| Organisatie | Zeist |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Nota waardering, activering en afschrijving gemeente Zeist 2024 |
| Citeertitel | Nota waardering, activering en afschrijving gemeente Zeist 2024 |
| Vastgesteld door | gemeenteraad |
| Onderwerp | financiën en economie |
| Eigen onderwerp |
Geen
Onbekend
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 06-04-2024 | nieuwe regeling | 26-03-2024 | 24RV017 |
In het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV), dat per 1 januari 2004 in werking is getreden, zijn voorschriften vastgelegd ten aanzien van de inrichting van begroting en jaarrekening, uitvoeringsinformatie en informatie voor derden.
Deze voorschriften krijgen hun beslag in de financiële verordening van de gemeente Zeist.
Een onderdeel van de BBV voorschriften, en daarmee van de financiële verordening, is het waarderen, activeren en afschrijven van activa. In de financiële verordening zijn voorschriften met betrekking tot dit onderwerp vastgelegd in artikel 14.
In dit artikel staat dat het college eens per 4 jaar een (geactualiseerde) nota Waarderen en afschrijven aanbiedt aan de raad. Aangezien dit een nieuw artikel is ten opzichte van de vorige financiële verordening, is de voorliggende nota de eerste van een reeks.
In deze nota gaat het over (im)materiele en financiële vaste activa. Denk aan gebouwen, computers, auto’s maar ook aan wegen, bruggen, verkeerslichten, verstrekte leningen. De kenmerken van deze activa zijn dat zij meerdere jaren tot nut zijn en een waarde vertegenwoordigen. Deze waarde komt tot uitdrukking op de gemeentelijke balans aan de activazijde, onder de vaste activa.
Omdat het over een waarde van tientallen miljoenen gaat, is het zaak deze activa op eenduidige wijze aan de balans toe te voegen (activeren), tegen de juiste waarde (waarderen).
Met (im)materiele en financiële vaste activa is veel geld gemoeid. Naast het investeringsbedrag is er in de meeste gevallen ook sprake van afschrijvingen, gebruiks- en onderhoudskosten. Het beschikbaar stellen van de benodigde middelen hiervoor behoort tot het budgetrecht van de raad.
Vaste activa zijn nodig om de gestelde gemeentelijke doelen te verwezenlijken. Als bijvoorbeeld het doel is een wijk meer leefbaar te maken, dan kan de aanleg van een park of speelplaats hiertoe bijdragen.
Daarom is een eenduidige omgang met investeringen, activa, afschrijving en waardering van belang vanwege het grote effect dat zij hebben op de gemeentelijke middelen, de financiële positie, en het behalen van doelen.
Het doel van deze nota is tweeledig:
Bij de totstandkoming van deze nota zijn de volgende (beleids-)stukken in aanmerking genomen:
De nota start met een samenvatting van de richtlijnen opgenomen in deze nota (hoofdstuk 2). De richtlijnen zijn voorzien van een label dat aangeeft of er op het specifieke onderdeel sprake is van een keuzemogelijkheid (K) of dat de betreffende richtlijn verplicht (V) wordt voorgeschreven door het BBV.
Vervolgens wordt in hoofdstuk 3 een aantal gebruikte begrippen toegelicht.
Achtereenvolgens worden in hoofdstukken 4 t/m 6 behandeld:
In deze nota zijn de onderstaande richtlijnen met betrekking tot activeren, waarderen en afschrijven geformuleerd:
De algemene regel luidt: de gemeente Zeist rekent sloopkosten en saneringskosten niet tot de vervaardigingsprijs van een nieuw te realiseren actief. Sloop- en saneringskosten worden dus niet geactiveerd.
Als de sloop-/saneringskosten worden gemaakt om een grondexploitatie mogelijk te maken, dan kan van bovenstaande regel afgeweken worden, via een raadsvoorstel.
In dit hoofdstuk wordt een aantal begrippen toegelicht.
Vermogen dat een specifieke aanwending heeft gekregen.
Economisch gezien hebben kapitaalgoederen de mogelijkheid om in de toekomst middelen te genereren. De gemeente heeft echter veel kapitaalgoederen die deze mogelijkheid niet hebben. Vandaar dat in deze nota als kapitaalgoederen worden aangemerkt alle goederen waarvoor vermogen is ingezet.
Het vastleggen van vermogen in kapitaalgoederen die meerdere jaren nuttig zullen zijn.
Van investeren in een bestaand object is sprake indien:
Directe kosten (in relatie tot de vervaardigingsprijs)
De kostensoorten die rechtstreeks worden toegerekend aan het taakveld, worden ook rechtstreeks toegerekend aan de vervaardigingsprijs van een actief, voor zover deze kosten worden gemaakt ten behoeve van de investering.
