| Organisatie | Midden-Delfland |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Regeling beheer en toezicht basisregistratie personen gemeente Midden-Delfland 2024 |
| Citeertitel | Regeling Beheer en toezicht basisregistratie personen gemeente Midden-Delfland 2024 |
| Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp |
Deze regeling vervangt de Regeling Beheer en toezicht basisregistratie personen.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 03-04-2024 | nieuwe regeling | 05-03-2024 |
Hoofdstuk 1 Aanwijzen functionarissen
Het college van burgemeester en wethouders wijst functionarissen aan die belast worden met het
Hoofdstuk 2 Het informatiebeheer
De informatiebeheerder beheert de gemeentelijke voorziening, het gegevensmagazijn en het autorisatiebesluit.
De informatiebeheerder adviseert het college van burgemeester en wethouders over de navolgende aspecten die voortvloeien uit deze basisregistratie te weten:
Hoofdstuk 3 Het gegevensbeheer
De gegevensbeheerder beslist binnen 5 werkdagen op het in behandeling nemen van een melding van een overheidsorgaan die gerede twijfel heeft over de juistheid van een in de gemeentelijke voorziening van de basisregistratie personen opgenomen (authentiek) gegeven en stelt het overheidsorgaan in kennis van deze beslissing.
De gegevensbeheerder is bevoegd, in overleg met de applicatiebeheerder, vanuit de in artikel 10 bedoelde verantwoordelijkheid de gegevensverwerkers aanwijzingen te geven betreffende de opname en bijhouding van gegevens in de gemeentelijke voorziening voor de basisregistratie personen.
De systeembeheerder is verantwoordelijk voor het technisch onderhoud van het toepassingssysteem waarmee de gemeentelijke voorziening voor de basisregistratie personen wordt gevoerd (hierna toepassingssysteem).
Hoofdstuk 5 Het applicatiebeheer
De applicatiebeheerder is verantwoordelijk voor de gehele of gedeeltelijke uitvoering van de uitwijkprocessen zoals beschreven in de procedure uitwijk van het Informatiebeveiligingsplan.
Hoofdstuk 7 De gegevensverwerking
De gegevensverwerkers voorzien in:
de toetsing van de waarde die aan overgelegde brondocumenten kan worden toegekend aan de hand van artikel 2.8 van de Wet basisregistratie personen en ziet erop toe dat geen gegevens worden verwerkt uit documenten waaraan bij of krachtens de Wet basisregistratie personen geen ontleningstatus is gegeven;
De toezichthouders als bedoeld in artikel 4.2 van de Wet basisregistratie personen, is verantwoordelijk voor het toezicht op de naleving van de verplichtingen van de burger ingevolge hoofdstuk 2, afdeling 1, paragraaf 5 van de Wet basisregistratie personen.
De toezichthouder controleert of de burger voldoet zijn verplichtingen met betrekking tot de inschrijving in de BRP (artikel 2.38), de wijziging van diens adres (2.39), het rechtmatig gebruik van een briefadres(2.40 en 2.42), zijn vertrek uit Nederland (2.43), de verstrekking van alle inlichtingen die nodig zijn voor de bijhouding van de BRP.
De toezichthouder ziet toe dat, indien de burger niet zelf aan zijn verplichtingen voldoet of kan voldoen, de verplichtingen worden vervuld door degene die daartoe bevoegd is op grond van de artikelen 2.49 en 2.50 van de Wet basisregistratie personen.
De toezichthouder voert zijn werkzaamheden uit in samenspraak met de gegevensverwerker en koppelt het resultaat van zijn werkzaamheden terug aan de gegevensverwerker.
Hoofdstuk 9 Het beveiligingsbeheer
De beveiligingsbeheerder is het aanspreekpunt op het gebied van lnformatiebeveiliging en bevordert het beveiligingsbewustzijn bij management en medewerkers.
