Budgethoudersregeling gemeente Súdwest-Fryslân 2024

Artikel 1 Begripsbepalingen

In deze regeling wordt verstaan onder:

• a.

  budget: de middelen die via de programmabegroting zijn toegekend voor het realiseren van een samenhangend geheel van doelstellingen, resultaat- en prestatieafspraken, waaronder kengetallen en prestatie-indicatoren. Tot het budget wordt tevens gerekend de door de raad vastgestelde (investerings)kredieten en de kredieten voor de bouwgrondexploitatie;

• b.

  budgethouder: de teammanager van een team, een programmamanager of een projectmanager, waaraan via de begroting of via een begrotingswijziging een budget of een krediet is toegekend;

• c.

  college: het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Súdwest-Fryslân;

• d.

  deelbudgethouder: een schriftelijk door de budgethouder aangewezen functionaris die bevoegd is onder verantwoordelijkheid van de budgethouder taken met betrekking tot een aan hem toegekend budget uit te voeren;

• e.

  directie: de leiding van de organisatie bestaande uit de algemeen directeur en directeur(en);

• f.

  economische kostencategorie (ECL): Deze categorie geeft het type inkomst of uitgave aan. Zo wordt er bijvoorbeeld een onderscheid gemaakt tussen de aankoop van goederen, overdrachten aan medeoverheden, of boekhoudkundige mutaties;

• g.

  grootboeknummer (FCL): Een grootboekrekening is een verzameling van logisch bij elkaar behorende inkomsten en uitgaven;

• h.

  raad: de gemeenteraad van de gemeente Súdwest-Fryslân;

• i.

  recht: verlening van diensten, verkoop van goederen en verkrijging van subsidies door de gemeente, een inkomst op het budget van een budgethouder;

• j.

  verplichting: het aangaan van overeenkomsten tot levering van goederen, aanneming van werk door de gemeente en verstrekking van subsidiegelden.

• 1.

  Een recht of verplichting kan alleen worden aangegaan door de daartoe aangewezen budgethouder binnen het aan hem toegekende budget.

• 2.

  Een recht of verplichting mag slechts worden aangegaan nadat de budgethouder heeft geconstateerd dat een toereikend budget beschikbaar is en het aangaan van de verplichting direct verband houdt met de doelstelling van het product (waaronder activiteiten), project of dienst voortvloeiende uit de opgedragen taken.

• 3.

  Opdrachtverlening door de budgethouder dient altijd gepaard te gaan met de verplichting voor de opdrachtnemer om op de factuur de naam van de gemeentelijke contactpersoon te vermelden, het routenummer en de factuur toe te zenden aan het e-mailadres: facturen@sudwestfryslan.nl.

• 4.

  Bij het aangaan van een recht of verplichting dienen de regels in acht genomen te worden zoals verwoord in het geldende Mandaatbesluit of een vastgesteld volmacht- en machtigingsbesluit, inkoopbeleid en/of nadere (uitvoerings)voorschriften die door het college of raad zijn vastgesteld.

Artikel 3 Verantwoordelijkheden, taken en bevoegdheden budgethouder

• 1.

  De budgethouder is verantwoordelijk voor de lasten en baten die voortvloeien uit het door hem aangegane recht of verplichting.

• 2.

  De budgethouder draagt zorg voor een adequate organisatie van de processen die nodig zijn voor het realiseren van de doelstelling van het betreffende product, project of dienst.

• 3.

  De budgethouder draagt zorg voor een doeltreffende, doelmatige en rechtmatige inzet van de ter beschikking gestelde budgetten en legt hierover verantwoording af aan de directie en het college.

• 4.

  De budgethouder informeert het college en directie tijdig over de door hem gesignaleerde of verwachte afwijkingen van het toegekende budget.

• 5.

  De budgethouder verstrekt het team Financiën tijdig alle gegevens en stukken die voor een juiste registratie in de financiële administratie en de (jaar-)verslaglegging noodzakelijk zijn.

• 6.

  De budgethouder is mede verantwoordelijk voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van het budget.

Artikel 4 Taken en bevoegdheden deelbudgethouder

• 1.

