| Organisatie | Samenwerkingsorganisatie De Wolden Hoogeveen |
|---|---|
| Organisatietype | Regionaal samenwerkingsorgaan |
| Officiële naam regeling | Generiek Handboek Vervanging Samenwerkingsorganisatie De Wolden Hoogeveen |
| Citeertitel | |
| Vastgesteld door | algemeen bestuur |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp |
Geen
artikel 6, eerste lid, van het Archiefbesluit 1995
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 19-03-2024 | Nieuwe regeling | 10-01-2024 |
De Samenwerkingsorganisatie de Wolden Hoogeveen (SWO) werkt al enige tijd digitaal, echter wordt nog niet geheel digitaal gearchiveerd. In deze veranderende omgeving biedt digitalisering voor archivering naast de vele kansen en mogelijkheden ook de nodige uitdagingen. De digitale informatiehuishouding stelt andere eisen aan de inrichting van informatiebeheer.
Digitale archivering is van strategisch belang als onderdeel van de informatiearchitectuur van de SWO om de kaders voor wettelijk beheer van informatie op orde te hebben. Het informatiebeleid wordt in gezamenlijkheid bepaald, in lijn met tactisch en strategisch beleid van de SWO. Daarbij moet de praktische en werkbare invulling niet uit het oog worden verloren; de gebruiker van informatie(systemen) moet centraal staan. In het Besluit Informatiebeheer van de SWO staat beschreven waar de verantwoordelijkheden liggen op het gebied van archivering en aan de hand daarvan worden keuzes gemaakt die in lijn zijn met de geldende wet- en regelgeving en de volgens de wet gangbare normen. Informatiemanagement en Archief heeft deze kennis in huis en vertaalt deze keuzes in werkbare digitale archiveringsoplossingen.
Om hier uitvoering aan te kunnen geven is het noodzakelijk om routinematig, digitale vervanging te kunnen toepassen op de papieren archiefbescheiden van de SWO. Aangezien deze archiefbescheiden onder de Archiefwet vallen, is hiervoor een Machtiging Vervanging van het het bestuur als zorgdrager vereist.
Dit handboek is een normenkader waarmee de SWO een behoorlijk geregelde procedure voor scanning/reproductie als onderdeel van de normale bedrijfsvoering heeft.
Dit handboek beschrijft de procesmatige en technische inrichting van de voorgenomen vervanging, en de resultaten van de inrichting. De beschrijving voorziet in de elementen zoals die zijn opgenomen in artikel 26b van de Archiefregeling 1.
Ten tweede beschrijft dit handboek de resultaten van de overzetting van de papieren archiefbescheiden naar digitale vorm en hoe daarbij aan eisen van duurzaamheid en betrouwbaarheid wordt voldaan.
Tenslotte beschrijft dit handboek een Change Management Procedure. De procedure borgt dat wijzigingen in de procesmatige en technische inrichting van de zorgdrager niet tot verminderde resultaten leiden, c.q. voldoen aan de geldende wet- en regelgeving.
Dit handboek beschrijft de procesmatige en technische inrichting van de voorgenomen vervanging van archiefbescheiden, die
Uitzonderingen zijn beschreven in par. 4.1.1.
Een organisatie onderdeel kan slechts tot vervanging overgaan, indien voldaan wordt aan de bepalingen en procedures zoals die in dit handboek vervat.
De procedure voor het verkrijgen van een machtiging tot vervanging van archiefbescheiden is als volgt. Het bestuur van de Samenwerkingsorganisatie de Wolden Hoogeveen besluit tot een generieke vervanging van archiefbescheiden – op grond van de in artikel 7 van de Archiefwet gegeven bevoegdheid – en stelt daarmee het voorliggend handboek vast.
