanbeveling van personen, dient de eventuele stemming (als deze wordt verlangd) schriftelijk te geschieden door middel van gesloten en ongetekende stembriefjes. Op deze wijze is geheimhouding gewaarborgd. Het is mogelijk om met elektronische stemsystemen te werken, maar het reglement van orde gaat vooralsnog uit van een stemming door middel van behoorlijk ingevulde stembriefjes. Een blanco stembriefje wordt niet aangemerkt als een behoorlijk ingevuld stembriefje. In geval van een schriftelijke stemming wordt dan ook geen rekening gehouden met blanco stembriefjes. Een blanco of verkeerd ingevuld stembriefje telt wel mee bij de bepaling van het quorum. Het algemeen bestuur oordeelt uiteindelijk of een stembriefje behoorlijk is ingevuld.
De term ‘volstrekte meerderheid’, als genoemd in artikel 38c van de Waterschapswet, is de formulering van de wet. Hiermee wordt bedoeld de helft plus één.
Bij een benoeming stelt het algemeen bestuur een specifiek persoon aan in een bepaald ambt (lid van het dagelijks bestuur, secretaris, ombudsman etc). Op het stembiljet kan de naam van de te benoemen persoon (niet de partij) met daarachter de opties “voor” en “tegen” worden vermeld. Onder voordracht wordt verstaan het als kandidaat voorstellen van een persoon voor een bepaald ambt. Een voordracht is voor het algemeen bestuur bindend, op de stembiljetten dienen de namen van de voorgedragen perso(o)n(en) te worden vermeld met daarachter de opties “voor” en “tegen”. Bij een aanbeveling wordt voorgesteld om bepaalde personen voor een bepaald ambt voor te dragen, het algemeen bestuur mag van de aanbevelingen afwijken. Het betreft hier een zogenaamde vrije stemming. Op de stembiljetten kunnen de namen van de aanbevolen personen te worden vermeld met daarachter de opties “voor” en “tegen” én een vrije ruimte waar een kandidaat van eigen keuze kan worden ingevuld.
Bij een stemming over de benoeming van een hoogheemraad is er sprake van een vrije stemming. Er is geen sprake van een voordracht. Een lid van het algemeen bestuur mag als beoogd hoogheemraad meestemmen over zijn of haar eigen benoeming. Een voorstel tot benoeming gaat hem of haar persoonlijk aan ‘wanneer hij behoort tot de personen tot wie de keuze door een voordracht op een herstemming is beperkt’ (artikel 38a, derde lid Waterschapswet). Dat is in casu niet aan de orde, omdat er ook op een ander persoon kan worden gestemd. De aard van de stemming is derhalve van belang.
Artikel 32A. Opgelegde geheimhouding
Artikel 32A ziet op de situatie dat informatie door het algemeen bestuur is ontvangen of (door)verstrekt. Het heeft geen betrekking op de onderlinge informatieverstrekkingen van de andere organen van het waterschap. Met deze scope zijn de artikelen 55b tot en met 55d Waterschapswet in artikel 32A verwerkt.
Net als in hoofdstuk VIIIA Waterschapswet wordt onderscheid gemaakt tussen het opleggen van een verplichting tot geheimhouding (lid 1) en de (door)verstrekking ervan (leden 2 en 3). Bij dat laatste zijn er twee gezichtspunten: verstrekken aan en door het algemeen bestuur. Dezelfde perspectieven zijn ook relevant bij de opheffing van de geheimhoudingsverplichting (leden 7 tot en met 9).
Artikel 32A lid 4 schijft voor om een register bij te houden van de informatie ten aanzien waarvan geheimhouding geldt. Deze verplichting is niet herleidbaar tot de Waterschapswet. Het komt voort uit de gedachte dat een dergelijk register bevorderlijk is voor de daadwerkelijke naleving van de geheimhoudingsbepalingen.
