Verordening voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de Bedrijfsvoeringseenheid Bommelerwaard

Artikel 1. Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

• 1.

  Accountant: een door het bestuur aangewezen accountant als bedoeld in artikel 213, tweede lid, van de Gemeentewet

• 2.

  Accountantscontrole: controle van de in artikel 197 van de Gemeentewet bedoelde jaarrekening door de accountant;

• 3.

  Deelverantwoording: een in opdracht van het bestuur ten behoeve van de verslaglegging opgestelde verantwoording van een afzonderlijke organisatie-eenheid binnen de Bedrijfsvoeringseenheid Bommelerwaard, welke verantwoording onderdeel uitmaakt van de jaarrekening;

• 4.

  Jaarrekening: jaarrekening van de organisatie als bedoeld in artikel 197 van de Gemeentewet;

• 5.

  Managementletter: verslag van de accountant gericht aan het bestuur met belangrijke bevindingen en adviezen voor verbetering van de interne beheersing, de IT-omgeving en actuele ontwikkelingen;

• 6.

  Rechtmatigheidsverantwoording: de rapportage van het Bestuur waarbij aangegeven wordt in welke mate de totstandkoming van de financiële beheers handelingen en de vastlegging daarvan overeenstemmen met de relevante wet- en regelgeving.

• 7.

  Controleprotocol: het controleprotocol heeft als doel nadere aanwijzingen te geven aan de accountant over de reikwijdte van de accountantscontrole, de daarvoor geldende normstellingen en de daarbij verder te hanteren goedkeuring- en rapporteringstoleranties voor de controle van de jaarrekening;

• 8.

  Bestuur: het bestuur van de Bedrijfsvoeringseenheid Bommelerwaard.

• 9.

  Directie: de directie van de Bedrijfsvoeringseenheid Bommelerwaard.

Artikel 2. Opdrachtverlening accountantscontrole

• 1.

  De accountantscontrole wordt opgedragen aan een door het bestuur te benoemen accountant.

• 2.

  Het bestuur stelt voorafgaande aan de benoeming van de accountant de periode van benoeming vast.

• 3.

  De te benoemen accountant is dezelfde accountant als voor een van de gemeentelijke organisaties van Maasdriel en Zaltbommel. De aanbesteding van de accountant zal gelijktijdig met de aanbesteding voor Maasdriel en Zaltbommel plaats vinden.

• 4.

  Het bestuur stelt voor de aanbesteding van de accountantscontrole het programma van eisen vast. Het programma van eisen bevat in ieder geval een vermelding van:

  • a.

    De toe te passen goedkeurings- en rapporteringstoleranties bij de controle van de jaarrekening;

  • b.

    De inrichtingseisen voor het verslag van bevindingen;

  • c.

    De posten van de jaarrekening, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht dient te besteden;

• 5.

  De uiteindelijke vaststelling van de opdracht en de keuze van de uitvoerende partner wordt gedaan door het bestuur.

Artikel 3. Overige controles en opdrachten

• 1.

  De directie kan de accountant opdracht geven tot het uitvoeren van specifieke werkzaamheden met betrekking tot de doelmatigheid en doeltreffendheid als bedoeld in artikel 213a Gemeentewet voor zover de onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding komt. De directie informeert het bestuur vooraf over deze aan de accountant te verstrekken opdrachten.

• 2.

  De directie draagt de zorg voor de verantwoording aan derden en nemen hierbij de gestelde controle-eisen in acht. Als een deel van deze vereisten moet worden uitgevoerd door een accountant, is de directie bevoegd hiervoor de opdracht te verlenen aan een andere dan de door het bestuur aangewezen accountant, indien dit in het belang van de bedrijfsvoeringseenheid is.

Artikel 4. Inrichting accountantscontrole

• 1.

  De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de wijze waarop de accountantscontrole wordt ingericht, alsmede de frequentie, de aard en de omvang van de daarbij behorende werkzaamheden.

• 2.

  De accountant kan de werkzaamheden in het kader van de accountantscontrole ook zonder vooraankondiging uitvoeren. De voor de controle benodigde dossierstukken vraagt de accountant zoveel mogelijk vooraf schriftelijk op bij een vertegenwoordiger van de ambtelijke organisatie.

• 3.

  Ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole vindt periodiek overleg plaats tussen de accountant, het bestuur en vertegenwoordigers van de bedrijfsvoeringseenheid.

Artikel 5. Informatieverstrekking door de directie – het bestuur

• 1.

