Reglement adviescommissie tweejarige subsidies meerjarenbeleidsplan kunst en cultuur Den Haag 2024

Toelichting

Dit reglement legt de taken, bevoegdheden, de wijze van benoeming van de leden en de werkwijze vast van de Adviescommissie tweejarige subsidies meerjarenbeleidsplan kunst en cultuur 2025-2028.

De Adviescommissie tweejarige subsidies meerjarenbeleidsplan kunst en cultuur 2025-2028 heeft tot taak het college te adviseren over de verstrekking van de tweejarige subsidies voor het meerjarenbeleidsplan kunst en cultuur 2025-2028. Voor deze tweejarige subsidies worden nog in dit jaar, voor de periode 2025-2026, en in 2026, voor de periode 2027-2028, subsidieregelingen vastgesteld door het college. De adviescommissie voor de tweejarige subsidies is op 13 februari 2024 door het college ingesteld.

Bij de vaststelling van het Beleidskader Kunst en Cultuur 2025-2028 – Ruimte voor ontwikkeling (RIS315711) op 7 september 2023 is aan de gemeenteraad toegezegd dat voor de beoordeling van de tweejarige subsidies uit categorie A, een aparte onafhankelijke adviescommissie wordt ingesteld bestaande uit leden van de Adviescommissie meerjarenbeleidsplan kunst en cultuur 2025-2028 en de Adviescommissie Haagse kunst- en cultuurprojecten Den Haag 2021. Door expertise van beide adviescommissies te combineren in de adviescommissie voor de tweejarige subsidies wordt een brug geslagen tussen de projectsubsidies en de vierjarige subsidies voor kunst en cultuur. De leden van de adviescommissie voor de tweejarige subsidies zijn daarmee in staat om het Haagse culturele veld vanuit een breder perspectief te bekijken en te beoordelen.

Dit reglement is opgesteld op basis van het eerder vastgestelde algemene Reglement adviescommissie meerjarenbeleidsplan kunst en cultuur Den Haag 2023, maar verschilt op de volgende punten:

- Er is geen onderscheid gemaakt tussen kern- en disciplineleden.

- Omdat er geen onderscheid is gemaakt tussen kern- en disciplineleden, hebben alle commissieleden stemrecht.

- De beoordeling van de aanvragen voor de tweejarige subsidies vindt alleen integraal plaats en niet gefaseerd zoals bij de vierjarige subsidies. De aanvragen van de vierjarige subsidies worden in eerste instantie in subcommissie verband voorzien van een eerste afweging, waarna de uiteindelijke integrale beoordeling van de aanvraag plaatsvindt ter vergadering van de adviescommissie.

Besluitvorming

Het college van burgemeester en wethouders van Den Haag,

gelet op artikel 84, eerste lid, van de Gemeentewet,

besluit vast te stellen het navolgende Reglement adviescommissie tweejarige subsidies meerjarenbeleidsplan kunst en cultuur Den Haag 2024:

Artikel 1. Begripsomschrijvingen

Artikel 2. Taken

De adviescommissie heeft tot taak om: 

• a. het college schriftelijk te adviseren over de op basis van de subsidieregeling ingediende aanvragen en de verdeling van het in de subsidieregeling als subsidieplafond vastgelegde budget;  

  b. het college te adviseren over onderwerpen die nauw verbonden zijn met het beleidskader en de subsidieregeling, in overleg met de ambtelijk secretaris. 

Artikel 3. Samenstelling adviescommissie

• 1.

  De adviescommissie staat onder voorzitterschap van de voorzitter. 

• 2.

  Het aantal commissieleden, inclusief de voorzitter, is oneven. 

• 3.

  De commissieleden beschikken over de nodige kennis op het gebied van kunst en cultuur, waaronder beeldende kunst, podiumkunsten, literatuur, film en muziek. 

• 4.

