| Organisatie | Stichtse Vecht |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Controleprotocol Jaarrekening 2023 - 2026 |
| Citeertitel | |
| Vastgesteld door | gemeenteraad |
| Onderwerp | financiën en economie |
| Eigen onderwerp |
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 05-03-2024 | Controleprotocol Jaarrekening 2023 - 2026 | 05-03-2024 |
In 2022 is de aanbesteding voor de accountantscontrole van de jaarrekeningen voor de jaren 2023 t/m 2026 uitgevoerd. Op basis van deze aanbesteding heeft de gemeenteraad PSA Accountants B.V. als accountant voor gemeente Stichtse Vecht benoemd, conform artikel 213 Gemeentewet. Ter voorbereiding en ondersteuning van de uitvoering van de accountantscontrole, en de daaruit voortvloeiende controleverklaring, dient de gemeenteraad een aantal zaken op hoofdlijnen nader te regelen. Dit gebeurt door middel van het Controleprotocol en het jaarlijks te actualiseren Normenkader. Het controleprotocol wordt geactualiseerd als de ontwikkelingen daar aanleiding toe geven. Voor de jaarrekening 2023 is dit het geval. Tot en met 2022 verstrekken externe accountants een controleverklaring met een oordeel inzake getrouwheid en rechtmatigheid bij de jaarrekening van gemeenten. Met de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording wijzigt dit. Het college geeft dan een rechtmatigheidsverantwoording in de jaarrekening. Daarmee valt de rechtmatigheidsverantwoording onder het getrouwheidsoordeel van de accountant. De accountant kijkt dus nog wel of de rechtmatigheidsverantwoording “juist” is. Dit controleprotocol heeft een geldigheidsduur van het verantwoordingsjaar 2023 tot en met het verantwoordingsjaar 2026. Actualisatie zal plaatsvinden indien nodig. Jaarlijkse vaststelling door de gemeenteraad is niet nodig.
Dit controleprotocol, waarbij het normenkader als bijlage is bijgevoegd, heeft als doel nadere aanwijzingen te geven aan de accountant over:
1. de reikwijdte van de accountantscontrole;
2. de daarvoor geldende normstellingen bij deze controle; en
3. de te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties voor de controle van de jaarrekening van de gemeente Stichtse Vecht.
In het normenkader, dat jaarlijks vastgesteld wordt door de raad, staat:
1. de verantwoordingsgrens ten aanzien van de rechtmatigheidsverantwoording door het college; en
2. de rapporteringsgrens ten behoeve van het opnemen en toelichten van geconstateerde onrechtmatigheden door het college in de bedrijfsvoering paragraaf vast te leggen.
Het tweede lid van artikel 213 Gemeentewet, schrijft voor dat de gemeenteraad één of meer accountants aanwijst. Deze accountant krijgt opdracht de jaarrekening, genoemd in artikel 197 Gemeentewet, te controleren. Naar aanleiding van deze controle, artikel 393, eerste lid, Boek 2 Burgerlijk wetboek, verstrekt zij een controleverklaring en biedt zij een verslag van bevindingen aan. De gemeenteraad zal op 5 maart 2024 de verordening artikel 213 Gemeentewet vaststellen. In de “Controleverordening gemeente Stichtse Vecht 2023” is de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Stichtse Vecht vastgesteld. Met dit controleprotocol stelt de gemeenteraad het normenkader van het lopende boekjaar dat voortvloeit uit de wetgeving en de gemeentelijke regelgeving vast, die van toepassing zijn voor het betreffende controlejaar.
1.4 Rechtmatigheidsverantwoording
Al enkele jaren is sprake van de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording bij de jaarrekening van gemeenten. Gedurende 2022 is duidelijk geworden dat de invoering per 1 januari 2023 dient plaats te vinden en de eerste verantwoording over boekjaar 2023 in het voorjaar 2024 opgesteld dient te worden.
Het voorstel voor de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording maakt onderdeel uit van de Tweede Nota van wijziging bij het wetsvoorstel versterking decentrale rekenkamers. De behandeling van dit voorstel in de Tweede Kamer en de Eerste Kamer heeft op 31 mei 2022 c.q. 27 september 2022 plaatsgevonden. Beiden stemden in met dit wetvoorstel.
