Organisatie | Meierijstad |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Regeling budgethouders gemeente Meierijstad 2024 |
Citeertitel | Regeling budgethouders gemeente Meierijstad 2024 |
Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp | budgethouders |
Geen
Onbekend
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
26-03-2024 | 01-01-2024 | Nieuwe regeling | 06-02-2024 |
Artikel 1 Aanwijzing van budgethouders
Een budgethouder kan een budget, dat aan hem is toegekend, geheel of gedeeltelijk toewijzen aan een budgetbeheerder op een lager niveau. Hij kan een krediet geheel of gedeeltelijk toewijzen aan een kredietbeheerder/projectleider. Dit ontslaat hem niet van zijn verantwoordingsplicht aan degene, die hem het budget heeft toegekend.
Alleen personen die in dienst zijn van de gemeente Meierijstad (geen externen) kunnen als budgethouder, budgetbeheerder of kredietbeheerder worden aangewezen. Een uitzondering op deze regel kan door de leidinggevende, verantwoordelijk voor de inhuur, gemotiveerd aan de directie worden voorgelegd. Het voorstel aan het directieteam is voorzien van een advies van de concerncontroller en een gedetailleerde opgave van de betreffende budgetten/kredieten waarvan de externe medewerker budgethouder dan wel budget-/kredietbeheerder wordt. Een externe medewerker kan nooit aangewezen worden als budgethouder of als budget-/kredietbeheerder voor de ‘kosten extern personeel’. Hierop is geen uitzondering mogelijk. Dit met uitzondering van een externe in de functie van leidinggevende. Deze functionaris kan wel worden aangewezen als budgethouder voor ‘kosten extern personeel’, maar mag uit hoofde van functiescheiding nooit facturen voor de eigen inzet accorderen.
Artikel 2 Budgetverantwoordelijkheid en limieten
De budgethouder, budgetbeheerder en/of de kredietbeheerder is verantwoordelijk voor de beheersing van de budgetten die aan hem zijn toegekend en de realisatie van de daarbij afgesproken prestaties. Daar hoort ook bij het periodieke rapporteren over de voortgang van de realisatie en het tijdig informeren over dreigende overschrijdingen, vertragingen en ander factoren (met een mogelijk) negatieve impact voor het budget, de tijdsplanning of de prestatie.
De budgethouder, budgetbeheerder en/of de kredietbeheerder is verantwoordelijk voor het rapporteren van (dreigende) onder- en overschrijdingen van meer dan € 50.000,- op het exploitatiebudget, meer dan € 100.000,- op het investeringsbudget en/of meer dan € 250.000,- op grondexploitaties aan de verantwoordelijke portefeuillehouder. De portefeuillehouder informeert zo nodig het college en/of de raad. Ook wanneer het doel niet wordt behaald waarvoor het budget beschikbaar is gesteld, informeert hij de portefeuillehouder.
Bij de afhandeling van externe facturen door budgethouder, budgetbeheerder en/of de kredietbeheerder dient altijd verklaard te worden dat de prestatie is geleverd tegen de afgesproken prijs en voorwaarden. Dit wordt vastgelegd in het financieel systeem. Bij inkopen vanaf € 5.000,- dient de budgethouder, budgetbeheerder en/of de kredietbeheerder bij de afhandeling van de factuur een bewijsstuk van levering aan de financiële applicatie toe te voegen. De volgende stukken kunnen dienen als bewijsstuk (niet limitatief):
Ondertekening
Aldus vastgesteld op 6 februari 2024.
HET COLLEGE VAN MEIERIJSTAD,
De secretaris,
Drs. M.G.C. Wilms –Wils RA
De burgemeester,
ir. C.H.C. van Rooij
Een programma is een samenhangend geheel van activiteiten.
Eenheden waarin de programma’s zijn onderverdeeld. Een beleidsveld is opgebouwd uit grootboeknummers.
Het betreft een bedrag voor geraamde kosten en/of opbrengsten gerelateerd aan de daarvoor te leveren prestatie of product. Budgetten mogen alleen worden aangewend voor het doel waarvoor zij zijn verstrekt (rechtmatigheid).
