| Organisatie | Haaren |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Organisatieverordening Gemeente Haaren 2003 |
| Citeertitel | Organisatieverordening Gemeente Haaren 2003 |
| Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp |
Geen.
Gemeentewet art. 160, lid 1, sub c
Geen.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 18-03-2003 | 14-11-2006 | Intrekking | 18-03-2003 Intranet (intern), 19-03-2003 | B&W voorstel 18-03-2003 |
Burgemeester en wethouders van de gemeente Haaren;in zijn vergadering van 18 maart 2003gelet op het besluit van de gemeenteraad van 22 november 2001;gelet op het bepaalde in artikel 160 lid 1 onder c van de Gemeentewet;overwegende dat het wenselijk is om de organisatieaanpassingen waartoe de raad in zijn vergadering van 22 november 2001 heeft besloten vast te leggen in algemene regels met betrekking tot de organisatie en de werkwijze van de ambtelijke organisatie;dat aan de vakbonden in het kader van de hoorbepalingen in de CAR/UWO de mogelijkheid is gegeven om zienswijzen in te brengen; dat de gemaakte opmerkingen zijn verwerkt in de organisatieverordening.BESLUIT:onder intrekking van de Organisatieverordening gemeente Haaren 2000, zoals deze door de raad in zijn vergadering van 22 juni 2000 is vastgesteld;vast te stellen de navolgende
Hoofdstuk I ORGANISATIEVERORDENING GEMEENTE HAAREN 2003
Het ambtelijk apparaat wordt ingedeeld in organisatorische eenheden, die worden aangeduid met de algemene benaming: sectoren. Elke sector is onderverdeeld in afdelingen.
Sector organisatorische eenheid, als zodanig aangewezen en genoemd in artikel 3 van deze verordening.Afdeling organisatorische eenheid, hangende onder een sector en als zodanig aangewezen in artikel 3 van deze verordening.;Managementteam Het team gevormd door de gemeentesecretaris en de sectordirecteuren van de sector Publiekszaken en de sector Middelen.Gemeentesecretaris De ambtenaar door het college benoemd die gemeentesecretaris en algemeen directeur is.Voorzitter De voorzitter van het MT.Sectordirecteur De ambtenaar die als zodanig door burgemeester en wethouders is benoemd en die verantwoordelijk is voor de leiding van een sector.Afdelingshoofd De ambtenaar die als zodanig door burgemeester en wethouders is benoemd en die verantwoordelijk is voor de leiding van een afdeling.Projectorganisatie Indien bij de beleidsvoorbereiding door het ambtelijk apparaat sprake is van een complexe materie waarbij meerdere disciplines betrokken zijn en een grote slagkracht vereist is, wordt gekozen voor een projectorganisatie met instelling van een stuur- of projectgroep door het college van burgemeester en wethouders.Bestuursopdracht Deze wordt gehanteerd ingeval een nadrukkelijke politieke keuze ten grondslag ligt aan een uit te werken project of beleidsnota. De bestuursopdracht wordt gegeven door het college van burgemeester en wethouders.Integraal advies advies waaruit blijkt dat alle benodigde disciplines uit de organisatie hun inbreng hebben gehad en waarin keuzemogelijkheden en overwegingen welke hebben geleid tot het advies in beeld zijn gebracht.
De ambtelijke organisatie is schematisch weergegeven in bijgevoegd organogram en bestaat uit de navolgende onderdelen:§ Sector Publiekszakenwaaronder resorterend:afdeling Ruimtelijke Ontwikkelingafdeling Ruimtelijk beheerafdeling Burgerzaken§ Sector Middelenwaaronder resorterend:afdeling Algemene zakenafdeling Financiënafdeling Facilitaire zaken
Om een logische opbouw van de afdelingen te bewerkstelligen worden de afdelingen onderverdeeld in secties. Van enkele secties maakt een beleidsmedewerker/1e medewerker deel uit. Het is mogelijk dat het afdelingshoofd van een van de secties het 1e medewerkerschap op zich neemt. De te onderscheiden secties zijn aangegeven in het bij deze verordening behorende organigram.
Hoofdstuk II De gemeentesecretaris
Tenzij bij afzonderlijke verordening of besluit geregeld, is het bepaalde in artikel 5 van toepassing voor zover het betreft de daarin opgenomen taken ten aanzien van door, het college van burgemeester en wethouders of de burgemeester ingestelde commissies van overeenkomstige toepassing met dien verstande dat het stellen van nadere regels en richtlijnen als bedoeld in voornoemde artikelen geschiedt door het college van burgemeester en wethouders dan wel de burgemeester.
