Hoofdstuk 2. Begroting en verantwoording
Artikel 2. Programma-indeling
- 1.
Het Algemeen Bestuur stelt bij aanvang van iedere raadsperiode een indeling voor die raadsperiode vast.
- 2.
Het Algemeen Bestuur stelt op voorstel van de directie relevante indicatoren vast voor het meten van en het afleggen van verantwoording over de productie van goederen en diensten en de maatschappelijke effecten van het beleid van de gemeenschappelijke regeling.
- 3.
Het Algemeen Bestuur stelt bij aanvang van iedere raadsperiode vast over welke onderwerpen hij in extra paragrafen naast de verplichte paragrafen in de begroting en rekening kaders wil stellen en wil worden geïnformeerd.
Artikel 3. Inrichting begroting en jaarstukken
- 1.
Bij de begroting worden onder elk van de programma’s de lasten en baten per prioriteit weergegeven en bij de jaarstukken worden onder elk van de programma’s de gerealiseerde lastenen baten per prioriteit weergegeven.
- 2.
Bij de uiteenzetting van de financiële positie in de begroting wordt van de nieuwe investeringen per investering het benodigde investeringskrediet weergegeven en wordt van de lopende investeringen het geautoriseerde investeringskrediet en de raming van de uitputting van het krediet in het lopende boekjaar weergegeven.
- 3.
Bij de uiteenzetting van de financiële positie in begroting wordt in aanvulling op het bepaalde in artikel 20 en artikel 21 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten inzicht gegeven in de ontwikkeling van de schuldpositie als gevolg van de begroting, de meerjarenraming en de investeringen.
- 4.
In de jaarrekening wordt van de investeringen en meerjarige projecten de uitputting van de geautoriseerde investeringskredieten en de actuele raming van de totale uitgaven weergegeven.
Artikel 4. Kaders begroting
- 1.
De directie biedt voor 15 maart aan het Algemeen Bestuur een nota aan met een voorstel voor het beleid en de financiële kaders van de begroting voor het volgende begrotingsjaar en de meerjarenraming.
- 2.
In de ontwerpbegroting wordt in het onderdeel Algemene dekkingsmiddelen een post onvoorzien opgenomen voor de begroting als geheel.
Artikel 5. Autorisatie begroting en investeringskredieten
- 1.
Het Algemeen Bestuur autoriseert met het vaststellen van de begroting de baten en de lasten per prioriteit.
- 2.
Bij de begrotingsbehandeling geeft het Algemeen Bestuur aan van welke nieuwe investeringen hij op een later tijdstip een apart voorstel voor autorisatie van het investeringskrediet wil ontvangen. De overige nieuwe investeringen worden bij de begrotingsbehandeling met het vaststellen van de financiële positie geautoriseerd.
- 3.
De directie informeert het Algemeen Bestuur vooraf als ze verwacht dat de lasten de geautoriseerde lasten of de investeringsuitgaven de geautoriseerde investeringskredieten dreigen te overschrijden of de baten de geautoriseerde baten dreigen te onderschrijden. Het Algemeen Bestuur geeft vervolgens aan of hij hiervoor een voorstel wil voor wijziging van het budget of een voorstel voorbijstelling van het beleid.
- 4.
Bij de behandeling van de tussenrapportages in Het Algemeen Bestuur doet de directie voorstellen voor het wijzigen van de geautoriseerde budgetten en de investeringskredieten en het bijstellen van het beleid.
- 5.
Voor een investering waarvan het investeringskrediet niet met het vaststellen van de begroting is geautoriseerd, legt de directie vooraf aan het aangaan van verplichtingen een investeringsvoorstel met een voorstel voor het vaststellen van een investeringskrediet aan het Algemeen Bestuur voor. Bij investeringen groter dan € 22.689,= informeert de directie, het Algemeen Bestuur in het voorstel over het effect van de investering op de schuldpositie van de GR Vidar Wsw.
Artikel 6. Tussentijdse rapportage
- 1.
