Organisatie | Elburg |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Verordening klachtbehandeling gemeente Elburg 2024 |
Citeertitel | Verordening klachtbehandeling gemeente Elburg 2024 |
Vastgesteld door | gemeenteraad |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp | |
Externe bijlage | Toelichting Verordening klachtbehandeling Elburg |
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
01-07-2024 | Nieuwe regeling | 18-03-2024 |
De raad, het college van burgemeester en wethouders, en de burgemeester van de gemeente Elburg;
ieder voor zover het zijn bevoegdheden betreft;
gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 9 januari 2024;
gelet op de artikelen 108, 149, 170, lid 1, onder e, van de Gemeentewet en Titel 9.1 Klachtbehandeling door een bestuursorgaan van de Algemene wet bestuursrecht;
overwegende dat de gemeente Elburg zorg wil dragen voor een behoorlijke behandeling van mondelinge, schriftelijke en digitaal ingediende klachten over gedragingen van de verschillende bestuursorganen die binnen de gemeente Elburg werkzaam zijn en dat het om die reden wenselijk is te beschikken over een interne en externe klachtvoorziening als bedoeld in hoofdstuk 9 van de Algemene wet bestuursrecht;
b e s l u i t e n: vast te stellen de volgende verordening: Verordening klachtbehandeling gemeente Elburg 2024.
In deze verordening wordt verstaan onder:
klacht: een uiting van onvrede over of kritiek op de wijze waarop een gemeentelijk bestuursorgaan, diens voorzitter of een lid daarvan, een gemeentelijk organisatieonderdeel of een persoon werkzaam onder de verantwoordelijkheid van het bestuursorgaan (‘medewerker’) zich in een bepaalde situatie ten opzichte van iemand heeft gedragen;
gedraging: het in een bepaalde aangelegenheid jegens een natuurlijk persoon of rechtspersoon handelen of nalaten te handelen in brede zin, waaronder ook begrepen het aannemen van een houding en de wijze van presentatie en communicatie, hetzij in de uitoefening van een functie, hetzij als bestuursorgaan;
Nationale ombudsman: het bureau van de Nationale ombudsman te Den Haag, die als onafhankelijke externe instantie onderzoek verricht naar de feiten die aanleiding hebben gegeven tot de klacht, aan het gemeentebestuur rapporteert over zijn bevindingen en een behoorlijkheidsoordeel geeft over de gedraging, eventueel voorzien van aanbevelingen.
Artikel 6. Fasering van de klachtbehandeling
De klachtbehandeling kent drie fasen:
Indien iemand zich mondeling, digitaal of schriftelijk met een klacht tot het bestuursorgaan wendt, en de klager stelt daar prijs op, dan wordt eerst geprobeerd om middels een (telefoon)gesprek de klacht op informele wijze af te handelen. De klager wordt daarbij steeds gewezen op de mogelijkheid om, als hij ontevreden is over de uitkomst van de informele afhandeling, alsnog de formele behandeling van de klacht door te zetten.
Deze fase betreft een formele behandeling van de klacht met inschakeling van de door de gemeenteraad benoemde onafhankelijke klachtenfunctionaris. De klachtenfunctionaris adviseert degene die bevoegd is om op de klacht te beslissen over de gegrondheid van de klacht. De klachtenfunctionaris komt tot dit advies na het doorlopen van een in deze verordening neergelegde (formele) procedure. Kern van deze procedure is het houden van een formele hoorzitting met alle betrokkenen.
Dit is het sluitstuk in de behandeling van een klacht. Indien de klager het niet eens is met de afdoening van zijn klacht in eerste instantie, dan kan hij zijn klacht voorleggen aan de Nationale ombudsman, een externe en onafhankelijke instantie.
Artikel 8. De ontvangst van de klacht
De ontvangst van de klacht wordt binnen vijf werkdagen door de secretaris van de klachtenfunctionaris schriftelijk bevestigd. Bij het bericht van ontvangst wordt vermeld dat de klachtenfunctionaris over de gegrondheid van de klacht zal adviseren aan degene die bevoegd is om op de klacht te beslissen. Ook wordt gewezen op de hieraan voorafgaande inspanning van gemeentelijke zijde om de klacht op informele wijze af te handelen.
Artikel 9. Uitzonderingen op de behandelingsplicht
terzake van de gedraging een opsporingsonderzoek op bevel van de officier van justitie of een vervolging gaande is, dan wel indien de gedraging deel uitmaakt van de opsporing of vervolging van een strafbaar feit en terzake van dat feit een opsporingsonderzoek op bevel van de officier van justitie of een vervolging gaande is, of
Als de klacht niet in behandeling wordt genomen, krijgt de klager daarvan zo spoedig mogelijk doch uiterlijk binnen vier weken na ontvangst van de klacht schriftelijk bericht van degene die op grond van artikel 4 bevoegd is om op de klacht te beslissen. Het advies van de klachtenfunctionaris wordt bij deze inkennisstelling gevoegd. Indien de beslissing van degene die op grond van artikel 4 bevoegd is om op de klacht te beslissen, afwijkt van het advies van de klachtenfunctionaris, wordt in de beslissing de reden voor die afwijking vermeld. Ook wordt de klager in de inkennisstelling gewezen op de mogelijkheid om de beslissing om de klacht niet in behandeling te nemen voor te leggen aan de Nationale ombudsman en binnen welke termijn dit dient te gebeuren.
Artikel 12. Formele behandeling in eerste instantie
Van het horen wordt door de secretaris van de klachtenfunctionaris een verslag gemaakt. In het verslag wordt in ieder geval melding gemaakt van de namen van de aanwezigen met vermelding van hun hoedanigheid, de eventuele bescheiden die ter zitting worden overgelegd, een samenvatting van het over en weer ingebrachte ter zitting en wat overigens tijdens de zitting is voorgevallen.
De klachtenfunctionaris stelt voor degene die volgens artikel 4 bevoegd is om op de klacht te beslissen een rapport op met daarin zijn bevindingen van het onderzoek naar de feiten die aanleiding gaven tot de klacht, zijn oordeel over de (gegrondheid van de) klacht, en een advies (voorstel) over de wijze van reageren op de klacht. De klachtenfunctionaris kan in zijn rapport ook aanbevelingen opnemen voor verbetering van de gemeentelijke dienstverlening.
Degene die op grond van artikel 4 bevoegd is om op de klacht te beslissen, stelt een schriftelijke en gemotiveerde reactie op de klacht (klachtafdoeningsbrief) op en stuurt deze aan de klager. Hij betrekt daarbij het rapport van de klachtenfunctionaris inclusief het verslag van de hoorzitting. Het rapport van de klachtenfunctionaris en het verslag van de hoorzitting wordt als bijlage bij de klachtafdoeningsbrief gevoegd.
Aldus besloten door de raad der gemeente Elburg
in zijn vergadering van 18 maart 2024
de voorzitter, de griffier,
ir. J.N. Rozendaal mr. D.H.A.A. Kassing
Aldus vastgesteld door het college van burgemeester en wethouders
in zijn vergadering van 9 januari 2024
de burgemeester, de secretaris,
ir. J.N. Rozendaal mw. mr. A.H. van der Maat-Bosma
Aldus vastgesteld door de burgemeester op 9 januari 2024
de burgemeester,
ir. J.N. Rozendaal