| Organisatie | Samenwerking A2-gemeenten |
|---|---|
| Organisatietype | Regionaal samenwerkingsorgaan |
| Officiële naam regeling | Financiële verordening Samenwerking A2 gemeenten 2023 |
| Citeertitel | Financiële verordening Samenwerking A2 gemeenten 2023 |
| Vastgesteld door | algemeen bestuur |
| Onderwerp | financiën en economie |
| Eigen onderwerp |
Deze regeling vervangt de Financiële regeling Gemeenschappelijke Regeling Samenwerking A2 gemeenten.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 12-03-2024 | 01-01-2023 | nieuwe regeling | 18-10-2023 |
Het bestuur van de Gemeenschappelijke Regeling Samenwerking A2 gemeenten;
gelezen het voorstel van de directieraad van .. .. 2023 nr. …
gelet op artikel 212 van de Gemeentewet en artikel 17, tweede lid van de Gemeenschappelijke Regeling Samenwerking A2 gemeenten;
besluit vast te stellen de Financiële verordening Samenwerking A2 gemeenten 2023:
Hoofdstuk 2. Begroting en verantwoording
De directieraad biedt jaarlijks aan het bestuur een nota aan met een voorstel voor het beleid en de financiële kaders van de begroting voor het volgende begrotingsjaar en de meerjarenraming. Het bestuur zendt uiterlijk 15 april van het jaar voorafgaande aan dat waarvoor de begroting dient, de algemene financiële en beleidsmatige kaders aan de raden. Het bestuur stelt de nota voor verzending aan de raden vast.
Artikel 5. Autorisatie begroting en investeringskredieten
Bij de begrotingsbehandeling geeft het bestuur aan van welke nieuwe investeringen het op een later tijdstip een apart voorstel voor autorisatie van het investeringskrediet wil ontvangen. De overige nieuwe investeringen worden bij de begrotingsbehandeling met het vaststellen van de begroting geautoriseerd.
De directieraad informeert het bestuur als ze verwacht, dat de lasten van een programma de geautoriseerde lasten dreigen te overschrijden, de investeringsuitgaven van een investeringskrediet het geautoriseerde investeringskrediet dreigen te overschrijden, of de baten van een programma de geautoriseerde baten dreigen te onderschrijden. Het bestuur geeft aan of het een voorstel wil voor het wijzigen van de geautoriseerde baten en/of lasten van het programma, voor het wijzigen van het geautoriseerde investeringskrediet, of voor het bijstellen van het beleid.
Artikel 8. Voorwaardencriterium
1. Het voorwaardencriterium is het criterium van rechtmatigheid, dat betrekking heeft op de eisen die worden gesteld bij de uitvoering van de financiële beheershandelingen. De eisen/voorwaarden zijn afkomstig uit diverse wet- en regelgeving en hebben betrekking op aspecten als doelgroep, termijn, grondslag, administratieve bepalingen, normbedragen, bevoegdheden, bewijsstukken, recht, hoogte en duur.
Artikel 9. Begrotingscriterium
1. Het begrotingscriterium is een criterium van rechtmatigheid dat betrekking heeft op de grenzen van de baten en lasten in de door het bestuur geautoriseerde begroting van exploitatie en investeringskredieten en de hiermee samenhangende programma’s, waarbinnen de financiële beheershandelingen tot stand moeten zijn gekomen;
4. Begrotingsonrechtmatigheden die passen binnen het bestaande beleid van het algemeen bestuur, worden opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording (voor zover de verantwoordingsgrens voor afzonderlijke fouten of onduidelijkheden is overschreden), maar worden niet nader toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering.
Hoofdstuk 3. Financieel beleid
Artikel 12. Voorziening voor oninbare vorderingen
Voor de vorderingen wordt een voorziening wegens oninbaarheid gevormd op basis van een individuele beoordeling op inbaarheid van de openstaande vorderingen.
Artikel 14. Kostprijsberekening
Voor het bepalen van de geraamde kostprijs van diensten die worden geleverd, wordt een extracomptabel stelsel van kostentoerekening gehanteerd. Bij deze kostentoerekening worden naast de directe kosten, de indirecte personeel gerelateerde kosten en de rente van de inzet van vreemd vermogen voor de financiering van de in gebruik zijnde activa betrokken.