De directie informeert het Algemeen Bestuur door middel van een kwartaalrapportage over de realisatie van de begroting van de gemeenschappelijke regeling indien bij de realisatie van activiteiten de door het Algemeen Bestuur vastgestelde budgetten voor wat betreft de lasten of investeringsbudgetten overschrijden.
- 2.
De kwartaalrapporgage bevat dan een uiteenzetting over de uitvoering en een overzicht met de bijgestelde raming van:
- a.
de baten en de lasten per programma uitgesplitst naar prioriteiten;
- b.
het overzicht van de algemene dekkingsmiddelen uitgesplitst naar prioriteiten;
- c.
het totale saldo van de baten en de lasten volgend uit de onderdelen a en b;
- d.
de (beoogde) toevoegingen en onttrekkingen aan reserves per programma; en
- e.
het resultaat, volgend uit de onderdelen c en d,
alsmede de realisatie en raming van de uitputting van de investeringskredieten.
- 3.
In de tkwartaalrapportages worden afwijkingen op de oorspronkelijke ramingen de lasten van prioriteiten en investeringskredieten in de begroting groter dan 1% (met een minimumbedrag van € 50.000), toegelicht.
Artikel 7. Jaarstukken
- 1.
Gelijktijdig met het aanbieden van de jaarstukken bied het dagelijks bestuur het algemeen bestuur het voorstel aan over de bestemming van het jaarrekeningresultaat.
- 2.
Vooruitlopend op het bestemmingsvoorstel over het jaarrekeningresultaat kan het dagelijks bestuur het algemeen bestuur voorstellen om restantmiddelen op onderdelen van het rekeningresultaat over te hevelen naar het volgende begrotingsjaar.
Artikel 8. Informatieplicht
De directie besluit niet over:
- a.
de aan- en verkoop van goederen, werken en diensten groter dan in de goedkeurende begroting voorzien;
- b.
het verstrekken van leningen, waarborgen en garanties groter dan in de goedkeurende begroting voorzien;
- c.
het verstrekken van kapitaal aan instellingen en ondernemingen,
dan nadat het Algemeen Bestuur is geïnformeerd over het voornemen en hiertoe in de gelegenheid is gesteld zijn wensen en bedenkingen ter kennis van de directie te brengen.
Artikel 9. EMU-saldo
Wanneer het Rijk de GR Vidar Wsw bericht dat alle Gemeenschappelijke Regelingen samen het collectieve aandeel van Gemeenschappelijke Regelingen in het EMU-tekort, bedoeld in artikel 3, zesde lid, van de Wet houdbare overheidsfinanciën, hebben overschreden, informeert de directie het Algemeen Bestuur of een aanpassing van de begroting nodig is. Als de directie een aanpassing nodig acht, doet de directie een voorstel voor het wijzigen van de begroting.
Hoofdstuk 3. Rechtmatigheidsverantwoording
Artikel 10. Verantwoordings- en rapportagegrens rechtmatigheidsverantwoording
- 1.
Het algemeen bestuur stelt vast op welke wijze hij door middel van de paragraaf bedrijfsvoering van de begroting en de jaarstukken, naast de verplichte onderdelen van deze paragraaf, wil worden geïnformeerd over rechtmatigheid.
- 2.
In de rechtmatigheidsverantwoording bij de jaarrekening rapporteert het dagelijks bestuur aan het algemeen bestuur over afwijkingen met een verantwoordingsgrens van een percentage tussen 0 en 3% van de totale lasten van de gemeenschappelijke regeling, inclusief de dotaties aan de reserves.
- 3.
In de paragraaf bedrijfsvoering worden de geconstateerde afwijkingen (fouten of onduidelijkheden) groter dan de rapportagegrens nader toegelicht.
Artikel 11. Voorwaardencriterium
- 1.
Het voorwaardencriterium is het criterium van rechtmatigheid, dat betrekking heeft op de eisen die worden gesteld bij de uitvoering van de financiële beheers handelingen. De eisen/voorwaarden zijn afkomstig uit diverse wet- en regelgeving en hebben betrekking op aspecten als doelgroep, termijn, grondslag, administratieve bepalingen, normbedragen, bevoegdheden, bewijsstukken, recht, hoogte en duur.