Ten opzichte van het ambtelijk apparaat beschikt de secretaris, indien er tussen hem/haar en een sectordirecteur geen overeenstemming kan worden bereikt, over een aanwijzingsbevoegdheid om aan de sectordirecteuren dan wel aan de hieronder ressorterende afdelingshoofden en/of medewerk(st)ers rechtstreeks die opdrachten te verstrekken die voor een goede invulling van zijn/haar taak nodig zijn.
Onverminderd de gezamenlijke verantwoordelijkheid van het managementteam en met inachtneming van de bevoegdheden van de sectordirecteuren heeft de gemeentesecretaris de eindverantwoordelijkheid voor:§ een voldoende kwaliteit van de ambtelijke advisering en ondersteuning van het college van burgemeeester en wethouders en de burgemeester;§ het tijdig en voldoende voorzien van deze bestuursorganen van de nodige ambtelijke adviezen en ondersteuning;§ een voldoende planning van activiteiten en de uitvoering daarvan met inachtneming van het terzake vastgestelde beleid.§ de samenhang alsmede een voldoende gecoördineerde en geïntegreerd handelen van de verschillende onderdelen;§ een goede kwaliteit van het management en de organisatie van het ambtelijk apparaat;§ het op doelmatige wijze ter zijde staan van de bestuursorganen van de ambtelijke organisatie;§ het algemeen beheer en de overall van de sectoren.
Hoofdstuk III De sectordirecteuren
De sectordirecteuren zijn binnen de door burgemeester en wethouders gegeven richtlijnen en het door dezen gevoerde beleid de verantwoordelijkheid voor:§ een effectieve leiding van de sector;§ de strategische leiding van de sector;§ een kwalitatief goede en integrale beleids- en besluitvoorbereiding en uitvoering alsmede een effectieve werkplanning dienaangaande;§ een goede hantering en toepassing van processen, procedures en prioriteiten;§ het scheppen van voorwaarden voor een goed werkklimaat voor een goed kwaliteitspeil van de medewerk(st)ers;§ een optimale informatieoverdracht zowel aan de medewerk(st)ers als aan de gemeentesecretaris en de portefeuillehouder(s).
De sectordirecteur zorgt voor een regelmatig gestructureerd overleg met de portefeuillehouder(s) over beleidsaangelegenheden die het taakgebied van de sector betreffen. Essentiële punten uit dat overleg worden door hem/haar in de vergadering van het managementteam aan de orde gesteld.
De sectordirecteur pleegt regelmatig overleg met de afdelingshoofden binnen zijn sector over:§ het te voeren beleid binnen de afdelingen en het werkoverleg binnen de afdelingen;§ het personeelsbeleid;§ de planning§ het budgetbeheer;§ de voortgang van de werkzaamheden;§ alle overige zaken de sector betreffende, waaronder de informatie die voortvloeit uit de besprekingen in het managementteam en andere overlegvormen.
Hoofdstuk IV De afdelingshoofden
De afdelingshoofden hebben binnen de door de sectorhoofden gegeven richtlijnen de zorg voor:§ een effectieve operationele leiding van de afdeling;§ de zorg voor het coachen van de medewerkers;§ de verdeling van de werkzaamheden op de afdeling;§ de voortgangsbewaking op de afdeling;§ het toezien op de inhoudelijke kwaliteit en het bepalen van de behoefte aan deskundigheidsbevordering van medewerkers§ het met de medewerkers vorm geven aan het jaarlijks op te stellen afdelingsplan.§ het budgetbeheer aangaande de binnen zijn afdeling uit te voeren taken;§ het inhoudelijk meewerken aan de “zware” stukken van de afdeling;§ het houden en bewaken van de werkoverleggen op de afdeling.