Het percentage van deze omslagrente wordt bepaald door de toe te rekenen rente te delen door de boekwaarde per 1 januari van de integraal gefinancierde vaste activa. De uitkomst van dit percentage van de omslagrente wordt op een half procent afgerond. Bij projectfinanciering worden de werkelijke rentekosten toegerekend.
Artikel 15. Prijzen economische activiteiten
Voor de levering van diensten waarbij het samenwerkingsverband in concurrentie met marktpartijen treedt, wordt ten minste de geraamde integrale kostprijs in rekening gebracht. Bij afwijking vanwege een publiek belang doet de directieraad vooraf voor elk van deze activiteiten afzonderlijk een voorstel voor een besluit van het bestuur, waarin het publiek belang van de levering van de desbetreffende diensten wordt gemotiveerd.
Artikel 16. Vaststelling hoogte prijzen
De directeur van de A2 is bevoegd tot het vaststellen van de tarieven en prijzen van de door het samenwerkingsverband geleverde diensten.
Hoofdstuk 4. Financiële organisatie en financieel beheer
De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder geval dienstbaar is voor:
De directieraad zorgt ten behoeve van het getrouwe beeld van de jaarrekening, bedoeld in artikel 213, derde lid, onder a, van de Gemeentewet, en de rechtmatigheid van de baten en lasten en de balansmutaties, bedoeld in artikel 213, derde lid, onder b, van de Gemeentewet, voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen neemt de directieraad maatregelen tot herstel.
De directieraad zorgt voor de systematische controle van de registratie en de ontwikkeling van de bezittingen en het financieel vermogen van het samenwerkingsverband met dien verstande dat de waardepapieren, de voorraden, de debiteurenvorderingen, de liquiditeiten, de opgenomen leningen, de kortlopende schulden en de vorderingen van crediteuren jaarlijks worden gecontroleerd en registergoederen en bedrijfsmiddelen ten minste eenmaal in de 4 jaar. Bij afwijkingen in de registratie neemt de directieraad maatregelen voor herstel van de tekortkomingen.
Artikel 21. Intrekken oude verordening
De Financiële regeling Gemeenschappelijke Regeling Samenwerking A2 gemeenten wordt ingetrokken, met dien verstande dat zij van toepassing blijft op de jaarrekening en het jaarverslag en bijbehorende stukken van het begrotingsjaar voorafgaand aan het jaar waarin deze verordening in werking treedt en op de begroting, jaarrekening en jaarverslag en bijbehorende stukken van het begrotingsjaar dat samenvalt met het jaar waarin deze verordening in werking treedt.
Aldus vastgesteld in de vergadering van het bestuur van .. .. 2023.
De voorzitter van het bestuur GRSA2,
De voorzitter van de directieraad GRSA2,
Bijlage afschrijvingsbeleid bij artikel 7
Activa met een levensduur van twee jaar of minder en/of een verkrijgingsprijs van minder dan € 10.000 worden niet geactiveerd, uitgezonderd gronden en terreinen. Gronden en terreinen worden altijd geactiveerd. Op gronden en terreinen wordt niet afgeschreven.
Met afschrijven wordt gestart in het eerste boekjaar na gereedkomen of verwerving van het actief.
Bij besluit van het bestuur kan van onderstaande afschrijvingstermijnen worden afgeweken.
Afschrijvingsbeleid materiële vaste activa met economisch nut
De volgende materiële vaste activa met economisch nut worden lineair afgeschreven in:
In de Wet gemeenschappelijke regelingen is bepaald dat de artikelen in de Gemeentewet die betrekking hebben op de financiën van de gemeente (artikelen 186 tot en met 213) van toepassing zijn op gemeenschappelijke regelingen. Daarom moeten gemeenschappelijke regelingen evenals gemeenten een financiële verordening vaststellen. Dit betekent overigens eveneens dat de aanvullende regels die zijn gesteld in het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV) van toepassing zijn op de gemeenschappelijke regelingen.
Het begrip administratie is gedefinieerd ten behoeve van artikel 18 van de verordening.
