Organisatie | Doetinchem |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Algemeen mandaat-, volmacht- en machtigingsbesluit gemeente Doetinchem 2024 |
Citeertitel | Algemeen Mandaat-, Volmacht en Machtigingsbesluit Gemeente Doetinchem 2024 |
Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp |
Deze regeling vervangt het Algemeen mandaat-, volmacht- en machtigingsbesluit gemeente Doetinchem 2021 met bijbehorend Register.
Deze regeling is tevens vastgesteld door de burgemeester.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
08-04-2024 | nieuwe regeling | 26-03-2024 |
Het college van burgemeester en wethouders van Doetinchem, onderscheidenlijk de burgemeester van Doetinchem, ieder voor zover het de uitoefening van zijn bevoegdheden betreft;
het uit een oogpunt van doelmatigheid gewenst is de uitoefening van de hen toekomende bevoegdheden op te dragen aan de gemeentesecretaris/algemeen directeur, alsmede aan hoofden van afdelingen, teamleiders en medewerkers;
het ten aanzien van een aantal in het bij dit besluit behorende Register nader omschreven bevoegdheden gewenst is mandaat, volmacht of machtiging te verlenen aan niet ondergeschikte functionarissen;
het voorts gewenst is instructies te geven ter zake de uitoefening van de gemandateerde bevoegdheden en gegeven volmachten en machtigingen;
Gelet op afdeling 10.1.1 van de Algemene wet bestuursrecht, de artikelen 160, 168 en 171 van de Gemeentewet;
In te trekken het Algemeen mandaat-, volmacht- en machtigingsbesluit gemeente Doetinchem 2021 met bijbehorend Register, zoals dat d.d. 6 april 2021 door het college van burgemeester en wethouders van Doetinchem onderscheidenlijk de burgemeester van Doetinchem is vastgesteld, met dien verstande dat dit mandaatbesluit van toepassing blijft op aanvragen e.d. ingediend voor 8 april 2024 waarbij tevens geldt dat mandaatnummer 5.18 blijft gelden ten aanzien van cliënten die vanuit de centrumgemeente Doetinchem zijn geïndiceerd.
De uitoefening van de bevoegdheden, zoals vermeld in de bij dit besluit behorende Register Mandaat-, volmacht- en machtigingsbesluit gemeente Doetinchem 2024, met inbegrip van de ondertekening van stukken, op te dragen aan de daarin genoemde functionarissen onder de daarbij vermelde specifieke bepalingen.
Ten aanzien van de uitoefening van de bevoegdheden zoals vermeld in de bij dit besluit behorende Register Mandaat-, volmacht- en machtigingsbesluit gemeente Doetinchem 2024 de onderstaande algemene instructies vast te stellen, die bij de uitoefening van de bevoegdheden in acht dienen te worden genomen.
Indien en voor zover in dit bij dit Algemeen mandaat-, volmacht- en machtigingsbesluit behorende Register niet anders is bepaald, is de mandataris, volmachtontvanger of machtigingverkrijger niet bevoegd tot het geheel of gedeeltelijk verlenen van ondermandaat en doorgeven van volmacht of machtiging ten aanzien van de aan hem opgedragen bevoegdheden.
Artikel 2 Grenzen aan mandaat, volmacht of machtiging
Het weigeren en intrekken van een ontheffing of vergunning op grond van de Wet bevordering integriteitsbeoordelingen door het openbaar bestuur (Bibob) alsmede het verbinden van voorschriften op grond van deze wet aan een ontheffing of vergunning, is voorbehouden aan het daartoe bevoegde bestuursorgaan.
De mandataris, volmachtontvanger of machtigingverkrijger neemt bij de uitoefening van bevoegdheden in acht het daaromtrent gestelde bij of krachtens wetten, besluiten, verordeningen, circulaires en richtlijnen van rijks-, provinciale en gemeentelijke overheden of zelfstandige bestuursorganen, de door de raad of burgemeester en wethouders vastgestelde beleidskaders en -regels, alsmede de in het overzicht opgenomen specifieke opmerkingen en beperkingen.