  De budgethouder kan een deelbudgethouder aanwijzen.

• 2.

  Toekenning van een budget aan een deelbudgethouder vindt plaats op het niveau van het grootboeknummer (FCL), eventueel verbijzonderd naar bepaalde kostencategorieën.

• 3.

  In geval van een overdracht van taken en bevoegdheden zendt de budgethouder per ommegaande een afschrift hiervan aan het team Financiën.

• 4.

  De deelbudgethouder codeert, waarna de budgethouder het aangegane recht of de verplichting accordeert.

• 5.

  Op voorstel van het team Financiën kan de algemeen directeur een team aanwijzen als deelbudgethouder voor bepaalde kostencategorieën (ECL’s). Deze mogelijkheid is alleen bedoeld voor kostencategorieën (ECL’s) waarop verzamelfacturen worden geboekt die betrekking hebben op verschillende grootboeknummers, zoals bijvoorbeeld advertentiekosten, energiekosten, telefoonkosten, verzekeringskosten of te betalen leges, rechten of heffingen.

• 6.

  De deelbudgethouder informeert de budgethouder over de door hem gesignaleerde en verwachte afwijkingen van het toegekende budget. Dit betreft zowel over- als onderschrijdingen van de in het budget opgenomen uitgaven en inkomsten. Ook wordt de budgethouder geïnformeerd wanneer taken of prestaties niet worden gerealiseerd binnen het aan hem toegekende budget.

Artikel 5 Condities en beperkingen

• 1.

  Budgetverantwoordelijkheid is ondeelbaar in die zin dat het niet is toegestaan dat twee of meer budgethouders dezelfde verantwoordelijkheid hebben voor één budget.

• 2.

  De functie van budgethouder en deelbudgethouder is niet verenigbaar met een functie in het betaalproces bij de financiële administratie.

• 3.

  Bij afwezigheid van de budgethouder worden de verantwoordelijkheden en bevoegdheden overgedragen aan de directie of de door de budgethouder schriftelijk aangewezen vervanger.

• 4.

  Bij afwezigheid van de deelbudgethouder gaan de taken en bevoegdheden over naar de budgethouder.

Artikel 6 Rapportage en verantwoording

• 1.

  De budgethouder is verantwoordelijk voor de verstrekking van informatie over de werkelijke, dan wel de te verwachten uitkomsten van het budget en voorziet deze van analyses en toelichtingen met de frequentie en in de vorm die is vastgesteld voor de planning & control cyclus.

• 2.

  Een grote over- of onderschrijding (bedrag conform artikel 8.3 van de Financiële verordening 2023 van de gemeente Súdwest-Fryslân) van de budgetten rapporteert de budgethouder aan de directie en het college.

Artikel 7 Informatieverstrekking

• 1.

  De teammanager Financiën draagt er zorg voor dat de budgethouder en deelbudgethouder beschikken over tijdige en volledige informatie over budgetten waartoe zij gemachtigd zijn.

• 2.

  De budgethouder en deelbudgethouder zijn bevoegd alle in de financiële administratie over hun budgetten vastgelegde gegevens te raadplegen.

Artikel 8 Registratie

De registratie van de betalingen vindt plaats door het team Financiën.

Artikel 9 Overige regelingen/slotbepalingen

• 1.

  De algemeen directeur, de directeuren, de concerncontroller of de teammanager Financiën zijn bevoegd de budgethouders aanwijzingen te geven met het oog op het bewaken van de eenheid in de administratie, het bevorderen van de doelmatigheid en de rechtmatigheid van het beheer van de vermogenswaarden, de informatievoorziening en de uitvoering van het inkoop- en aanbestedingsbeleid.

• 2.

  In gevallen waarin deze regeling niet voorziet, beslist de directie.

Artikel 10 Inwerkingtreding en citeertitel

• 1.

  De regeling Budgethoudersregeling gemeente Súdwest-Fryslân 2011 wordt ingetrokken.

• 2.

  Deze regeling treedt in werking op de dag na bekendmaking.

• 3.

  Deze regeling kan worden aangehaald als “Budgethoudersregeling gemeente Súdwest-Fryslân 2024”.