Het begrip organisatorische eenheid is gedefinieerd ten behoeve van de artikelen 18 en 19 van de verordening.
Dit artikel bevat bepalingen over de inrichting van de begroting en de jaarstukken. De indeling van de programma’s wordt door het bestuur vastgesteld.
Het tweede lid bepaalt, dat op voorstel van de directieraad het bestuur beleidsindicatoren per programma vaststelt. Het is het zogenaamde SMART maken van de begroting. Wat de verplichte beleidsindicatoren zijn, volgt uit de (ministeriële) Regeling vaststelling beleidsindicatoren door gemeenten in programma’s en programmaverantwoording, welke zijn grondslag vindt in artikel 25, tweede lid, onder a, van het BBV. Niet alle verplichte beleidsindicatoren zijn voor het samenwerkingsverband van toepassing.
Het BBV schrijft een aantal verplichte paragrafen voor. In een paragraaf wordt het bestuur integraal over een bepaald thema dat dwars door de begroting loopt, geïnformeerd. Het derde lid bepaalt, dat het bestuur kan aangeven, welke paragrafen het nog meer wenst.
Artikel 3. Inrichting begroting en jaarstukken
In dit artikel zijn aanvullend op het BBV-bepalingen opgenomen voor de inrichting van de begroting-
In het tweede lid wordt de verplichting in het BBV (artikel 20) om in de begroting aandacht te besteden aan de investeringen nader uitgewerkt door te bepalen, dat er bij de uiteenzetting van de financiële positie een overzicht van de investeringen wordt gegeven. Dit is nodig om ook de autorisatie van investeringskredieten mogelijk te maken.
In het derde lid wordt voor de jaarrekening het inzicht in de uitputting van investeringskredieten geregeld.
Artikel 4 biedt de kaders voor het opstellen van de begroting en de meerjarenraming. Dit in aanvulling op de bepalingen van de artikelen 189 en 193 van de Gemeentewet en het BBV.
Het artikel bepaalt, dat het bestuur vooraf aan het opstellen van de begroting een nota vaststelt, waarin de hoofdlijnen voor het beleid en de financiële kaders voor de komende jaren zijn vastgelegd. De kaders geven richting aan de directieraad voor het opstellen van de begroting en de meerjarenraming.
Artikel 5. Autorisatie begroting en investeringskredieten
Artikel 5 bevat regels voor de autorisatie van de baten en lasten in de begroting en van de investeringskredieten. Het bestuur neemt uiteindelijk de beslissing welke bedragen zij voor taken en activiteiten op de begroting beschikbaar stelt. Gedurende het begrotingsjaar kan het bestuur besluiten nemen voor het wijzigen van de begroting. Het samenwerkingsverband kan slechts uitgaven doen voor de bedragen die hiervoor op de begroting zijn gebracht. Het bestuur kan kiezen op welk niveau het budgetten beschikbaar stelt. Autorisatie door het bestuur van de baten en de lasten vindt plaats op het niveau van programma’s.
Ook uitgaven voor eventuele investeringen moeten door het bestuur worden geautoriseerd. Voor de autorisatie van deze investeringskredieten is er voor gekozen deze bij de begrotingsbehandeling mee te nemen (tweede lid). Wel kan het bestuur bij de begrotingsbehandeling aangegeven, welke investeringskredieten het op een later tijdstip wenst te autoriseren. Zo kan het bestuur de autorisatie van belangrijke investeringen combineren met de behandeling van de inhoudelijke kant van het investeringsvoorstel. Het bedrag voor een dergelijke investering blijft wel op de begroting staan als voorziene uitgaaf, maar het bestuur autoriseert de uitgaaf nog niet. De directieraad is nog niet bevoegd verplichtingen voor de investering aan te gaan.
De directieraad dient dreigende overschrijdingen van geautoriseerde baten en lasten op programmaniveau en investeringskredieten bij het bekend worden aan het bestuur te melden, zodat het bestuur kan besluiten of het budget moet worden gewijzigd of dat het beleid moet worden bijgesteld. Soms komen gedurende het begrotingsjaar nieuwe investeringsvoornemens op tafel, die bij het opstellen van de begroting niet waren voorzien. Het vierde lid van het artikel regelt de autorisatie van de investeringskredieten anders dan bij vaststelling van de begroting. Dus ook voor investeringen die pas in de loop van het begrotingsjaar worden voorzien.