Gelet op het systeem van het onderhavige reglement van orde1 is ervoor gekozen om de regeling van deze opgelegde geheimhouding niet samen te voegen met de regeling van de besloten vergadering (H7) en de bijbehorende geheimhouding van rechtswege. In plaats daarvan is zij als nieuwe slotparagraaf (“Paragraaf 4. Geheimhouding als uitzondering in de zin van de Wet open overheid”) opgenomen in hoofdstuk 3, als onderdeel van een reeks paragrafen die zien op openbare vergaderingen. Aldus kan binnen hetzelfde hoofdstuk vanuit artikelen 10, 12 en 13 goed worden geschakeld met artikel 32A, terwijl vermeden wordt dat H7, mede gelet op de schakelbepaling van artikel 44, te ingewikkeld wordt door een tweedeling.
Artikel 33. Amendementen en subamendementen
Elk lid van het algemeen bestuur kan wijzigingen op het voorstel van het college of op initiatiefvoorstellen indienen ter behandeling in het algemeen bestuur, de zogenaamde amendementen. Het indienen van een amendement behoeft geen steun (‘drempelsteun’) van andere leden van het algemeen bestuur. Zie ook de definities van het amendement en subamendement in artikel 1 (begripsomschrijvingen) van dit reglement van orde. Wanneer een amendement is ingediend, kan dit voor een ander lid van het algemeen bestuur aanleiding zijn, op dit amendement nog weer een wijziging voor te stellen, het subamendement. Een (sub)amendement kan ingediend worden op een voorgesteld besluit, dat aanhangig is. De beraadslaging over het (sub)amendement vindt plaats in ten hoogste twee termijnen. Indien (in uitzonderlijke situaties) een ingediend amendement verdere beraadslaging noodzakelijk maakt, kan het algemeen bestuur besluiten tot een derde termijn (artikel 20).
Het is praktisch dat een lid van het algemeen bestuur aanwezig is voor de behandeling van zijn of haar (sub)amendement. Dit omdat doorgaans een (sub)amendement toegelicht wordt door de indiener. Daarom is in het derde lid bepaald dat er alleen wordt beraadslaagd over amendementen en subamendementen die ingediend zijn door leden die de presentielijst getekend hebben en in de vergadering aanwezig zijn.
In artikel 1 is de definitie van het begrip ‘motie’ gegeven. Een ‘motie’ is een voorstel tot het doen van een uitspraak. Het kan gaan om het uitspreken van een wens (van inhoudelijke, politieke of procedurele aard), het uitspreken van instemming dan wel afkeuring over bepaalde ontwikkelingen of om het doen van een verzoek. Een motie betreft dus niet een concreet besluit dat op rechtsgevolg is gericht; een motie heeft geen juridische, maar een politieke betekenis. Daarom is het college formeel niet aan een motie gebonden of tot uitvoering ervan verplicht. Wel kan het naast zich neerleggen van een motie door het college leiden tot een vertrouwensbreuk tussen algemeen bestuur en college en hieruit kan het college dan zijn consequentie trekken.
Voor wat betreft de besluitvormingsprocedure omtrent een motie wordt opgemerkt dat over een motie een apart besluit wordt genomen. Voor de beraadslaging over een motie over een aanhangig onderwerp geldt dat deze niet plaatsvindt in afzonderlijke termijnen, maar gelijktijdig met de beraadslaging over het onderwerp waarop de motie betrekking heeft (tweede lid).
Een besluit over een motie over een niet op de agenda opgenomen onderwerp vindt aan het einde van de vergadering plaats (derde lid). Dergelijke moties benaderen de in artikel 36 geregelde initiatiefvoorstellen. Het indienen van een motie behoeft geen steun (‘drempelsteun’) van andere leden van het algemeen bestuur. In de praktijk volstaat het soms om een motie aan te kondigen (dus nog niet in te dienen) om het college of het algemeen bestuur te doen bewegen in de door de opsteller van de motie gewenste richting.
