Artikel 1: Instelling en begripsbepalingen
- 1.
Er is een auditcommissie.
- 2.
De auditcommissie is een raadscommissie ingesteld op grond van artikel 84 van de Gemeentewet.
- 3.
In deze verordening wordt verstaan onder:
- a.
de commissie: de auditcommissie;
- b.
de raad: de gemeenteraad van De Ronde Venen;
- c.
de raadscommissie: de raadscommissies in de zin van artikel 82 Gemeentewet.
- d.
de rekenkamer: de rekenkamer van de gemeente De Ronde Venen.
- e.
het college: het college van burgemeester en wethouders van De Ronde Venen;
- f.
de griffier: de griffier van De Ronde Venen en secretaris van de auditcommissie;
- g.
fractieleden: raadsleden en fractieassistenten;
- h.
de accountant: de accountant als bedoeld in artikel 213 lid 2 van de Gemeentewet die is belast met de controle van de in artikel 197 van de Gemeentewet bedoelde jaarrekening;
- i.
de voorzitter: de voorzitter van de commissie;
- j.
het controleprotocol: het controleprotocol voor de accountantscontrole op de jaarrekening.
- k.
doeltreffendheid: de mate waarin de gewenste prestaties en de beoogde maatschappelijke effecten of gestelde doelen van het beleid ook daadwerkelijk worden behaald;
- l.
doelmatigheid: het realiseren van bepaalde prestaties met een zo beperkt mogelijke inzet van middelen;
- m.
rechtmatigheid: handelwijze in overeenstemming met geldende regels en besluiten.
Artikel 2: Doelstelling
- 1.
De commissie heeft als doel de raad te adviseren over zijn kaderstellende en controlerende rol ten aanzien van de gemeentefinanciën. De adviezen van de auditcommissie zien daarbij op de rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid.
- 2.
De commissie treedt niet in de onderscheiden bevoegdheden van raad en college.
- 3.
De auditcommissie behandelt de onderwerpen financieel-technisch en financieel-beleidsmatig. Het beleidsinhoudelijke politieke debat vindt plaats in de vergaderingen van de raadscommissies en de raad.
Artikel 3: Taken auditcommissie
- A.
Relatie met de accountant
- 1.
De commissie bereidt de besluitvorming in de raad voor over:
- a.
het programma van eisen voor de aanbesteding van de accountantscontrole;
- b.
de selectie en aanwijzing van en de opdrachtverstrekking aan de accountant;
- c.
de verlenging van de aanwijzing van en de opdrachtverstrekking aan de accountant.
Vanuit de auditcommissie wordt een projectgroep samengesteld die tijdens het aanbestedingsproces als beoordelingscommissie fungeert, die is belast met de selectie van de accountant. De raad besluit over de aanwijzing van de accountant.
- 2.
De commissie evalueert de werkzaamheden van de accountant; in het bijzonder of de uitvoering van de controle van de jaarrekening overeenkomstig opdracht heeft plaatsgevonden.
- 3.
De commissie voert overleg met de accountant en adviseert de raad over de kaders voor de controle van de jaarrekening (controleprotocol), met name voor wat betreft de volgende onderwerpen:
- a.
goedkeurings- en rapporteringstoleranties;
- b.
- c.
het door de raad te verstrekken aanvullende opdrachten;
- d.
het besteden van specifieke aandacht aan bepaalde programma’s, thema’s of paragrafen van de jaarstukken;
- e.
de wijze van rapporteren door de accountant waaronder de inrichting van de jaarrekening;
- f.
prioriteiten van de raad aangaande de controle van de jaarstukken.
- 4.
De commissie bespreekt het controleplan/auditplan van de accountant met de accountant.
- 5.
De commissie bespreekt de controlebevindingen (boardletter) en eventuele andere rapportages van de accountant.
- 6.
De commissie bespreekt met als doel advisering aan de raad het accountantsverslag (rapport van bevindingen) met daarin de bevindingen, conclusies en aanbevelingen inzake de controle van de jaarrekening met de accountant.
- 7.