Aldus d.d. 26 maart 2024 vastgesteld door:
Burgemeester en wethouders van Doetinchem,
De secretaris
mr G.A. Karssenberg
De burgemeester
mr M. Boumans MBA MPM
De burgemeester van Doetinchem,
mr M. Boumans MBA MPM
Inhoudsopgave Algemeen mandaat-, volmacht- en machtigingsbesluit gemeente Doetinchem 2024
Het ondertekenen en doen laten verzenden van informatieve brieven | ||||
Het ondertekenen van prestatie-afspraken met woningcorporaties | Opmerking: het betreft hier ondertekeningsmandaat hetgeen betekent dat accordering van de prestatieafspraken is voorbehouden aan het college | |||
Het ondertekenen van een door de burgemeester respectievelijk het college genomen besluit | Opmerking: het betreft hier ondertekeningmandaat hetgeen betekent dat het daadwerkelijke besluit wordt genomen door de burgemeester respectievelijk het college | |||
Het voeren van correspondentie houdende informatie van feitelijke aard en het verrichten van alle procedurele handelingen ter uitvoering van besluiten van de raad, B&W en de burgemeester, zoals digitale publicatie, ter visie leggen | ||||
Het voeren van correspondentie en het verrichten van alle procedurele handelingen ter uitvoering van krachtens mandaat genomen besluiten, zoals het ondertekenen, publiceren, ter visie leggen en ter goedkeuring inzenden van stukken, het verdagen van beslistermijnen e.d. | ||||
Het voeren van correspondentie voorzover het routinematige c.q. beheersmatige zaken betreft | ||||
Het in ontvangst nemen van aangetekende stukken, dagvaardingen, deurwaardersexploten, expressestukken, aanmaningen, bevelschriften e.d. | ||||
Het onder brieven en besluiten plaatsen van een digitale handtekening | Beperking: uitoefening mandaat alleen toegestaan voorzover door het bevoegde orgaan of mandataris een beslissing is genomen | |||
Het uitoefenen van de doorzendplicht c.q. terugzendplicht ingevolge de artikelen 2:3 en 6:15 Algemene wet bestuursrecht en artikel 4.2 Wet open overheid | ||||
De bevoegdheid tot het vaststellen van aanvraagformulieren ingevolge artikel 4:4 Algemene wet bestuursrecht | ||||
Het niet behandelen van een aanvraag op grond van artikel 4:5 Algemene wet bestuursrecht | Opmerking: het bieden van de mogelijkheid tot herstel van het geconstateerde verzuim is voorbehouden aan de gemandateerde | |||
Afwijzen bis-in-idem aanvraag op grond van artikel 4:6 Algemene wet bestuursrecht, voor zover de bevoegdheid tot het nemen van het eerdere afwijzende besluit is gemandateerd | ||||
Het nemen van een verdagingsbesluit ingevolge artikel 4:14 Algemene wet bestuursrecht | Indien bevoegdheid te beslissen is gemandateerd aan medewerker dan is deze ook bevoegd toepassing te geven aan art. 4:14 Awb | |||
Het uitvoeren van de in afdeling 3.4 Algemene wet bestuursrecht geregelde procedures voor de voorbereiding van besluiten indien dat bij wettelijk voorschrift of bij besluit van het bestuursorgaan is bepaald en het als zodanig verrichten van alle in dat kader voorkomende werkzaamheden, e.e.a. voor zover de bevoegdheid tot het nemen van het besluit is gemandateerd | ||||
Het vaststellen van de verschuldigdheid en de hoogte van de dwangsom als bedoeld in artikel 4:18 Awb en uitoefening van de daarmee samenhangende bevoegdheden als bedoeld in paragraaf 4.1.3.2 Awb | ||||
Het vaststellen van een betalingsplicht als bedoeld in artikel 4:86 Awb, het verlenen van uitstel van betaling als bedoeld in artikel 4:94 Awb, het verlenen van een voorschot als bedoeld in artikel 4:95 Awb, het intrekken van de beschikking tot uitstel van betaling of bevoorschotting als bedoeld in artikel 4:96 Awb, het vaststellen van de verschuldigde wettelijke rente als bedoeld in artikel 4:99 Awb, het aanmanen van de schuldenaar als bedoeld in artikel 4:112 Awb en het invorderen bij dwangbevel (artikel 4:114 e.v Awb) | ||||
