| Organisatie | Soest |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Inkoopbeleid gemeente Soest 2024 |
| Citeertitel | Inkoopbeleid gemeente Soest 2024 |
| Vastgesteld door | gemeenteraad |
| Onderwerp | financiën en economie |
| Eigen onderwerp |
Geen
Onbekend
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 28-03-2024 | nieuwe regeling | 01-02-2024 | 314888 |
gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders d.d. 23 januari 2024;
Op een goede wijze inkopen is van groot belang voor gemeenten. Een professioneel Inkoopbeleid legt de doelen vast die de gemeente met inkoop wil nastreven. Inkoop draagt niet alleen bij aan mogelijke besparingen, maar geeft tevens zichtbare verbetering van de kwaliteit van opdrachten. Denk daarbij ook aan efficiënte, innovatieve en duurzame oplossingen.
Het VNG model Inkoopbeleid biedt een raamwerk van verschillende beleidsmaatregelen, waarbij gemeenten op basis van lokale beleidskeuzes eigen accenten kunnen leggen. Het VNG model is bedoeld voor burgemeesters, wethouders, raadsleden en gemeenteambtenaren die op welke manier dan ook (beleidsmatig, beheermatig, controlematig) te maken hebben met inkoop. Daarnaast zorgt het ervoor dat derden op de hoogte zijn van de doelstellingen, uitgangspunten en procedures die de gemeente bij haar Inkopen hanteert. Het zorgt derhalve voor meer transparantie.
De Gemeente heeft het model Inkoopbeleid als frame gebruikt, maar het handzamer en eigen gemaakt. Zaken die al in de wet en in lokale regelgeving zijn geregeld, zijn omwille van de leesbaarheid niet hierin opgenomen. Begrippen die toelichting behoeven, zijn in het blauw weergegeven en gedefinieerd in de bijlage. Dit inkoopbeleid sluit aan op het algemene beleid van de Gemeente, bestaande (lokale) regelingen en het vigerende collegeakkoord.
In dit Inkoopbeleid wordt het inkoopproces inzichtelijk en transparant gemaakt door de doelstellingen, uitgangspunten en kaders te schetsen waarbinnen Inkopen in de gemeente plaatsvindt. De gemeente streeft daarbij een aantal centrale doelstellingen na (zie hoofdstuk 1).
Daarnaast gaat de gemeente bij het Inkopen van Werken, Leveringen of Diensten uit van de volgende inkoopuitgangspunten in de volgende hoofdstukken:
1 Gemeentelijke doelstellingen
De gemeente wil met dit Inkoopbeleid de volgende doelstellingen realiseren:
De gemeente leeft de relevante wet- en regelgeving na.
De wet laat op sommige plekken ruimte voor uitzonderingen. De gemeente maakt alleen in noodzakelijke situaties en bij zwaar wegende argumenten gebruik van de uitzonderingen.
De voor dit Inkoopbeleid meest relevante wet- en regelgeving volgt uit:
2.2 Algemene beginselen bij Inkopen
De gemeente neemt bij haar Inkopen de algemene beginselen van het aanbestedingsrecht in acht, ongeacht de waarde van de inkoop.
De gemeente streeft ernaar om uniforme documenten te hanteren, tenzij een concrete inkoopbehoefte dit niet toelaat. Uniformiteit in de documenten draagt eraan bij dat ondernemers weten waar ze aan toe zijn en landelijk gezien niet steeds met verschillende procedureregelingen worden geconfronteerd.
De gemeente past bij de betreffende Inkopen in ieder geval toe:
Inkopen vindt plaats met inachtneming van het vastgestelde mandaatbesluit van de gemeente.
De gemeente wil slechts gebonden zijn aan verbintenissen en verplichtingen op basis van rechtsgeldige besluitvorming en civielrechtelijke vertegenwoordiging.
Het uitgangspunt van de budgethoudersregeling van de Gemeente is het toepassen van het vier-ogen-principe. Bij de taken van het geven van een opdracht en het goedkeuren van de factuur geldt het 4-ogen principe, ongeacht de waarde van de factuur.
