Verordening controle op het financiële beheer en op de inrichting van de financiële organisatie GR Meerinzicht 2023

Artikel 1. Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

• –

  accountant: een door het Bestuur aangewezen accountant als bedoeld in artikel 213, tweede lid, van de Gemeentewet;

• –

  accountantscontrole: controle van de in artikel 197 van de Gemeentewet bedoelde jaarrekening door de accountant;

• –

  deelverantwoording: een in opdracht van het Bestuur ten behoeve van de verslaglegging opgestelde verantwoording van een deel van de organisatie, welke verantwoording onderdeel uitmaakt van de jaarrekening;

• –

  jaarrekening: jaarrekening van de GR als bedoeld in artikel 197 van de Gemeentewet;

• –

  boardletter: verslag van de accountant gericht aan het Bestuur met belangrijke bevindingen en adviezen voor verbetering van de interne beheersing, de IT-omgeving en actuele ontwikkelingen;

• –

  rechtmatigheidsverantwoording: de rapportage van Directieraad waarbij aangegeven wordt in welke mate de totstandkoming van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan overeenstemmen met de relevante wet- en regelgeving.

Artikel 2. Opdrachtverlening accountantscontrole

• 1.

  De accountantscontrole vindt plaats door een accountant.

• 2.

  De Directieraad bereidt in overleg met het Bestuur de aanbesteding van de accountantscontrole voor.

• 3.

  Het Bestuur stelt voor de aanbesteding van de accountantscontrole het programma van eisen vast. Het programma van eisen bevat voor de jaarlijkse accountantscontrole in ieder geval:

  • a.

    de toe te passen goedkeuringstoleranties bij de accountantscontrole, de verantwoordingsgrens door de Directieraad en afwijkende rapportagegrenzen;

  • b.

    de apart te controleren deelverantwoordingen en de daarbij toe te passen omvangsbases, goedkeuringstoleranties en afwijkende rapporteringstoleranties;

  • c.

    de inrichtingseisen voor het controleverslag;

  • d.

    de aanvullende uit te voeren tussentijdse controles;

  • e.

    de frequentie en inrichtingseisen van de aanvullende tussentijdse rapportering;

  • f.

    de posten van de jaarrekening met bijbehorende afwijkende rapporteringstoleranties, waaraan de accountant bij zijn accountantscontrole specifiek aandacht dient te besteden;

  • g.

    de producten of organisatieonderdelen met bijbehorende afwijkende rapporteringstoleranties, waaraan de accountant bij zijn accountantscontrole specifiek aandacht dient te besteden.

• 4.

  In afwijking van de aanhef van het derde lid kan het Bestuur in het programma van eisen opnemen, dat het Bestuur jaarlijks, voorafgaand aan de accountantscontrole, in overleg met de accountant de onder f en g genoemde onderdelen vaststelt.

• 5.

  Het Bestuur stelt voorafgaand aan de aanbesteding de selectiecriteria en per selectiecriterium de bijbehorende wegingsfactoren vast.

• 6.

  Het Bestuur bepaalt de periode van de aanwijzing van de accountant voorafgaand aan de publicatie van de aanbesteding.

Artikel 3. Overige controles en opdrachten

• 1.

  De Directieraad kan de accountant opdracht geven tot het uitvoeren van specifieke werkzaamheden met betrekking tot de doelmatigheid en doeltreffendheid als bedoeld in de Doelmatigheidsverordening GR Meerinzicht 2021 voor zover de onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding komt. De Directieraad informeert het Bestuur vooraf over deze aan de accountant te verstrekken opdrachten.

• 2.

  De Directieraad draagt de zorg voor de uitvoering van het beleid betreffende de specifieke uitkeringen volgens de eisen van rechtmatigheid van de ministeries.

• 3.

  De Directieraad draagt de zorg voor de verantwoording aan derden en neemt hierbij de gestelde controle-eisen in acht. Als een deel van deze vereisten moet worden uitgevoerd door een accountant, is de Directieraad bevoegd hiervoor de opdracht te verlenen aan een andere dan de door het Bestuur aangewezen accountant, indien dit in het belang van Meerinzicht is.

Artikel 4. Inrichting accountantscontrole

• 1.

  De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening:

  • a.

    de wijze waarop de accountantscontrole wordt ingericht, alsmede de aard en de omvang van de daarbij behorende werkzaamheden. De accountant vraagt voorafgaand aan de accountantscontrole de benodigde dossierstukken schriftelijk op bij een vertegenwoordiger van de ambtelijke organisatie;

  • b.

    De accountant voert de controlewerkzaamheden met voorafgaande kennisgeving aan een vertegenwoordiger van de ambtelijke organisatie van de GR uit.

• 2.

  Ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole vindt in opdracht van het bestuur overleg plaats tussen de accountant en de door de directieraad aangewezen vertegenwoordigers van Meerinzicht.