Het vaststellen van de hoogte van de verschuldigde kosten van de last onder bestuursdwang als bedoeld in artikel 5:25, zesde lid, Awb en de beslissing op een verzoek om toepassing bestuursdwang als bedoeld in artikel 5:31a Awb | ||||
Het nemen van een beslissing omtrent de invordering van een dwangsom als bedoeld in artikel 5:37 Awb | ||||
Het uitoefenen van de bevoegdheden als genoemd in artikel 1:2 (verlengen beslistermijn), 1:3 (niet behandelen) 1:4 (voorschriften en beperkingen), 1:6 (intrekken/wijziging) van de Algemene plaatselijke verordening Doetinchem, een en ander voor zover de bevoegdheid tot het nemen van het besluit is gemandateerd | ||||
Het nemen van een besluit tot intrekking, wijziging of vervanging van een bestreden besluit als bedoeld in art. 6:19 Awb | ||||
Het nemen van een beslissing op een verzoek in te stemmen met rechtstreeks beroep als bedoeld in artikel 7:1a Awb | ||||
Het beslissen op een verzoek om informatie op grond van de Wet open overheid | Indien het informatie betreft die reeds openbaar is gemaakt, is een medewerker bevoegd een beslissing te nemen op het verzoek. Portefeuillehouder moet over het te nemen besluit worden geinformeerd | |||
Het beslissen op verzoeken om hergebruik op grond van de Wet hergebruik van overheidsinformatie | ||||
Het uitvoeren van de Inspraakverordening gemeente Doetinchem 2005 | ||||
Het vragen van vrijblijvende adviezen, kostprijsberekeningen en offertes aan aannemers, cultuur maatschappijen, architectenbureaus, nutsbedrijven, externe adviseurs, leveranciers c.a. | Dit tot een bedrag van € 20.000,--. Voor offertes met een verwachte waarde van boven de € 20.000,-- dient eerst via een start- formulier een inkoopadvies te worden gevraagd. Indien het inhuur betreft boven de € 2.500,-- dient altijd eerst via een inhuur startformulier een inkoopadvies te worden gevraagd | |||
Het besluiten tot het verrichten van privaatrechtelijke rechtshandelingen, alsmede het ondertekenen daarvan, ten behoeve van de realisering van bepaalde in de begrotingsposten nader aangegeven activiteiten, voor zover de uit de bedoelde rechtshandelingen voortvloeiende financiële verplichtingen passen binnen de financiële kaders van de programmabegroting en de door de raad beschikbaar gestelde kredieten een en ander onverminderd het bepaalde in de mandaten 1.3.1 en 1.3.2 | De bevoegdheid tot het sluiten en ondertekenen van concessie-overeenkomsten met een omvang van meer dan € 500.000,-- berust bij de AD (zie ook de mandaten 1.3.1 en 1.3.2) Bevoegdheid mag uitsluitend worden uitgeoefend door die functionarissen die in de programmabegroting vermeld worden als budgethouder voor bepaalde, in de bijbehorende begrotingsposten aangegeven activiteiten en passend binnen het voor de looptijd van het contract beschikbare budget | |||
Het vertegenwoordigen van de gemeente bij alle buitengerechtelijke rechtshandelingen op grond van artikel 171 van de Gemeentewet, voor zover het besluiten tot het verrichten van die privaatrechtelijke rechtshandeling aan hem gemandateerd is | ||||
A. Het op grond van artikel 160, eerste lid, onderdeel f, van de Gemeentewet indienen van verweerschriften en overige stukken en het vertegenwoordigen van de gemeente en de raad, het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester, daaronder begrepen het optreden ter zitting namens de gemeente of deze bestuursorganen in het kader van gerechtelijke procedures bij de bestuur-, burgerlijke en strafrechter en in het kader van bezwaarprocedures en administratieve beroepsprocedures, alsmede het sluiten van vaststellingsovereenkomsten (art. 7:900 BW) B. Het aanwijzen van gemachtigden/vertegenwoordigers voor het uitoefenen van de onder A genoemde bevoegdheden | Beperking: mandaat juridisch (beleids) medewerker heeft enkel betrekking op bezwaar- en administratieve beroepsprocedures als bedoeld in onderdeel A | |||