De eenheidsmanager Advies en Services zal de verklaring afgeven aan de hand van het advies gegeven door de afdeling archief. In het Handboek Vervanging staan de vereisten beschreven voor de zwaarste categorie (permanent te bewaren) bescheiden. Voor de bescheiden die uiteindelijk vernietigd kunnen worden, kan in overleg met de afdeling archief afgeweken worden van het handboek. Uitgangspunt bij het afwijken van de bepalingen uit dit Handboek is dat de digitale bestanden in ieder geval de gehele bewaartermijn – bepaald in de geldende selectie en waardering methodiek – raadpleegbaar moeten blijven. Hierbij moeten de archiefwetgeving en praktische oplossingen samenkomen.
Wanneer een bepaald dienstonderdeel of proces aangemerkt wordt om voor vervanging in aanmerking te komen wordt een verklaring tot vervanging afgegeven en deze wordt als bijlage toegevoegd aan het Handboek Vervanging.
Het Handboek Vervanging geeft de vereisten weer voor het vervangen van papieren bescheiden naar digitale bestanden en is daarmee maatgevend voor de uitvoering van het vervangingsproces.
Het beschrijft de wijze van vervanging en digitaal beheer en is daarmee het ontwerp voor de inrichting zoals bedoeld in de geldende wet- en regelgeving. Het handboek is opgebouwd zoals benoemd in paragraaf 1.3. Resultaten.
Indien geen verklaring voor vervanging is afgegeven voor een afdeling / proces, dan dienen de papieren documenten bewaard te worden. Het is dan niet mogelijk om volledig digitaal te werken.
Dit hoofdstuk vat de wetgeving, externe en interne beleidsregels en normen samen, die van toepassing zijn op het vervangingsproces en de duurzame opslag van digitale archiefbescheiden.
Aangezien het in het kader van dit Handboek gaat over het vervangen van analoge informatie voor digitale informatie, zijn ten aanzien van deze vervanging en vernietiging de Archiefwet 1995 de artikelen 7 en 9, lid 1 van toepassing. Daarin wordt beschreven in hoeverre een en ander mogelijk is. In het Archiefbesluit 1995 wordt dit verder uitgewerkt in de artikelen 2, 6 en 8. Deze artikelen zijn nader uitgewerkt in de Archiefregeling.
3.4 Opleiding van en instructies aan medewerkers
De opleiding van en instructie aan medewerkers voor zover relevant voor de uitvoering van dit handboek zijn zodanig dat verantwoordelijke medewerkers in staat zijn om de hierna genoemde handelingen conform de voorgeschreven procedures uit te voeren.
Voor alle duidelijkheid wordt hier benadrukt dat de coördinator archief verantwoordelijk blijft voor het aanbieden van adequate instructie van medewerkers, voor zover het de uitvoering van vervangingswerkzaamheden betreft.
4 Inrichting van het vervangingsproces
De behandeld ambtenaar of de daartoe aangewezen functionaris, hierna te noemen de registrator, is de primair verantwoordelijke voor registratie en archivering van documenten binnen de SWO.
Het proces omvat de postprocedure, scanning, registratie, opslag, beheer en (indien van toepassing) vernietiging van bescheiden. Ondersteunende middelen betreffen scanners, een Document Management Systeem en digitale opslaglocaties.
De procedures die tezamen het vervangingsproces uitmaken zijn nader uitgewerkt in de bijlagen.
De verantwoordelijkheid voor de sortering van documenten voor vervanging binnen de SWO is formeel beschreven, vastgesteld en toegewezen in de postprocedure. Een beschrijving van deze procedure is als bijlage 1 toegevoegd aan dit Handboek.
De betreffende documenten worden door de registrator in verschillende groepen verdeeld, op basis van de in paragraaf 4.1.1. e.v. genoemde criteria en uitzonderingen.
Het resultaat is dat alle documenten die vallen binnen de selectiecriteria, beschikbaar worden gesteld voor het registratie- en scanproces, en aangeboden aan de registrator.
4.1.1 Selectiecriteria en uitzonderingen
Alle documenten zoals benoemd in paragraaf 1.4 doorlopen het vervangingsproces, met uitzondering van onderstaande categorieën.