De commissie fungeert als gesprekspartner voor de accountant ter zake van het financieel beheer van de gemeente.
- B.
Cyclische producten (kadernota, bestuursrapportages, begroting, jaarrekening)
- 1.
De commissie adviseert de raad over de gemeentelijke planning- en control cyclus. De commissie kan verbetervoorstellen doen over de opbouw, inrichting en behandeling van de cyclische producten.
- 2.
De commissie adviseert de raad inhoudelijk over de jaarstukken en de controle daarvan door de accountant.
- 3.
Als de commissie hierbij beleidsinhoudelijke informatie nodig heeft, wordt het college daar uiterlijk twee weken voorafgaand aan de behandeling in de vergadering van de commissie om verzocht.
- C.
Financieel beheer
- 1.
De commissie adviseert de raad over de vaststelling van een (gewijzigde) verordening in de zin van artikel 212, 213, of 213a van de Gemeentewet.
- 2.
De commissie toetst raadsvoorstellen die betrekking hebben op financieel beheer en brengt ter zake advies uit aan de raad.
- 3.
De commissie heeft hierbij als aandachtsgebied de financieel-technische en financieel-beleidsmatige aspecten van alle activiteiten die van belang zijn voor een goede beheersing van de gemeentefinanciën op het gebied van rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid in het kader van de kaderstellende en controlerende verantwoordelijkheid van de raad.
- 4.
De commissie bevordert de afstemming van diverse onderzoeken en controles die ingevolge de artikelen 182, 212, 213 en 213a van de Gemeentewet door accountant, college en rekenkamer worden uitgevoerd en adviseert hierover aan de raad.
- D.
Relatie met het college
- 1.
De commissie beziet de informatievoorziening over en de verantwoording van activiteiten en resultaten van het college betreffende de P&C-cyclus en kan hierover advies uitbrengen aan de raad en het college.
- 2.
De commissie adviseert de raad over de verbeteracties die het college in zijn interne controlerapportages opneemt naar aanleiding van de boardletter van de accountant.
- 3.
De commissie heeft primair een adviesfunctie richting de raad. Het college kan de commissie om advies vragen mits vooraf duidelijk is dat het overleg enkel richtinggevend is bedoeld.
- 4.
De commissie laat zich door het college informeren over andere onderwerpen die gerelateerd zijn aan rol en taken van de auditcommissie.
- E.
Relatie met de rekenkamer
De commissie bespreekt onderzoeksrapporten van de rekenkamer van de gemeente De Ronde Venen voor zover zij betrekking hebben op of evidente raakvlakken hebben met de rol en taken van de auditcommissie.
Artikel 4. Bevoegdheden
- 1.
De commissie is bevoegd gevraagd en ongevraagd adviezen aan de raad uit te brengen over alle in het kader van deze verordening relevant te achten onderwerpen.
- 2.
Indien de auditcommissie advies aan de raad uitbrengt over een voorstel dat het college aan de raad voorlegt, wordt dit advies voorafgaand aan de behandeling van het betreffende voorstel in de raadscommissie in het raadsvoorstel opgenomen dan wel in een separaat advies aan de raad verstrekt.
- 3.
In het kader van de uitoefening van haar taken is de commissie bevoegd informatie in te winnen bij en te beraadslagen met het college, de ambtelijke organisatie en de accountant.
- 4.
De commissie kan de raad verzoeken om een externe deskundige om de commissie van advies te dienen.
- 5.
De commissie is bevoegd voor de ondersteuning bij de uitvoering van aar rol en taken een beroep te doen op de ambtelijke organisatie.
Artikel 5. Samenstelling, benoeming en zittingsduur
- 1.
De raad benoemt de leden van de commissie.
- a.
De commissie bestaat uit raadsleden dan wel door de raad benoemde fractieassistenten.
- b.
Per fractie kan één lid worden benoemd in de commissie.
- c.
de agendacommissie wijst uit haar midden een voorzitter aan.
- 2.