Hoofdstuk 10 Het beveiligingscontrol
De controller informatiebeveiliging is verantwoordelijk voor het toezicht op naleving van de beveiligingsmaatregelen en -procedures zoals uitgewerkt in het Informatiebeveiligingsplan en met inachtneming van de voor de gemeente vastgestelde Baseline Informatiebeveiliging Nederlandse Overheid(BIO).
De controller informatiebeveiliging is bevoegd om het management van de afdeling Samenleving en Dienstverlening dwingende adviezen te geven ten aanzien van de naleving van de beveiligingsvoorschriften, die voortvloeien uit de Wet basisregistratie personen en het Informatiebeveiligingsplan.
Hoofdstuk 11 Fraudecoördinator BRP
De Fraudecoördinator BRP is bevoegd om binnengemeentelijke bronnen te raadplegen en te combineren met als doel om fraudegevallen op te sporen.
De in deze regeling opgenomen bepalingen gelden voor de gemeentelijke voorzieningen als bedoeld artikel 1.2 en 1.4 van de Wet basisregistratie personen evenals voor de in de gemeentelijke voorziening genoemde aangehaakte gegevens en voor de basisgegevens uit de BRP in het gegevensmagazijn.
Toelichting op regeling beheer en toezicht BRP
Sinds 1 januari 2010 geldt voor de hele overheid, en dus ook binnen gemeenten, de verplichting om bij de uitvoering van taken gebruik te maken van persoonsgegevens uit de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens (GBA), thans basisregistratie personen (BRP). Organisatieonderdelen (volgens de wet ‘organen’) van de gemeente (voorheen gemeentelijke afnemers) dienen gegevens over de personen met wie ze zaken doen te betrekken uit de BRP.
Op grond van artikel 4.15 van de Wet BRP mag de gemeente tot aan het moment dat ze overgaat op het gebruik van een nieuwe ‘BRP-voorziening’, gebruik blijven maken van het GBA-systeem waarmee ze werkte tot aan het moment van inwerkingtreding van de Wet BRP. In aansluiting op artikel 4.15 van de Wet BRP, wordt in deze regeling de term ‘oude gemeentelijke voorziening voor de uitvoering van de BRP’ gebruikt, in deze toelichting afgekort tot GV. In GV registreert de gemeente gegevens over haar inwoners.
De minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties is op grond van artikel 1.9 Wet BRP verantwoordelijk voor de centrale voorzieningen waarmee de Wet BRP wordt uitgevoerd. De centrale voorzieningen (afgekort CV) zullen gegevens gaan bevatten over alle personen die in Nederland woonachtig zijn (ingezetenen) en over personen die niet in Nederland wonen maar wel een relatie hebben met de Nederlandse overheid (niet-ingezetenen). Vooralsnog zal de minister aan de Wet BRP uitvoering geven met behulp van de reeds bestaande landelijke voorziening voor de GBA, de GBA-V, en met een voorziening voor registratie voor de niet-ingezetenen (RNI). Het feitelijk gebruik van de RNI is voorzien voor de zomer van 2014. In deze regeling wordt op dat gebruik geanticipeerd.
Figuur 1: Distributie BRP-gegevens
Voor het gebruik van persoonsgegevens uit de GV kunnen nadere regels worden gesteld bij of krachtens Verordening. De verkrijging van gegevens uit de BRP is gebaseerd op een autorisatiebesluit van de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK).
In de praktijk vindt distributie van persoonsgegevens doorgaans niet (meer) rechtstreeks vanuit de BRP plaats, maar vanuit een specifiek daarvoor ingericht gegevensmagazijn. Dat gegevensmagazijn wordt gevoed zowel vanuit de GV (inwoners) als vanuit de (toekomstige) centrale voorziening (voor de niet- inwoners en niet-ingezetenen). Het hiervoor beschrevene wordt geïllustreerd met figuur 1.
Uit oogpunt van privacy, beveiliging en beheer en toezicht is het noodzakelijk voor de GV een aantal taken te benoemen en vast te leggen in een regeling waarin de hoofdlijnen van het beheer van en toezicht op de GV is geregeld. Los van de noodzaak verplicht ook de wetgever het college van burgemeester en wethouders via artikel 1.11 Wet BRP, zich te houden aan de nadere regels van de systeem- beschrijving (vooralsnog Logisch Ontwerp GBA). Het logisch ontwerp schrijft in hoofdstuk 8 de aanwijzing door burgemeester en wethouders voor van functionarissen die een aantal beheertaken uitvoeren. Deze hebben alleen betrekking op de GV.