  De commissieleden maken deel uit of zijn onderdeel geweest van: 

  a. de Adviescommissie meerjarenbeleidsplan kunst en cultuur 2025-2028; of  

  b. de Adviescommissie Haagse kunst- en cultuurprojecten Den Haag 2021.  

Artikel 4. Benoeming, ontslag en aftreden

• 1.

  Commissieleden worden door het college benoemd voor een periode van twee jaar of totdat de daaropvolgende adviescommissie is ingesteld en kunnen worden herbenoemd voor één periode van maximaal twee jaar. 

• 2.

  Tussentijdse benoeming van nieuwe commissieleden vindt plaats uiterlijk drie maanden na het ontstaan van de vacature waarbij de overige commissieleden van de adviescommissie worden gehoord. Tussentijds benoemde nieuwe commissieleden treden af op het tijdstip waarop hun voorganger zou zijn afgetreden. 

• 3.

  Commissieleden kunnen tussentijds aftreden en melden hun ontslag schriftelijk bij het college. 

• 4.

  Het college kan een commissielid tussentijds gemotiveerd uit zijn functie ontslaan.  

Artikel 5. Voorzitter, vicevoorzitter en ambtelijk secretaris

• 1.

  Het college benoemt de voorzitter.  

• 2.

  De adviescommissie benoemt uit haar midden een plaatsvervangend voorzitter. 

• 3.

  De adviescommissie wordt bijgestaan door een ambtelijk secretaris, aangesteld vanuit de ambtelijke organisatie van de gemeente Den Haag, en een secretariaat. 

• 4.

  De ambtelijk secretaris woont de vergaderingen van de adviescommissie bij, maar is geen lid van de adviescommissie en heeft geen stemrecht. 

• 5.

  De voorzitter stelt de agenda vast, leidt de vergadering, bewaakt de kwaliteit en integriteit van het beoordelingsproces, de beoordelingen en de commissieleden, ondertekent de adviezen, vertegenwoordigt de adviescommissie en is het aanspreekpunt van de adviescommissie. 

• 6.

  De ambtelijk secretaris voert het secretariaat van de adviescommissie.  

Artikel 6. Werkwijze adviescommissie

• 1.

  Bij de uitoefening van haar taak, bedoeld in artikel 2, onder a, beoordeelt de adviescommissie de aanvragen aan de hand van de in de subsidieregeling opgenomen criteria en met inachtneming van de daarin opgenomen voorschriften. 

• 2.

  De adviescommissie legt de uitkomst van de beoordeling vast in een advies en voorziet ieder advies van een deugdelijke onderbouwing en motivering. 

• 3.

  De adviescommissie ziet erop toe dat de beoordeling van alle aanvragen op een eenduidige en consistente wijze geschiedt. 

• 4.

  Ter voorbereiding op de beoordeling bezoeken de commissieleden vóór aanvang van het in de subsidieregeling opgenomen aanvraagtijdvak, zoveel mogelijk organisaties die het culturele veld in Den Haag vormen en als potentiële aanvrager van subsidie onder de subsidieregeling worden beschouwd.  

Artikel 7. Vergaderorde en advies

• 1.

  Ieder commissielid heeft het recht schriftelijke voorstellen te doen, die bij de voorzitter of ambtelijk secretaris worden ingediend.

• 2.

  De voorstellen worden door de voorzitter geagendeerd en meegezonden met de stukken voor de eerstvolgende vergadering, waarin over de voorstellen wordt besloten. 

• 3.

  Ieder commissielid heeft het recht een voorstel betreffende de orde van de vergadering te doen, dat vervolgens door de voorzitter in stemming wordt gebracht. 

• 4.

  De adviescommissie kan in overleg met de ambtelijk secretaris derden uitnodigen de vergadering of een deel daarvan bij te wonen voor het geven van een deskundige voordracht, toelichting of advies. 

• 5.

  De vergaderingen van de adviescommissie zijn besloten. 

• 6.

  Een advies van de adviescommissie is openbaar, tenzij het college nadrukkelijk om een niet-openbaar advies heeft gevraagd.

