Controleverordening Provincie Flevoland 2024

Artikel 1. Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

• a.

  accountant

  een door Provinciale Staten benoemde:

  • •

    registeraccountant of;

  • •

    accountant-administratieconsulent met een aantekening in het inschrijvingsregister als bedoeld in het derde lid van artikel 36, Wet op de accountant-administratieconsulenten of;

  • •

    organisatie waarin voor de accountantscontrole bevoegde accountants samenwerken

    belast met de controle van de in artikel 201 van de Provinciewet bedoelde jaarrekening.

• b.

  accountantscontrole

  de controle van de in artikel 201 van de Provinciewet bedoelde jaarrekening uitgevoerd door de door Provinciale Staten benoemde accountant van:

  • •

    het getrouwe beeld van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten en de grootte en samenstelling van het vermogen;

  • •

    het in overeenstemming zijn van de door het college van Gedeputeerde Staten (hierna: het college) opgestelde jaarrekening met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels bedoelt in artikel 190 van de Provinciewet;

  • •

    de verenigbaarheid van het jaarverslag met de jaarrekening;

  • •

    de inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie gericht op de vraag of deze een getrouwe verantwoording mogelijk maken en;

    waarbij de nadere regels die bij of krachtens algemene maatregel van bestuur worden gesteld op grond van het zesde lid van artikel 217 van de Provinciewet, in acht worden genomen.

• c.

  managementletter

  verslag van de accountant gericht aan het bestuur met belangrijke bevindingen en adviezen voor verbetering van de interne beheersing, de IT-omgeving en actuele ontwikkelingen.

• d.

  boardletter

  een samenvatting van de managementletter met de bestuurlijke relevante punten, met als

  oogmerk om hierover publiekelijk verantwoording af te leggen.

• e.

  deelverantwoording

  een in opdracht van Provinciale Staten ten behoeve van de verslaglegging opgestelde

  verantwoording van een afzonderlijke organisatie-eenheid binnen de provinciale

  organisatie, welke verantwoording onderdeel uit maakt van de jaarrekening.

• f.

  rechtmatigheidsverantwoording

  de rapportage van het college waarbij aangegeven wordt in welke mate de totstandkoming van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan overeenstemmen met de relevante wet- en regelgeving.

Artikel 2. Opdrachtverlening accountantscontrole

• 1.

  De accountantscontrole wordt opgedragen aan een door Provinciale Staten te benoemen accountant. De benoeming van de accountant geschiedt in principe voor een periode van 4 jaar.

• 2.

  Het college bereidt in overleg met Provinciale Staten de aanbesteding van de accountantscontrole voor.

• 3.

  Provinciale Staten stellen voor de aanbesteding van de accountantscontrole het programma van eisen vast. In het programma van eisen worden voor de jaarlijkse accountantscontrole opgenomen:

  • a.

    de toe te passen goedkeuringstoleranties en de eventuele afwijkende rapporteringtoleranties bij de controle van de jaarrekening;

  • b.

    de apart te controleren deelverantwoordingen en de daarbij toe te passen omvangsbases en goedkeuringstoleranties (en eventueel afwijkende rapporteringtoleranties);

  • c.

    de inrichtingseisen voor het verslag van bevindingen;

  • d.

    de eventueel aanvullende uit te voeren tussentijdse controles;

  • e.

    de frequentie en inrichtingseisen van de aanvullende tussentijdse rapportering, zoals de managementletter en boardletter.

• 4.

  Provinciale Staten kunnen in het programma van eisen opnemen, dat Provinciale Staten jaarlijks voorafgaand aan de accountantscontrole in overleg met de accountant vaststellen de posten van de jaarrekening, de posten van de deelverantwoordingen, de provinciale producten en de provinciale organisatieonderdelen, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht dient te besteden en welke rapporteringtoleranties hij daarbij dient te hanteren.

Artikel 3. Informatieverstrekking door college

• 1.

  Het college is verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarrekening, met de rechtmatigheidsverantwoording, conform de geldende interne- en externe wet- en regelgeving en overlegt deze aan de accountant voor controle.

• 2.

  Het college draagt er zorg voor dat alle aan de jaarrekening ten grondslag liggende verordeningen, nota's, collegebesluiten, deelverantwoordingen, administraties, plannen, overeenkomsten, berekeningen e.d. voor de accountant ter inzage liggen en goed toegankelijk zijn.

• 3.

  Bij de jaarrekening bevestigt het college schriftelijk aan de accountant, dat alle hem bekende informatie van belang voor de oordeelsvorming van de accountant is verstrekt.

• 4.

  Het college overlegt de gecontroleerde jaarrekening samen met de controleverklaring en het verslag van bevindingen voor uiterlijk 1 juni aan Provinciale Staten.

• 5.

  Alle informatie die na afgifte van de controleverklaring en voor behandeling van de jaarrekening in Provinciale Staten beschikbaar komt en die van invloed is op het beeld dat de jaarrekening geeft, wordt direct door het college aan Provinciale Staten en de accountant gemeld.

• 6.

  De accountant maakt voor de controle van de in de jaarrekening opgenomen rechtmatigheidsverantwoording door het college zo veel mogelijk gebruik van, het namens het college, uitgevoerde onafhankelijke onderzoek.