De regeling is formeel gezien bedoeld voor de gegevensgegevensverwerking in de GV. Op de gegevens van inwoners en niet-inwoners in het gegevensmagazijn is de Algemene verordening gegevensbescherming van toepassing. Uit oogpunt van eenheid van persoonsinformatie- en privacybeleid en beheersbaarheid van de informatiestromen is het van belang om ook de voor het gegevensmagazijn relevante beheeraspecten onder te brengen c.q. te integreren in de regeling voor de GV. Daarmee ontstaat een ‘regeling voor informatievoorziening basisgegevens’, die zowel betrekking heeft op het beheer van de GV als op het gegevensmagazijn.
Verdeling beheer- en toezichtrollen
Deze regeling onderkent naast een aantal beheerrollen, te weten informatiebeheer, gegevensbeheer, applicatiebeheer, technisch beheer, beveiligingsbeheer en privacybeheer ook de rol van de gegevens- verwerker, toezichthouder, fraudecoördinator BRP en controller informatiebeveiliging. Gegevensverwerkers verwerken uitsluitend de persoonsgegevens voor de GV. De inhoudelijke verantwoordelijkheid voor de basisgegevens van personen die niet tot de bevolking van de gemeente worden gerekend, ligt namelijk bij de beheerder van de GV’s van de andere gemeenten en bij de beheerder van de centrale voorzieningen, de Minister van BZK.
De verdeling van de beheer- en toezichtrollen is mede afhankelijk van de inrichting van de (persoons- ) informatiehuishouding en het informatie- en beveiligingsbeleid van de gemeente. De taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden per rol en de bijbehorende competenties zijn richtinggevend voor de plaats in de organisatie waar deze belegd worden.
Beveiligingsbeheer en beveiligingscontrol
De inhoud van de rol van de beveiligingsbeheerder had onder het regime van de GBA vooral betrekking op toezichtaspecten (beveiligingscontrol). Voor een correcte uitvoering van beveiligingsbeheer en - toezicht (en tevens aansluiting op de Baseline Informatiebeveiliging Nederlandse Overheid) is het noodzakelijk gebleken om de inhoud van beheer en toezicht in aparte rollen onder te brengen. De regeling bevat nu in hoofdstuk 9 het beveiligingsbeheer en in hoofdstuk 10 het beveiligingstoezicht (control).
De privacybeheerder heeft als rol de informatiebeheerder te adviseren over alle privacyvraagstukken aangaande de persoonsgegevensverwerking waarvoor de informatiebeheerder verantwoordelijk is. Daarnaast adviseert de privacybeheerder degenen die belast zijn met de dagelijkse uitvoering van de werkzaamheden in het kader van de Wet en Verordening BRP.
De taken van de privacybeheerder beperken zich in deze regeling niet tot de verwerking van persoons- gegevens uit de GV. Verzoeken uit de organisatie om gegevens uit de GV zowel als uit de centrale voorzieningen dienen door de privacybeheerder getoetst te worden op doelbinding, rechtmatigheid, proportionaliteit, et cetera. Daaronder valt ook de advisering over wijze van verstrekking van gegevens uit de BRP en over koppelingen tussen het gegevensmagazijn en de verschillende systemen van de gebruikers in de organisatie. De privacybeheerder adviseert de informatiebeheerder, die moet beslissen op dergelijke verzoeken. Een verzoek kan inhouden gebruik te maken van de bestaande ministeriële autorisatie, maar ook uitbreiding van de autorisatie in verband met de uitvoering van een taak die nog niet in het autorisatiebesluit is voorzien.