- 2.
Het dagelijks bestuur biedt ter vaststelling een normenkader rechtmatigheid aan tijdens de behandeling van het controleprotocol voor de jaarrekeningcontrole. Dit kader bestaat uit alle relevante (interne) wet- en regelgeving waaruit financiële beheers handelingen kunnen voortvloeien. Hierin worden ook mogelijke uitsluitingen van interne regels toegelicht.
Artikel 12 Begrotingscriterium
- 1.
Het begrotingscriterium is een criterium van rechtmatigheid dat betrekking heeft op de grenzen van de baten en lasten in de door het algemeen bestuur geautoriseerde begroting van exploitatie en investeringskredieten en de hiermee samenhangende programma’s, waarbinnen de financiële beheers handelingen tot stand moeten zijn gekomen;
- 2.
De begrotingsrechtmatigheid wordt beoordeeld op het niveau waarop de begroting door het algemeen bestuur is geautoriseerd, zoals is opgenomen in artikel 5.
- 3.
Bij investeringsprojecten wordt de begrotingsrechtmatigheid beoordeeld op het niveau van het totaal gevoteerde kredietbedrag. Een overschrijding van het jaarbudget, passend binnen het totaal bedrag van het krediet, wordt daarmee als rechtmatig beschouwd.
- 4.
Uitgangspunt is dat iedere afwijking van de begroting als onrechtmatig wordt beschouwd. Afwijkingen worden als acceptabel aangemerkt in de volgende situaties:
- a.
Er is sprake van een overschrijding waarbij direct gerelateerde inkomsten de overschrijding compenseren.
- b.
Er is sprake van een overschrijding op een open-einde regeling.
- c.
De overschrijding is geautoriseerd door middel van de vaststelling van een tussentijdse rapportage
- 5.
Begrotingsonrechtmatigheden die passen binnen het bestaande beleid van het algemeen bestuur, worden opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording (voor zover de verantwoordingsgrens voor afzonderlijke fouten of onduidelijkheden is overschreden), maar worden niet nader toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering.
Artikel 13 Misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium
- 1.
Het misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium is het criterium van rechtmatigheid, dat betrekking heeft op het voorkomen, detecteren en corrigeren van misbruik en oneigenlijk gebruik van overheidsgelden en eigendommen van GR Vidar Wsw bij financiële beheers handelingen.
- 2.
Het dagelijks bestuur zorgen voor en leggen vast de regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van regelingen en eigendommen van GR Vidar Wsw.
Hoofdstuk 4. Financieel beleid
Artikel 14. Waardering en afschrijving vaste activa
- 1.
Materiële vaste activa met een meerjarig maatschappelijk nut worden onder aftrek van bijdragen van derden geactiveerd.
- 2.
Materiële vaste activa worden afgeschreven volgens de methodiek en de termijnen zoals vermeld in de bijlage afschrijvingsbeleid bij deze verordening.
- 3.
Kosten voor het afsluiten van geldleningen worden direct ten laste van de exploitatie gebracht.
- 4.
Geactiveerde kosten voor onderzoek en ontwikkeling voor een bepaald actief worden lineair in 4jaar afgeschreven.
Artikel 15. Voorziening voor oninbare vorderingen
Voor de vorderingen op verbonden partijen en derden wordt een voorziening wegens oninbaarheidgevormd op basis van een individuele beoordeling op inbaarheid van de openstaande vorderingen.
Artikel 16. Reserves en voorzieningen
- 1.
De directie biedt het Algemeen Bestuur eens in de 2 jaar een nota reserves en voorzieningen aan. Deze nota wordt door het Algemeen Bestuur vastgesteld en behandelt:
- a.
de vorming en besteding van reserves;
- b.
de vorming en besteding van voorzieningen; en
- c.
de rentetoerekening aan reserves en voorzieningen.