• 7.

  De accountant maakt in de accountantscontrole zo veel mogelijk gebruik van de aanwezige interne beheersing van de werkzaamheden van de (verbijzonderde) interne controlefunctie van de provincie en stimuleert door een zo veel mogelijke organisatiegerichte accountantscontrole de verdere kwaliteitsverbetering en professionalisering.

Artikel 4. Inrichting accountantscontrole

• 1.

  De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de wijze waarop de

  accountantscontrole wordt ingericht, alsmede de aard en de omvang van de daarbij

  behorende werkzaamheden. De accountant vraagt voorafgaand aan de

  accountantscontrole de benodigde dossierstukken schriftelijk of elektronisch op bij een

  vertegenwoordiger van de ambtelijke organisatie;

• 2.

  De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de frequentie van de

  uit te voeren controles. De accountant kan de controlewerkzaamheden zonder voorafgaande kennisgeving uitvoeren.

• 3.

  Ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole vindt periodiek

  (afstemmings-)overleg plaats tussen de accountant en (een vertegenwoordiger uit) Provinciale Staten, (een vertegenwoordiger van) de rekenkamer(functie), de portefeuillehouder financiën, de secretaris/directeur concerndirectie, de concerncontroller en de manager expertiseteam Financiën.

Artikel 5. Toegang tot informatie

• 1.

  Het college draagt er zorg voor dat de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een onbelemmerde toegang heeft tot alle informatiedragers van de provincie.

• 2.

  De accountant is bevoegd om van alle ambtenaren mondelinge en schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verlangen die hij voor de uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben. Het college draagt er zorg voor, dat de desbetreffende ambtenaren hieraan hun medewerking verlenen.

• 3.

  Het college draagt er zorg voor, dat alle organisatie-eenheden van de provincie zijn gehouden de accountant alle informatie te verstrekken, opdat de accountant zich een juist en volledig oordeel kan vormen over het gevoerde financiële beheer, de getrouwheid van zowel het financiële beeld als de verklaring omtrent de rechtmatige totstandkoming van de baten en lasten.

Artikel 6. Overige controles en opdrachten

• 1.

  Het college kan de door Provinciale Staten benoemde accountant opdracht geven tot het uitvoeren van specifieke werkzaamheden met betrekking tot, de doelmatigheid en de doeltreffendheid voor zover de onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding komt. Het college informeert Provinciale Staten vooraf over deze aan de accountant te verstrekken opdrachten.

• 2.

  Het college draagt de zorg voor de uitvoering van het beleid betreffende de specifieke uitkeringen volgens de eisen van rechtmatigheid van de ministeries.

• 3.

  Het college is voor de controle van de rechtmatige besteding van specifieke uitkeringen bevoegd de opdracht te verlenen aan een andere dan de door Provinciale Staten benoemde accountant, indien dit in het belang van de provincie is.

• 4.

  Het college draagt de zorg voor de verantwoording aan derden (Belastingdienst, ABP, Sociale verzekeringsbank, CBS, e.d.) en neemt hierbij de gestelde controle-eisen in acht. Indien een deel van deze vereisten moet worden uitgevoerd door een accountant, is het college bevoegd hiervoor de opdracht te verlenen aan een andere dan de door Provinciale Staten benoemde accountant, indien dit in het belang van de provincie is.

Artikel 7. Rapportering

• 1.

  Indien de accountant bij een controle tot het oordeel komt dat de rechtmatigheidsverantwoording door het college niet getrouw is, dan wel afwijkingen constateert die leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring, meldt hij deze direct schriftelijk aan Provinciale Staten en zendt een afschrift hiervan aan het college.

• 2.

  In aanvulling op het in artikel 217 lid 4 van de Provinciewet voorgeschreven verslag van bevindingen (ook wel accountantsverslag) brengt de accountant over de door hem uitgevoerde (deel)controles verslag uit in een managementletter over zijn bevindingen die niet van bestuurlijk belang zijn aan de ambtenaar van wie het geldelijk beheer, het vermogensbeheer, de administratie en de beheersdaden zijn gecontroleerd, de directie, het hoofd van de afdeling waar de ambtenaar werkzaam is, de concerncontroller en het hoofd van de afdeling Financiën dan wel andere daarvoor in aanmerking komende ambtenaren.

• 3.

  De controleverklaring en het verslag van bevindingen worden voor verzending aan Provinciale Staten door de accountant aan het college voorgelegd met de mogelijkheid voor het college om op deze stukken te reageren.

• 4.

  De accountant bespreekt voorafgaand aan de Statenbehandeling van de jaarstukken het verslag van bevindingen met (een voor dit doel door Provinciale Staten ingestelde vertegenwoordiging van) Provinciale Staten.

Artikel 8. Intrekking oude regeling

De "Controleverordening Provincie Flevoland 2012" wordt ingetrokken.

Artikel 9. Inwerkingtreding

Deze verordening treedt op de dag volgende op de dag van bekendmaking in werking, met dien verstande dat zij van toepassing is op de accountantscontrole van de jaarrekening (en deelverantwoordingen) van het verslagjaar 2023 en later.

Artikel 10. Citeertitel

Deze verordening kan worden aangehaald als "Controleverordening Provincie Flevoland 2024".