Het besluiten tot het verhalen van schade van door een derde toegebrachte schade aan gemeente(lijke eigendommen), of (tijdens diensttijd) aan zaken van gemeentelijke medewerkers, het hieraan voorafgaand aansprakelijk stellen daaronder begrepen, en het doen van aangifte | ||||
Het beslissen op verzoeken om schadevergoeding vanwege (vermeend) (on)rechtmatig handelen van de gemeente dan wel vanwege een (vermeende) tekortkoming in de nakoming van een op de gemeente rustende verplichting | ||||
Het aanwijzen van personen welke zijn belast met het toezicht op de naleving van het bepaalde bij of krachtens de Algemene plaatselijke verordening Doetinchem (art. 6.2) en de Omgevingswet (afdeling 18.1) en het ondertekenen van legitimatiebewijzen voor deze medewerkers | ||||
Aanvragen van justitiële gegevens als bedoeld in art. 9 tot en met 13 van de Wet justitiële en strafvorderlijke gegevens ten behoeve van koninklijke onderscheidingen op grond van art. 30 Besluit justitiële gegevens | ||||
Uitoefenen van de bevoegdheid tot het vorderen van verwijdering uit (ruimten van) de navolgende gemeentelijke gebouwen en bijbehorende opstallen, een en ander als bedoeld in de artikelen 138 en 139 van het Wetboek van Strafrecht: | ||||
Het uitvaardigen van een toegangsverbod uit (ruimten van) de navolgende gemeentelijke gebouwen en bijbehorende opstallen: | ||||
Het voeren van overleg met bezwaarden en derde-belanghebbenden in het kader van (pre)mediation, het deelnemen aan een mediationbijeenkomst en het ondertekenen van gespreksverslagen | ||||
Het besluiten tot en het ondertekenen van een mediation-overeenkomst | ||||
Het ondertekenen van een vaststellingsovereenkomst (einde mediation) | Beperking: de bevoegdheid om – na het slagen van de mediation – akkoord te gaan met de gemaakte afspraken blijft voorbehouden aan het college van B&W. Het betreft hier dus een ondertekenings-mandaat | |||
Uitoefenen van de bevoegdheden in het kader van wet- en regelgeving met betrekking tot de digitale toegankelijkheid van de overheid | ||||
Het aan een ander bestuursorgaan afgeven van een verklaring van geen bezwaar in verband met een door een derde bij dat andere bestuursorgaan aangevraagde subsidie | ||||
Het namens de publiekrechtelijke rechtspersoon gemeente Doetinchem/gemeentelijke bestuursorganen aanvragen van subsidie op grond van diverse wetten en uitvoeringsregelingen ten behoeve van de gemeente bij het rijk, provincie, waterschap etc. waaronder mede begrepen het afleggen van rekening en verantwoording ten aanzien van ontvangen subsidies een en ander voor zover behorende tot het takenpakket van het betreffende team | Beperking: mandaat aan de strategisch beleidsadviseur subsidies kan enkel worden uitgeoefend na voorafgaande instemming van de betreffende manager of teamleider | |||
Het sluiten en ondertekenen van gegevensuitwisselingsovereenkomst als bedoeld in artikel 28 van de Algemene verordening gegevensbescherming | ||||
Het op basis van artikel 34 van de Algemene verordening gegevensbescherming onverwijld op de hoogte stellen van betrokkene van een inbreuk in verband met persoonsgegevens | ||||