  De directie is verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarrekening, met de rechtmatigheidsverantwoording, conform de geldende wet- en regelgeving en overlegt deze aan de accountant voor accountantscontrole.

• 2.

  De directie draagt er zorg voor dat alle aan de jaarrekening ten grondslag liggende bescheiden voor de accountant ter inzage liggen en onbelemmerd toegankelijk zijn.

• 3.

  Bij de jaarrekening bevestigt de directie schriftelijk aan de accountant, dat alle bij de directie bekende informatie van belang voor de oordeelsvorming van de accountant is verstrekt.

• 4.

  Het Bestuur overlegt de gecontroleerde jaarrekening samen met de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen voor de wettelijke deadline in de Wet gemeenschappelijke regelingen aan de Raden van de deelnemende gemeenten.

• 5.

  Alle informatie die na afgifte van de accountantsverklaring en voor behandeling van de jaarrekening in de directie beschikbaar komt en die van invloed is op het beeld dat de jaarrekening geeft, wordt terstond door de directie aan het Bestuur en de accountant gemeld.

• 6.

  De accountant maakt voor de controle van de in de jaarrekening opgenomen rechtmatigheidsverantwoording door de directie zo veel mogelijk gebruik van het namens de directie uitgevoerde onafhankelijke onderzoek.

• 7.

  De accountant maakt in de accountantscontrole zo veel mogelijk gebruik van de aanwezige interne beheersing van de werkzaamheden van de interne auditfunctie van de Bedrijfsvoeringseenheid Bommelerwaard en stimuleert door een zo veel mogelijke organisatiegerichte accountantscontrole de verdere kwaliteitsverbetering en professionalisering.

Artikel 6. Toegang tot informatie door accountant

• 1.

  De directie draagt er zorg voor dat de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een onbelemmerde toegang heeft tot alle relevante werkplaatsen van de Bedrijfsvoeringseenheid Bommelerwaard.

• 2.

  De accountant is bevoegd om van alle in de organisatie werkende personen mondelinge en schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verlangen die hij voor de uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben. De directie draagt er zorg voor, dat de desbetreffende in de organisatie werkende personen hieraan hun medewerking verlenen.

• 3.

  De directie draagt er zorg voor, dat alle in de organisatie werkende personen zijn gehouden de accountant alle informatie te verstrekken, opdat de accountant zich een juist en volledig oordeel kan vormen over het gevoerde financiële beheer, de getrouwheid van zowel het financiële beeld als de verklaring omtrent de rechtmatige totstandkoming van de baten en lasten.

Artikel 7. Rapportering door accountant

• 1.

  Indien de accountant bij een accountantscontrole tot het oordeel komt dat de rechtmatigheidsverantwoording door de directie niet getrouw is, dan wel afwijkingen constateert die op zichzelf leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende controleverklaring, meldt hij deze terstond schriftelijk aan het Bestuur en zendt een afschrift hiervan aan de directie.

• 2.

  In aanvulling op het in de wet voorgeschreven verslag van bevindingen brengt de accountant over de door hem uitgevoerde (deel)controles verslag uit over zijn bevindingen die niet van bestuurlijk belang zijn aan de daarvoor in aanmerking komende ambtenaren.

• 3.

  De accountantsverklaring en het verslag van bevindingen worden voor verzending aan het bestuur door de accountant aan de directie voorgelegd met de mogelijkheid voor de directie om op deze stukken te reageren.

• 4.

  Voorafgaand aan de controle van de jaarrekening vindt lopende het betreffende jaar een interimcontrole plaats.

• 5.

  Over de uitkomsten van deze interimcontrole wordt door de accountant een managementletter uitgebracht aan de directie, met daarin een compacte samenvatting met de belangrijkste uitkomsten.

• 6.

  De belangrijkste uitkomsten van de interimcontrole worden besproken met de meest betrokken medewerkers van de ambtelijke organisatie en de directie.

Artikel 8. Intrekking oude regeling

De “Controleverordening BVEB 2017”wordt ingetrokken.

Artikel 9. Inwerkingtreding en Citeertitel

• 1.

  Deze verordening treedt in werking op de dag volgend op de dag van bekendmaking, met dien verstande dat zij van toepassing is op de accountantscontrole van de jaarrekening (en deelverantwoordingen) van het verslagjaar 2023 en later.

• 2.

  Deze verordening wordt aangehaald als: ‘Controleverordening Bedrijfsvoeringseenheid Bommelerwaard 2023’.