Indirecte kosten (in relatie tot de vervaardigingsprijs)
Kosten die samenvallen met overheadkosten.
Het geheel van kapitaalgoederen van een organisatie.
De activa zijn onder te verdelen in vaste activa en vlottende activa.
De kapitaalgoederen van een persoon, bedrijf of organisatie waarvan het daarvoor benodigde vermogen langer dan één jaar is vastgelegd.
Vaste activa zijn onder te verdelen in
Die kapitaalgoederen van een persoon, bedrijf of organisatie waarin het vermogen korter dan een jaar is vastgelegd.
Vlottende activa vormen geen onderdeel van deze nota.
Kapitaalgoederen die niet tastbaar zijn. Bezittingen die een rol spelen in het financiële proces, maar nooit in het fysieke bedrijfsproces.
Kapitaalgoederen die tastbaar zijn, waarvan het daarvoor benodigde vermogen langer dan één jaar is vastgelegd.
In geld uitgedrukte vorderingen op derden, waaronder deelnemingen en vorderingen in groepsmaatschappijen, vorderingen op participanten en op maatschappijen waarin wordt deelgenomen, overig effecten en vorderingen met een duurzaam karakter (langer dan 1 jaar).
Het tegen een bepaalde waarde op de balans opnemen van kapitaalgoederen.
Het vaststellen tegen welke waarde een kapitaalgoed op balans wordt opgenomen.
Het begrip afschrijven wordt in samenhang gebruikt met het begrip investeren. Investeren is het vastleggen van vermogen in kapitaalgoederen die een meerjarig nut hebben. Afschrijven is het verdelen van vastgelegd vermogen in een kapitaalgoed met een meerjarig nut, gedurende de periode dat dit kapitaalgoed zijn nut bewijst.
Afschrijven wordt ook wel aangeduid als de jaarlijkse waardevermindering van een investering. De meerjarige periode waarin deze waardevermindering tot uitdrukking komt (de periode waarin het kapitaalgoed zijn nut bewijst) wordt aangeduid als de afschrijvingstermijn.
De geschatte waarde van een kapitaalgoed aan het einde van de afschrijvingstermijn.
In deze nota wordt onder kapitaallasten verstaan, de afschrijving van een kapitaalgoed vermeerderd met de rentevergoeding voor het vastgelegde vermogen.
Vervreemden van een kapitaalgoed
Onder het vervreemden van een kapitaalgoed wordt begrepen het verkopen, slopen of buiten gebruik stellen van het kapitaalgoed.
Het oorspronkelijke bedrag van de verstrekte of aangetrokken lening of het bedrag van de uitgezette middelen.
Het verschil tussen het bedrag waarvoor een lening is aangegaan en het bedrag dat aan de leningnemer wordt uitbetaald. Het uitbetaalde bedrag kan hoger (agio) of lager (disagio) zijn dan het nominale bedrag als gevolg van koersverschillen.
Activeren: het tegen een bepaalde waarde op de balans opnemen van kapitaalgoederen.
Onderstaand worden de voorwaarden weergegeven die in de gemeente Zeist worden gehanteerd bij het activeren van kapitaalgoederen.
4.1 Richtlijnen voor activeren
4.1.1 Minimumwaarde en minimale gebruiksduur
Zoals bij de begrippen al is aangeduid: investeren is het vastleggen van vermogen in kapitaalgoederen waarvan het nut zich in meerdere jaren zal doen gelden.
Hierbij moet gedacht worden aan b.v.: de aankoop of (ver-)bouw van gebouwen, de aanleg of reconstructie van wegen/riolering, aankoop van computers en software, aankoop van meubilair.
Bovenvermelde investeringen verschillen nogal in prijs en gebruiksduur. De aanschaf van een computer vergt beduidend minder vermogen dan de aanleg van een weg. De gebruiksduur van een computer (zowel technisch als economisch) is veel lager dan die van een weg.
Het ligt voor de hand een minimumwaarde en een minimale gebruiksduur vast te stellen waaraan de investering moet voldoen voordat deze op de balans (activeren) wordt opgenomen.
Als redenen kunnen worden aangevoerd:
In Zeist wordt als minimumwaarde € 25.000 gehanteerd en de kapitaalgoederen dienen een minimale gebruiksduur van 3 jaren te hebben. |
Door een minimumwaarde van € 25.000 te hanteren wordt het aantal kleine investeringen beperkt en worden de administratieve lasten teruggedrongen.
De minimale gebruiksduur is gesteld op 3 jaren. Het kenmerk van een investering is dat het een meerjarig nut heeft.