Het in overeenstemming met het advies van de commissie bezwaarschriften nemen van een beslissing op een bezwaarschrift | Beperking: mandaat is beperkt tot beslissingen op bezwaar die (i) (kennelijk) niet-ontvankelijk of (ii) ongegrond zijn en waarin de commissie bezwaarscrhriften geen aanvullende opmerkingen maakt ten aanzien van het beleid van de gemeente dan wel procedures. De manager is niet bevoegd een beslissing op bezwaar te nemen indien hij ook het in bezwaar bestreden besluit heeft genomen | |||
Het verstrekken en weigeren van subsidie op grond van de Algemene subsidieverordening gemeente Doetinchem 2022 en de daarop gebaseerde (beleids) regels voor zover behorend tot het takenpakket van het betreffende team |
Beperking: mandaat is begrensd tot een bedrag van € 50.000,-- | |||
Het aangaan, wijzigen en beëindigen van obligatoire overeenkomsten voortvloeiend uit de taakstelling van de teams. Hiertoe worden in ieder geval gerekend overeenkomsten die noodzakelijk zijn voor de taken van de teams, een en ander voor zover de daarmee eventueel gemoeid gaande middelen blijven binnen het budget dat voor die taak is gevoteerd op de begroting | ||||
Het uitvoeren van Bibob-onderzoek, als bedoeld in artikel 7a van de Wet Bibob | Beperking: mandaat geldt voor de medewerkers van de teams VTB, Ontwikkelen & Ondernemen, Bedrijfsvoering en Beleid Maatschappij | |||
Het vragen van advies aan het Landelijk Bureau Bibob, als bedoeld in artikel 9 van de Wet Bibob | Beperking: mandaat geldt voor de medewerkers van de teams VTB, Ontwikkelen & Ondernemen, Bedrijfsvoering en Beleid Maatschappij | |||
Voor de uitvoering van het Bibob-onderzoek, als bedoeld in artikel 9 van de Wet Bibob, opvragen van inlichtingen op basis van de Wet politiegegevens en inlichtingen uit de algemene documentatie- en strafregisters op basis van de Wet justitiële strafvorderlijke gegevens | Beperking: mandaat geldt voor de medewerkers van de teams VTB, Ontwikkelen & Ondernemen, Bedrijfsvoering en Beleid Maatschappij | |||
Nemen van besluiten ter uitvoering van de Richtlijnen voor de viering van persoonlijke of ambtelijke hoogtijdagen van bestuurders, gemeentelijke medewerkers en relatiesPRIVATE | Vanwege representatieve overwegingen mandaat voorbehouden aan gemeentesecretaris | |||
Het vaststellen van uitvoeringsplannen en handboeken en het (laten) uitvoeren van audits ter uitvoering van het door het college vastgestelde informatie- en beveiligingsbeleid | ||||
Het kiezen van een kwaliteitssysteem als bedoeld in artikel 16 van de Archiefregeling | ||||
Het kiezen van de ordeningsstructuur als bedoeld in artikel 18 van de Archiefregeling | ||||
Het kiezen van het metagegevens-schema als bedoeld in artikel 19 van de Archiefregeling | ||||
Het uitzonderen van de vernietiging van archiefbescheiden als bedoeld in artikel 5, eerste lid, onderdeel b, van het Archiefbesluit 1995 | ||||
Het opstellen van een verklaring van vervreemding of overbrenging als bedoeld in artikel 8 van het Archiefbesluit 1995 | ||||
Het nemen van besluiten met betrekking tot de operationele invulling van de beleidskaders archiefbeheer | Opmerking: in mandaat genomen besluiten moeten ter kennis van het college worden gebracht | |||
Aanbesteding/gunning van leveringen, diensten, sociale en specifieke diensten,
en te besluiten tot het aangaan van de hiervoor nodige overeenkomsten alsmede het ondertekenen daarvan. Concessiediensten (zoals bij werken 1.3.2)
en te besluiten tot het aangaan van de hiervoor nodige overeenkomsten alsmede het ondertekenen daarvan |
| Overeenkomstig door de raad vastgestelde Inkoop en aanbestedingsbeleid 2024, voor zover passend binnen de financiële kaders van de programmabegroting en de door de raad beschikbaar gestelde kredieten en met inachtneming van het bepaalde in artikel 8 van de Financiële verordening gemeente Doetinchem 2023.