Het lidmaatschap van de commissie vervalt aan het einde van de raadsperiode, door het verlies van de hoedanigheid van raadslid of fractieassistent, door ontslagname, of door een met redenen omkleed besluit van de raad.
Artikel 6. Voorzitter en ondersteuning
- 1.
De voorzitter draagt zorg voor een goed verloop van de vergaderingen van de commissie.
- 2.
Onder het eerste lid bedoelde zorg wordt in ieder geval begrepen:
- a.
het voorbereiden van de agenda;
- b.
het leiden van de vergaderingen;
- c.
het bewaken van de uitgangspunten, daaronder begrepen een niet-politieke benadering door de commissie;
- d.
het zorgdragen voor een heldere besluitvorming over commissieaangelegenheden.
- 3.
De voorzitter wordt bij de in het tweede lid genoemde werkzaamheden ondersteund door de secretaris van de commissie.
- 4.
De raadsgriffier fungeert als secretaris van de commissie.
- 5.
De commissie wordt vakinhoudelijk bijgestaan door de ambtelijke organisatie.
- 6.
De voorzitter of een door de commissie aangewezen lid van de auditcommissie vertegenwoordigt de commissie in de raadscommissie en de raad ter toelichting op het werk en de adviezen van de commissie, alsmede extern.
Artikel 7. Vergaderingen en verslaglegging
- 1.
De commissie vergadert volgens een door het presidium vastgesteld vergaderschema en voorts zo dikwijls de voorzitter dit nodig oordeelt of tenminste twee leden onder opgave van redenen dit aan de voorzitter vragen.
- 2.
De voorzitter belegt de vergaderingen.
- 3.
De vergaderingen worden in het raadsinformatiesysteem (RIS) gezet zodra het vergaderschema is vastgesteld. De voor de behandeling van de onderwerpen relevante stukken worden uiterlijk de donderdag voor de vergadering de week erna in het RIS gezet.
- 4.
Van iedere vergadering wordt een verslag gemaakt onder verantwoordelijkheid van de secretaris. Het verslag wordt vastgesteld door de commissie.
- 5.
De voorzitter kan, als dit nodig is of wenselijk wordt geacht, namens de commissie, de leden van het college, de rekenkamer, ambtenaren en vertegenwoordigers van de externe accountant vragen bij een vergadering van de commissie aanwezig te zijn.
- 6.
De wethouder financiën kan bij elke vergadering aanwezig zijn.
- 7.
Per fractie neemt slechts één persoon aan de beraadslagingen in de auditcommissie deel. Dit is het lid namens die fractie of, bij diens verhinderen, een plaatsvervangend lid namens die fractie.
- 8.
Raadsleden en fractieassistenten die niet als lid of plaatsvervanger aan de vergadering deelnemen, kunnen als toehoorder aanwezig zijn.
Artikel 8. Besluitvorming over de advisering
- 1.
Adviezen van de commissie worden bij meerderheid van het aantal uitgebrachte stemmen uitgebracht, waarbij de commissie streeft naar consensus.
- 2.
Minderheidsstandpunten worden bij een advies ter kennisname gebracht van de raad.
- 3.
De commissie kan slechts beraadslagen en besluiten wanneer minimaal een derde van het aantal zitting hebbende leden aanwezig is.
- 4.
Indien over een voorstel door geen van de leden stemming wordt verlangd, is het aangenomen.
- 5.
Bij het staken van de stemmen wordt een verdeeld advies uitgebracht, waarin de verschillende standpunten terug te vinden zijn.
Artikel 9. Besloten vergaderingen en geheimhouding
- 1.
De vergaderingen van de commissie zijn besloten. De agenda en de vastgestelde verslagen zijn openbaar, tenzij de commissie anders bepaalt.
- 2.
Artikel 87 Gemeentewet is van overeenkomstige toepassing.
Artikel 10. Evaluatie en jaarverslag
- 1.
De commissie evalueert jaarlijks haar werkzaamheden en brengt over haar werkzaamheden en de evaluatie daarvan verslag uit naar de raad.
- 2.
Evaluatie en jaarverslag zijn niet-openbaar, tenzij de commissie beslist om deze openbaar te maken.