Uitzonderingen hierop zijn investeringen in grond en financiële vaste activa, die altijd worden geactiveerd.
Kapitaalgoederen die, afzonderlijk gezien, niet aan de minimumwaarde voldoen, maar die in bulk worden aangeschaft en dan wel aan de minimumwaarde voldoen, worden als bulk geactiveerd. Aan de voorwaarde van de minimale gebruiksduur moet altijd worden voldaan.
Het BBV onderscheidt verschillende soorten vaste activa (BBV artikel 33), te weten:
Onderstaand wordt per soort vastgesteld wanneer moet worden overgegaan tot activering.
Binnen de immateriële vaste activa (BBV artikel 34) worden 3 soorten onderscheiden:
De kosten verbonden aan het sluiten van leningen en het saldo van (dis)agio mogen geactiveerd worden. (Dis)Agio is het verschil tussen het bedrag waarvoor een lening is aangegaan en het bedrag dat aan de geldnemer wordt uitgekeerd. De afschrijvingstermijn bij activeren is maximaal gelijk aan de looptijd van de onderliggende lening.
De commissie BBV doet de aanbeveling de kosten verbonden aan het sluiten van leningen en het saldo van (dis)agio niet te activeren. Het gaat in de meeste gevallen om relatief geringe bedragen.
De gemeente Zeist activeert de kosten verbonden aan het sluiten van leningen en het saldo van (dis)agio niet. |
De kosten van onderzoek en ontwikkeling mogen, onder voorwaarden worden geactiveerd (BBV artikel 60).
De commissie BBV geeft de aanbeveling de kosten van onderzoek en ontwikkeling niet te activeren.
Indien sprake is van onderzoek en ontwikkeling dan zal dat vaak in een algemene context zijn. Onderzocht wordt of een bepaalde investering nuttig, noodzakelijk of wenselijk is. Het voornemen om de investering inderdaad te gaan uitvoeren is nog niet gemaakt.
Onderzoek en ontwikkeling verschilt daarmee van voorbereiding (zie 4.1.4).
Zodra het college heeft besloten om de investering uit te voeren, is er sprake van voorbereidingskosten.
Of de voorbereidingskosten vervolgens tot het investeringsbedrag kunnen worden gerekend (en dus afgeschreven worden), is afhankelijk van of de voorbereidingskosten voldoen aan de voorwaarden vastgelegd in paragraaf 4.1.4
Bijdragen aan activa in eigendom van derden kunnen worden geactiveerd (BBV artikel 61), indien:
De redenen voor niet activeren zijn:
Het BBV onderscheidt enerzijds investeringen met een economisch nut en anderzijds investeringen in de openbare ruimte met een maatschappelijk nut (artikel 35).
Het BBV stelt tevens dat alle investeringen (dus zowel met economisch als maatschappelijk nut) geactiveerd moeten worden (BBV artikel 59.1).
Een investering met een economisch nut:
Een investering in de openbare ruimte met een maatschappelijk nut:
De termen maatschappelijk nut en maatschappelijke functie zijn niet synoniem. Het overgrote deel van het gemeentelijk bezit heeft een maatschappelijke functie. Gebouwen bijvoorbeeld hebben veelal een maatschappelijke functie (gemeentehuis, gemeentewerf, scholen e.d.), maar wel een economisch nut.
Bovenvermelde soorten investeringen kunnen worden onderverdeeld in:
Een uitzonderlijk geval vormt software of de gebruiksrechten van software (licenties). Software zou normaal gesproken onder de immateriële vaste activa gecategoriseerd worden. Het BBV kent echter een limitatieve lijst van immateriële vaste activa, waarop software niet voorkomt.
Software wordt daarom gecategoriseerd onder de materiële vaste activa als investering met een economisch nut.
Indien de gemeente niet de software verwerft maar de gebruiksrechten (licenties), dan kunnen die geactiveerd worden. De voorwaarden voor activeren zijn:
Indien gebruiksrechten voor meerdere jaren zijn verworven, dan kunnen de kosten als vooruitbetaalde kosten worden verwerkt. Hiermee wordt hetzelfde effect bereikt, namelijk spreiding van de kosten. Daarnaast is vaak niet te bepalen of het gebruiksrecht van de software voor onbepaalde tijd is.
Indien sprake is van een Saas (Software as a service) oplossing, dan wordt een softwaretoepassing via internet aangeleverd, als een service. Het beheer en de hosting van de software liggen geheel bij de leverancier. De gemeente betaalt voor het gebruik van de software en de beheerkosten van de software.
Gebruikersrechten, zoals bovenstaand al uiteengezet, en beheerkosten, die tot de normale exploitatiekosten gerekend kunnen worden, worden niet geactiveerd.