Het eerste hoofdstuk betreft de aanwijzing van de functionarissen die worden belast met de verschillende beheer- en toezichtrollen. Het college van burgemeester en wethouders wijzen de functionarissen aan waarvan de inhoud van de rol die zij vervullen, zich niet beperkt tot de GV of het gegevensmagazijn.
Gelet op de noodzaak van een onafhankelijke rolinvulling, wijzen burgemeester en wethouders de privacybeheerder aan. In de praktijk zal aan de rol van de privacybeheerder BRP veelal invulling gegeven worden door de functionaris die verantwoordelijk is voor het totale privacybeheer van de gemeente.
De informatiebeheerder voorziet in de aanwijzing van het functioneel inhoudelijk beheer en het verstrekkingenbeheer uit de GV en het gegevensmagazijn. De informatiebeheerder als bronhouder beheert inhoud en kwaliteit van de gegevens in de GV en stelt tevens leveringsvoorwaarden (i.c. privacyvoorwaarden) aan de verstrekking van gegevens uit de basisregistratie personen.
De gegevensverstrekking binnen de gemeentelijke organisatie over niet-inwoners uit BRP, dient gebaseerd te zijn op het autorisatiebesluit van de minister van Binnenlandse Zaken. Het beheer en de uitvoering van dat autorisatiebesluit, maken deel uit van het functioneel inhoudelijk en verstrekkingenbeheer.
De hoofdstukken 2 tot en met 11 bevatten de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden per rol. De slotbepalingen zijn opgenomen in hoofdstuk 12.
In bijlage 1 zijn de begrippen die in deze regeling worden gebruikt, nader gedefinieerd.
De besluiten tot aanwijzing van de functionarissen die invulling geven aan de rollen in deze regeling door burgemeester en wethouders respectievelijk de informatiebeheerder zijn opgenomen in de bijlagen 2 en 3.
In deze regeling zijn een aantal begrippen gebruikt waarvoor hieronder de definities zijn verwoord:
Aanwijzing van beheerfunctionarissen door burgemeester en wethouders
Op grond van artikel 1, van de Regeling beheer en toezicht basisregistratie personen zijn de navolgende beheerfunctionarissen aangewezen:
Als informatiebeheerder is aangewezen: De afdelingsdirecteur Samenleving & Dienstverlening
Als plaatsvervanger is aangewezen: Eén van de andere afdelingsdirecteuren
Als beveiligingsbeheerder is aangewezen: Een medewerker van het KCC backoffice
Als plaatsvervanger is aangewezen: Een andere medewerker van het KCC backoffice
Als privacybeheerder is aangewezen: Een medewerker van het KCC backoffice
Als plaatsvervanger is aangewezen: Een andere medewerker van het KCC backoffice
Als systeembeheerder is aangewezen: Een medewerker van ICT Westland
Als plaatsvervanger is aangewezen: Een andere medewerker van ICT Westland
Als toezichthouders zijn aangewezen: De medewerkers van het KCC
Als controller informatiebeveiliging is aangewezen: De CISO
Als plaatsvervanger is aangewezen: De plaatsvervangende CISO
Aanwijzing van beheerfunctionarissen door de informatiebeheerder
Op grond van artikel 2 van de Regeling beheer en toezicht basisregistratie personen zijn de navolgende beheerfunctionarissen aangewezen:
Als gegevensbeheerder BRP zijn aangewezen: De medewerkers van het KCC frontoffice
Als applicatiebeheerder BRP is aangewezen: De medewerkers van het KCC backoffice
Belast met het berichtenverkeer zijn aangewezen: De medewerkers van het KCC
Als gegevensverwerkers zijn aangewezen: De medewerkers van het KCC
Als fraudecoördinator is aangewezen: Vacature - De teamleider KCC
Als plaatsvervanger is aangewezen: De afdelingsdirecteur Samenleving & Dienstverlening
Afnemen verklaringen artikel 2.8, lid 2 van de Wet
De bevoegdheid tot het namens het college van burgemeester en wethouders afnemen van de in artikel 2.8, lid 2, onder sub e, van de wet bedoelde verklaring, is toegewezen aan: Alle medewerkers van het KCC