Met de inwerkingtreding van de rechtmatigheidsverantwoording is de opzet van het controleprotocol en normenkader aangepast. De controle van de rechtmatigheid is hiermee geen verantwoordelijkheid meer van de accountant, maar van het college zelf. Dit controleprotocol is derhalve niet alleen bedoeld voor de controleopdracht aan de accountant, maar ook de basis voor de af te geven rechtmatigheidsverantwoording van het college.
2. Algemene uitgangspunten voor de controle (getrouw- en rechtmatigheid)
Zoals in artikel 213 Gemeentewet is voorgeschreven vindt de controle van de jaarrekening (zoals bedoeld in artikel 197 Gemeentewet) plaats door de door de gemeenteraad benoemde accountant. Met ingang van 2023 is het college van B&W verantwoordelijk voor de rechtmatigheidsverantwoording.
Onder rechtmatigheid wordt, volgens de definitie in het Besluit accountantscontrole decentrale overheden, begrepen dat de in de jaarrekening verantwoorde baten, lasten en balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen, dat wil zeggen “in overeenstemming zijn met de begroting en met de van toepassing zijnde wettelijke regelingen, waaronder gemeentelijke verordeningen”.
In het kader van de rechtmatigheidscontrole worden negen rechtmatigheidscriteria onderkend:
In het kader van het getrouwheidsonderzoek wordt aandacht besteed aan de meeste van deze criteria. Ondanks dat deze criteria door de accountantscontrole worden afgedekt, worden deze door de organisatie door de verbijzonderde interne controle, waar van toepassing, ook meegenomen bij de rechtmatigheidsonderzoeken.
Voor de oordeelsvorming m.b.t. de rechtmatigheid van het financieel beheer wordt specifiek aandacht besteed aan volgende criteria:
Deze rechtmatigheidsverantwoording dient door het college te worden afgelegd. De toelichting op de criteria wordt in bijlage 1 nader toegelicht. Deze bijlage en controleprotocol zijn onlosmakelijk met elkaar verbonden.
De accountant stelt de getrouwheid van de jaarrekening vast, inclusief de rechtmatigheidsverantwoording, als een onderdeel van de jaarrekening. In de controleverklaring wordt geen afzonderlijk oordeel meer gegeven over de rechtmatigheid. Het college neemt de rechtmatigheidsverantwoording op in de jaarrekening. Bij de controle op getrouwheid toetst de accountant in hoeverre de rechtmatigheidsverantwoording van het college een getrouwe weergave is van de werkelijkheid.
De controle van de jaarrekening door de accountant is gericht op het afgeven van een oordeel over:
De bij de controle uit te voeren werkzaamheden worden nader bepaald door:
3. Reikwijdte rechtmatigheidscontrole
De controle op rechtmatigheid is gericht op de naleving van externe en interne regelgeving, zoals die opgenomen zijn in het normenkader. Het normenkader wordt jaarlijks geactualiseerd en vastgesteld door de gemeenteraad.
De controle op rechtmatigheid is uitsluitend van toepassing voor zover deze directe financiële beheershandelingen betreffen of kunnen betreffen. De commissie BBV heeft een standaardtekst opgesteld voor de rechtmatigheidsverantwoording. De standaardtekst zal door gemeente opgenomen worden in de jaarrekening.
De controle op rechtmatigheid is gericht op:
Bovenstaande criteria komen expliciet tot uitdrukking in de rechtmatigheidsverantwoording. Rechtmatigheidscriteria die ook de getrouwheid raken zijn geen onderdeel van de rechtmatigheids- verantwoording. Bijvoorbeeld: constatering van een verslaggevingsfout is geen onderdeel van de rechtmatigheidsverantwoording. Ook de constatering dat een post in de jaarrekening niet voldoet aan de uitgangspunten van het BBV (Besluit Begroting en Verantwoording) hoeft niet opgenomen te worden in de rechtmatigheidsverantwoording. De toelichting over de criteria wordt nader uitgezet in de bijlage 1.
4. Te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties (accountant)
Tijdens de controle accepteert de accountant bepaalde toleranties en richt de controle daarop in. De accountant controleert niet ieder document of financiële handeling die binnen de gemeente wordt verricht, maar richt de controle zodanig in dat hij voldoende zekerheid verkrijgt over het getrouwe beeld van de jaarrekening.