Artikel 5. Informatieverstrekking door Directieraad

• 1.

  De Directieraad is verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarrekening, met de rechtmatigheidsverantwoording, conform de geldende wet- en regelgeving en overlegt deze aan de accountant voor accountantscontrole.

• 2.

  De Directieraad draagt er zorg voor dat alle aan de jaarrekening ten grondslag liggende bescheiden voor de accountant ter inzage liggen en onbelemmerd toegankelijk zijn.

• 3.

  Bij de jaarrekening bevestigt de Directieraad schriftelijk aan de accountant, dat alle de Directieraad bekende informatie van belang voor de oordeelsvorming van de accountant is verstrekt.

• 4.

  De Directieraad overlegt de gecontroleerde jaarrekening samen met de controleverklaring en het controleverslag aan het Bestuur binnen de wettelijke termijn.

• 5.

  De Directieraad overlegt aan het Bestuur de boardletter met een reactie vanuit Directieraad.

• 6.

  Alle informatie die na afgifte van de controleverklaring en voor behandeling van de jaarrekening in het Bestuur beschikbaar komt en die van invloed is op het beeld dat de jaarrekening geeft, wordt terstond door Directieraad aan het Bestuur en de accountant gemeld.

• 7.

  De accountant maakt voor de controle van de in de jaarrekening opgenomen rechtmatigheidsverantwoording door de Directieraad zo veel mogelijk gebruik van het namens de Directieraad uitgevoerde onafhankelijke onderzoek.

• 8.

  De accountant maakt in de accountantscontrole zo veel mogelijk gebruik van de aanwezige interne beheersing van de werkzaamheden van de Verbijzonderde Interne Controle van Meerinzicht en stimuleert door een zo veel mogelijke organisatiegerichte accountantscontrole de verdere kwaliteitsverbetering en professionalisering.

Artikel 6. Toegang tot informatie door de accountant

• 1.

  De Directieraad draagt er zorg voor dat de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een onbelemmerde toegang heeft tot alle relevante werkplaatsen van Meerinzicht.

• 2.

  De accountant is bevoegd om van alle in Meerinzicht werkende personen mondelinge en schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verlangen die hij voor de uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben. De Directieraad draagt er zorg voor, dat de in de organisatie werkende personen hieraan hun medewerking verlenen.

• 3.

  De Directieraad draagt er zorg voor dat alle in de organisatie werkende personen zijn gehouden de accountant alle informatie te verstrekken, opdat de accountant zich een juist en volledig oordeel kan vormen over het gevoerde financiële beheer, de getrouwheid van zowel het financiële beeld als de verklaring omtrent de rechtmatige totstandkoming van de baten en lasten.

Artikel 7. Rapportering door accountant

• 1.

  Bij de oordeelsvorming over de jaarrekening worden de goedkeuringstoleranties, zoals deze in het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado) zijn opgenomen, gehanteerd. Het Bestuur stelt deze goedkeuringstoleranties jaarlijks vast in het Controleprotocol.

• 2.

  De accountant hanteert ten behoeve van de rapportering in zijn controleverslag de rapporteringstoleranties die voortvloeien uit de goedkeuringstoleranties met als maatstaf: elk bedrag groter dan een jaarlijks in het Controleprotocol vast te stellen bedrag.

• 3.

  Indien de accountant bij een accountantscontrole tot het oordeel komt dat de rechtmatigheidsverantwoording door de Directieraad niet getrouw is, dan wel afwijkingen constateert die op zichzelf leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende controleverklaring, meldt hij deze terstond schriftelijk aan het Bestuur en zendt een afschrift hiervan aan Directieraad.

• 4.

  In aanvulling op het controleverslag brengt de accountant over de door hem uitgevoerde controles verslag uit over zijn bevindingen die niet van bestuurlijk belang zijn aan de daarvoor in aanmerking komende ambtenaren.

• 5.

  De controleverklaring en het controleverslag worden voor verzending aan het Bestuur door de accountant aan Directieraad voorgelegd met de mogelijkheid voor Directieraad om op deze stukken te reageren.

• 6.

  De accountant bespreekt voorafgaand aan het behandeling van de jaarstukken door het Bestuur het controleverslag met (een vertegenwoordiging van) het Bestuur.

Artikel 8. Inwerkingtreding en citeertitel

• 1.

  Deze verordening treedt in werking op 1 januari 2023, met dien verstande dat zij van toepassing is op de accountantscontrole van de jaarrekening en deelverantwoordingen van het verslagjaar 2023 en later.

• 2.

  De Controleverordening Meerinzicht 2018 van 24 januari 2018 wordt gelijktijdig ingetrokken.

• 3.

  Deze verordening wordt aangehaald als Controleverordening Meerinzicht 2023.