Artikel 6. Tussentijdse rapportage
De tussentijdse rapportage is een belangrijk onderdeel van de planning- en controlcyclus voor het bestuur. Op basis van de tussentijdse rapportage wordt het bestuur geïnformeerd over de uitputting van budgetten en investeringskredieten en de voortgang van de uitvoering van het beleid.
Er is gekozen voor één tussentijdse rapportage, die op tijd is om te gebruiken als input voor de begroting van de A2 gemeenten.
Het tweede lid bevat bepalingen over de minimale inhoud van de rapportage.
Het derde lid bepaalt, welke afwijkingen ten opzichte van de begroting de directieraad in de tussentijdse rapportage moet toelichten.
Het vierde lid gaat over planning van de tussentijdse rapportage. Daarbij is gekozen voor het aanbieden van de tussentijdse rapportage vóór behandeling van de begroting van de A2 gemeenten van het volgende begrotingsjaar opdat structurele wijzigingen in de begroting van de A2 gemeenten kunnen worden verwerkt.
Artikel 7. Uitgangspunten rechtmatigheidsverantwoording
Bij de verantwoording over rechtmatigheid wordt gekeken naar negen criteria. Het algemeen bestuur legt verantwoording af over alle negen criteria in de jaarrekening. De eerste zes criteria zijn niet opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording. Deze betreffen verantwoording met betrekking tot getrouwheid en rechtmatigheid. Ze komen tot uitdrukking in de balans en het overzicht van baten en lasten. Dit zijn het calculatiecriterium, valuteringcriterium, adresseringscriterium, volledigheidscriterium, aanvaardbaarheidscriterium en leveringscriterium.
Daarnaast is er een aantal criteria waarbij de verantwoording specifiek gaat over rechtmatigheid. Deze komen wel tot uitdrukking in de rechtmatigheidsverantwoording:
In het eerste lid stelt het algemeen bestuur de verantwoordingsgrens vast, waarboven de directieraad moet rapporteren aan het bestuur. Deze grens moet tussen 0 en 3% liggen van de totale lasten van de gemeente, inclusief de dotaties aan de reserves.
Het derde lid geeft aan boven welk bedrag afzonderlijke afwijkingen nader moeten worden toegelicht (rapportagegrens).
Artikel 8 .Voorwaardencriterium
In het eerste lid wordt de definitie weergegeven van het voorwaardencriterium, het zogenaamde “normenkader”.
Artikel 8 geeft aan dat jaarlijks het normenkader ten aanzien van de rechtmatigheidsverantwoording door het bestuur moet worden vastgesteld en voor een bepaalde datum aan het bestuur moet worden aangeboden.
Artikel 9. Begrotingscriterium
Artikel 9 gaat expliciet in op de begrotingsrechtmatigheid. In het eerste lid wordt het begrip begrotingsrechtmatigheid gedefinieerd.
De baten en lasten moeten zich bewegen binnen de door het algemeen bestuur goedgekeurde en vastgestelde budgetplafonds. Indien er een overschrijding plaatsvindt is er in principe sprake van een begrotingsonrechtmatigheid. Dat is geregeld in het tweede lid.
Artikel 10. Misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium
Dit artikel voorziet in het zogenaamde “misbruik en oneigenlijk gebruik criterium”. In het eerste lid wordt het criterium gedefinieerd. Van misbruik is sprake bij het opzettelijk niet, niet tijdig, onjuist of onvolledig verstrekken van gegevens met als doel ten onrechte overheidssubsidies of -uitkeringen te verkrijgen of niet dan wel een te laag bedrag aan heffingen aan de overheid te betalen. Van oneigenlijk gebruik is sprake indien bij het aangaan van rechtshandelingen, al dan niet gecombineerd met feitelijke handelingen, het verkrijgen van overheidsbijdragen of het niet dan wel tot een te laag bedrag betalen van heffingen aan de overheid, in overeenstemming met de bewoordingen van de regelgeving is maar in strijd met het doel en de strekking daarvan is.