Het uitvoeren van werkzaamheden met inachtneming van toleranties impliceert dat de controle zodanig wordt uitgevoerd, dat voldoende zekerheid wordt verkregen over het getrouwe beeld van de jaarrekening inclusief het getrouwe beeld van de rechtmatigheidsverantwoording.
4.2 Goedkeuringstoleranties De goedkeuringstolerantie is het bedrag dat de som van fouten in de jaarrekening of onzekerheden in de controle aangeeft, die in een jaarrekening maximaal mogen voorkomen, zonder dat de bruikbaarheid van de jaarrekening voor de oordeelsvorming door de gebruikers wordt beïnvloed. De goedkeuringstolerantie is bepalend voor de oordeelsvorming en de strekking van de af te geven controleverklaring.
Voor de goedkeuringstolerantie wordt onderscheid gemaakt tussen fouten en onzekerheden. Een fout in een jaarrekening kan ontstaan doordat bijvoorbeeld een jaarrekeningpost onvolledig is opgenomen, een toelichting ontoereikend is of dat een waarderingsgrondslag onjuist is. Een onzekerheid in de controle kan bijvoorbeeld ontstaan door gebreken in de interne controle. Hierdoor is achteraf niet meer vast te stellen of een bepaalde uitgave rechtmatig heeft plaatsgevonden of dat bepaalde baten volledig zijn verantwoord.
In het Besluit accountantscontrole decentrale overheden zijn minimumeisen voor de te hanteren goedkeuringstoleranties bij de controle van de jaarrekening voorgeschreven. De goedkeuringstoleranties is bepalend voor de oordeelsvorming en de strekking van de controleverklaring. Gemeenteraden mogen de goedkeuringstoleranties scherper vaststellen dan deze minimumeisen. Dit moet dan wel worden toegelicht in de controleverklaring.
Voor de accountantscontrole op de jaarrekening van de gemeente Stichtse Vecht wordt de goedkeuringstolerantie gelijkgesteld aan de minimumeisen zoals opgenomen in de bovenstaande tabel. Dit betekent een tolerantie van 1% voor fouten (1% van de lasten inclusief reserves) en 3% voor onzekerheden (3% van de lasten inclusief reserves). De tolerantie wordt jaarlijks achteraf op basis van de werkelijke cijfers definitief bepaald. Deze tolerantie wordt uiteraard berekend over de werkelijke besteding. Dit betekent bijvoorbeeld dat wanneer de besteding van de budgetten wezenlijk lager uitvalt dan begroot, deze tolerantiebedragen naar beneden worden bijgesteld.
Naast de goedkeuringstoleranties wordt onderkend de rapporteringstolerantie. De geconstateerde en niet- gecorrigeerde fouten en de geconstateerde onzekerheden worden gerapporteerd aan de gemeenteraad in het verslag van bevindingen. Bij de rapportering wordt een rapporteringstolerantie in acht genomen die bepalend is voor het al dan niet rapporteren van een fout of onzekerheid.
De rapporteringstolerantie kan als volgt worden gedefinieerd: “Een bedrag dat gelijk is aan of lager is dan de bedragen voortvloeiend uit de goedkeuringstolerantie. Bij overschrijding van dit bedrag vindt rapportering plaats in het verslag van bevindingen. Een lagere rapporteringstolerantie leidt in beginsel niet tot aanvullende controlewerkzaamheden, maar wel tot een uitgebreidere rapportage van bevindingen”.
Voor de rapporteringstolerantie wordt als maatstaf voorgesteld dat de accountant op het niveau van
programma’s elke fout of onzekerheid van € 50.000 of hoger rapporteert in het verslag van bevindingen. De accountant richt de controle in, rekening houdend met de rapporteringstolerantie om te kunnen waarborgen dat alle gesignaleerde onrechtmatigheden die dit bedrag overschrijden ook daadwerkelijk in het verslag van bevindingen worden opgenomen. Naast deze kwantitatieve benadering wordt de accountant gevraagd een kwalitatieve beoordeling te hanteren.