Diensten welke in een Groslijst beschreven zijn worden volgens deze systematiek aanbesteed. Het bepalen van de uit te nodigen leveranciers voor een aanbesteding is gemandateerd aan het aanbestedingsteam. Ook de afwijkingen worden door het aanbesedingsteam conform het beleid bepaald volgens de beleidsregels. Jaarlijks worden deze afwijkingen in het inkoop jaarverslag team inkoop aan het college ter beoordeling voorgelegd. Vanaf € 20.000,- wordt voor de bepaling van de procedure net behulp van een Startnotitie Inkoop en Aanbesteding de motivatie van de aanbesteding vastgelegd, onderdeel hiervan is SRoI en duurzaamheid. Voor inhuur personeel dient altijd een Startformulier te worden ingevuld. Het college beoordeeld jaarlijks de afwijking en motiveringen die zijn toegepast bij aanbestedingen a.h.v. inkoopjaarverslag team inkoop. Alle genoemde bedragen zijn exclusief BTW. Vanaf drempelbedrag genoemd in geldende Europese aanbestedings-richtlijnen (per 1-1-2024 tot 31-12-2025) € 221.000,- exc. BTW) is geen mandaat verleend. M.u.v. sociale en specifieke diensten waar het drempelbedrag op € 750.000,-- ligt. De mandatering bij concessie-opdrachten is gelijk met die van Werken conform de gids proportionaliteit. | ||
Aanbesteding/gunning van werken en concessieovereenkomsten werken:
en te besluiten tot het aangaan van de hiervoor nodige overeenkomsten alsmede het ondertekenen daarvan. |
| Overeenkomstig door de raad vastgestelde Inkoop en aanbestedingsbeleid 2024, voor zover passend binnen de financiële kaders van de programmabegroting en de door de raad beschikbaar gestelde kredieten en met inachtneming van het bepaalde in artikel 8 van de Financiële verordening gemeente Doetinchem 2023.
Vanaf € 20.000,- wordt voor de bepaling van de procedure met behulp van een Startnotitie Inkoop en Aanbesteding de motivatie van de aanbesteding vastgelegd, onderdeel hiervan is SRoI en duurzaamheid. Het college beoordeeld jaarlijks de afwijking en motiveringen die zijn toegepast bij aanbestedingen a.h.v. inkoopjaarverslag team inkoop. Alle genoemde bedragen zijn exclusief BTW. Bij onderhandse aanbestedingen worden voor de leverancierskeuze de Groslijsten toegepast (indien deze is bepaald) om middels loting tot een keuze te komen. Het bepalen van de uit te nodigen leveranciers voor een aanbe-steding is gemandateerd aan het aanbestedingsteam. Ook de afwijkingen worden door het team inkoopconform het beleid bepaald volgens de beleidsregels. Jaarlijks worden deze afwijkingen in het inkoop jaarverslag team inkoop aan het college ter beoordeling voorgelegd. | ||
stapeling contracten te voorkomen. Het vierogen principe zorgt voor waarborging van het gelijkheidsprincipe. | ||||
Verzenden van (voorlopige) gunning en (voorlopige) afwijzingssbrieven waarbij de mandaathouder bepaalt of er (voorlopig) gegund danwel (voorlopig) afgewezen wordt. | In de gunning/afwijziging wordt aangegeven dat deze namens mandaathouder wordt verzonden. | |||
Afwijken van de Inkoopvoorwaarden bij het aangaan van contracten. | Na risicoafweging dient budgethouder vast te leggen waarom wordt afgeweken. Deze overweging wordt in het inkoopdossier opgenomen. Dit in het kader van vier-ogen principe welke in de administratie van de gemeente wordt toegepast. |
3. Ontwikkelen en ondernemen, leefomgeving en vergunningverlening, toezicht en belastingen (Domein Ruimte)
4. Bedrijfsvoering, Financiële en salarisadministratie, Concerncontrol, ICT Samenwerking, Informatiemanagement en Strategie
5. LerenWerkt, Bureau voor Financiële Ondersteuning, Beleid maatschappij en Regionale Samenwerking Sociaal Domein Achterhoek (DOMEIN SOCIAAL MOMEIN)
Nb. Bij de uitoefening van het mandaat personele aangelegenheden dient hetgeen bepaald is in de CAO Gemeenten en de daarop gebaseerde regelgeving in acht genomen te worden.
7. Niet ondergeschikte functionarissen