- 2.
Bij een voorstel voor de instelling van een bestemmingsreserve voor een investeringsvoornemen wordt minimaal aangegeven:
- a.
het specifieke doel van de reserve;
- b.
de voeding van de reserve;
- c.
de maximale hoogte van de reserve; en
- d.
- 3.
Indien een bestemmingsreserve voor een investeringsvoornemen binnen de aangegeven maximale looptijd niet heeft geleid tot een investering, valt de bestemmingsreserve vrij en wordt deze aan de algemene reserve toegevoegd.
Artikel 17. Kostprijsberekening
- 1.
Voor het bepalen van de geraamde kostprijs van goederen, werken en diensten van de gemeenschappelijke regeling, die worden geleverd aan overheidsbedrijven en derden, wordt een systeem van kostentoerekening gehanteerd. Bij de kostentoerekening worden naast de directe kosten de indirecte kosten betrokken, die rechtstreeks samenhangen met de door de gemeenschappelijke regeling verleende diensten.
- 2.
Voor de inzet van materiele activa worden naast directe kosten, indirecte kosten en afschrijvingskosten, de rente voor de financiering van het actief toegerekend. Deze rente is een vergoeding voor de inzet van vreemd vermogen en van eigen vermogen. De rentepercentages voor deze vergoeding worden bij de behandeling van de begroting vastgesteld.
Artikel 18. Prijzen economische activiteiten
- 1.
Voor de levering van goederen, diensten of werken aan overheidsbedrijven en derden en met welke bijbehorende activiteiten de gemeenschappelijke regeling in concurrentie met marktpartijen treedt, wordt tenminste de geraamde integrale kostprijs in rekening gebracht. Bij afwijking doet de directie vooraf voor elk van deze activiteiten afzonderlijk een voorstel voor een bestuursbesluit, waarin het publiek belang van de activiteit wordt gemotiveerd.
- 2.
Bij het verstrekken van leningen of garanties aan overheidsbedrijven en derden brengt de gemeenschappelijke regeling de geraamde integrale kosten in rekening. Bij afwijking doet de directie vooraf een voorstel voor een raadsbesluit, waarin het publiek belang van de lening of garantie wordt gemotiveerd.
- 3.
Bij het verstrekken van kapitaal door de gemeenschappelijke regeling aan overheidsbedrijven en derden gaat de directie uit van een vergoeding van tenminste de geraamde integrale kosten van de verstrekte middelen. Bij afwijking doet de directie vooraf een voorstel voor een bestuursbesluit, waarin het publiek belang van de kapitaalverstrekking wordt gemotiveerd.
Bestuursbesluiten met de motivering van het publiekbelang als bedoeld in de vorige leden zijn niet nodig als sprake is van:
- a.
leveringen van goederen, diensten of werken en het verstrekken van leningen, garanties en kapitaal aan andere overheden voor zover deze leveringen en verstrekkingen zijn bedoeld voor de uitoefening van de publieke taak door die andere overheid;
- b.
een bevoordeling van activiteiten in het kader van een bij wet opgedragen publiekrechtelijke taak;
- c.
een bevoordeling van activiteiten in het kader van een toegekend bijzonder of uitsluitend recht waarvoor prijsvoorschriften gelden;
- d.
een bevoordeling van sociale werkplaatsen;
- e.
een bevoordeling van onderwijsinstellingen;
- f.
een bevoordeling van publieke media-instellingen; en
- g.
een bevoordeling die valt onder de reikwijdte van de staatssteunregels van het Werkingsverdrag van de Europese Unie en daarmee verenigbaar is.
Artikel 19. Financieringsfunctie
- 1.