Artikel 8. Besluitvorming

• 1.

  Adviezen worden door de adviescommissie vastgesteld indien ten minste twee derde van de commissieleden ter vergadering aanwezig is. De aanwezigheid blijkt uit de voor aanvang van de vergadering getekende presentielijst. 

• 2.

  Besluiten betreffende de adviezen worden genomen met meerderheid van stemmen. Bij staking der stemmen beslist de voorzitter.

Artikel 9. Integriteit

• 1.

  Een commissielid is objectief en onpartijdig, vervult zijn taak zonder vooringenomenheid en misbruikt zijn positie op geen enkele wijze.

• 2.

  Een commissielid meldt bestaande en aankomende functies en nevenfuncties schriftelijk bij het college. 

• 3.

  Het lidmaatschap van de adviescommissie is onverenigbaar met het lidmaatschap van de gemeenteraad en het college van de gemeente Den Haag. 

• 4.

  Commissieleden hebben geen persoonlijke belangen in Haagse culturele instellingen, treden daarmee niet in concurrentie, nemen geen schenkingen aan en bedingen deze niet voor zichzelf of hun naasten.

• 5.

  Van een persoonlijk belang is in elk geval sprake als het commissielid, diens partner of een familielid in de eerste of tweede graad: 

  a. zelf subsidie heeft aangevraagd; 

  b. bestuurder, directeur, zakelijk of artistiek leider is bij een instelling die subsidie heeft aangevraagd; 

  c. een dienstverband heeft bij een aanvrager of anderszins inkomen verwerft als een aanvraag wordt gehonoreerd, bijvoorbeeld als freelancer; 

  d. werkzaam is voor een instelling die niet zelf heeft aangevraagd, maar wel rechtstreeks profiteert van een subsidieverlening. 

• 6.

  Bij functionele of persoonlijke belangen, anders dan omschreven in het vorige lid, wordt een expliciete afweging gemaakt door de voorzitter, of, indien het de voorzitter betreft, de vicevoorzitter, in overleg met het secretariaat en het college, of en onder welke voorwaarden het desbetreffende commissielid kan deelnemen aan de beoordeling. 

Artikel 10. Vertrouwelijkheid

• 1.

  Een commissielid behandelt de hem toegezonden stukken als vertrouwelijk en laat ze, na vaststelling van het advies, bij de ambtelijk secretaris achter ter vernietiging. 

• 2.

  Alles wat in een vergadering wordt besproken, is strikt vertrouwelijk. Commissieleden doen geen mededelingen aan derden over wat ter vergadering is besproken.  

Artikel 11. Vergoedingen

• 1.

  Een commissielid ontvangt een vergoeding voor bijgewoonde vergaderingen in overeenstemming met de Verordening geldelijke vergoedingen commissielid niet zijnde raadsleden. 

• 2.

  Commissieleden ontvangen voor een voorstellingsbezoek in het kader van de werkzaamheden bedoeld in artikel 6, vierde lid, een vergoeding voor de gemaakte onkosten die bestaat uit de kosten van het toegangskaartje en de reiskosten voor het gebruik van de tweede klasse van het openbaar vervoer, of bij gebruik van de auto, de wettelijk vastgelegde onbelaste kilometervergoeding. 

Artikel 12. Wijziging of intrekking van dit reglement

Bij wijziging of intrekking van dit reglement wordt de adviescommissie door het college gehoord.  

Artikel 13. Inwerkingtreding

Dit reglement treedt in werking met ingang van de dag na de datum van uitgifte in het Gemeenteblad waarin zij geplaatst is en vervalt op een door het college te bepalen tijdstip. 

Artikel 14. Citeertitel

Dit reglement kan worden aangehaald als Reglement adviescommissie subsidies meerjarenbeleidsplan kunst en cultuur Den Haag 2024. 

Den Haag, 27 februari 2024

Het college van burgemeester en wethouders,

de secretaris,

Ilma Merx

de burgemeester,

Jan van Zanen