Verordening op de uitgangspunten voor het financieel beleid, alsmede voor het financieel beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie van de gemeenschappelijke regeling Meerinzicht

Artikel 1. Begripsbepaling

In deze verordening wordt verstaan onder:

• -

  Administratie: het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, het functioneren en het beheersen van de organisatie van het openbaar lichaam Meerinzicht en ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd.

• -

  Het Bestuur: het Bestuur als bedoeld in artikel 1 van de Gemeenschappelijke regeling Meerinzicht.

• -

  De Directieraad: de Directieraad als bedoeld in artikel 1 van de Gemeenschappelijke regeling Meerinzicht.

Artikel 2. Vaststelling programma-indeling

• 1.

  Het Bestuur stelt de programma-indeling vast.

• 2.

  Het Bestuur stelt per programma vast:

  • a)

    de beoogde resultaten;

  • b)

    de te leveren prestaties;

  • c)

    de baten en lasten.

• 3.

  De Directieraad draagt zorg voor het verzamelen en vastleggen van gegevens over de geleverde prestaties, opdat de doelmatigheid, rechtmatigheid en getrouwheid van het beleid zoals vastgelegd door het Bestuur kunnen worden getoetst.

Artikel 3. Inrichting begroting en jaarstukken

• 1.

  Bij de uiteenzetting van de financiële positie in de begroting wordt van de nieuwe investeringen per investering het benodigde investeringskrediet weergegeven en wordt van de lopende investeringen het geautoriseerde investeringskrediet en de verwachte inzet van het krediet in het lopende boekjaar weergegeven.

• 2.

  Bij de uiteenzetting van de financiële positie in de begroting wordt in aanvulling op het bepaalde in artikel 20 en artikel 21 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten inzicht gegeven in de ontwikkeling van de schuldpositie als gevolg van de begroting, de meerjarenraming en de investeringen.

• 3.

  In de jaarstukken wordt van de investeringen en meerjarige projecten de inzet van de geautoriseerde investeringskredieten en de actuele raming van de totale uitgaven weergegeven.

• 4.

  In het overzicht van de incidentele baten en lasten per programma worden posten vanaf € 50.000,00 afzonderlijk gespecificeerd.

Artikel 4. Kaders begroting

De Directieraad biedt het Bestuur een Kadernota aan met een voorstel voor het beleid en de financiële kaders van het volgende begrotingsjaar en de meerjarenraming. Het Bestuur stelt deze nota vast.

Artikel 5. Autorisatie begroting en investeringskredieten

• 1.

  Het Bestuur autoriseert met het vaststellen van de begroting de baten en de lasten per programma.

• 2.

  Bij de begrotingsbehandeling geeft het Bestuur aan welke nieuwe investeringen worden vastgesteld. De nieuwe investeringen worden bij de begrotingsbehandeling met het vaststellen van de financiële positie geautoriseerd.

• 3.

  De Directieraad informeert het Bestuur vooraf in het geval dat:

  • a.

    de lasten de geautoriseerde lasten of de investeringsuitgaven dreigen te overschrijden;

  • b.

    de geautoriseerde investeringskredieten dreigen te overschrijden;

  • c.

    de baten de geautoriseerde baten dreigen te onderschrijden.

• De Directieraad doet vervolgens een voorstel voor een begrotingswijziging en/of doet een voorstel voor bijstelling van het beleid.

• 4.

  Bij de behandeling van de tussenrapportage in het Bestuur doet De Directieraad voorstellen voor het wijzigen van de geautoriseerde budgetten en de investeringskredieten en het bijstellen van het beleid.

• 5.

  Voor een investering waarvan het investeringskrediet niet met het vaststellen van de begroting is geautoriseerd, legt De Directieraad voorafgaand aan het aangaan van verplichtingen een voorstel voor het vaststellen van een investeringskrediet voor aan het Bestuur.

Artikel 6. Tussentijdse rapportage

• 1.

  De Directieraad informeert het Bestuur door middel van een tussentijdse rapportage over de realisatie van de begroting van Meerinzicht.

• 2.

  De tussenrapportage bevat een uiteenzetting over de uitvoering en de bijstelling van het beleid en een overzicht met de bijgestelde raming van:

  • a)

    de baten en de lasten per programma;

  • b)

    het overzicht van de algemene dekkingsmiddelen;

  • c)

    het totale saldo van de baten en de lasten volgend uit de onderdelen a en b;

  • d)

    het verwachte resultaat, volgend uit het onderdeel c, alsmede de realisatie en raming van de inzet van de investeringskredieten.

