Financiële Verordening Gemeente Stein 2023

Artikel 1. Begripsbepaling

In deze verordening wordt verstaan onder:

Artikel 2. Uitgangspunt financieel beleid

Uitgangspunt voor het opmaken en de inrichting van de financiële beleidscyclus zijn de regels zoals deze zijn vastgelegd in de Gemeentewet en het daarvan afgeleide Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV), de notities van de commissie BBV en de aanbevelingen en stellige uitspraken die in de notities zijn opgenomen.

Artikel 3. Inrichting begroting en jaarstukken

• 1.

  De raad stelt bij aanvang van een nieuwe raadsperiode op voorstel van het college de programma-indeling en daaraan gekoppelde taakvelden voor de komende raadsperiode vast.

• 2.

  De raad stelt op basis van het voorstel van het college per programma relevante beleidsindicatoren vast voor het meten van en het afleggen van verantwoording over de gemeentelijke doelstellingen en de maatschappelijke effecten van het gemeentelijk beleid. Het voorstel van het college bevat ten minste de verplichte beleidsindicatoren, bedoeld in artikel 25, tweede lid, onder a, van het BBV.

• 3.

  Bij de begroting en de jaarstukken wordt het overzicht van baten en lasten per programma weergegeven.

• 4.

  Bij de uiteenzetting van de financiële positie in de begroting wordt van de investeringen per investering het (benodigde) investeringsbudget weergegeven.

• 5.

  In de jaarstukken wordt van de investeringen en meerjarige projecten de jaarbudgetten, de realisatie en de onderuitputting weergegeven.

• 6.

  In de begroting wordt een overzicht ‘recapitulatie begrotingsevenwicht’ toegevoegd.

• 7.

  In het overzicht van de incidentele baten en lasten worden per programma de belangrijkste posten vanaf € 25.000 weergegeven en vanaf € 50.000 nader toegelicht. De overige posten worden als een totaalbedrag opgenomen.

Artikel 4. Kaders begroting

• 1.

  Het college biedt de raad in het voorjaar een voorstel aan voor het beleid en de financiële kaders van de begroting voor het volgende begrotingsjaar en de meerjarenraming. De raad stelt deze kaders vast.

• 2.

  In de begroting wordt een post onvoorzien opgenomen. De raad stelt aan het college de post onvoorzien beschikbaar ter dekking voor uitgaven die niet waren voorzien in de begroting. Het college legt bij de tussentijdse rapportages en bij de jaarrekening verantwoording af aan de raad over de besteding hiervan.

Artikel 5. Autorisatie begroting, investeringsbudgetten en begrotingswijzigingen

• 1.

  De raad autoriseert met het vaststellen van de begroting de totale lasten en de totale baten per programma en het overzicht algemene dekkingsmiddelen.

• 2.

  Met het vaststellen van de begroting autoriseert de raad eveneens de voorgestelde investeringsbudgetten.

• 3.

  Het college informeert de raad zo snel als mogelijk als ze verwacht dat een geautoriseerd budget dreigt te worden overschreden. Daarnaast dient het college in de eerst volgende mogelijke raadsvergadering een raadsvoorstel inclusief een wijziging van het (investerings)budget of een voorstel voor bijstelling van het beleid in.

• 4.

  Melding vindt alleen plaats als het verschil op programmaniveau groter is dan € 25.000. In alle andere gevallen vindt melding plaats in de tussentijdse rapportages of jaarstukken. Eventuele overschotten van meer dan € 25.000 worden in de tussentijdse rapportage toegelicht.

• 5.

  Voor investeringen in de loop van het begrotingsjaar die niet in de begroting zijn opgenomen, legt het college via de tussentijdse rapportage óf voor het aangaan van verplichtingen een investeringsvoorstel en een voorstel voor het vaststellen van een investeringsbudget aan de raad voor.

Artikel 6. Tussentijdse rapportage

• 1.

  Het college informeert de raad door middel van tussentijdse rapportages over afwijkingen van de begroting.

• 2.