Hoofdstuk V Het Managementteam
Het managementteam dient binnen het door het college van burgemeester en wethouders gevoerde en geschreven beleid de volgende zaken ter hand te nemen:§ het managementteam bevordert een geïntegreerde wijze van werken, stemt de activiteiten van de verschillende sectoren op elkaar af en bewerkstelligt het oplossen van eventuele knelpunten. Ten aanzien van werkzaamheden die in aanmerking komen voor interdisciplinaire (projectgewijze) aanpak over afdelingen heen worden nadrukkelijke afspraken gemaakt.§ het managementteam draagt er zorg voor dat de processen van projecten worden bewaakt in tijd, capaciteitsbesteding, kosten, kwaliteit en presentatie en rapporteert aan de bestuursorganen over de tijdige voortgang van de projecten;§ het managementteam coördineert een effectief proces van beleidsadvisering, -voorbereiding en –uitvoering en bewaakt de voortgang daarvan. Daartoe behoort ook het doen opstellen van meerjarenbeleidsplannen en het aanreiken van hoofdkaders daartoe;§ het managementteam ontwikkelt een strategisch samenhangend middelenbeleid ( te weten personeel, informatie, organisatie, automatisering, financiën, huisvesting en aanschaffingenbeleid) en ziet toe op de uitvoering daarvan;§ het managementteam adviseert het college van burgemeester en wethouders over aangelegenheden van algemene aard het gehele apparaat betreffende, voor zover de bevoegdheden daartoe niet tot een van de afdelingen kunnen worden gerekend.§ Het managementteam bevordert het toepassen van verdere mogelijkheden van delegatie en mandaat binnen de organisatie.
Het managementteam heeft de bevoegdheid die maatregelen en voorzieningen te treffen die nodig zijn om taken te kunnen vervullen, een en ander binnen het door het college van burgemeester en wethouders gevoerde beleid.
Tenminste twee maal per jaar worden werkbesprekingen georganiseerd tussen het managementteam en het college van burgemeester en wethouders. In het gestructureerde overleg komen met name strategische zaken aan de orde zoals beleidsontwikkelingen en bezinning op problemen, die een beleidsrelevantie op lange termijn hebben, aan de orde.
Hoofdstuk VI Procedures en spelregels
Voor zover de voorzitter, in aanvulling op hetgeen daaromtrent in deze verordening is bepaald, dit nodig acht, stelt de voorzitter van het managementteam in overleg met de sectordirecteuren procedures en planningen vast voor de behandeling van zaken die door het bestuur aan het ambtelijk apparaat ter voorbereiding c.q. uitvoering zijn opgedragen.
Ten aanzien van daartoe door de voorzitter van het managementteam aangegeven categorieën van zaken wordt een systeem van voortgangssignalering bijgehouden.Mede aan de hand van dit systeem overlegt de voorzitter met de sectordirecteuren over de voortgang van de werkzaamheden, zowel in de voorbereidende als in de uitvoerende fase.
Indien een zaak, welke tevens het taakgebied van een andere sector raakt, moet uitmonden in een advies aan een van de bestuursorganen, draagt de primair met de voorbereiding c.q. uitvoering belaste sector zorg voor het tot stand komen van een geïntegreerd advies. Indien dit voor een goede oordeelsvorming wenselijk is, kan/kunnen de daarbij betrokken afdeling(en) vragen hun inbreng naar het bestuur toe zichtbaar te maken.
Indien er over een uit te brengen advies geen (volledige) overeenstemming kan worden bereikt tussen de betrokken afdelingen, kan het managementteam in uitzonderingsgevallen bepalen dat een niet primaire afdeling in de gelegenheid wordt gesteld een aanvullend advies uit te brengen met betrekking tot een afwijkend standpunt. Hierbij dient de planning als bedoeld in artikel 25, eerste lid, in acht genomen te worden dan wel een te verwachten overschrijding te worden gesignaleerd.
In een projectopdracht wordt in ieder geval een nadere aanduiding gegeven van c.q. nader ingegaan op:§ de probleemstelling;§ het beoogde resultaat van die opdracht;§ de verhouding tot het collegeprogramma c.q. de bestuurlijke uitgangspunten;§ de procesverantwoordelijkheid en de inschakeling van de andere sector;§ de omschakeling van externe instanties;§ een raming van de beschikbaar te stellen middelen (financiën en menskracht);§ de procedure van besluitvorming;§ de termijnen;§ de bevoegdheden;
In een bestuursopdracht wordt in ieder geval een nadere aanduiding gegeven van c.q. nader ingegaan op:§ de probleemstelling;§ het beoogde resultaat van die opdracht;§ de verhouding tot het collegeprogramma ;§ de procesverantwoordelijkheid en de inschakeling van de andere sector;§ de inschakeling van externe instanties;§ een raming van de beschikbaar te stellen middelen (financiën en menskracht)§ de procedure van besluitvorming;§ de termijnen;§ de bevoegdheden.