| Organisatie | Smallingerland |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Nota Rechtmatigheidsverantwoording 2023-2025 |
| Citeertitel | Nota Rechtmatigheidsverantwoording 2023-2025 |
| Vastgesteld door | gemeenteraad |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp |
Geen
Onbekend
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 05-04-2024 | nieuwe regeling | 12-12-2023 |
Vanaf boekjaar 2023 moet het College van B&W conform artikel 75, lid 2 BBV een rechtmatigheids-verantwoording opnemen in de jaarstukken. Hiermee legt het college verantwoording af over de naleving van de regels, die relevant zijn voor het financiële reilen en zeilen van de gemeente. Over de naleving van de voorwaarden voor subsidies en Europese bestedingen bijvoorbeeld, maar ook over misbruik en oneigenlijk gebruik en lasten, waarvoor geen voorafgaande dekking opgenomen was in de begroting.
Het college van B&W was al staatsrechtelijk en bestuurlijk verantwoordelijk voor de rechtmatigheid. Maar tot en met het boekjaar 2022 was het de accountant die hierover verslag uitbracht en het gesprek voerde met de gemeenteraad. Het boekjaar 2022 was het laatste jaar zijn dat de accountant een verklaring omtrent zowel getrouwheid als rechtmatigheid afgaf. Vanaf 2023 geeft de accountant een verklaring af omtrent getrouwheid.
De verantwoordingsgrens is een door de gemeenteraad vastgesteld percentage 1 , waarboven het college de afwijkingen moet opnemen in de rechtmatigheidsverantwoording. Onder afwijkingen wordt afzonderlijk verstaan fouten (dus het niet naleven van wet- en regelgeving) en posten waarvan bij het college onduidelijkheid bestaat over de rechtmatigheid.
De term onduidelijkheid doelt op de situatie dat deskundigen en adviseurs (bijvoorbeeld juristen) van mening verschillen over de rechtmatigheid van een financiële beheershandeling waardoor het College van B&W in het kader van verslaggeving niet kan aangeven of er sprake is van een rechtmatigheids-fout of niet.
Het is aan de gemeenteraad om de verantwoordingsgrens vast te stellen waarbij wettelijk is vastgesteld dat dit tussen de 0% en 3%.
Door de grens lager vast te stellen zal het college eerder moeten rapporteren over fouten en onduidelijkheden. Hierdoor krijgt de gemeenteraad meer informatie. Echter betekent een lagere grens dat met een hogere mate van detail gecontroleerd moet worden door de ambtelijke organisatie, dat betekent dat het uitvoeren van de interne controle intensiever en duurder zal zijn. De werkzaamheden in het kader van de interne beheersing moeten tenslotte voldoende zekerheid geven dat de afwijkingen van de rechtmatigheid niet uitkomen boven de verantwoordingsgrens.
De raad heeft eerder bij raadsbesluit van 6 juli 2021 de verantwoordingsgrens vastgesteld op 3%.
Gezien de impact van de verantwoording (het is nieuw voor de organisatie) wordt voor de jaren 2023 en 2024 het percentage op 3% gehouden.
Het streven is om uiteindelijk de verantwoordingsgrens te verlagen.
Alle rechtmatigheidsafwijkingen boven de verantwoordingsgrens worden in de rechtmatigheidsverantwoording kort en bondig benoemd. In de paragraaf bedrijfsvoering worden de speerpunten van de bedrijfsvoering toegelicht. Het college geeft in de paragraaf bedrijfsvoering een toelichting op afwijkingen die in de rechtmatigheidsverantwoording zijn opgenomen voor zover deze de rapportagegrens overschrijden en welke maatregelen worden genomen om deze afwijkingen in de toekomst te voorkomen.
De rapporteringsgrens heeft geen invloed op de diepgang van de werkzaamheden maar alleen op de diepgang van rapporteren van de bevindingen. De rapporteringstolerantie voor de accountantscontrole is bij de laatste aanbesteding vastgesteld op € 100.000 of indien lager 5% van de materialiteit. Dit is vergelijkbaar met de rapporteringsgrens voor de rechtmatigheidsverantwoording en om deze reden worden deze aan elkaar gelijk gesteld.