Intrinsieke Waarde - De registrator selecteert documenten waarvan de vervanging onverenigbaar is met de waarden, bedoeld in artikel 2, eerste lid, onderdeel c en d van het Archiefbesluit 1995. Dergelijke documenten worden ook wel aangeduid als documenten met ‘intrinsieke waarde’. De criteria waarop de registrator de intrinsieke waarde bepaalt, zijn beschreven in bijlage 1 Postprocedure.
In geval van twijfel raadpleegt de eenheidsmanager Advies & Services, daartoe gemandateerd door het bestuur, de toezichthouder, aangewezen in het kader van het interbestuurlijk toezicht op de naleving van de archiefwetgeving.
Niet-scanbare formaten - De registrator selecteert documenten die door hun verschijningsvorm en/of formaat niet gescand kunnen worden. Deze documenten worden niet gescand, maar wel geregistreerd. De registrator controleert de selectie.
Voorwaarden gesteld door de afzender – Indien de afzender voorwaarden stelt, bijvoorbeeld het retour zenden na inzage of het niet digitaal beschikbaar maken van de inhoud (in kader van de AVG), digitale sleutels (certificaten of informatieclassificatie worden de documenten analoog naar de ontvanger gezonden.
Certificaten of documenten die betrekking hebben op medewerkers – indien een document naast een belang voor de organisatie ook een persoonlijk belang dient, wordt deze wel gedigitaliseerd, maar het orginele analoge document wordt eveneens aan de belanghebbende verstrekt. Er vindt dus geen vervanging plaats.
Documenten met een zeer korte bewaartermijn – ontvangen documenten met een bewaartermijn korter dan 6 maanden worden niet vervangen, het doorlopen van de vervangingsprocedure is dan niet efficiënt.
Het resultaat is dat documenten van een afwijkende verschijningsvorm en/of formaat dat niet gescand kan worden, niet worden vervangen. Echter dient dit zoveel mogelijk te worden vermeden, hybride archivering is inefficiënt en risicovol. Er dient eerst gekeken te worden naar mogelijke alternatieve scanmethoden in overleg met de eenheidsmanager Advies & Services en de coördinator Archief. Mocht het toch gekozen worden voor analoge opslag dient de motivatie te worden vastgelegd bij de registratie. Deze archiefstukken worden verder als analoge archiefstukken afgehandeld.
Juridische gronden voor uitzondering – Vervanging wordt niet toegepast indien het stukken met betrekking tot een proces betreft waarvan de archiefbescheiden krachtens verdragen of op grond van wettelijke bepalingen in hun oorspronkelijke vorm moeten worden bewaard. Een door de eenheidsmanager Advies en Services aangewezen medewerker archief gaat na of dergelijke verdragen (etc.) van toepassing zijn en neemt in geval twijfel en indien hij dit noodzakelijk acht contact op met de juridisch specialist van de SWO.
Alvorens tot de vervanging van documenten die in het kader van Europese subsidieprogramma’s worden ontvangen over te gaan dient te worden nagegaan wat de bepalingen in het betreffende Europese programma zijn omtrent de eisen die gesteld worden aan de wijze van aanlevering en bewaring van documenten. Mochten er in de verordening van een Europees subsidieprogramma geen bepalingen over de bewaring van documenten zijn opgenomen dan wordt niet overgegaan tot vervanging
4.2 Procedure Registratie en Scannen
Alle documenten die zijn geselecteerd voor het vervangingsproces doorlopen deze procedure. De registrator2 is verantwoordelijk voor het uitvoeren van de procedure zoals beschreven in bijlage 2, procedure Registratie en Scannen. De registratie geschiedt in het Document Management Systeem.
Registratiegegevens – In de procedure Registratie en Scannen (bijlage 2) zijn de minimale registratiekenmerken vastgelegd. Het resultaat van de procedure is dat documenten zodanig zijn geregistreerd dat zij efficient terug te vinden zijn en dat scans van de documenten aan de registratiegegevens zijn gekoppeld waardoor deze bruikbaar en terugvindbaar zijn.