Het BBV onderscheidt binnen de financiële vaste activa (BBV artikel 36):
Het BBV stelt dat investeringen die aan de voorwaarden van activeren voldoen uiterlijk op het moment van ingebruikname op de staat van activa worden opgenomen.
Welke kosten mogen geactiveerd worden?
De regel luidt dat alle vaste activa voor het bedrag van de investering worden geactiveerd (BBV artikel 62.1). |
Onderstaand wordt per categorie vaste activa ingegaan op wat onder “het bedrag van de investering” wordt verstaan.
Tot het bedrag van de investering wordt gerekend:
Tot het bedrag van de investering wordt gerekend:
De aanschafkosten (inkoop + bijkomende kosten) of de vervaardigingskosten (directe kosten: grond- en hulpkosten + bijkomende kosten, die rechtstreeks aan de vervaardiging kunnen worden toegerekend).
Sloopkosten en saneringskosten leiden niet tot een nieuw actief, wat inhoudt dat deze kosten als last in de exploitatie moeten worden genomen. Indien op dezelfde locatie een nieuw actief wordt gerealiseerd, dan kunnen de sloopkosten en/of saneringskosten tot de vervaardigingsprijs van het nieuwe actief worden gerekend.
Als de sloopkosten en/of saneringskosten worden gemaakt om een grondexploitatie mogelijk te maken, dan kunnen de sloop-/saneringskosten tot de vervaardigingsprijs van de grondexploitatie worden gerekend.
Rente (indien een kapitaalgoed wordt vervaardigd mag rente worden gerekend over het tijdvak van vervaardiging).
De gemeente Zeist rekent de rente over het tijdvak van vervaardiging niet tot het investeringsbedrag. |
Het toerekenen van rente aan het investeringsbedrag is niet gebruikelijk, omdat dit de overzichtelijkheid van voor- en nacalculatie beïnvloed.
Het betreft hier b.v. (interne) uren van architect of ingenieur voor het opstellen van een bestek of kostenraming.
Voor deze kosten wordt vaak een apart krediet beschikbaar gesteld, het voorbereidingskrediet.
Vaak zijn voorbereidingskosten direct te relateren aan een (te realiseren) actief. De voorbereidingskosten tot de investeringsprijs rekenen is in die gevallen gerechtvaardigd. Er kunnen zich ook situaties voordoen waarbij activering van de voorbereidingskosten niet gerechtvaardigd is b.v. als het actief niet wordt gerealiseerd of de aanvang van het realiseren van het actief is meer dan 1 jaar na afronding van de voorbereiding.
De gemeente Zeist rekent de kosten van voorbereiding onder voorwaarden tot het investeringsbedrag:
|
Als niet aan deze voorwaarden wordt voldaan, dan worden de voorbereidingskosten t.l.v. de exploitatie gebracht.
Tot het bedrag van de investering wordt niet gerekend:
Ten aanzien van materiële vaste activa gelden de onderstaande afwijkingen op de regel:
Bijdragen van derden die een directe relatie hebben met de investering worden in mindering gebracht worden op het investeringsbedrag (BBV artikel 62.2).
Kapitaalbijdragen van derden voor investeringen (b.v. SPUK, subsidie) worden voor 100% in mindering gebracht op het investeringsbedrag. Indien na activering van het actief blijkt dat de uitkering lager uitvalt, dan wordt dit gecorrigeerd op de boekwaarde van het actief.
Een reserve die gevormd is als bijdrage aan een investering mag dus niet in mindering worden gebracht op het te activeren investeringsbedrag. De gevormde reserve kan wel ingezet worden als dekkingsreserve. De hoogte van deze dekkingsreserve is dan maximaal gelijk aan het investeringsbedrag van het actief. Vervolgens valt de dekkingsreserve dan gedurende de afschrijvingstermijn van het bijbehorende actief in gelijke termijnen vrij ter dekking van de kapitaallasten van het actief.
Onttrekking van rente uit de bestemmingsreserve kapitaallasten is alleen mogelijk indien er bespaarde rente over het saldo van deze reserve wordt toegevoegd. Indien geen rente wordt toegevoegd, kunnen alleen de afschrijvingslasten aan de reserve worden onttrokken.
Voorgesteld wordt om geen rente toe te rekenen aan dekkingsreserves voor kapitaallasten. Hierdoor blijft de link tussen investeringsbedrag en hoogte van de dekkingsreserve intact.
De raad kan op voorstel van het college besluiten een dekkingsreserve in te stellen voor de gehele of gedeeltelijke dekking van de kapitaallasten van het onderliggende kapitaalgoed. |
Bovenstaande regel geld voor nieuw te vormen dekkingsreserves voor kapitaallasten na ingang van deze nota.