  De tussentijdse rapportage bevat een uiteenzetting over de bijstelling van het beleid, en een overzicht met de bijgestelde raming van:

  • a.

    de baten en lasten per programma;

  • b.

    het overzicht van de algemene dekkingsmiddelen;

  • c.

    het totale saldo van de baten en de lasten volgend uit de onderdelen a en b;

  • d.

    de (beoogde) toevoegingen en onttrekkingen aan reserves per programma;

  • e.

    het resultaat, volgend uit de onderdelen c en d, alsmede een bijstelling en raming van de taakvelden en de bijstelling en raming van de investeringsbudgetten.

• 3.

  In de tussentijdse rapportage worden afwijkingen op de oorspronkelijke ramingen van de baten en lasten in de begroting groter dan € 25.000,- op programmaniveau toegelicht, evenals mutaties die om andere redenen van belang zijn, en wordt een voorstel voor aanpassing van het budget voorgelegd aan de raad.

• 4.

  In de tussenrapportage worden afwijkingen op de oorspronkelijke ramingen van de investeringsbudgetten groter dan € 50.000,- toegelicht, evenals mutaties die om andere redenen van belang zijn, en wordt een voorstel voor aanpassing van het budget voorgelegd aan de raad.

• 5.

  In de slotwijziging wordt een overzicht gegeven van de budgetbijstellingen en de budgetten die naar het volgend jaar zullen worden doorgeschoven. Alleen budgetten vanaf € 15.000 worden doorgeschoven en nader toegelicht.

Artikel 7. Informatieplicht

• 1.

  Het college informeert de raad actief over situaties met een materiële financiële en/of een politiek-bestuurlijke impact.

• 2.

  Het college informeert de raad vooraf en neemt pas een definitief besluit nadat de raad in de gelegenheid is gesteld zijn wensen en bedenkingen kenbaar te maken in het geval van:

  • a.

    het aangaan of verlenen van geldleningen, anders dan opgenomen in artikel 14 van deze verordening;

  • b.

    het garant staan voor geldleningen van derden;

  • c.

    het verstrekken van kapitaal aan instellingen en ondernemingen;

  • d.

    de aankoop en verkoop van onroerend goed, behoudens rechtshandelingen die als niet-ingrijpend voor de gemeente kunnen worden beschouwd;

  • e.

    nieuwe (meerjarige) verplichtingen waaraan financiële verplichtingen zijn verbonden en waarvoor geen budget is opgenomen in de begroting;

  • f.

    besluiten die niet passen binnen het kader van de begroting.

Artikel 8. EMU-saldo

Wanneer het Rijk de gemeente bericht dat alle gemeenten samen het collectieve aandeel van gemeenten in het EMU-tekort, bedoeld in artikel 3, zesde lid, van de Wet houdbare overheidsfinanciën, hebben overschreden, informeert het college de raad of een aanpassing van de begroting nodig is. Als het college een aanpassing nodig acht, doet het college een voorstel voor het wijzigen van de begroting.

Artikel 9. Verantwoordings- en rapportagegrens rechtmatigheidsverantwoording

• 1.

  De raad stelt vast op welke wijze hij door middel van de paragraaf bedrijfsvoering van de begroting en de jaarstukken, naast de verplichte onderdelen van deze paragraaf, wil worden geïnformeerd over rechtmatigheid.

• 2.

  In de rechtmatigheidsverantwoording bij de jaarrekening rapporteren burgemeester en wethouders aan de raad over afwijkingen met een verantwoordingsgrens van 3% van de totale lasten van de gemeente, inclusief de dotaties aan de reserves.

• 3.

  In de paragraaf bedrijfsvoering worden alle geconstateerde afwijkingen (fouten of onduidelijkheden) nader toegelicht.

Artikel 11. Voorwaardencriterium

• 1.

  Het voorwaardencriterium is het criterium van rechtmatigheid, dat betrekking heeft op de eisen die worden gesteld bij de uitvoering van de financiële beheershandelingen. De eisen/voorwaarden zijn afkomstig uit diverse wet- en regelgeving en hebben betrekking op aspecten als doelgroep, termijn, grondslag, administratieve bepalingen, normbedragen, bevoegdheden, bewijsstukken, recht, hoogte en duur.

• 2.