Wijzigingen in registratiegegevens - De registrator kan metadata wijzigen en opslaan op basis van de aan hem toegekende autorisaties in het Document Management Systeem. De wijzigingen worden gelogd; men kan onder andere terugzien wat het gegeven was, wat het gegeven geworden is, en wie de wijziging heeft aangebracht.
Om de kwaliteit van scans te controleren en of het document vervangen mag worden, wordt elke scan gecontroleerd door de registrator. De registrator toetst de scan aan de kwaliteitscriteria en –normen zoals vastgelegd in bijlage 2, Procedure Registatie en Scannen.
Indien één persoon de functie van registrator als van recordbeheerder in zich verenigt, (d.w.z. het vier ogen principe wordt niet toegepast, is ongewenst en dit dient zoveel mogelijk voorkomen te worden), dan laat de eenheidsmanager Advies & Services per 1.500 scans of eens per twee maanden een steekproef uit conform bijlage 5 Procedure Kwaliteitscontrole door middel van steekproef uitvoeren. Tevens zal er bij een gemelde afwijking een steekproef plaatsvinden. Per 1500 scans wordt met 99% zekerheid vastgesteld dat de scans van voldoende kwaliteit zijn.
Een door de eenheidsmanager Advies & Services aangewezen functionaris selecteert t.b.v. de steekproef de te testen scans. Hij zoekt bijbehorende papieren originelen op en vergelijkt de scan met het origineel en documenteert de steekproef conform procedure kwaliteitscontrole door middel van steekproef (bijlage 5).
Indien uit de steekproef blijkt dat de kwaliteit van het geteste bestand onvoldoende is, wordt het originele bestand opnieuw voor vervanging aangeboden, en wordt de volledige batch waaruit het bestand afkomstig is gecontroleerd.
Om de werking van het handboek te toetsen, vinden periodiek audits plaats. De audits hebben betrekking op het vervangingsproces en de beheersituatie en zijn integraal. Zie hoofdstuk 6 Procedure Kwaliteitscontrole voor een nadere beschrijving.
Nadat de analoge documenten zijn gescand en de kwaliteit van de scans is gecontroleerd worden de oorspronkelijke documenten vernietigd conform de Procedure Vernietiging na scanning (bijlage 4).
De directie is verantwoordelijk voor de vernietiging. De eenheidsmanager Advies en Services is bevoegd om te vernietigen. De afdeling informatiemanagment en archief draagt zorg voor de vernietiging conform artikel 21 en 22 van het besluit Informatiebeheer Samenwerkingsorganisatie De Wolden Hoogeveen.
5 IT-beheersmaatregelen en technische inrichting
De SWO heeft een Visie op informatieveiligheid en een Strategisch Beleid Informatieveiligheid & Privacy opgesteld en vastgesteld. De basis van dit beleid wordt gevormd door de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (hierna: BIO), opgesteld door de Informatiebeveiligingsdienst (IBD, onderdeel van de VNG) en de Algemene Verordening Gegevensbescherming (hierna: AVG). De implementatie en borging van informatieveiligheid en BIO is belegd bij de directie van de Samenwerkingsorganisatie De Wolden Hoogeveen (hierna: SWO). De directie is (ambtelijk) verantwoordelijk voor de correcte implementatie en uitvoering van informatieveiligheid en de BIO. Door middel van het Tactische Beleid Informatieveiligheid geeft de directie de kaders aan die binnen de samenwerkingsorganisatie gelden ten aanzien van informatieveiligheid.
Daarnaast is er informatiebeleid waarin de kaders voor de informatievoorziening zijn opgesteld. Dit vormt een kompas voor de inrichting van de informatievoorziening en informatiehuishouding.
Ook is een Automatiserings-visie, oftewel IT-strategie, opgesteld. Deze geeft richting aan de ontwikkelingen van de ICT-organisatie en de positie van de ICT-infrastructuur van de SWO
De SWO heeft risico’s en maatregelen ten aanzien van de technische inrichting benoemd op basis van de Archiefregeling en RODIN (LOPAI/WgA, 2017).