4.2 Specifieke uitkeringen (SiSa-bijlage bij de jaarrekening)
De verantwoording van de specifieke uitkeringen maakt ook deel uit van de rechtmatigheidsverantwoording van het college. Afwijkingen die voortvloeien uit de verantwoording van de specifieke uitkeringen moeten ook worden opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording. De verantwoording van de specifieke uitkeringen blijft onderdeel van de SiSa-bijlage (Single information Single audit) bij de jaarrekening. De controle en de oordeelsvorming door de accountant blijft daarom ongewijzigd toezien op de getrouwheid en rechtmatigheid van de SiSa-regelingen. Indien uit de controle van de accountant blijkt dat er onrechtmatig is gehandeld en de voorwaarden niet in acht zijn genomen, kan dit de oordeelsvorming door de accountant raken en leiden tot rapportering in het accountantsverslag. Dit kan ook leiden tot terugvordering van de specifieke uitkering door het Rijk. Ook de bijzondere bepalingen in het Besluit accountantscontrole decentrale overheden die gelden voor de SiSa, worden niet fundamenteel aangepast.
Het ministerie van BZK heeft voorgeschreven dat de getrouwheid en rechtmatigheid van deze bijlage met dezelfde toleranties gecontroleerd dient te worden als de jaarrekening, wel geldt een specifieke rapporteringstolerantie. In onderstaande tabel zijn de specifieke toleranties opgenomen.
Rapporteringstolerantie specifieke uitkeringen (SiSa):
De rapporteringtolerantie heeft geen consequenties voor de omvang en aard van de controle van specifieke uitkeringen. Het gaat alleen om het rapporteren van de waargenomen en niet herstelde fouten en onzekerheden voortkomende uit de accountantscontrole.
5. Communicatie en periodiek overleg
In de verordening ex artikel 213 Gemeentewet is geregeld dat er periodiek overleg plaatsvindt met de accountant. Doel daarbij is een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole. Het overleg vindt een aantal keer per jaar plaats met het auditcommissie.
6. Rapportering door accountant en college
Tijdens en na afronding van de controlewerkzaamheden rapporteert de accountant hierover als volgt:
In de tweede helft van het jaar wordt door de accountant een zogenoemde interim controle uitgevoerd. Over de uitkomsten van die tussentijdse controle wordt verslag uitgebracht in de vorm van een managementletter.
De managementletter is gericht aan het college. Een afschrift van de managementletter (de boardletter), inclusief een reactie van het college, zal door het college aan de gemeenteraad ter inzage worden verstrekt. Daarnaast wordt de managementletter met auditcommissie besproken.
Overeenkomstig de Gemeentewet wordt van de controle op de jaarrekening een verslag van bevindingen uitgebracht aan de gemeenteraad en in afschrift aan het college. In het verslag van bevindingen wordt gerapporteerd over de opzet en uitvoering van het financieel beheer en of de beheersorganisatie een getrouw en rechtmatig financieel beheer en een rechtmatige verantwoording daarover waarborgen.
Uitgangspunt voor de rapportagevorm
Gesignaleerde onrechtmatigheden worden toegelicht gespecificeerd naar de aard van het criterium en het financiële gevolg of risico. Fouten en onzekerheden die de rapporteringstolerantie als bedoeld in hoofdstuk 4 van dit controleprotocol overschrijden, worden weergegeven in een apart overzicht bij het verslag van bevindingen. De accountant rapporteert ook over eventuele bevindingen met betrekking tot de betrouwbaarheid en de continuïteit van de geautomatiseerde informatieverzorging en dataverwerking, indien en voor zover relevant voor de accountantscontrole en van bestuurlijke betekenis.
In de controleverklaring wordt op een gestandaardiseerde wijze, zoals wettelijk voorgeschreven, de uitkomst van de accountantscontrole weergegeven. De controleverklaring ziet toe op de getrouwheid van de jaarstukken inclusief de rechtmatigheidsverantwoording van het college. Deze controleverklaring is bestemd voor de gemeenteraad, zodat deze de door het college opgestelde jaarrekening kan vaststellen.
Het college geeft middels de door de commissie BBV voorgeschreven rechtmatigheidsverantwoording (standaardtekst) aan in hoeverre de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten, alsmede de balansmutaties, rechtmatig tot stand zijn gekomen. Dit houdt in dat deze in overeenstemming zijn met door de gemeenteraad vastgestelde kaders zoals de begroting en gemeentelijke verordeningen en met bepalingen in de relevante wet- en regelgeving. In de paragraaf Bedrijfsvoering beschrijft het college welke actie zij onderneemt om de afwijkingen in de toekomst te voorkomen.
Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van 5 maart 2024