  Burgemeester en wethouders bieden de raad jaarlijks ter vaststelling een normenkader rechtmatigheid aan. Dit kader bestaat uit alle relevante (interne) wet- en regelgeving waaruit financiële beheers handelingen kunnen voortvloeien.

Artikel 12 Begrotingscriterium

• 1.

  Het begrotingscriterium is een criterium van rechtmatigheid dat betrekking heeft op de grenzen van de baten en lasten in de door de raad geautoriseerde begroting van exploitatie en investeringskredieten en de hiermee samenhangende programma’s, waarbinnen de financiële beheershandelingen tot stand moeten zijn gekomen;

• 2.

  De begrotingsrechtmatigheid wordt beoordeeld op het niveau waarop de begroting door de raad is geautoriseerd, zoals is opgenomen in artikel 5.

• 3.

  Bij investeringsprojecten wordt de begrotingsrechtmatigheid beoordeeld op het niveau van het totaal gevoteerde kredietbedrag. Een overschrijding van het jaarbudget, passend binnen het totaal bedrag van het krediet, wordt daarmee als rechtmatig beschouwd.

• 4.

  Uitgangspunt is dat iedere afwijking van de begroting als onrechtmatig wordt beschouwd. Afwijkingen worden als acceptabel aangemerkt in de volgende situaties:

  • a.

    Er is sprake van een overschrijding waarbij direct gerelateerde inkomsten de overschrijding compenseren.

  • b.

    Er is sprake van een overschrijding op een open-einde regeling.

  • c.

    De overschrijding is geautoriseerd door middel van de vaststelling van een tussentijdse rapportage.

• 5.

  Begrotingsonrechtmatigheden die passen binnen het bestaande beleid van de raad, worden opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording (voor zover de verantwoordingsgrens voor afzonderlijke fouten of onduidelijkheden is overschreden), maar worden niet nader toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering.

• 6.

  Begrotingsafwijkingen als gevolg van onderschrijdingen van de lasten of investeringsbudgetten en/of lagere of hogere baten dan begroot en die niet meer tijdig konden worden meegenomen in de tussentijdse rapportages. Deze worden door het college gemeld en toegelicht in de jaarrekening. Daarmee zijn deze begrotingsafwijkingen voldoende tijdig gemeld (en daarmee acceptabel/niet in strijd met het budgetrecht van de raad)

Artikel 13 Misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium

• 1.

  Het misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium is het criterium van rechtmatigheid, dat betrekking heeft op het voorkomen, detecteren en corrigeren van misbruik en oneigenlijk gebruik van overheidsgelden en gemeentelijke eigendommen bij financiële beheershandelingen.

• 2.

  Burgemeester en wethouders zorgen voor en leggen vast de regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van gemeentelijke regelingen en eigendommen.

Artikel 14. Waardering & afschrijving

• 1.

  Materiële en immateriële vaste activa worden afgeschreven volgens de methodiek en termijn zoals vermeld in bijlage 1 van deze verordening. Indien noodzakelijk kan met een juiste onderbouwing incidenteel afgeweken worden van deze gestelde termijnen.

• 2.

  In de nota activabeleid worden de specifieke interne regels met betrekking tot waardering en afschrijving vastgelegd.

• 3.

  Voor investeringen wordt een systematiek van rentetoerekening toegepast. Over de boekwaarde per 1 januari wordt rente berekend. Voor grondexploitatie geldt dat de toegestane toe te rekenen rente wordt gebaseerd op de daadwerkelijk te betalen rente over het vreemd vermogen. Indien de gemeente geen externe financiering heeft, dan wordt geen rente toegerekend aan bouwgronden in exploitatie. De rente aan bouwgronden in exploitatie wordt toegerekend over de boekwaarde van de bouwgronden in exploitatie per 1 januari van het betreffende boekjaar. Dit wordt per grondexploitatiecomplex (kortweg grex) berekend.

Artikel 15. Kostprijsberekening

• 1.

  Voor het bepalen van de geraamde kostprijs van goederen, werken en diensten wordt een systeem van kostentoerekening gehanteerd. Bij de kostentoerekening worden naast de directe kosten alleen die indirecte kosten betrokken die rechtstreeks samenhangen met de door de gemeente verleende diensten.

