Verordening financieel beleid, beheer en organisatie MARN 2024

Artikel 1. Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

Artikel 2. Vaststelling programma-indeling en paragrafen

• 1.

  Het AB stelt de begroting en de programma-indeling vast.

• 2.

  Het AB stelt op voorstel van het DB de taakvelden per programma vast.

Artikel 3. Inrichting begroting en jaarstukken

• 1.

  Bij de uiteenzetting van de financiële positie in de begroting wordt:

• a.

  van de nieuwe investeringen per investering het benodigde investeringskrediet weergegeven en wordt van de lopende investeringen het geautoriseerde investeringskrediet en de raming van de uitputting van het investeringskrediet in het lopende boekjaar weergegeven, en

• b.

  in aanvulling op het bepaalde in de artikelen 20 en artikel 21 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten inzicht gegeven in de ontwikkeling van de schuldpositie als gevolg van de begroting, de meerjarenraming, de investeringen en de grondexploitatie.

• 2.

  In de jaarrekening wordt van de investeringen de uitputting van de geautoriseerde investeringskredieten en de actuele raming van de totale uitgaven en inkomsten weergegeven.

• 3.

  In het overzicht worden alle incidentele baten en lasten gespecificeerd.

Artikel 4. Kaders begroting

• 1.

  Voor aanvang van het begrotingsjaar biedt het DB aan het AB, met inachtneming van de wettelijke termijnen en data aan:

• a.

  een nota aan met een voorstel voor het beleid en de financiële kaders van de begroting voor het volgende begrotingsjaar;

• b.

  de meerjarenraming;

• c.

  de algemene kaders voor de nieuwe meerjarenbegroting;

• 2.

  Het DB stelt de in het vorige lid vermelde stukken voorlopig vast en draagt er zorg voor dat deze stukken jaarlijks voor 15 april aan de raden van de deelnemende gemeenten worden aangeboden opdat deze hun zienswijzen kunnen inbrengen.

• 3.

  Na verwerking van de eventuele zienswijzen stelt het AB de in het eerste lid vermelde stukken vast.

• 4.

  In de begroting wordt een post onvoorzien van ten minste € 10.000,-- opgenomen.

Artikel 5. Autorisatie begroting, investeringskredieten en begrotingswijzigingen

• 1.

  Het AB autoriseert met het vaststellen van de begroting de baten en lasten per programma, van de algemene dekkingsmiddelen en de taakvelden overhead en vennootschapsbelasting.

• 2.

  Het AB autoriseert bij het vaststellen van de begroting nieuwe investeringen.

• 3.

  Het DB is bevoegd om uitgaven ten laste van voorzieningen te verantwoorden voor zover deze uitgaven ten laste van deze voorzieningen horen.

• 4.

  Voor investeringen in de loop van het begrotingsjaar die niet in de begroting zijn opgenomen, kan het DB aan het AB toestemming vragen. Het AB beslist niet eerder op de aanvraag, dan nadat de raden van de deelnemende gemeenten de gelegenheid hebben gekregen hierop hun zienswijze in te dienen.

• 5.

  Het DB draagt er zorg voor dat de lasten van de programma’s zoals geautoriseerd in de begroting niet worden overschreden.

Artikel 6. Tussentijdse rapportages

Het DB informeert het AB bij significante afwijkingen op de oorspronkelijke ramingen van baten en lasten van taakvelden, prioriteiten en investeringskredieten in de begroting voorzien van een toelichting.

Artikel 7. Jaarstukken

• 1.

  Gelijktijdig met het aanbieden van de jaarstukken biedt het DB het AB het voorstel aan over de bestemming van het jaarrekeningresultaat.

• 2.

  Vooruitlopend op het bestemmingsvoorstel over het jaarrekeningresultaat kan het DB het AB voorstellen om restantmiddelen op onderdelen van het rekeningresultaat over te hevelen naar het volgende begrotingsjaar.

Artikel 8. Verantwoordings- en rapportagegrens rechtmatigheidsverantwoording

• 1.

  Het AB stelt vast op welke wijze hij door middel van de paragraaf bedrijfsvoering van de begroting en de jaarstukken, naast de verplichte onderdelen van deze paragraaf, wil worden geïnformeerd over rechtmatigheid.

• 2.