Artikel 11. Intrekking
De verordening auditcommissie gemeente De Ronde Venen 2017, vastgesteld bij besluit van 28 september 2017 wordt ingetrokken.
Artikel 12. Citeertitel en inwerkingtreding
Deze verordening kan worden aangehaald als de “Verordening auditcommissie gemeente De Ronde Venen 2023” en treedt in werking op de dag volgende op die van zijn bekendmaking.
Algemene toelichting
Status auditcommissie
De auditcommissie kan een raadscommissie in de zin van artikel 82 van de Gemeentewet zijn of een adviescommissie ingevolge artikel 84 van de Gemeentewet. Een raadscommissie heeft als taak de besluitvorming in de raad voor te bereiden. Een adviescommissie kan een breder takenpakket hebben, bijvoorbeeld ook in relatie tot de gemeentelijke accountant. Een adviescommissie kan ook andersoortige adviezen over de gemeentefinanciën aan de raad uitbrengen dan enkel over voorliggende raadsvoorstellen en tevens gesprekspartner voor het college en de ambtelijke organisatie zijn. Voordeel van een adviescommissie is daarnaast dat (externe) adviseurs een belangrijke rol kunnen spelen. Om deze redenen is er in De Ronde Venen voor gekozen de auditcommissie de status van adviescommissie te geven. De auditcommissie krijgt met voorliggende verordening een duidelijke opdracht van de raad in relatie tot de accountant en inzake het financieel beheer in brede zin.
Doelstelling
Met voorliggende verordening wordt de auditcommissie stevig en herkenbaar gepositioneerd. De werkzaamheden van de commissie zijn erop gericht de raad beter in positie te brengen om zijn kaderstellende en controlerende taak te vervullen. De auditcommissie is belast met advisering aan en overleg namens de raad over alle onderwerpen die van belang zijn voor een goede beheersing van de gemeentefinanciën op het gebied van rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid. De auditcommissie is een vakinhoudelijke commissie, die zich richt op het financieel beheer. Bij de raadsvoorstellen die ingevolge de verordening aan de auditcommissie worden voorgelegd toetst de auditcommissie of het voorstel financieel-technisch en financieel-beleidsmatig klopt. De politieke behandeling vindt in de raadscommissie plaats. Een aantal taken van de auditcommissie wordt in de verordening meer specifiek beschreven.
De accountant
De raad is op grond van artikel 213 van de Gemeentewet het bevoegde orgaan om een accountant aan te wijzen belast met de controle van de jaarrekening en het daarbij verstrekken van een accountantsverklaring en het uitbrengen van een verslag van bevindingen. De raad legt de voorbereiding van de procedure tot selectie en aanwijzing van een accountant en het doen van een aanbeveling voor een keuze in handen van de auditcommissie. Een door de commissie samengestelde projectgroep fungeert als de beoordelingscommissie in het aanbestedingstraject van de accountantsdiensten. Ook adviseert de commissie de raad in geval van contractverlenging en de beëindiging van de samenwerking met de accountant.
Het aangaan van overeenkomsten is op grond van de Gemeentewet een bevoegdheid van het college. Nadat de raad een besluit heeft genomen over de aanwijzing van een accountant zal het college ter uitvoering van dat raadsbesluit overgaan tot het aangaan van een overeenkomst met de beoogde accountant. Vervolgens wordt het contract met de accountant getekend. Op grond van artikel 171 lid 1 van de Gemeentewet is de burgemeester bevoegd de overeenkomst met de accountant te ondertekenen.
De auditcommissie onderhoudt namens de raad de contacten met de accountant. Jaarlijks bespreekt de commissie de opdrachtformulering voor de controle van de jaarrekening, het verslag van bevindingen van de interim-controle en het accountantsverslag inzake de jaarrekeningcontrole, de jaarrekening en de strekking van de accountantsverklaring. Minimaal één keer per jaar woont de accountant de vergaderingen van de auditcommissie bij, om te overleggen over de managementletter van de interim-controle, de jaarrekening en het controleplan/auditplan. De werkzaamheden van de accountant worden jaarlijks met hem geëvalueerd, waarbij de auditcommissie onder meer beoordeelt of deze werkzaamheden overeenkomstig de opdracht hebben plaatsgevonden. De auditcommissie kan ook aandacht besteden aan de aanbevelingen van de accountant voortvloeiend uit de jaarrekening, de interimcontrole en eventuele andere rapportages.