SWO sluiten overeenkomsten en Service Level Agreements (SLA’s) met leveranciers voor een goede ondersteuning en onderhoud van hard- en software. De hardware en de daarop opgeslagen informatie is voldoende beschikbaar, zoals vastgelegd in een SLA.
Onderdeel van het Tactisch Beleid Informatieveiligheid is het beleid logische toegangsbeveiliging en de daaraan gekoppelde procedures. Autorisatie m.b.t. digitale archiefbescheiden in het Document Management Systeem van de SWO is geregeld zoals beschreven in de algemene autorisatieprocedure van de SWO. De integriteit van digitale archiefbescheiden is gewaarborgd. Het is onmogelijk om na het opslaan van een gescand document deze nog aan te passen. Metadata kunnen alleen op basis van een autorisatieschema worden gewijzigd. Wijzigingen worden bijgehouden in een logbestand.
De SWO realiseert wijzigingen in hard- en software volgens de daarvoor geldende change management procedure zoals beschreven in het document Inrichting incident- en wijzigingenbeheer.
Om langdurige stagnatie van de kritische bedrijfsprocessen van de organisatie te voorkomen is een proces voor continuïteitsbeheer ingericht. Onderdeel van dit proces is het opstellen van het Bedrijfscontinuïteitsplan De Wolden Hoogeveen (hierna: BCP). In dit plan zijn de acties vastgelegd die dienen te worden uitgevoerd, nadat een calamiteit is ontstaan.
Er is een vaste backup- en restore procedure welke gebaseerd is op het tactisch beleidstuk: Beleid back-up en recovery SWO. De procedure is beschreven in de procedure Back-up en Restore. Er zijn diverse configuratiebeheer procedures die centraal (op netwerkschijf) gedocumenteerd zijn. Er is tenminste één kopie op een andere locatie.
De SWO maakt ten aanzien van bestandsformaten ten behoeve van de vervanging van archiefbescheiden gebruik van open standaarden. Bestanden kunnen geconverteerd worden naar PDF/A zonder kwaliteitsverlies. In geval van conversie, gebruikt SWO een conversietool, die geen extra compressie of encryptie toepast. De SWO converteert zijn bestanden naar PDF/A-1B uiterlijk op het tijdstip van overbrenging indien noodzakelijk geacht door het RAA. PDF/A-1B voldoet aan de eisen die artikel 26 van de Archiefregeling stelt.
De volgende technische eisen worden gesteld aan scanapparatuur:
Na inrichting van het vervangingsproces bij een aanvrager zal de afdeling Archief een eerste kwaliteitstoets uitvoeren. De eenheidsmanager Advies & Services draagt de verantwoordelijkheid dat een regelmatige toetsing plaatsvindt op de kwaliteit van het vervangingsproces en de duurzame opslag van digitale archiefbescheiden per afgegeven machtiging. Een daarvoor aangestelde functionaris voert deze toetsing uit aan het daarvoor opgestelde, interne normenkader door middel van een interne audit. Het normenkader is afgeleid van RODIN.
Het normenkader benoemt de volgende onderwerpen:
De coördinator archief informeert de aanvrager van de machtiging over de resultaten van de interne audit. Bij afwijkingen informeert de coördinator archief het bestuur van de SWO.
Tijdens de audit komen de volgende, inhoudelijke aspecten aan de orde.
6.1 Kwaliteitsborging vervangingsproces
De uitvoering en kwaliteit van het vervangingsproces is geborgd door de periodieke audit op basis van een intern normenkader. De audit is erop gericht om vast te stellen dat het vervangingsproces voldoende geprotocolleerd is en dat het protocol correct wordt uitgevoerd.