• 3.

  In de tussenrapportage worden afwijkingen op de ramingen van de baten en de lasten en investeringskredieten in de begroting van meer dan 10% of groter dan € 25.000,- toegelicht.

Artikel 7. Verantwoordings- en rapportagegrens rechtmatigheidsverantwoording

• 1.

  Het bestuur stelt vast op welke wijze zij door middel van de paragraaf bedrijfsvoering van de begroting en de jaarstukken, naast de verplichte onderdelen van deze paragraaf, wil worden geïnformeerd over rechtmatigheid.

• 2.

  In de rechtmatigheidsverantwoording bij de jaarrekening rapporteert de Directieraad aan het Bestuur over afwijkingen met verantwoordingsgrens, uitgedrukt in een percentage tussen 0 en 3% van de totale lasten van de gemeenschappelijke regeling, inclusief de dotaties aan de reserves. Het bestuur stelt jaarlijks in het Controleprotocol het percentage vast.

• 3.

  In de paragraaf bedrijfsvoering worden de geconstateerde afwijkingen (fouten of onduidelijkheden) groter dan een jaarlijks door het bestuur in het Controleprotocol vast te stellen bedrag nader toegelicht.

Artikel 8. Voorwaardencriterium

• 1.

  Het voorwaardencriterium is het criterium van rechtmatigheid, dat betrekking heeft op de eisen die worden gesteld bij de uitvoering van de financiële beheershandelingen. De eisen/voorwaarden zijn afkomstig uit diverse wet- en regelgeving en hebben betrekking op aspecten als doelgroep, termijn, grondslag, administratieve bepalingen, normbedragen, bevoegdheden, bewijsstukken, recht, hoogte en duur.

• 2.

  De Directieraad biedt het Bestuur jaarlijks ter vaststelling een normenkader rechtmatigheid aan. Dit kader bestaat uit alle relevante (interne) wet- en regelgeving waaruit financiële beheershandelingen kunnen voortvloeien. (De Directieraad operationaliseert dit normenkader in een toetsingskader ten behoeve van de interne beheersing.)

Artikel 9. Begrotingscriterium

• 1.

  Het begrotingscriterium is een criterium van rechtmatigheid dat betrekking heeft op de grenzen van de baten en lasten in de door het Bestuur geautoriseerde begroting van exploitatie en investeringskredieten en de hiermee samenhangende programma’s, waarbinnen de financiële beheershandelingen tot stand moeten zijn gekomen;

• 2.

  De begrotingsrechtmatigheid wordt beoordeeld op het niveau waarop de begroting door het bestuur is geautoriseerd, zoals is opgenomen in artikel 5 .

• 3.

  Bij investeringsprojecten wordt de begrotingsrechtmatigheid beoordeeld op het niveau van het totaal gevoteerde kredietbedrag. Een overschrijding van het jaarbudget, passend binnen het totaalbedrag van het krediet, wordt daarmee als rechtmatig beschouwd.

• 4.

  Uitgangspunt is dat iedere afwijking van de begroting als onrechtmatig wordt beschouwd. Afwijkingen worden als acceptabel aangemerkt in de volgende situaties:

  • a)

    Er is sprake van een overschrijding waarbij direct gerelateerde inkomsten de overschrijding compenseren.

  • b)

    Er is sprake van een overschrijding op een open-einde regeling.

  • c)

    De overschrijding is geautoriseerd door middel van de vaststelling van een tussentijdse rapportage of een genomen Bestuursbesluit.

• 5.

  Begrotingsonrechtmatigheden die passen binnen het bestaande beleid van de raad, worden opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording (voor zover de verantwoordingsgrens voor afzonderlijke fouten of onduidelijkheden is overschreden), maar worden niet nader toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering.

Artikel 10. Misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium

• 1.

  Het misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium is het criterium van rechtmatigheid, dat betrekking heeft op het voorkomen, detecteren en corrigeren van misbruik en oneigenlijk gebruik van overheidsgelden en gemeentelijke eigendommen bij financiële beheershandelingen.

• 2.

  Burgemeester en wethouders van de gemeente Ermelo, Harderwijk en Zeewolde zorgen voor en leggen vast de regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van gemeentelijke regelingen en eigendommen. Dit beleid is tevens van toepassing voor Meerinzicht.

Artikel 11. Waardering en afschrijving vaste activa

• 1.

  Materiële vaste activa worden geactiveerd onder aftrek van bijdragen van derden.

• 2.

  Materiële vaste activa worden lineair afgeschreven volgens de termijnen zoals vermeld in de bijlage bij deze verordening.