Tot het bedrag van de investering wordt gerekend:
Waarderen: het vaststellen tegen welke waarde een kapitaalgoed op balans wordt opgenomen.
De waarderingsgrondslag bepaalt dus tevens de afschrijvingsbasis, het bedrag dat wordt afgeschreven.
Onderstaand worden de voorwaarden weergegeven die in de gemeente Zeist worden gehanteerd bij het waarderen van kapitaalgoederen.
Het BBV kent een algemene regel t.a.v. de waardering van vaste activa (BBV artikel 63):
Alle vaste activa worden tegen verkrijgings- of vervaardigingsprijs gewaardeerd (het bedrag van de investering) (BBV artikel 63.1). |
Het BBV onderscheidt verschillende soorten vaste activa (BBV artikel 33), te weten:
Achtereenvolgens zullen de verschillende soorten activa en de bijbehorende waarderingsmethode worden beschreven.
De kosten verbonden aan immateriële vaste activa worden gewaardeerd tegen de verkrijgings- of vervaardigingsprijs (het bedrag van de investering, zie paragraaf 3.1.4). |
Materiële vaste activa worden gewaardeerd tegen de verkrijgings- of vervaardigingsprijs (het bedrag van de investering, zie paragraaf 3.1.4). |
Kapitaalgoederen in ontwikkeling worden tegen de verkrijgings- of vervaardigingsprijs (het bedrag van de investering, zie paragraaf 3.1.4) opgenomen op de balans. |
Het BBV onderkent nog een aantal specifieke gevallen:
Voor in erfpacht uitgegeven gronden geldt de uitgifteprijs van eerste uitgifte als verkrijgingsprijs. Het bepalen van de vervaardigingsprijs van gronden uitgegeven in erfpacht zou betekenen dat de kostprijs bepaald moet worden. Het bepalen van de kostprijs per kavel is een bewerkelijke activiteit. Vandaar dat voor erfpacht een uitzondering is gemaakt door te stellen dat gronden in erfpacht worden gewaardeerd tegen uitgifteprijs bij eerste uitgifte.
Financiële vaste activa worden gewaardeerd tegen de nominale waarde met uitzondering van bijdragen aan activa in eigendom van derden. |
Ten aanzien van de waardering dient rekening te worden gehouden met de volgende BBV bepalingen:
Bij de waardering van de vaste activa met economisch nut wordt rekening gehouden met waardevermindering, indien deze vermindering naar verwachting duurzaam is;
Een actief dat buiten gebruik wordt gesteld wordt afgewaardeerd op het moment van buitengebruikstelling indien de restwaarde lager is dan de op dat moment aanwezige boekwaarde.
Als een kapitaalgoed wordt vervreemd en de opbrengst is hoger dan de resterende boekwaarde dan is sprake van een boekwinst.
Als een kapitaalgoed wordt vervreemd en de opbrengst is lager dan de resterende boekwaarde dan is sprake van een boekverlies.
Praktisch gezien betekent dit dat de boekwaarde als incidentele last in de exploitatie wordt opgenomen. De opbrengst van het kapitaalgoed wordt als incidentele bate opgenomen. Beide bedragen dienen afzonderlijk verwerkt te worden, saldering is niet toegestaan. Per saldo resteert de boekwinst/het boekverlies.
Waardevermindering van vastgoed
Duurzame waardeverminderingen kunnen het gevolg zijn van veranderde inzichten ten aanzien van de gebruiksduur of de functie van het kapitaalgoed, aantasting van het vermogen van deelnemingen, vervreemding of vervuiling van grond.
Vastgoed wordt onderscheiden in vastgoed met een maatschappelijk functie en vastgoed met een bedrijfseconomische functie.
Kenmerk van vastgoed met een maatschappelijke functie (gemeentehuis, scholen, gymzalen e.d.), is dat bij negatieve exploitatiesaldi er feitelijk sprake is van het duurzaam verstrekken van subsidie. Indien de bestuurlijke intentie bestaat om vastgoed met een maatschappelijke functie duurzaam te exploiteren en dit als zodanig in de begroting tot uitdrukking komt dan speelt duurzame waardevermindering geen rol. Indien de bestuurlijke intentie bestaat om vastgoed met een maatschappelijke functie te verkopen, of de bestemming ervan te wijzigen naar vastgoed met een bedrijfseconomische functie dan moet, indien er sprake is van een naar verwachting duurzaam lagere marktwaarde ten opzichte van de boekwaarde, een duurzame waardevermindering worden verantwoord.