De gemeente controleert de vertegenwoordigingsbevoegdheid van Ondernemers aan de hand van het uittreksel van de Kamer van Koophandel.
3 Ethische en ideële uitgangspunten
De gemeente stelt bestuurlijke en ambtelijke integriteit voorop.
De gemeente heeft hoog in het vaandel dat haar bestuurders en ambtenaren integer handelen.
De bestuurders en ambtenaren houden zich aan de vastgestelde gedragscode en de ondertekende geheimhoudingsverklaring. Zij handelen zakelijk en objectief, waardoor bijvoorbeeld belangenverstrengeling wordt voorkomen.
De gemeente contracteert enkel integere Ondernemers.
De gemeente wil enkel zakendoen met integere ondernemers die zich niet bezighouden met criminele of illegale praktijken. Een toetsing van de integriteit van ondernemers is bij inkoopprocedures in beginsel mogelijk, bijvoorbeeld door de toepassing van uitsluitingsgronden of het hanteren van de Gedragsverklaring Aanbesteden.
De gemeente kan bij twijfel over de integriteit ook het Bureau Bibob om advies vragen.
Gedragscode Better Performance
De Gemeente hecht grote waarde aan een goede en professionele uitvoering van de opdracht. Daarom past zij bij de uitvoering van repeterende civiele werken de Better Performance systematiek van CROW toe. Better Performance zet in op het verbeteren en verder professionaliseren van de samenwerking tussen opdrachtgevers en opdrachtnemers in de Grond-Weg en Waterbouw. Bij Better Performance worden de wederzijdse prestaties en de onderlinge samenwerking gemeten en besproken, waarbij de focus ligt op houding en gedrag. De gemeente Soest houdt zich bij het meten van de Better Performance aan de gedragscode die het CROW hiervoor heeft opgesteld.
3.3 Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen
Bij Inkopen neemt de gemeente sociale en ecologische aspecten in acht.
Als Gemeente zijn we bewust bezig met onze bijdrage aan de leefomgeving.
Onze gemeentelijke doelstellingen voor energietransitie en circulaire economie sluiten aan bij de landelijke lijn; in 2050 nagenoeg CO2-neutraal én circulair zijn; 50% minder grondstoffen gebruiken in 2030.
In het Programma Energietransitie 2020-2025 zijn verschillende plannen beschreven om de bedrijfsvoering van onze organisatie CO2-neutraal te maken. Zo verduurzamen we ons vastgoed door middel van een routekaart gericht op de gebouwen. We gaan aan de slag met CO2-reductie door de gemeentelijke mobiliteit te verduurzamen.
Om concrete stappen te zetten en meetbare resultaten te behalen binnen het programma, koos de Gemeente al in 2020 (als één van de eerste gemeenten in Nederland) voor deelname aan de CO2-Prestatieladder, trede 3 In de toekomst wil de gemeente groeien op de ladder richting niveau 4; in deze trede wordt ook de inkoop van de gemeente betrokken.
Ook ondertekende de Gemeente in 2022 het convenant Duurzame Woningbouw provincie Utrecht. Tenslotte heeft de Gemeente Soest in 2022 uitgesproken de Strategic Development Goals (‘Global Goals’) te omarmen.
Al deze maatschappelijke doelstellingen komen samen in de bedrijfsvoering van de gemeente, maar ook in haar Inkopen. Door maatschappelijk verantwoord in te kopen, dragen we bij aan het realiseren van deze doelstellingen en stimuleren we marktpartijen om steeds meer duurzame en sociale producten en diensten te ontwikkelen en te leveren.
Hiermee dragen we bij aan onze maatschappelijke ambities (o.a. participatie door mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt), onze ambities op het gebied van circulaire economie en de energietransitie, het verkleinen van onze CO2-voetafdruk en geven we het goede voorbeeld.
Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen betekent dat de gemeente bij haar inkopen, naast op de prijs en de kwaliteit van de leveringen, diensten of werken ook let op het milieu en sociale aspecten.
De basis hiervan wordt met name gelegd in de voorbereiding van een inkooptraject, door vroegtijdig in de besluitvorming duurzame en sociale aspecten te betrekken en door de uitvoerbaarheid te toetsen. In alle stappen van het inkoopproces worden weloverwogen keuzes gemaakt ten aanzien van de balans tussen de sociale, ecologische en economische aspecten.