Indien het vier ogen principe niet wordt toegepast (zie paragraaf 4.4), en dus niet elke scan individueel wordt gecontroleerd, dan laat de eenheidsmanager Advies & Services een controle uitvoeren op de kwaliteit van scans door middel van steekproeven. De steekproef is beschreven in de procedure Kwaliteitscontrole door middel van steekproef (bijlage 5)
6.2 Kwaliteitsborging technische inrichting
De kwaliteit van de technische inrichting is geborgd door de periodieke audit op basis van het interne normenkader. De audit is erop gericht om vast te stellen dat de technische inrichting –hardware, software, bestandsformaten en instellingen- het vervangingsproces en de duurzame opslag van digitale archiefbescheiden voldoende ondersteunt.
Tijdens de audit wordt vastgesteld of de eisen aan hard- en software zijn vastgesteld en of de hard- en software aan de eisen voldoet. De audit wijst uit of de technische maatregelen om de integriteit en duurzaamheid van digitale bescheiden te garanderen zijn beschreven, of de maatregelen zijn geïmplementeerd en of de maatregelen tot het gewenste resultaat leiden. Het gaat hier om een controle op scan- en opslagapparatuur, en op instellingen en bestandsformaten.
6.3 Kwaliteitsborging algemene IT-beheersmaatregelen
De kwaliteit van IT-beheersmaatregelen is geborgd door de periodieke IT audit op basis van het interne normenkader. De SWO stelt o.b.v. de audit vast of het geheel van IT-beheersmaatregelen de duurzame opslag van digitale archiefbescheiden voldoende ondersteunt. Tijdens de audit worden de beschrijving en de implementatie van maatregelen op de volgende onderdelen gecontroleerd, specifiek voor het DMS en/of RMA.
Voorstellen voor wijzigingen van de in dit handboek vastgestelde organisatorische en technische beheerprocedures worden vooraf ter toetsing voorgelegd aan de eenheidsmanager Advies & Services. Deze is integraal verantwoordelijk voor het realiseren van de minimum kwaliteitscriteria en resultaten, zoals gedefinieerd in de procedures. De eenheidsmanager Advies & Services is daarmee de change manager en toetst voorstellen voor wijzigingen aan de in de procedures vastgelegde minimum kwaliteitscriteria en beoogde resultaten, het vigerende informatie- en archiveringsbeleid, alsmede wet- en regelgeving. De eenheidsmanager Advies & Services laat hiertoe een impact analyse opstellen en documenteert deze.
De eenheidsmanager Advies en Services en de coördinator archief beslissen in voorkomende gevallen of de (voorgenomen) wijziging een nieuwe machtigingsaanvraag noodzakelijk maakt en of er wijzigingen worden doorgevoerd.
Van een majeure wijziging, en dus een nieuwe machtigingsaanvraag, kan worden gesproken bij de volgende situaties:
Voorstellen en besluiten omtrent geaccordeerde wijzigingen worden gedocumenteerd en aan het handboek toegevoegd. Ook de wijzigingen zelf worden gedocumenteerd en aan het handboek toegevoegd na accordering door het hoofd archief. Wijzigingen t.a.v. de technische inrichting en software worden vooraf getest en pas na acceptatie in de productieomgeving geïmplementeerd. Van deze wijzigingen wordt zowel de documentatie als het (de) testrapport(en) en gebruikerstest na accordering door het hoofd archief aan het handboek toegevoegd.
Alle documentatie met betrekking tot geaccordeerde wijzigingen staat te allen tijde ter beschikking van het bestuur, voor zover deze al niet betrokken was bij de wijzigingsprocedure.
8 Overbrenging naar een aangewezen Archiefbewaarplaats
De als blijvend te bewaren aangemerkte archiefbescheiden dienen na twintig jaar naar de aangewezen archiefbewaarplaats, conform artikel 31 van de Archiefwet 1995, overgebracht te worden3 in een bestandsformaat zoals bedoeld in artikel 26 van de Archiefregeling (PDF/A-1B) danwel een ander door het Nationaal Archief geaccepteerd bestandsformaat.