Vastgoed met een bedrijfseconomische functie kenmerkt zich door de bestuurlijke intentie om bewust winst en/of waardestijgingen te realiseren. In deze situatie worden panden aangehouden en verhuurd en/of staan in de verkoop. Voor vastgoed met een economische functie is afwaardering verplicht en wordt de toets met behulp van de directe opbrengstwaarde voorgeschreven. Bij de berekening van een indirecte opbrengstwaarde dient uitgegaan te worden van de beste inschatting van de toekomstige opbrengsten o.b.v. de bestaande gebruiksintentie, besluitvorming etc.
Naar verwachting duurzame waardeverminderingen van vaste activa worden onafhankelijk van het resultaat van het boekjaar in aanmerking genomen (BBV artikel 65.1). |
Conform het BBV moet deze waardevermindering direct worden verwerkt. Dit kan door een voorziening waardevermindering te vormen of door directe afboeking van het actief. Wanneer wordt gekozen voor directe afboeking, wat leidt tot boekverlies, dan is waardeherstel niet meer mogelijk. Indien een voorziening wordt gevormd is waardeherstel nog wel mogelijk.
Afschrijven: het verdelen van vastgelegd vermogen in een kapitaalgoed met een meerjarig nut, gedurende de periode dat dit kapitaalgoed zijn nut bewijst.
Afschrijven past binnen het door het BBV voorgestelde stelsel van baten en lasten. In dit stelsel worden de baten en de lasten van kapitaalgoederen, toegerekend aan de jaren dat de kapitaalgoederen in gebruik zijn, ook al leiden die baten en lasten niet tot inkomsten of uitgaven.
Het BBV schrijft voor dat afschrijvingen onafhankelijk van het resultaat van het boekjaar geschieden (BBV artikel 64.1).
Afschrijven kan op diverse manieren. Het BBV schrijft geen methode dwingend voor. Wat het BBV wel voorschrijft is dat een eenmaal gekozen methode niet zomaar gewijzigd kan worden gedurende de gebruiksperiode van een kapitaalgoed (BBV artikel 64.2), en dat gelijksoortige activa op dezelfde wijze worden gewaardeerd en afgeschreven.
Om af te wijken van een eenmaal gekozen afschrijvingsmethode zijn gegronde redenen nodig en zowel de redenen als de financiële gevolgen dienen in de balanstoelichting te worden opgenomen.
De praktijk laat zien dat de lineaire en de annuïteitenmethode het meest gebruikt worden. Onderstaand worden beide methoden kort toegelicht.
De lineaire methode houdt in dat ieder jaar een gelijk bedrag wordt afgeschreven. De waarde van het kapitaalgoed daalt zo met een constante factor. Daarnaast wordt een rentelast berekend over de boekwaarde (geïnvesteerd vermogen) per 1-1 van ieder boekjaar dat het kapitaalgoed in gebruik is.
Doordat de waarde van het kapitaalgoed ieder jaar afneemt met de afschrijving, daalt ook de rentelast geleidelijk. De kapitaallast (afschrijving + rente) wordt dus ieder gebruiksjaar lager.
De voordelen van deze methode zijn:
De nadelen van deze methode zijn:
De annuïteitenmethode gaat uit van een gelijkblijvende kapitaallast gedurende de gebruiksperiode van het kapitaalgoed. Ook bij deze methode wordt een rentelast berekend over de boekwaarde van het kapitaalgoed per 1-1 van ieder boekjaar. De verhouding tussen de afschrijvingscomponent en de rentecomponent verandert gedurende de gebruiksduur van het kapitaalgoed van laag-hoog naar hoog-laag. De eerste jaren wordt weinig afgeschreven en naarmate de gebruiksduur van het kapitaalgoed vordert neemt het afschrijvingsbedrag toe.
Door de gelijkblijvende kapitaallast is de annuïteitenmethode vooral geschikt indien de kosten worden doorbelast.
De voordelen van deze methode zijn:
De nadelen van deze methode zijn:
De lineaire methode geeft een beter inzicht in de waarde van het kapitaalgoed gedurende de gebruiksduur. De lineaire methode wordt op dit moment al gebruikt in de gemeente Zeist.
Als de kapitaallasten onderdeel uitmaken van een tarief, dan wordt hiervoor een gemiddelde van 5 jaar kapitaallasten (lineair berekend) gebruikt gerekend vanaf het boekjaar waarin het tarief wordt ingevoerd.
Restwaarde: de geschatte waarde van een kapitaalgoed aan het einde van de afschrijvingstermijn.
Rondom restwaarden heerst een grote mate van onzekerheid. Die onzekerheid bestaat uit marktfactoren (wat doet de markt?) en het tijdsaspect (het kapitaalgoed wordt in de (verre) toekomst vervreemd). Deze onzekerheid maakt het vaststellen van restwaarden uitermate lastig.