• 2.

  Bij de berekening van de kostprijs worden de bijdragen aan en onttrekkingen van voorzieningen/reserves betrokken voor de noodzakelijke vervanging van de betrokken activa, de kapitaallasten van de in gebruik zijnde activa, en voor rioolrechten en afvalstoffenheffing de compensabele BTW.

• 3.

  De omslagrente wordt berekend door de totale rentelasten te delen door het totaalbedrag van alle vaste activa. De totale rentelasten bestaan uit de rente over de aangetrokken geldleningen en de rentelasten over de eigen financieringsmiddelen, zoals reserves en voorzieningen (de zgn. bespaarde rente).

• 4.

  Uitgangspunt is dat de integrale kosten via de heffingen in rekening worden gebracht. De integrale kosten zijn de directe kosten vermeerderd met een redelijke opslag voor de overhead. De berekening van het opslagpercentage wordt zichtbaar gemaakt op het taakveld overhead. Het opslagpercentage wordt berekend door de overhead te delen door de totale lasten exclusief mutatie reserves.

Artikel 16. Vaststelling hoogte belastingen, rechten, heffingen en prijzen

• 1.

  Het college doet de raad jaarlijks een voorstel voor de hoogte van de gemeentelijke tarieven voor belastingen, rioolheffing, afvalstoffenheffing en leges.

• 2.

  De tarieven voor belastingen, rioolheffing, afvalstoffenheffing en leges worden jaarlijks geactualiseerd.

Artikel 17. Reserves en voorzieningen

De raad stelt separaat, middels een nota, de kaders voor reserves en voorzieningen vast.

Artikel 18. Prijzen economische activiteiten

• 1.

  Voor de levering van goederen, diensten of werken aan overheidsbedrijven en derden waarbij de gemeente in concurrentie treedt met marktpartijen, wordt ten minste de geraamde integrale kostprijs in rekening gebracht. Bij afwijkingen doet het college vooraf voor elk van deze activiteiten afzonderlijk een voorstel voor een raadsbesluit, waarbij het publiek belang van de activiteit wordt gemotiveerd.

• 2.

  Bij het verstrekken van leningen of garanties aan overheidsbedrijven en derden worden ten minste de geraamde integrale kosten in rekening gebracht. Bij afwijkingen vanwege een publiek belang doet het college vooraf een voorstel voor een raadsbesluit, waarin het publiek belang van de lening of garantie wordt gemotiveerd.

• 3.

  Bij het verstrekken van kapitaal aan overheidsbedrijven en derden gaat het college uit van een vergoeding van ten minste de geraamde integrale kosten van de verstrekte middelen. Bij afwijkingen vanwege een publiek belang doet het college vooraf een voorstel voor een raadsbesluit, waarin het publiek belang van de kapitaalverstrekking wordt gemotiveerd.

• 4.

  Raadsbesluiten met de motivering van het publiek belang als bedoeld in de vorige leden zijn niet nodig als sprake is van:

  • a.

    levering van goederen, diensten of werken en het verstrekken van leningen, garanties en kapitaal aan andere overheden voor zover deze leveringen en verstrekkingen zijn bedoeld voor de uitoefening van de publieke taak door die andere overheid;

  • b.

    een bevoordeling van activiteiten in het kader van een bij wet opgedragen publiekrechtelijke taak;

  • c.

    een bevoordeling van activiteiten in het kader van een toegekend bijzonder of uitsluitend recht waarvoor prijsvoorschriften gelden;

  • d.

    een bevoordeling van sociale werkplaatsen;

  • e.

    een bevoordeling van onderwijsinstellingen;

  • f.

    een bevoordeling van publieke media-instellingen;

  • g.

    een bevoordeling die valt onder de reikwijdte van de staatssteunregels van het Werkingsverdrag van de Europese Unie en daarmee verenigbaar is.

Artikel 19. Financieringsfunctie

• 1.