Artikel 36. Initiatiefvoorstel
Het is de taak van het college van dijkgraaf en hoogheemraden aan het algemeen bestuur de nodige voorstellen te doen. Maar leden van het algemeen bestuur moeten ook zelf een voorstel voor een ontwerpverordening of ontwerpbeslissing ter behandeling bij het algemeen bestuur kunnen indienen als het college niet of naar het oordeel van één of meer leden niet tijdig zelf met voorstellen komt. Hiervoor is het recht van initiatief toegekend. De voorzitter geeft de voorsteller de gelegenheid het voorstel toe te lichten. Het indienen van een initiatiefvoorstel behoeft geen steun (‘drempelsteun’) van andere leden van het algemeen bestuur, maar het algemeen bestuur kan wel nadere voorwaarden stellen aan de indiening en behandeling van een initiatiefvoorstel.
Het interpellatierecht ligt in het verlengde van het mondelinge vragenrecht en is een zwaarder instrument. Het gaat om een recht van een lid van het algemeen bestuur om tijdens een vergadering over een niet geagendeerd onderwerp inlichtingen aan het college van dijkgraaf en hoogheemraden of de dijkgraaf te vragen. Daarvoor is verlof van het algemeen bestuur nodig, omdat de vergaderorde wordt doorbroken. Een verzoek tot interpellatie kan uiterlijk tot 48 uur vóór een vergadering van het algemeen bestuur worden ingediend, zodat er voldoende tijd is om het voor te bereiden. Als er minder tijd zit tussen het verzoek en de vergadering, schuift het door naar de eerstvolgende vergadering.
Artikel 38. Schriftelijke vragen
Het vragenrecht geeft aan de leden van het algemeen bestuur het recht informatie te vragen over aangelegenheden die tot de bevoegdheid van het college van dijkgraaf en hoogheemraden of de dijkgraaf behoren. Het karakter van deze vragen is primair van informatieve strekking. Op grond van deze bepaling kan een lid van het algemeen bestuur schriftelijke vragen stellen aan het college van dijkgraaf en hoogheemraden of de dijkgraaf, al naar gelang wie verantwoordelijk is. Het verspreiden van het antwoord gebeurt door de secretaris of een aangewezen medewerker. De schriftelijke vragen en antwoorden worden geplaatst op de lijst van ingekomen stukken.
In dit artikel wordt een procedurele uitwerking gegeven van de inlichtingenplicht die het college van dijkgraaf en hoogheemraden (artikel 89, tweede lid, Waterschapswet) en de dijkgraaf (artikel 97, tweede lid, Waterschapswet) hebben ten opzichte van het algemeen bestuur. Deze passieve inlichtingenplicht is de klassieke informatieplicht die het college opdraagt de door het algemeen bestuur gevraagde inlichtingen te verstrekken, tenzij het openbare belang zich daartegen verzet. Dit recht om inlichtingen te vragen komt eveneens toe aan individuele leden van het algemeen bestuur. Daarmee wordt voorkomen dat een meerderheid in het algemeen bestuur om (partij)politieke redenen belemmeringen opwerpt tegen het vragen van inlichtingen door een lid of minderheid in het algemeen. Door middel van deze bepaling in het reglement van orde brengt het algemeen bestuur op grond van doelmatigheidsoverwegingen een zekere ordening aan in de wijze waarop het inlichtingenrecht wordt uitgeoefend. Het algemeen bestuur gaat immers over de agenda en de vergaderorde.
Meldingen over bijvoorbeeld overstromende of droogvallende sloten en vervuiling van het water, horen niet in de rondvraag. Deze kunnen door iedereen worden gedaan via de website of, bij dreigend gevaar, telefonisch (zie Melding maken (schielandendekrimpenerwaard.nl). De melding wordt dan zo spoedig mogelijk afgedaan, waarbij de voortgang wordt gemonitord.