Het moment van activeren is reeds bekend (zie paragraaf 3.1.3). Dit is het moment waarop een kapitaalgoed tegen een bepaalde waarde op de balans wordt opgenomen. De commissie BBV geeft de aanbeveling om vast te leggen wanneer met afschrijven wordt begonnen.
De commissie BBV geeft hiervoor 3 opties:
Optie 1 houdt in dat in de begroting de volledige kapitaallasten van het jaar waarin de investering is geraamd worden opgenomen. Praktisch gezien kan dit tot grote verschillen leiden tussen begroting en werkelijkheid indien investeringen pas aan het einde van het jaar plaatsvinden.
Optie 2 is reken technisch enigszins moeilijker dan optie 1 en 3. Daarbij geldt bij deze optie ook, maar dan in mindere mate, dat de verschillen tussen begroting en werkelijkheid aanzienlijk kunnen zijn.
Optie 3 is een reële optie en ook eenvoudiger te verwerken dan optie 2. Bijkomend voordeel is dat het de beheersbaarheid en de voorspelbaarheid van de kapitaallasten ten goede komt. Een nadeel van deze methode komt met name bij investeringen met een korte (<=5 jr.) gebruiksduur aan de orde. Indien wordt begonnen met afschrijven in het jaar volgend op het jaar van ingebruikname, dan zal de balanswaarde per 1-1 van ieder jaar te hoog worden voorgesteld. Als na het verstrijken van de gebruiksduur direct wordt overgegaan tot vervanging, dan is niet het gehele investeringsbedrag beschikbaar (nog niet volledig afgeschreven).
Door de nadelen van de opties 1 en 2 is optie 3 het beste alternatief.
Via de zogenaamde omslagrente wordt rente toegerekend aan kapitaalgoederen. De omslagrente is een voorcalculatorisch percentage dat wordt vastgesteld door de raad bij de kadernota. De hoogte van dit percentage is afhankelijk van de rente die wordt berekend over reserves, het rentepercentage dat betaald wordt voor leningen en de renteverwachting voor de toekomst.
De omslagrente wordt toegerekend aan alle kapitaalgoederen, met uitzondering van de kapitaalgoederen waaraan een afwijkend rentepercentage kan worden toegerekend als gevolg van bijvoorbeeld een afwijkende afschrijvingsmethode.
Het BBV stelt dat op kapitaalgoederen met een beperkte gebruiksduur jaarlijks wordt afgeschreven op basis van een stelsel dat is afgestemd op de verwachte gebruiksduur van het kapitaalgoed (BBV artikel 64.3).
De gebruiksduur (of levensduur) van een kapitaalgoed kan worden vastgesteld op basis van de economische levensduur of de technische levensduur.
De economische levensduur is de verouderingstermijn van een kapitaalgoed. Aan het eind van de economische levensduur is een kapitaalgoed verouderd, er zijn dan betere versies of alternatieven voorhanden.
De technische levensduur is de termijn waarin een kapitaalgoed gebruikt kan worden. Aan het eind van de technische levensduur is het kapitaalgoed technisch versleten.
De economische levensduur is praktisch gezien bijna altijd lager dan de technische levensduur. Geredeneerd vanuit het voorzichtigheidsprincipe zou de economische levensduur als basis moeten dienen voor de afschrijvingstermijn.
In de gemeente Zeist wordt de economische levensduur als basis voor de gebruiksduur en daarmee de afschrijvingstermijn gehanteerd. |
De verschillende soorten kapitaalgoederen en de daarbij behorende afschrijvingstermijnen zijn vastgelegd in de tabel afschrijvingstermijnen (bijlage 1 en 2). Deze tabel is niet limitatief en kan worden uitgebreid met nieuwe soorten activa door middel van een raadsvoorstel.
De componentenmethode houdt in dat een kapitaalgoed dat is samengesteld uit afzonderlijke delen, wordt afgeschreven met als basis die afzonderlijke delen en hun waardeverloop.
Hierbij moet gedacht worden aan bijvoorbeeld een gebouw dat uit de volgende delen kan bestaan:
grond, gebouw, installaties. De verschillende delen kennen ieder hun eigen afschrijvingstermijn en worden afzonderlijk geactiveerd.
Het BBV schrijft de componentenmethode niet voor, maar is er ook niet tegen.
Indien de componentenmethode niet wordt toegepast is het noodzakelijk dat een voorziening wordt gevormd voor toekomstig (groot) onderhoud en (eventuele) vervanging.