  Het college zorgt bij het uitoefenen van de financieringsfunctie voor:

  • a.

    het aantrekken van voldoende financiële middelen en het uitzetten van overtollige gelden om de programma’s binnen de door de raad vastgestelde kaders van de begroting uit te voeren;

  • b.

    het beheersen van de risico’s verbonden aan de financieringsfunctie zoals renterisico’s, koersrisico’s en kredietrisico’s;

  • c.

    het beperken van de kosten van leningen en het bereiken van een voldoende rendement op uitzettingen;

  • d.

    het beperken van de interne verwerkingskosten en externe kosten bij het beheren van de geldstromen en financiële posities.

• 2.

  Er wordt geen gebruik gemaakt van financiële derivaten als bedoeld in artikel 1, onder c, van de Wet financiering decentrale overheden.

• 3.

  Bij het verstrekken van leningen en/of garanties en het aangaan van financiële participaties uit hoofde van de publieke taak bedingt het college zoveel mogelijk zekerheden ter beperking van de risico’s. Het college motiveert in haar besluit het publieke belang van dergelijke verstrekkingen van leningen en/of garanties en financiële participaties.

Artikel 20. Administratie

De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder geval dienstbaar is voor:

• a.

  het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in de gemeente(lijke onderdelen);

• b.

  het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van activa en passiva;

• c.

  het verschaffen van informatie over uitputting van de toegekende budgetten en voor het maken van kostencalculaties;

• d.

  het verschaffen van informatie over indicatoren met betrekking tot de gemeentelijke productie van goederen en diensten en de maatschappelijke effecten van het gemeentelijke beleid;

• e.

  het afleggen van verantwoording en de controle over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en de relevante, geldende wet- en regelgeving;

• f.

  het verstrekken van informatie aan derden (rapporteren op taakvelden).

Artikel 21. Interne controle

• 1.

  Burgemeester en wethouders dragen zorg voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen rapporteren burgemeester en wethouders daarover in de rechtmatigheidsverantwoording, zoals beschreven in artikel 25 onder f. Daarnaast informeren burgemeester en wethouders de raad over genomen maatregelen tot herstel van de tekortkomingen.

• 2.

  Burgemeester en wethouders zorgen voor de systematische controle van de administratie en de ontwikkeling van de bezittingen en het financieel vermogen van de gemeente met dien verstande dat de waardepapieren, de voorraden, de uitstaande leningen, de debiteurenvorderingen, de liquiditeiten, de opgenomen leningen, de kortlopende schulden en de vorderingen van crediteuren jaarlijks worden gecontroleerd en registergoederen en bedrijfsmiddelen ten minste eenmaal in de 4 jaar. Bij afwijkingen in de administratie nemen burgemeester en wethouders maatregelen tot herstel van de tekortkomingen.

Artikel 22. Financiële organisatie

Het college zorgt voor en legt vast:

• a.

  een eenduidige indeling van de gemeentelijke organisatie en een eenduidig toewijzing van de gemeentelijke taken aan de afdelingen;

• b.

  een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden en verantwoordelijkheden, zodat aan de eisen van interne controle wordt voldaan en de betrouwbaarheid van de verstrekte informatie aan beleids- en beheersorganen is gewaarborgd;

• c.

  een mandaatbesluit met daarin de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten;

• d.

  een regeling budgetbeheer met daarin de interne regels voor taken en bevoegdheden, verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening van de financieringsfunctie;

• e.

  het beleid en interne regels voor de inkoop en aanbesteding van goederen, werken en diensten;

• f.

  het beleid en de interne regels voor de steunverlening en de toekenning van subsidies aan ondernemingen en instellingen;

• g.

  het beleid en de interne regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van gemeentelijke regelingen en eigendommen, opdat aan de eisen van rechtmatigheid, controle en verantwoording wordt voldaan.

Artikel 23. Intrekken oude verordening en overgangsrecht

De financiële verordening gemeente Stein 2021 wordt ingetrokken, met dien verstande dat zij van toepassing blijft op de jaarrekening en het jaarverslag en bijbehorende stukken van het begrotingsjaar voorafgaand aan het jaar waarin deze verordening in werking treedt.

Artikel 24. Inwerkingtreding en citeertitel

• 1.

  Deze verordening treedt in werking met ingang van 1 januari 2023.

• 2.

  Deze verordening wordt aangehaald als Financiële verordening gemeente Stein 2023.