Instructie gemeentesecretaris 2024

Artikel 1. Begripsbepalingen en wettelijk kader

• 1.

  In deze instructie wordt verstaan onder:

  • a.

    bestuursorgaan: het college of de burgemeester

  • b.

    college: het college van burgemeester en wethouders

  • c.

    gemeentesecretaris: de gemeentesecretaris, tevens directeur

  • d.

    directieteam: de twee directeuren, waarvan één tevens gemeentesecretaris

  • e.

    managementteam: directieteam, clustermanagers en concerncontroller

  • f.

    de wet: de Gemeentewet

• 2.

  De gemeentesecretaris handelt overeenkomstig hetgeen te zijnen aanzien is bepaald in de wet of enig wettelijk voorschrift van rijk of provincie, het reglement van orde voor de vergaderingen van het college van burgemeester en wethouders, de verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning of deze instructie.

   

Artikel 2. Algemene ondersteuning

• 1.

  De gemeentesecretaris draagt zorg voor een goede en doelmatige ondersteuning van burgemeester en wethouders, de burgemeester en de door hen ingestelde commissies.

• 2.

  Hij is het aanspreekpunt voor de griffier in contacten tussen de raad of zijn leden met de ambtelijke organisatie als bedoeld in artikel 160, eerste lid, onder c, van de Gemeentewet.

   

Artikel 3. Ondersteuning burgemeester en wethouders

• 1.

  De gemeentesecretaris draagt zorg voor:

  • a.

    een goede voorbereiding van de vergaderingen van burgemeester en wethouders;

  • b.

    de voor de uitoefening van hun functie benodigde informatievoorziening aan de leden van burgemeester en wethouders;

  • c.

    een gedegen en tijdige advisering aan burgemeester en wethouders;

  • d.

    een snel en adequaat verloop van voor het proces van besluitvorming

  • e.

    noodzakelijke procedures en het bevorderen van een voortvarende uitvoering van de besluiten van burgemeester en wethouders;

  • f.

    het vastleggen van door burgemeester en wethouders genomen besluiten in een besluitenlijst en het bijhouden van een presentielijst.

• 2.

  De gemeentesecretaris is aanwezig bij de vergaderingen van het college en heeft daarin een adviserende stem.

• 3.

  De stukken die van het college uitgaan, worden door de gemeentesecretaris mede ondertekend.

• 4.

  Dit artikel is van overeenkomstige toepassing op de ondersteuning van de burgemeester en de door hem of door burgemeester en wethouders ingestelde commissies.

   

Artikel 4. Ondersteuning burgemeester

• 1.

  De gemeentesecretaris staat de burgemeester terzijde.

• 2.

  Hij bevordert hiertoe samen met de burgemeester een goede afstemming tussen de bestuursorganen enerzijds en het ambtelijk apparaat anderzijds.

• 3.

  Voorts is hij de burgemeester behulpzaam bij de bewaking van het functioneren van burgemeester en wethouders als collegiaal bestuur.

• 4.

  De gemeentesecretaris voert een periodiek driehoeksoverleg met de burgemeester en de griffier.

   

Artikel 5. Ambtelijke organisatie

• 1.

  De gemeentesecretaris is hoofd van de ambtelijke organisatie, is voorzitter van het directieteam en als zodanig eindverantwoordelijk voor de ambtelijke organisatie.

• 2.

  Ter bewaking van de eenheid in de uitoefening van de aan de ambtelijke organisatie opgedragen taken, voert de gemeentesecretaris regelmatig gezamenlijk overleg met het directieteam en het managementteam van de ambtelijke organisatie.

• 3.

  De gemeentesecretaris ziet toe op een vlot verloop van de informatiestromen. Hij doet voorstellen aan burgemeester en wethouders ter zake.

• 4.

  De gemeentesecretaris kan in overleg met het directieteam procedures vaststellen voor de behandeling van zaken die door het gemeentebestuur aan de ambtelijke organisatie ter voorbereiding of uitvoering zijn opgedragen.

• 5.

  De gemeentesecretaris draagt er zorg voor dat het directieteam en het managementteam tijdig op de hoogte worden gesteld van alle door de raad en het college genomen besluiten.

• 6.

  De gemeentesecretaris bevordert een goede samenwerking en samenhang binnen de ambtelijke organisatie.

   

Artikel 6. Verhindering en vervanging

• 1.

  Indien de gemeentesecretaris verhinderd is zijn ambt te vervullen, doet hij daarvan tijdig mededeling aan de burgemeester.

• 2.

  Voor een afwezigheid van langer dan vijf dagen behoeft de gemeentesecretaris toestemming van burgemeester en wethouders.

• 3.

  Het college wijst een 1e, 2e en 3e locogemeentesecretaris aan.

   

Artikel 7. Slotbepalingen

• 1.

  In gevallen waarin deze instructie niet voorziet, voorziet de gemeentesecretaris, voor zover nodig in overleg met het college van burgemeester en wethouders of de burgemeester.

• 2.

  Deze instructie treedt in werking op de dag volgend op die van bekendmaking.

• 3.

  Deze instructie wordt aangehaald als: Instructie voor de gemeentesecretaris van de gemeente Kaag en Braassem. Met deze versie wordt de versie zoals vastgesteld door het college op 23 juni 2022 herroepen.

Aldus vastgesteld door burgemeester en wethouders van de gemeente Kaag en Braassem op 12 maart 2024