De directie neemt bij het uitzetten en het aantrekken van middelen de volgende kaders in acht:
- a.
voor het aantrekken van financieringen met een looptijd langer dan één jaar worden tenminste twee prijsopgaven bij verschillende financiële instellingen gevraagd; en
- b.
het uitzetten van overtollige middelen buiten de schatkist gebeurt uitsluitend bij financiële instellingen die minimaal voldoen aan de voorwaarden die zijn benoemd in de ministeriële Regeling uitzettingen en derivaten decentrale overheden (Ruddo);
- c.
er wordt geen gebruik gemaakt van financiële derivaten als bedoeld in artikel 1, onder c, van de Wet financiering decentrale overheden.
- 2.
De directie informeert het Algemeen Bestuur vooraf als de wettelijke kasgeldlimiet, bedoeld in artikel 1, onder f, van de Wet financiering decentrale overheden, of de wettelijke renterisico norm, bedoeld in artikel 1, onder h, van de Wet financiering decentrale overheden, dreigt te worden overschreden.
- 3.
Bij het verstrekken van leningen, het verstrekken van garanties en het verstrekken van risicodragend kapitaal bedingt de directie indien mogelijk zekerheden.
- 4.
Bij het verstrekken van een garantie wordt een voorziening ten laste van de begroting gevormd ter grote van het risico dat de gemeenschappelijke regeling met de garantie loopt. Als in de begroting niet is voorzien in budget voor deze voorziening dan doet de directie vooraf aan de garantieverlening een voorstel aan het Algemeen Bestuur voor een begrotingswijziging.
Hoofdstuk 5. Paragrafen
Artikel 20. Financiering
In de paragraaf financiering bij de begroting en de jaarstukken neemt de directie naast de verplichte onderdelen op grond van artikel 13 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten in ieder geval op:
- a.
de schulden met een looptijd korter dan een jaar en het verschuldigde rentepercentage;
- b.
de schulden met een looptijd langer dan een jaar en het verschuldigde rentepercentage;
- c.
de liquiditeitsplanning en de financieringsbehoefte voor de komende vier jaar;
- d.
de rentevisie voor de komende vier jaar.
Artikel 21. Weerstandsvermogen & risicobeheersing
- 1.
In de paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing bij de begroting en de jaarstukken neemt de directie naast de verplichte onderdelen op grond van artikel 11 van het Besluit begrotingen verantwoording provincies en gemeenten in ieder geval op:
- a.
- b.
de ontwikkeling van de netto schuld als percentage van de inkomsten van de gemeenschappelijke regeling;
- c.
de ontwikkeling van de som van de voorraden bouwgrond, de voorraden onderhanden werken overige voorraden als percentage van de inkomsten van de gemeenschappelijke regeling;
- d.
de ontwikkeling van de som van de leningen aan derden en de leningen aan verbonden partijen als percentage van de inkomsten van de gemeenschappelijke regeling.
- 2.
Voor het in beeld brengen van de weerstandscapaciteit van de gemeenschappelijke regeling wordt beoordeeld of de gemeenschappelijke regeling bij een risicoscenario de schuldverplichtingen in de toekomst kan blijven nakomen zonder dat de uitgaven aan en de investeringen in noodzakelijke publieke voorzieningen in de knel komen.
Artikel 22. Onderhoud kapitaalgoederen
- 1.
Bij de begroting en de jaarstukken neemt de directie in de paragraaf onderhoud kapitaalgoederen naast de verplichte onderdelen op grond van artikel 12 van het Besluit begroting en verantwoordingprovincies en gemeenten in ieder geval op:
- a.
de voortgang van het geplande onderhoud;
- b.
de omvang van het achterstallig onderhoud.
- 2.
De directie biedt het Algemeen Bestuur tenminste jaarlijks een onderhoudsplan gebouwen aan. Het plan bevat voorstellen voor het te plegen onderhoud en de bijbehorende kosten aan de gebouwen van de gemeenschappelijke regeling. Het Algemeen Bestuur stelt het plan vast.
Artikel 23. Bedrijfsvoering
In de paragraaf bedrijfsvoering bij de begroting en de jaarstukken neemt de directie naast de verplichte onderdelen op grond van artikel 14 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten in ieder geval op:
- a.
de omvang, opbouw en ontwikkeling van het personeelsbestand en de loonkosten;
- b.
de kosten van inhuur derden;
- c.