Met een voorbeeld zal dit worden duidelijk gemaakt: een kapitaalgoed is integraal geactiveerd en bestaat in feite uit de volgende onderdelen
Het gehele kapitaalgoed wordt in 40 jaar afgeschreven. Dat betekent dat ook de installaties in 40 jaar worden afgeschreven, terwijl de economische levensduur veel lager ligt. In de praktijk zal dat betekenen dat de onderhoudskosten voor deze onderdelen naarmate de tijd verstrijkt (sterk) zullen toenemen, zodanig dat vervanging op een zeker moment noodzakelijk is. Installaties kunnen pas na 40 jaar vervangen worden omdat het investeringsbedrag niet eerder in zijn geheel beschikbaar is. Bij de vorming van een onderhoudsvoorziening voor het kapitaalgoed zal dus, naast het onderhoud, rekening moeten worden gehouden met de vervanging van onderdelen van het kapitaalgoed.
Indien de componentenmethode wordt toegepast, worden de afzonderlijke delen geactiveerd en afgeschreven conform de economische levensduur van de betreffende onderdelen. De installaties kunnen dan na 15 jaar vervangen worden (indien nodig). Dit voorkomt hoge onderhoudslasten door veroudering. Door toepassing van de componentenmethode worden investeringen in de vervanging van versleten componenten niet als onderhoud in aftrek gebracht op de gevormde onderhoudsvoorziening.
Als nadelen van de componentenmethode kunnen worden genoemd:
Het beleid van de gemeente Zeist t.a.v. de componentenmethode luidt:
Onderhoud aan kapitaalgoederen kent verschillende gradaties. Er is dagelijks onderhoud en groot onderhoud. Dagelijks onderhoud omvat kleine reparaties en herstelwerkzaamheden. Groot onderhoud omvat die werkzaamheden die bijdragen aan de instandhouding van het kapitaalgoed, zoals vervangen van dakbedekking.
De kosten van dit soort onderhoud worden niet geactiveerd. Het dagelijks onderhoud wordt direct als last in de exploitatie opgenomen, terwijl voor groot onderhoud normaliter een voorziening in het leven wordt geroepen.
Indien sprake is van levensduur verlengend onderhoud dan wordt dat wel geactiveerd en afgeschreven. In de context van deze nota heeft levensduur verlengend onderhoud de volgende kenmerken:
Kosten van levensduur verlengend onderhoud aan kapitaalgoederen met een economisch nut, worden geactiveerd. |
Achterstallig onderhoud waarmee onveilige situaties worden gecreëerd en waarbij sprake is van kapitaalvernietiging, is onaanvaardbaar en dient zo spoedig mogelijk maar uiterlijk binnen een redelijke termijn hersteld te worden. Dit herstel van het achterstallig onderhoud wordt aangemerkt als een verplichting waarvan de omvang, door middel van een inventarisatie en een financiële vertaling van het achterstallig onderhoud, redelijkerwijs is in te schatten. Op basis van artikel 44 lid 1a BBV wordt daarvoor een voorziening gevormd.
Een steeds vaker voorkomende vorm van ‘eigendom’ is het leasen van goederen. Leasen is geen wettelijk omschreven begrip. Vele leasecontracten zijn juridische huurcontracten. Leasecontracten in de vorm van huurkoop of die naar strekking huurkoop zijn, komen eveneens voor.
Bij lease is sprake van een lessor, de verschaffer van een bepaalde zaak en juridisch eigenaar, en een lessee, de afnemer die een vergoeding betaalt en economisch eigenaar is.
De volgende twee vormen worden onderscheiden:
Financiële lease: de juridische eigendom van het betreffende actief blijft bij de lessor terwijl het economisch eigendom en daarmee het risico bij de lessee ligt.
Operationele lease: heeft betrekking op het ter beschikking stellen van een actief, meer in de vorm van huur. De voor- en nadelen van het eigendom komen geheel of nagenoeg geheel voor rekening van de lessor.
Ten aanzien van de balanswaardering en afschrijving geldt:
Voor de vervangingsinvesteringen is een voorziening conform BBV artikel 44.1 lid d beschikbaar.
Het beschikbaar hebben van een dergelijke voorziening verplicht de gemeente tot netto activeren, wat inhoudt dat de voorziening volledig in mindering wordt gebracht op de toekomstige investeringen, zolang de voorziening toereikend is. Indien de voorziening niet meer toereikend is worden nieuwe investeringen geactiveerd en afgeschreven. Vanaf dan gelden de afschrijvingstermijnen zoals opgenomen in bijlage 1.
Aldus besloten in de openbare raadsvergadering van 26 maart 2024
De raad voornoemd,
J. Janssen, griffier
J. Langenacker, voorzitter