Artikel 43. Verslag en verantwoording
Leden van het algemeen bestuur (of in voorkomende gevallen de dijkgraaf, een lid van het college van dijkgraaf en hoogheemraden of de secretaris), die lid zijn van een algemeen bestuur van een gemeenschappelijke regeling, verrichten aldaar hun taak zowel als leden van dat bestuur en als vertegenwoordiger van en in naam van het waterschap. Voor de wijze, waarop zij in het bestuur van de gemeenschappelijke regeling functioneren, zijn zij verantwoording verschuldigd aan het algemeen bestuur, dat hen heeft aangewezen.
In het eerste lid van dit artikel is een regeling getroffen voor mondelinge verslaglegging (uiteraard kan ook een ander moment worden gekozen). En wordt aangegeven dat bespreking in een adviescommissie kan plaatsvinden. In het tweede lid wordt de mogelijkheid tot het stellen van schriftelijke vragen aangegeven, overeenkomstig de regels, daarvoor gesteld in artikel 38 van dit reglement. Het derde lid bevat de procedure voor het ter verantwoording roepen, die aansluit bij de regels voor inlichtingen. Het ligt in de rede de bepalingen van dit artikel ook van toepassing te verklaren op andere organisaties, waarin het algemeen bestuur een of meer van zijn leden of de dijkgraaf heeft benoemd. Hierbij valt te denken aan stichtingen en vennootschappen. Hierin voorziet het vierde lid.
Ingevolge artikel 35 Waterschapswet zijn de vergaderingen van het algemeen bestuur in beginsel openbaar. Bij wijze van uitzondering kan worden beslist om in beslotenheid te vergaderen. Op deze besloten vergaderingen heeft hoofdstuk 7 van dit reglement betrekking. De overige hoofdstukken van het reglement zijn hierop van overeenkomstige toepassing. Althans voor zover ze niet in strijd zij met het besloten karakter van de vergadering. Ook laten ze het bepaalde in Hoofdstuk 7 onverlet.
Artikel 45. Geheimhouding van rechtswege
Artikel 45 heeft betrekking op de geheimhouding die ingevolge artikel 35 Waterschapswet van rechtswege ontstaat wanneer het algemeen bestuur heeft beslist om achter gesloten deuren te vergaderen. Naast hetgeen artikel 35 Waterschapswet bepaalt over het ontstaan, voortduren en eindigen van deze verplichting tot geheimhouding, en de verslaglegging, zijn in artikel 45 ook relevante bepalingen van Hoofdstuk VIIIA Waterschapswet verwerkt. Denk bijvoorbeeld aan het bepaalde over de verstrekking van deze geheime informatie (art. 55c lid 1), of de adressaat van de geheimhoudingsverplichting (55d lid 2).
Artikel 45 lid 3 is niet terug te voeren op de Waterschapswet. Het verdient echter aanbeveling om een register bij te houden van de informatie ten aanzien waarvan geheimhouding geldt. Het kan fungeren als een instrument voor de daadwerkelijke naleving van de geheimhoudingsbepalingen.
Een besluit tot opheffing van de geheimhoudingsverplichting moet bekend worden gemaakt om werking te hebben. Vandaar artikel 45 lid 7. De termijn sluit aan op artikel 46 lid 5 juncto 18 lid 2 van onderhavig reglement.
Artikel 46. Verslag en besluitenlijst besloten vergadering
Ingevolge art. 35 lid 4 Waterschapswet geldt de verplichting tot geheimhouding bij besloten vergaderingen van rechtswege. En deze verplichting geldt totdat het algemeen bestuur haar opheft (vgl. art. 45 RvO VV). In samenhang hiermee geeft artikel 46 afwijkende voorschriften voor het verslag en de besluitenlijst. Daarbij is het bepaalde in artikel 35 lid 5 Waterschapswet en artikel 18 lid 2 van onderhavig reglement in acht genomen.