Aan het bestuur wordt opgedragen om regels op stellen voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van gemeentelijke regelingen en eigendommen.
Artikel 11. Waardering & afschrijving vaste activa
In het tweede lid, onder a, van artikel 212 van de Gemeentewet is opgenomen, dat de financiële verordening in elk geval de regels voor waardering en afschrijving van activa bevat. Hieraan is in artikel 11 invulling gegeven. Voor de bepalingen over afschrijvingsmethodieken en afschrijvingstermijnen van de materiële vaste activa wordt in de verordening verwezen naar de bijlage bij de verordening. In de bijlage zijn naast de methodiek de afschrijvingstermijnen voor de verschillende categorieën materiële vaste activa met economisch nut opgenomen.
Artikel 12. Voorziening voor oninbare vorderingen
Voor de oninbaarheid van vorderingen moet men een voorziening vormen. Dit artikel bevat regels voor het vaststellen van de hoogte van deze voorziening. Vorderingen van het samenwerkingsverband orden individueel beoordeeld op oninbaarheid.
Artikel 13. Reserves en voorzieningen
Het eerste lid bepaalt, dat voor de toerekening van rentelasten en rentebaten in de begroting, het jaarverslag en de jaarrekening aan de programma’s geen rentevergoeding over reserves en voorzieningen wordt meegenomen.
In het tweede lid zijn de voorwaarden voor een voorstel voor een nieuwe te vormen bestemmingsreserve opgenomen.
Artikel 14. Kostprijsberekening
Artikel 212 Gemeentewet bepaalt in het tweede lid, onder b, dat de verordening in ieder geval de grondslagen bevat voor de berekening van de door het samenwerkingsverband in rekening te brengen prijzen. De grondslagen voor de prijzen die het samenwerkingsverband in rekening brengt, worden gevormd door de opbouw van de kostprijs.
Het eerste lid van artikel 14 bepaalt, dat de kostprijsberekeningen extracomptabel worden vastgelegd en dat de kostprijzen bestaan uit de directe kosten en een opslag voor indirecte personeel gerelateerde kosten en voor de rente over de inzet van vreemd vermogen voor de financiering van (vaste) activa die voor desbetreffende rechten en heffingen en voor de desbetreffende goederen, werken en diensten worden ingezet.
Het tweede lid bepaalt, dat ook bijdragen aan en onttrekkingen van voorzieningen voor de noodzakelijke vervanging van de betrokken activa en de afschrijvingskosten van de in gebruik zijnde activa worden betrokken bij de kostprijsberekening.
Het derde van artikel 14 geeft de berekeningswijze van de omslagrente voor het toerekenen van de rente aan de kostprijs voor de inzet van vreemd vermogen voor de financiering van activa.
Artikel 15. Prijzen economische activiteiten
Als het samenwerkingsverband diensten levert dan mag zij deze activiteiten niet bevoordelen als het economische activiteiten betreffen. Economische activiteiten zijn hier activiteiten waarmee het samenwerkingsverband in concurrentie met andere ondernemingen treedt. Het bevoordelingsverbod houdt feitelijk in, dat ten minste een integrale kostprijs voor de levering van diensten in rekening moet worden gebracht.
Van deze verplichting kan worden afgeweken als de activiteiten worden ontplooid in het kader van het publiek belang. Daarvoor is wel nodig dat in een besluit van het bestuur het publiek belang van de activiteit wordt gemotiveerd. Voor het verplicht in rekening brengen van minimaal een integrale kostprijs voor de levering van diensten gelden een aantal uitzonderingen. Deze uitzonderingen worden in het tweede lid opgesomd.
Artikel 17. Financieringsfunctie
Artikel 212 van de Gemeentewet bevat de bepaling, dat de financiële verordening in elk geval regels voor de algemene doelstelling en de te hanteren richtlijnen en limieten van de financieringsfunctie bevat.
Artikel 17 geeft invulling aan deze plicht. Het artikel bevat kaders voor het financieringsbeleid. De kaders voor de financiële organisatie van de financieringsfunctie staan in artikel 17 van deze verordening.