1. Exploitatiebudget (structureel)
Een exploitatiebudget is een budget welke voornamelijk gebruikt wordt om jaarlijks terugkerende kosten uit te betalen of om jaarlijkse inkomsten op te boeken en die rechtstreeks aan een beleidsveld kunnen worden toegerekend. Het restantbudget van een structureel budget aan het einde van het jaar mag niet overgeheveld worden. Incidentele budgetten mogen wel overgeheveld worden, onder voorwaarde van de geldende criteria en een raadsbesluit (via de jaarrekening).
Kostenplaatsbudget (zie ook, ‘Centraal doorberekende kosten’)
Een kostenplaatsbudget is een budget welke voornamelijk gebruikt wordt om jaarlijks terugkerende kosten uit te betalen of om jaarlijkse inkomsten op te boeken, maar die niet rechtstreeks aan een beleidsveld kunnen worden toegerekend. Het restantbudget aan het einde van het jaar mag niet overgeheveld worden.
Investeringsbudget (kredieten)
Investeringsbudgetten (ook wel kredieten genoemd) zijn budgetten waarvan het nut zich veelal over meerdere jaren uitstrekt. Een krediet is een specifiek budget om een investering te realiseren. Het restantkrediet aan het einde van het jaar mag overgeheveld worden, onder voorwaarde van de geldende criteria en een raadsbesluit (via de jaarrekening).
Dit zijn budgetten die gebruikt worden om jaarlijks terugkerende budgetten op het gebied van personeel, informatievoorziening, ondersteuning organisatie, financiën, juridische zaken en automatisering uit te betalen.
Centraal doorberekende kosten:
lasten of baten die via memoriaalboekingen worden verantwoord ten laste of ten gunste van de budgetten van een budgetbeheerder/kredietbeheerder of budgethouder. Dit betreft: salarissen, rente en afschrijving (via module activa), stortingen en onttrekkingen aan reserves en voorzieningen (via module reserves en voorzieningen) en doorboeking belastingopbrengsten.
lasten, die ten laste van de exploitatie worden verantwoord, waarbij de budgetten op kostensoortniveau worden toegewezen aan een andere budgetbeheerder, dan degene die is aangewezen is als budgetbeheerder/kredietbeheerder van de betreffende grootboekrekening. Dit betreft: kosten van elektra, gas, water, elektriciteit, klein onderhoud gebouwen en verzekeringen.
Is het type kosten, zoals salariskosten, afschrijvingskosten of representatiekosten, die grote gelijkenis hebben en als dusdanig onder één noemer worden gebracht.
De budgethouder is de persoon die op grond van zijn functie verantwoordelijk is voor de beheersing van een budget waarvoor hij als zodanig is aangewezen. Deze budgethouder is verantwoordelijk voor de realisering van de aan de budgetten verbonden taken.
Dit zijn de directieleden, programmadragers en de leidinggevende van de werkateliers inclusief de griffier. Deze budgethouders kunnen de bevoegdheden mandateren aan een budgetbeheerder en/of kredietbeheerder.
Budgethouders kunnen de bevoegdheden met betrekking tot hun budgetten mandateren aan een andere persoon. Deze persoon wordt de budgetbeheerder genoemd. Voor leidinggevende van de ateliers worden de bevoegdheden in principe gemandateerd aan een persoon die tot zijn of haar werkatelier hoort. De budgethouder blijft in alle gevallen verantwoordelijk.
Budgetbeheerder op kostensoortniveau (centraal doorberekende kosten)
Budgethouders kunnen de bevoegdheden met betrekking tot de kosten zoals beschreven onder het kopje ‘centraal doorberekende kosten’ verder mandateren aan andere personen. Deze personen worden de budgetbeheerders op kostensoortniveau genoemd. De budgethouders kunnen de bevoegdheden voor deze kosten werkatelier overstijgend mandateren. De budgethouder blijft in alle gevallen verantwoordelijk.
Kredietbeheerder/projectleider
Budgethouders kunnen de bevoegdheden met betrekking tot hun kredieten mandateren aan een andere persoon. Deze persoon wordt de kredietbeheerder genoemd. Voor leidinggevende van de ateliers worden de bevoegdheden in principe gemandateerd aan een persoon die tot zijn of haar werkatelier hoort. De budgethouder blijft in alle gevallen verantwoordelijk.