Artikelsgewijze toelichting
Hieronder worden enkele artikelen nader toegelicht voor zover dit bijdraagt aan de interpretatie van de verordening.
Artikel 2
De adviezen van de auditcommissie worden verwerkt in de betreffende raadsvoorstellen (artikel 4 lid 2), maar de commissie kan bijvoorbeeld ook raadsinformatiebrieven over relevante onderwerpen uitbrengen aan de raad. Daarnaast wordt de raad geïnformeerd over hetgeen in de auditcommissie is besproken via de verslagen van de vergaderingen van de auditcommissie.
Artikel 3 sub A leden 4 en 5
Dit zijn de bevindingen uit het controleplan/auditplan van de accountant op basis van het controleprotocol en de bevindingen uit de interim-controle die de accountant vastlegt in de managementletter.
Artikel 3 sub B lid 1
De auditcommissie bespreekt de planning- en control cyclus en kan verbetervoorstellen doen over de opbouw, inrichting en behandeling van alle cyclische producten.
Artikel 3 sub B lid 2
De auditcommissie brengt geen advies uit over financieel-technische en financieel-beleidsmatige inhoud van de kadernota, de begroting en de slotwijziging. Deze cyclische producten worden door het college met een raadsvoorstel aan de raad voorgelegd, waar de inhoudelijke en politieke behandeling plaatsvindt. De auditcommissie behandelt wel de jaarrekening en de bestuursrapportages inhoudelijk financieel-technisch en financieel-beleidsmatig. Het advies van de auditcommissie wordt opgenomen in het raadsvoorstel dat in procedure wordt gebracht voor de raadscommissies en de raad of, indien dit in de planning niet haalbaar is, in een separaat document (artikel 4 lid 2). Op die manier kan de raad kennis nemen van de financieel-technische en financieel-beleidsmatige beoordeling van de voorstellen door de auditcommissie en kan de behandeling in de raadscommissies en de raad op 8 beleidsinhoudelijk politiek niveau worden gedaan. Tevens worden hierdoor doublures in de behandeling voorkomen.
Artikel 3 sub C lid 2
Hierbij gaat het behalve om de raadsvoorstellen over de cyclische producten en de financiële verordeningen bijvoorbeeld om het treasurystatuut.
Artikel 3 sub C lid 4
De commissie ontvangt jaarlijks van de accountant en van het college opgave van alle door deze geplande en reeds uitgevoerde onderzoeken voor de gemeente De Ronde Venen of samenwerkingsverbanden waarvan de gemeente De Ronde Venen deel uitmaakt.
Artikel 3 sub D lid 4
Beoogd is om de taken en bevoegdheden van de auditcommissie niet strikt te beperken tot onderwerpen die expliciet tot het financieel beheer en financieel beleid behoren. Het kan de kwaliteit van de advisering door de auditcommissie ten goede komen indien de commissie zich breder oriënteert. Deze oriëntatie dient wel gerelateerd te zijn aan rol en taken van de auditcommissie. Hierbij kan onder meer gedacht worden aan:
- •
uitgevoerde interne controles over uiteenlopende onderwerpen;
- •
analyses van trends die uit de jaarrekening blijken;
- •
inhoudelijke notities over actuele onderwerpen;
- •
De commissie voert over de mogelijkheid hiertoe alsmede de toegevoegde waarde, mede in relatie tot de beschikbare ambtelijke capaciteit, overleg met het college/de wethouder financiën.
Artikel 4 lid 1
De auditcommissie kan naast de expliciet in de verordening opgenomen taken ook over andere onderwerpen zoals trends en ontwikkelingen advies uitbrengen aan de raad.