  In de rechtmatigheidsverantwoording bij de jaarrekening rapporteert het DB aan het AB over afwijkingen zoals vastgesteld in het controleprotocol.

• 3.

  In de paragraaf bedrijfsvoering worden de geconstateerde afwijkingen (fouten of onduidelijkheden) toegelicht zoals vastgesteld in het controleprotocol.

Artikel 9. Voorwaardencriterium

• 1.

  Het voorwaardencriterium is het criterium van rechtmatigheid, dat betrekking heeft op de eisen die worden gesteld bij de uitvoering van de financiële beheershandelingen. De eisen/voorwaarden zijn afkomstig uit diverse wet- en regelgeving en hebben betrekking op aspecten als doelgroep, termijn, grondslag, administratieve bepalingen, normbedragen, bevoegdheden, bewijsstukken, recht, hoogte en duur.

• 2.

  Het DB biedt het AB jaarlijks bij de vaststelling van de accountantscontrole ook ter vaststelling een normenkader rechtmatigheid aan. Dit kader bestaat uit alle relevante (interne) wet- en regelgeving waaruit financiële beheershandelingen kunnen voortvloeien.

Artikel 10. Begrotingscriterium

• 1.

  Het begrotingscriterium is het criterium van rechtmatigheid dat betrekking heeft op de grenzen van de baten en lasten in de door het AB geautoriseerde begroting van exploitatie en investeringskredieten en de hiermee samenhangende programma’s, waarbinnen de financiële beheershandelingen tot stand moeten zijn gekomen.

• 2.

  De begrotingsrechtmatigheid wordt beoordeeld op het niveau waarop de begroting door het AB is geautoriseerd, als bedoeld in artikel 5.

• 3.

  Bij investeringsprojecten wordt de begrotingsrechtmatigheid beoordeeld op het niveau van het totaal gevoteerde kredietbedrag. Een overschrijding van het jaarbudget, passend binnen het totaal bedrag van het krediet, wordt daarmee als rechtmatig beschouwd.

• 4.

  Uitgangspunt is dat iedere afwijking van de begroting als onrechtmatig wordt beschouwd. Afwijkingen worden als acceptabel aangemerkt in de volgende situaties:

• a.

  er is sprake van een overschrijding waarbij direct gerelateerde inkomsten de overschrijding compenseren.

• b.

  er is sprake van een overschrijding op een open-einde regeling;

• c.

  de overschrijding is geautoriseerd door middel van de vaststelling van een tussentijdse rapportage.

• 5.

  Begrotingsonrechtmatigheden die passen binnen het bestaande beleid van het AB, worden opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording (voor zover de verantwoordingsgrens voor afzonderlijke fouten of onduidelijkheden is overschreden), maar worden niet nader toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering.

Artikel 11. Misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium

• 1.

  Het misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium is het criterium van rechtmatigheid, dat betrekking heeft op het voorkomen, detecteren en corrigeren van misbruik en oneigenlijk gebruik van overheidsgelden en eigendommen van de gemeenschappelijke regeling bij financiële beheershandelingen.

• 2.

  Het DB zorgt voor en legt regels vast om misbruik en oneigenlijk gebruik van regelingen en eigendommen te voorkomen.

Artikel 12. Reserves en voorzieningen

• 1.

  In de beleidsbegroting, de financiële begroting, het jaarverslag en de jaarrekening vindt geen toerekening van rente over de reserves en voorzieningen aan de taakvelden plaats.

• 2.

  Het DB biedt het AB eens in de vier jaar een nota reserves en voorzieningen aan. Deze nota wordt door het AB vastgesteld en behandelt in ieder geval:

• a.

  de vorming en besteding van reserves;

• b.

  de vorming en besteding van voorzieningen; en

• c.

  bij welke specifiek benoemde taakvelden het verschil tussen het geraamde saldo van baten en lasten en het gerealiseerde saldo van baten en lasten mogen worden verrekend met een daartoe in het leven geroepen reserve.

• 3.

  Bij een voorstel voor de instelling van een bestemmingsreserve voor een investeringsvoornemen wordt in ieder geval aangegeven:

• a.

  het specifieke doel van de reserve;

• b.

  de voeding van de reserve;

• c.

  de maximale hoogte van de reserve, en wordt deze

• d.

  de maximale looptijd.