3. Kaders t.b.v. Voorwaardencriterium
Het voorwaardecriterium heeft betrekking op de eisen die worden gesteld bij de uitvoering van de financiële beheershandelingen. De eisen/ voorwaarden zijn afkomstig uit diverse interne en externe regelgeving en hebben betrekking op aspecten als doelgroep, termijn, grondslag, administratieve bepalingen, normbedragen, bevoegdheden, bewijsstukken, recht, hoogte en duur. Voor de rechtma-tigheidsverantwoording van het college is echter vanuit de commissie BBV bepaald dat in sommige gevallen recht, hoogte en duur een uitwerking hebben in de getrouwheid en hierdoor geen onderdeel uit maken van de verantwoording door het college.
4. Kaders t.b.v. Begrotingscriterium
4.2 Kaders voor begrotingsrechtmatigheid
Tot en met controle van boekjaar 2022 werden de kaders t.b.v. begrotingsrechtmatigheid afgegeven door de commissie BBV. Deze kaders zijn als volgt:
Deze kaders worden tevens overgenomen voor de rechtmatigheidsverantwoording vanaf 2023 met daarbij aangevuld:
In de Bestuursrapportages en jaarrekening worden afwijkingen in baten en lasten voor programma's en investeringskredieten groter dan € 50.000 toegelicht. En indien het college verplichtingen aangaat die niet passen binnen de kaders van de begroting, wordt dat in alle gevallen voorafgaand aan de beslissing aan de raad voorgelegd. Indien het hiervoor genoemde niet of niet tijdig is gedaan, is er sprake van onrechtmatigheid die meetelt voor het oordeel.
5. Kaders t.b.v. M&O-criterium
Het gaat er bij het Misbruik en oneigenlijk gebruik criterium om dat in de organisatie effectieve maatregelen zijn getroffen om misbruik te voorkomen, dan wel op te sporen. Dat de vigerende wet- en regelgeving duidelijk is, aangepast is aan actuele omstandigheden en te handhaven is.
Onder misbruik wordt verstaan: Het opzettelijk niet, niet tijdig, onjuist of onvolledig verstrekken van gegevens met als doel ten onrechte overheidssubsidies of -uitkeringen te verkrijgen of niet dan wel een te laag bedrag aan heffingen aan de overheid te betalen. Misbruik van overheidsgelden kan gelijk worden gesteld met het plegen van fraude om zich onrechtmatig overheidsgelden toe te eigenen. Bij fraude passen beheersmaatregelen zoals fraudepreventie, handhaving, fraudeopsporing en sancties.
Onder oneigenlijk gebruik wordt verstaan: Het door het aangaan van rechtshandelingen, al dan niet gecombineerd met feitelijke handelingen, verkrijgen van overheidsbijdragen of het niet dan wel tot een te laag bedrag betalen van heffingen aan de overheid, in overeenstemming met de bewoordingen van de regelgeving maar in strijd met het doel en de strekking daarvan. De beheersmaatregelen die daarbij passen zijn: handhaving, voorlichting, analyse toepassing en actualisering wet- en regelgeving.
Misbruik is onrechtmatig, oneigenlijk gebruik niet. Wanneer sprake is van misbruik van overheidsgelden moeten deze gelden door de gemeente worden teruggevorderd. Als in de jaarrekening geen terugvordering is verantwoord, is sprake van een fout betreffende het getrouwe beeld in de jaarrekening die dus niet wordt opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording (getrouwheid is aan de accountant). Wanneer misbruik van overheidsgelden is geconstateerd en een terugvordering (met eventueel een boete) is opgelegd blijft staan dat misbruik van overheidsgelden heeft plaatsgevonden. Indien de omvang van dit misbruik samen met andere financiële rechtmatigheidsfouten de verantwoordings-grens heeft overschreden moet dit misbruik van overheidsgelden worden opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording.
Het gaat er bij het M&O-criterium om dat in de organisatie effectieve maatregelen zijn getroffen om misbruik te voorkomen, dan wel op te sporen. Regels hieromtrent worden vastgelegd in een M&O-beleid. Het college dient een uitspraak te doen in hoeverre het M&O beleid ook feitelijk wordt nageleefd en of de getroffen maatregelen werken. Wanneer het M&O beleid niet is nageleefd wordt dit vermeld in de paragraaf bedrijfsvoering. Daadwerkelijke afwijkingen voor zover deze niet het getrouwheidsaspect raken, worden betrokken bij het opstellen van de rechtmatigheidsverantwoording.