Door maatschappelijk verantwoord in te kopen draagt de Gemeente ook bij aan het verwezenlijken van haar eigen maatschappelijke doelstellingen en de Global Goals 2030 van de Verenigde Naties.
De Gemeente wil zoveel mogelijk mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt aan het werk helpen en hen ondersteunen op de weg daar naartoe. Daarom nemen wij in onze inkoopprocedures met een waarde vanaf de Europese drempel voor Diensten en Leveringen een uitvoeringsvoorwaarde Social Return op. Dit houdt in dat we onze opdrachtnemers vragen bij de uitvoering van een opdracht een percentage van de opdrachtwaarde in te vullen door kansen te creëren voor mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt.
De gemeente maakt jaarlijks een Uitvoeringsplan Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen (MVOI) waarin de werkwijze is beschreven hoe de gemeente Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen (MVOI) uitvoert.
De relatie tussen de maatschappelijke thema’s van Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen en de Global Goals is hieronder weergegeven.
Inkoop vindt doordacht plaats op basis van een inkoopstrategie.
De gemeente acht het van belang om juiste en goede afwegingen te maken om te komen tot de beste wijze van Inkopen. Hiertoe maakt het -voor Inkopen waar concurrentie voor wordt gesteld- een inkoopstrategie. Een marktconsultatie met ondernemers kan onderdeel uitmaken van de voorbereiding van die strategie.
4.2 Gezonde relatie Gemeente en haar opdrachtnemers
De gemeente kiest voor de meest aangewezen ondernemersrelatie.
De gemeente streeft naar een gezonde relatie met haar opdrachtnemers, waarbij de wederzijdse afhankelijkheid voor beide partijen niet te groot is. De mate van afhankelijkheid in een ondernemersrelatie wordt onder andere bepaald door de financiële waarde van de opdracht, switchkosten, mate van concurrentie in de sector (concentratiegraad) en beschikbaarheid van alternatieve Ondernemers.
4.3 Lokale economie, MKB en sociale ondernemingen
De gemeente heeft oog voor de lokale en regionale economie, zonder dat dit tot enigerlei vorm van discriminatie van ondernemers leidt.
In gevallen waar een enkelvoudig en/of een meervoudig onderhandse offerteaanvraag is toegestaan, nodigt de gemeente ook lokale en regionale ondernemers uit, mits die er zijn.
Door gebruik te maken van de methodiek van groslijsten en roulatie biedt de gemeente regionale ondernemers meer kans om mee te dingen naar repeterende opdrachten van civiele Werken.
De gemeente heeft oog voor het midden- en kleinbedrijf (MKB) en zelfstandigen (ZZP).
Uitgangspunt is dat alle ondernemers gelijke kansen moeten krijgen. De gemeente houdt bij haar Inkoop de mogelijkheden voor het midden- en kleinbedrijf in het oog. Dit doet de gemeente door gebruik te maken van percelen in aanbestedingen, het toestaan van het aangaan van combinaties en onderaanneming, het verminderen van de administratieve lasten, opdrachten niet onnodig samen te voegen en het voorkomen van het hanteren van onnodig zware geschiktheidseisen en gunningscriteria.
De gemeente heeft oog voor sociale ondernemingen.
Bij Inkopen kan de gemeente opdrachten voorbehouden aan sociale werkplaatsen of sociale ondernemingen die werk bieden aan kwetsbare doelgroepen en die de maatschappelijke en professionele integratie van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt als belangrijkste doel hebben.
De Gemeente neemt deel in een Gemeenschappelijke Regeling (GR): het Regionaal sociaal Werkvoorzieningsschap Amersfoort en omgeving (RWA). Om haar doelstellingen te verwezenlijken heeft het RWA een bedrijvengroep Amfors, waaronder diverse werkmaatschappijen hangen. Omdat de gemeente deelneemt in deze regeling, draagt de gemeente mede verantwoordelijkheid voor de financiële resultaten van RWA. Deelnemende gemeenten zuiveren eventuele tekorten aan in verhouding van hun deelname.