• 4.

  Als een bestemmingsreserve voor een investeringsvoornemen binnen de aangegeven maximale looptijd niet heeft geleid tot een investering, valt de bestemmingsreserve vrij en aan de algemene reserve toegevoegd.

Artikel 13. Financieringsfunctie

Het DB neemt bij het uitzetten en het aantrekken van middelen de volgende kaders in acht:

• a.

  voor het aantrekken van financieringen met een looptijd langer dan één jaar worden ten minste twee prijsopgaven bij verschillende financiële instellingen gevraagd; en

• b.

  er wordt geen gebruik gemaakt van financiële derivaten als bedoeld in artikel 1, aanhef en onder c, van de Wet financiering decentrale overheden.

Artikel 14. Weerstandsvermogen en risicobeheersing

Het DB neemt in de paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing van de begroting en de jaarstukken naast de verplichte onderdelen op grond van artikel 11 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten in ieder geval op een toelichting en uiteenzetting van de risico’s van de participatie van de MARN in de besloten vennootschap ARN B.V.

Artikel 15. Bedrijfsvoering

Het DB neemt in de paragraaf bedrijfsvoering van de begroting en de jaarstukken naast de verplichte onderdelen op grond van artikel 14 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten in ieder geval op:

• a.

  de kosten van inhuur van derden;

• b.

  de budgetten voor de accountant;

• c.

  een toelichting op alle afwijkingen in rechtmatigheid, voor zover deze de rapportagegrens als bedoeld in artikel 8 overschrijden en eventueel welke maatregelen worden genomen om deze afwijkingen in de toekomst te voorkomen;

• d.

  een overzicht van en toelichting op niet-financiële onrechtmatigheden in verband met het niet naleven van bepalingen in de Wet financiering decentrale overheden en de bijbehorende ministeriële regelingen, als deze voorkomen;

• e.

  rapportage van het veelvuldig niet naleven van normen uit de Gids Proportionaliteit en/of slechte documentatie of naleving hiervan, als deze voorkomen;

• f.

  geconstateerde fraude, als dit voorkomt.

Artikel 16. Administratie

De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder geval dienstbaar is voor:

• a.

  het sturen en beheersen van activiteiten en processen in de MARN;

• b.

  het verschaffen van informatie over uitputting van de toegekende budgetten;

• c.

  het afleggen van verantwoording door het DB aan het AB over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving; en

• d.

  de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie, alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving.

Artikel 17. Financiële organisatie

Het DB draagt in ieder geval zorg voor:

• a.

  een eenduidige indeling van de dienstorganisatie en een eenduidig toewijzing van de taken aan de afdelingen;

• b.

  een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden en verantwoordelijkheden zodat aan de eisen van de interne controle wordt voldaan en de betrouwbaarheid van de verstrekte informatie aan beleids- en beheersorganen is gewaarborgd;

• c.

  de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten;

• d.

  de interne regels voor taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening van de financieringsfunctie;

• e.

  beleid gericht op het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van regelingen en eigendommen als bedoeld in artikel 11, tweede lid.

Artikel 18. Interne controle

• 1.

  Het DB draagt zorg voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen rapporteert het DB daarover in de rechtmatigheidsverantwoording, zoals beschreven in artikel 16 onder c. Daarnaast informeert het DB het AB over genomen maatregelen tot herstel van de tekortkomingen.

• 2.

  Het DB zorgt voor de systematische controle van de administratie en de ontwikkeling van de bezittingen en het financieel vermogen van de MARN met dien verstande dat de waardepapieren, de uitstaande leningen, de debiteurenvorderingen, de liquiditeiten, de opgenomen leningen, en de vorderingen van crediteuren, indien van toepassing, jaarlijks worden gecontroleerd.

Artikel 19. Intrekking oude verordening

De Financiële verordening Milieusamenwerking en Afvalverwerking Regio Nijmegen 2017 wordt ingetrokken.

Artikel 20. Inwerkingtreding en citeertitel

• 1.

  Deze verordening treedt in werking op de dag na bekendmaking en werkt terug tot en met 1 januari 2023.

• 2.

  Deze verordening wordt aangehaald als: Verordening financieel beleid, beheer en organisatie MARN 2024.