- d.
de automatiseringskosten;
- e.
de budgetten voor het Algemeen Bestuur, het bestuurssecretariaat en de accountant.
Artikel 24. Verbonden partijen
Bij de begroting en de jaarstukken neemt de directie in de paragraaf verbonden partijen naast de verplichte onderdelen op grond van artikel 15 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten in ieder geval op:
- a.
Bestaande en nieuwe verbonden partijen.
- b.
Het beëindigen van bestaande verbonden partijen.
- c.
Het wijzigen van bestaande verbonden partijen.
Van elk van de verbonden partijen wordt minimaal weergegeven:
- a.
De naam en vestigingsplaats.
- b.
Het openbaar belang dat wordt gediend.
- c.
Mutaties in het belang van de gemeenschappelijke regeling.
- d.
Het eigen- en vreemd vermogen.
- e.
Hoofdstuk 6. Financiële organisatie en financieel beheer
Artikel 25. Administratie
- 1.
De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder geval dienstbaar is voor:
- a.
het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in de Gemeenschappelijke Regeling als geheel en in de afdelingen;
- b.
het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van de vaste activa, voorraden, vorderingen, schulden, contracten;
- c.
het verschaffen van informatie over uitputting van de toegekende budgetten en investeringskredieten en voor het maken van kostencalculaties;
- d.
het verschaffen van informatie over indicatoren met betrekking tot de productie van de gemeenschappelijke regeling van goederen en diensten en de maatschappelijke effecten van het beleid van de Gemeenschappelijke regeling;
- e.
het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving; en
- f.
de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie, alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving.
- 2.
Onder administratie wordt verstaan het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, functioneren en beheersen van de organisatie van de gemeenschappelijke regeling en de verantwoording die daarover moet worden afgelegd.
Artikel 26. Financiële organisatie
De directie draagt zorgt voor:
- a.
een eenduidige indeling van de organisatie en een eenduidig toewijzing van de taken aan de afdelingen;
- b.
een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden;
- c.
de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten;
- d.
de interne regels voor taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening van de financieringsfunctie;
- e.
de te maken afspraken met de afdelingen over de te leveren prestaties, de daarvoor beschikbare middelen en de wijze en frequentie van rapportage over de voortgang van de activiteiten en uitputting van middelen;
- f.
de kostenverdeelsleutels voor het eenduidig toewijzen van de lasten en baten aan de producten van de productenraming en de productenrealisatie;
- g.
het beleid en de interne regels voor de inkoop en de aanbesteding van goederen, werken en diensten;
- h.
het beleid en de interne regels voor de steunverlening en de toekenning van subsidies aan ondernemingen en instellingen; en
- i.
het beleid en de interne regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van regelingen en eigendommen van de gemeenschappelijke regeling,
opdat aan de eisen van rechtmatigheid, controle en verantwoording wordt voldaan.
Artikel 27. Interne controle
- 1.
De directie zorgt ten behoeve van het getrouwe beeld van de jaarrekening, bedoeld in artikel 213, derde lid, onder a van de Gemeentewet, en de rechtmatigheid van de baten en lasten en de balansmutaties, bedoeld in artikel 213, derde lid, onder b van de Gemeentewet, voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de beheers handelingen. Bij afwijkingen neemt de directie maatregelen tot herstel.
- 2.
De directie zorgt voor de systematische controle van de registratie en de ontwikkeling van de bezittingen en het vermogen van de Gemeenschappelijke Regeling met dien verstande dat de waardepapieren, de voorraden, de uitstaande leningen, de debiteurenvorderingen, de liquiditeiten, de opgenomen leningen, de kortlopende schulden en de vorderingen van crediteuren jaarlijks worden gecontroleerd en registergoederen en bedrijfsmiddelen tenminste eenmaal in de 4 jaar. Bij afwijkingen in de registratie neemt de directie maatregelen voor herstel van de tekortkomingen.