Organisatie | Samenwerking Kempengemeenten |
---|---|
Organisatietype | Regionaal samenwerkingsorgaan |
Officiële naam regeling | Besluit vervanging archiefbescheiden Gemeenschappelijke Regeling Samenwerking Kempengemeenten (GRSK) 2024 |
Citeertitel | Besluit vervanging archiefbescheiden GRSK |
Vastgesteld door | dagelijks bestuur |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp |
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
25-04-2024 | 01-01-2024 | nieuwe regeling | 05-03-2024 |
Aldus besloten in de vergadering van het Dageliks Bestuur van de GRSK op 5 maart 2024
drs. W.A.C.M Wouters, voorzitter
mr. J.A.F.M. Vorstenbosch, directeur a.i.
De GRSK neemt dit besluit tot vervanging vanuit de zorg voor een goede kwaliteit van de informatiehuishouding en de ontwikkelingen op het gebied van digitale dienstverlening. Werkprocessen worden zoveel mogelijk digitaal doorlopen en het gebruik van papier wordt in het kader van duurzaamheid meer en meer ontmoedigd.
In dit kader is een hybride situatie (analoge archieven in combinatie met digitale archieven) onwenselijk, vanwege de dreigende risico’s op het vlak van vindbaarheid, samenhang en volledigheid en de dubbele beheerlasten die een dergelijke situatie met zich meebrengt. Vervanging sluit tevens aan bij het streven van de GRSK om toe te werken naar een volledig digitale werkomgeving en dienstverlening.
Dit besluit is van toepassing op de archiefbescheiden van de GRSK welke zijn ontvangen of opgemaakt bij de uitvoering van de dagelijkse werkprocessen.
Het besluit betreft zowel permanent te bewaren als op termijn te vernietigen archiefbescheiden.
Eventuele uitzonderingen (archiefbescheiden waarvan de originelen niet na digitalisering worden vernietigd) zijn beschreven in het Handboek Vervanging archiefbescheiden GRSK.