• 3.

  Kosten voor het afsluiten van geldleningen worden direct ten laste van de exploitatie gebracht.

Artikel 12. Financieringsfunctie

• 1.

  De Directieraad neemt bij het uitzetten en het aantrekken van middelen de volgende kaders in acht:

  • a)

    voor het aantrekken van financieringen met een looptijd langer dan één jaar worden tenminste twee prijsopgaven bij verschillende financiële instellingen gevraagd en;

  • b)

    er wordt geen gebruik gemaakt van financiële derivaten als bedoeld in artikel 1, onder c, van de Wet financiering decentrale overheden.

• 2.

  De Directieraad informeert het Bestuur vooraf als de wettelijke kasgeldlimiet, bedoeld in artikel 1, onder f, van de Wet financiering decentrale overheden, of de wettelijke renterisiconorm, bedoeld in artikel 1, onder h, van de Wet financiering decentrale overheden, dreigt te worden overschreden.

• 3.

  Het verstrekken van leningen, het verstrekken van garanties en het verstrekken van risicodragend kapitaal is niet toegestaan.

Artikel 13. Reserves en voorzieningen

• 1.

  De Directieraad biedt het bestuur eens in de vier jaar een nota reserves en voorzieningen aan. In de nota wordt nader ingegaan op de gevormde, de besteding van, de maximale hoogte van de te vormen bestemmingsreserves en voorzieningen en de verwachte looptijd hiervan. In deze nota worden noodzaak en toereikendheid van voorzieningen en bestemmingsreserves behandeld.

• 2.

  Jaarlijks wordt bij de jaarrekening de actualiteit van de reserves en voorzieningen beoordeeld. Eventuele tekorten of overschotten bij de reserves en voorzieningen worden ten laste of ten gunste gebracht van het jaarrekeningresultaat.

• 3.

  Het Bestuur stelt deze nota vast.

Artikel 14. Administratie

• 1.

  Onder administratie wordt verstaan het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, functioneren en beheersen van de organisatie en de verantwoording die daarover moet worden afgelegd.

• 2.

  De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder geval dienstbaar is voor:

  • a)

    het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in de gemeenschappelijke regeling als geheel en in de organisatieonderdelen;

  • b)

    het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van de vaste activa, vorderingen, schulden en contracten;

  • c)

    het verschaffen van informatie over inzet van de toegekende budgetten en investeringskredieten en voor het maken van kostencalculaties;

  • d)

    het verschaffen van informatie over indicatoren met betrekking tot de productie van goederen en diensten en de effecten van het beleid;

  • e)

    het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de getrouwheid en de doelmatigheid van het gevoerde beleid in relatie tot de gestelde doelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving;

  • f)

    de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie, alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de getrouwheid en de doelmatigheid van het gevoerde beleid in relatie tot de gestelde doelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving.

Artikel 15. Financiële organisatie

De Directieraad draagt zorgt voor:

• 1.

  een eenduidige indeling van de organisatie en een eenduidig toewijzing van de taken aan de organisatieonderdelen;

• 2.

  een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden;

• 3.

  de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten;

• 4.

  de interne regels voor taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening van de financieringsfunctie;

• 5.

  de te maken afspraken met de organisatieonderdelen over de te leveren prestaties, de daarvoor beschikbare middelen en de wijze en frequentie van rapportage over de voortgang van de activiteiten en inzet van middelen;

• 6.

  de kostenverdeelsleutels voor het eenduidig toewijzen van de lasten en baten aan de taakvelden;

• 7.

  het beleid en de interne regels voor de inkoop en de aanbesteding van goederen, werken en diensten.

Artikel 16. Interne controle

De Directieraad zorgt ten behoeve van het getrouwe beeld van de jaarstukken en de rechtmatigheid van de baten en lasten en de balansmutaties voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking, en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen neemt de Directieraad maatregelen tot herstel.

Artikel 17. Intrekken oude verordening en overgangsrecht

De Financiële verordening Meerinzicht 2018 wordt ingetrokken met ingang van de inwerkingtreding van deze verordening, met dien verstande dat besluiten, die op grond van de Financiële verordening Meerinzicht 2018 zijn genomen, gelden als besluiten op grond van deze verordening.

Artikel 18. Inwerkingtreding

De Financiële verordening Meerinzicht 2023 treedt in werking op de dag na bekendmaking er van en werkt terug tot en met 1 januari 2023.

Artikel 19. Citeertitel

Deze verordening wordt aangehaald als de Financiële verordening Meerinzicht 2023.