In aanvulling op de regels uit de Wet financiering decentrale overheden en daarop gebaseerde besluiten en regelingen stelt het eerste lid een aantal aanvullende kaders. Zo mag geen gebruik worden gemaakt van financiële derivaten.
Het samenwerkingsverband mag geen leningen en garanties verstrekken en geen financiële participaties aangaan.
Onder artikel 18 zijn algemene bepalingen opgenomen voor de inrichting van de administratie. Op hoofdlijnen wordt opgedragen welke gegevens systematisch moeten worden vastgelegd en aan welke eisen deze gegevens en de vastlegging er van moeten voldoen.
Artikel 19. Financiële organisatie
Artikel 19 geeft de uitgangspunten voor de financiële organisatie en draagt de directieraad op hiervoor zorg te dragen.
Artikel 19 geeft een opsomming op welke terreinen van de financiële organisatie de directieraad beleid
en interne regels moet stellen. Om hier invulling aan te geven ligt het voor de hand, dat de directieraad een organisatiebesluit en een treasurystatuut vaststelt en dat de directieraad de volmachten en mandaten alsook de kostenverdeelsleutels voor de (extracomptabele) kostentoerekening vastlegt.
Bij het beleid en de interne regels voor de inkoop en aanbesteding kan gedacht worden aan een inkoopreglement en andere inkoopvoorwaarden.
In geval van misbruik en oneigenlijk gebruik gaat het bijvoorbeeld om het treffen van voldoende verificatiemaatregelen vooraf teneinde misbruik en oneigenlijk gebruik te voorkomen.
De uitgangspunten voor de financiële organisatie zijn nodig om voor het financieel beheer en het financieel beleid aan de eisen voor rechtmatigheid, controle en verantwoording te voldoen. Ze creëren de randvoorwaarden, waarop de interne controle en de accountantscontrole kan steunen bij het onderzoek naar de rechtmatigheid van de beheershandelingen met een financieel gevolg en de getrouwheid van de jaarrekening.
De accountant toetst jaarlijks of de jaarrekening van hat samenwerkingsverband een getrouw beeld geeft van de financiën en of de (financiële) beheershandelingen die eraan ten grondslag liggen.
Het eerste lid van artikel 20 draagt de directieraad op maatregelen te treffen, zodat gedurende het jaar of vooraf aan de accountantscontrole het samenwerkingsverband zelf nagaat of de cijfers in de administraties een getrouw beeld geven en of de financiële beheershandelingen die aan de baten, de lasten en de balansmutaties ten grondslag liggen, rechtmatig (zijn) verlopen.
Het tweede lid bepaalt, dat de directieraad maatregelen treft, zodat wordt gecontroleerd of de administratie van materiele bezittingen zoals gebouwen, voertuigen, computers, voorraden en de administratie van het financieel vermogen zoals aandelen en overeenkomsten van leningen, geldmiddelen, debiteurenvorderingen e.d. overeenkomen met hetgeen het samenwerkingsverband daadwerkelijk bezit. Voor veel van deze bezittingen wordt een jaarlijkse controle gevraagd.
Eens in 4 jaar moet worden gecontroleerd of de administratie van registergoederen en bedrijfsmiddelen overeenkomt met het daadwerkelijke bezit.
Artikel 21. Intrekken oude verordening en overgangsrecht
Bij het inwerkingtreden van de nieuwe verordening moet de oude worden ingetrokken. Volgens de Gemeentewet is een begrotingsjaar gelijk aan een kalenderjaar. In begrotingsjaar t worden de jaarstukken uit het begrotingsjaar t-1 vastgesteld, wordt uitvoering gegeven aan de begroting voor het jaar t en wordt tot slot de begroting voor het jaar t+1 vastgesteld. De nieuwe verordening is van toepassing op alle stukken die betrekking hebben op het begrotingsjaar t+1 en later.
De oude regeling is ondanks het intrekken nog wel van toepassing op de jaarstukken van het begrotingsjaar t-1 en de begroting en jaarstukken van het jaar t. Hiervoor is in artikel 21 een overgangsbepaling opgenomen.