RWA voldoet aan de eisen, die de wetgever stelt t.a.v. het direct kunnen gunnen van opdrachten door deelnemende gemeenten aan een GR (quasi-inbesteden).
Uitgangspunt bij alle aanbestedingen is dan ook, dat als een opdracht kan worden uitgevoerd door één van de bedrijven binnen de Amfors groep, dan doen we dit. Er volgt dan geen reguliere aanbesteding. De opdracht wordt in dat geval direct een-op-een gegund aan Amfors of één van haar onderliggende bedrijven. Dit onder de voorwaarde, dat het Amfors bedrijf kan aantonen dat zij marktconforme tarieven hanteert.
De gemeente kan haar inkoopbeleid gebruiken om innovatieve oplossingen te stimuleren voor maatschappelijke opgaven. De gemeente stimuleert het over deze mogelijkheden na te denken en hierover beargumenteerd beslissingen te nemen.
Ook worden ondernemers opgeroepen hun creativiteit en innovatie aan te wenden voor deze uitdagingen.
De gemeente heeft oog voor samenwerking bij haar Inkopen. Dit geldt zowel voor samenwerkingen binnen de eigen organisatie als voor samenwerkingen met andere gemeenten of aanbestedende diensten. Uitgangspunt bij alle relevante Inkopen is dan ook, dat als een opdracht samen (beter) kan, we dit ook samen doen.
Naast de genoemde gemeenschappelijke regeling RWA, werkt de gemeente (onder andere) samen in de gemeentelijke Gezondheidsdienst (GGD) regio Utrecht, de Veiligheidsregio Utrecht (VRU), de Uitvoeringsorganisatie Baarn, Bunschoten en Soest (BBS) en de Regionale ICT Dienst (RID).
De gemeenten Amersfoort, Baarn, Bunschoten, Leusden, Nijkerk, Soest, Veenendaal, Woudenberg en Eemnes kopen samen de hulp en ondersteuning in die nodig is voor de uitvoering van de Wmo en de Jeugdwet. Samen vormen zij de regio Amersfoort.
4.6 Bepalen van de passende inkoopprocedure
De Gemeente heeft de vrijheid om zelf zorg te dragen voor haar taken of deze taken uit te besteden aan de markt. De Gemeente beziet per opdracht welke inkoopprocedure geschikt en proportioneel is.
Daarbij slaat hij in ieder geval acht op de volgende aspecten:
Aanbestedende diensten zijn verplicht om opdrachten met een waarde boven de Europese drempelbedragen Europees aan te besteden. De Europese Commissie stelt elke 2 jaar de Europese drempelbedragen vast.
Boven de Europese drempelbedragen mag niet afgeweken worden. Indien het College instemt met een dergelijke afwijking, accepteert het daarmee een onrechtmatigheid.
Onder de Europese drempelbedragen
Ook bij Inkopen met waarden onder de Europese drempelbedragen past de Gemeente inkoopprocedures toe. Welke dit zijn, is opgenomen in de uitvoeringsregels.
Onder de Europese drempelbedragen mag de Gemeente gemotiveerd kiezen voor een minder zware inkoopprocedure.
4.7 Raming en financieel budget
Inkopen vindt plaats op basis van een deugdelijke en objectieve voorafgaande schriftelijke raming van de opdracht. De raming is ook van belang om de financiële haalbaarheid van de opdracht te bepalen. De Gemeente wil immers niet het risico lopen dat zij verplichtingen aangaat die zij niet kan nakomen.
4.8 Eerlijke mededinging en commerciële belangen
De Gemeente bevordert eerlijke mededinging. De betrokken ondernemers moeten een eerlijke kans krijgen om de opdracht gegund te krijgen. Door objectief, transparant en non-discriminerend te handelen, bevordert de Gemeente een eerlijke mededinging. Dit zal bijdragen aan het in standhouden van een gezonde marktwerking (ook op de lange termijn). De Gemeente wenst geen ondernemers te betrekken in haar inkoopproces die de mededinging vervalsen.
Soest, 1 februari 2024
de raad voornoemd,
de griffier, de voorzitter,
drs. M.A.C. van Esterik R.T. Metz